Os cartões de crédito e débito podem ser importantes para a estratégia de gestão de caixa de uma empresa. De pagamentos de clientes a despesas corporativas, há muitas áreas em que os cartões de crédito e débito podem ajudar a melhorar as finanças da sua empresa. Cartões de crédito representaram mais de 27% do valor de transação dos pontos de venda (POS) em todo o mundo em 2023, e os cartões de débito tiveram mais de 22% de participação de mercado, destacando a popularidade das duas formas de pagamento. Embora os cartões de crédito e débito possam parecer semelhantes aos seus usuários, as empresas devem estar cientes de suas diferenças.

Sua empresa pode usar estrategicamente cartões de crédito e débito, entendendo como e quando usar cada um deles para seu benefício máximo. Cartões de crédito e cartões de débito oferecem vantagens, riscos e funcionalidades distintas que podem fortalecer a gestão financeira e a segurança da sua empresa. Discutiremos os usos, benefícios, riscos e custos específicos do uso de cartões de crédito e débito para sua empresa.

O que há neste artigo?

• Como funcionam os cartões de crédito?
  
• Como funcionam os cartões de débito?
  
• Cartões de crédito vs. cartões de débito para empresas
  
• Você deve usar cartões de crédito ou cartões de débito para despesas comerciais?
  
• Práticas recomendadas na gestão de cartões de crédito e débito para empresas
  

Como funcionam os cartões de crédito?

Os cartões de crédito podem oferecer à sua empresa uma maneira de aumentar as vendas, controlar e diferir despesas, gerenciar necessidades de financiamento de curto prazo e aprimorar seu perfil de crédito. No entanto, eles exigem uma gestão cuidadosa.

Empresas que aceitam pagamentos com cartão de crédito podem atender mais clientes do que as que não aceitam. Esse acesso ao mercado e a receita potencial vêm com o custo das tarifas de transação e a liquidação de transações atrasada, mas a maioria das empresas acha que a compensação vale a pena.

As empresas também podem usar cartões de crédito para gerenciar suas próprias despesas. Os cartões de crédito podem adiar o pagamento até a data de vencimento do extrato, o que ajuda as empresas a manter saldos de caixa mais altos no curto prazo. Esse diferimento pode ser usado para ganhar juros sobre o caixa disponível ou para investir em ativos líquidos de curto prazo. Outras vantagens incluem poder acompanhar os gastos em tempo real, além de ter acesso a receber recompensas e cashback.

Cartões de crédito também podem servir como uma linha de crédito de curto prazo. Quando as empresas enfrentam escassez temporária de dinheiro, os cartões de crédito podem preencher a lacuna sem a necessidade de um empréstimo tradicional. Isso pode ser especialmente útil para cobrir custos operacionais enquanto aguarda o pagamento de recebíveis.
As empresas devem observar que as altas taxas de juros sobre os saldos escriturados podem aumentar rapidamente seus custos financeiros. No entanto, o uso regular e o pagamento oportuno de faturas de cartão de crédito também podem ajudar uma empresa a construir um histórico de crédito forte, o que pode ser benéfico para garantir empréstimos maiores com condições mais favoráveis no futuro.

Como funcionam os cartões de débito?

Um cartão de débito também pode ser um método confiável e econômico para as empresas receberem pagamentos e gerenciarem despesas. Ter acesso imediato a fundos e tarifas de transação mais baixas pode melhorar as finanças do dia a dia da empresa. Enquanto isso, a redução do risco de estornos após contestações de clientes e o controle dos gastos dos funcionários podem ajudar a manter as finanças simples e seguras.

Diretamente conectado à conta bancária da empresa, um cartão de débito é uma forma simples de comprar bens e serviços necessários para as operações diárias. Ao contrário dos cartões de crédito, que permitem à empresa emprestar fundos até um certo limite, os cartões de débito usam os fundos disponíveis da empresa.
As tarifas de transação para pagamentos com cartão de débito costumam ser mais baixas do que as dos cartões de crédito, o que pode ser uma opção mais econômica para as empresas. Isso se torna particularmente perceptível à medida que os volumes de transações aumentam. Tarifas mais baixas podem levar a economias substanciais e podem ser um fator significativo para pequenas empresas com um orçamento mais apertado.

Os cartões de débito também não permitem o mesmo tipo de flexibilidade de gastos que os cartões de crédito. Não há carência para pagar sem juros, pois o dinheiro sai diretamente da conta do cliente no momento da compra. Isso significa que as empresas têm menos preocupação com o crédito dos clientes ou sua capacidade de pagar depois, o que simplifica o processo de vendas.

As empresas podem descobrir que o uso de cartões de débito para suas despesas oferece controle direto sobre as saídas de caixa. As transações são imediatamente deduzidas da conta bancária da empresa, auxiliando na gestão orçamentária em tempo real e reduzindo o risco de gastos excessivos. Esse método de transação direta ajuda as empresas a monitorar suas atividades financeiras diárias.

Ao contrário dos cartões de crédito, os cartões de débito não oferecem uma linha de crédito, o que significa que as empresas devem ter fundos suficientes em suas contas para cobrir suas transações. Esse requisito pode incentivar uma gestão financeira disciplinada, mas também requer um planejamento cuidadoso do fluxo de caixa para garantir que fundos suficientes estejam disponíveis. O uso consistente e responsável do cartão de débito é registrado pelos bancos e pode refletir positivamente no histórico bancário da empresa, embora não afete a pontuação de crédito.

Empresas que emitem cartões de débito para uso dos funcionários têm uma vantagem no gerenciamento de despesas: o pré-carregamento de cartões com fundos definidos permite que as empresas deleguem autoridade para gastos e ainda mantenham o controle sobre os valores gastos.

Cartões de crédito e débito para empresas

Os cartões de crédito e débito, embora semelhantes em aparência e função geral, podem ser usados para diferentes finalidades e em diferentes cenários. Aqui está um resumo:

Cartões de crédito

Os cartões de crédito são frequentemente usados para:

• Poder de compra: ao estender uma linha de crédito, eles ajudam sua empresa a fazer compras mesmo quando não há fundos suficientes disponíveis.

• Transações online: são altamente preferidos para compras online devido à proteção oferecida contra fraudes.

• Despesas empresariais: eles costumam ser usados por empresas para gerenciar despesas porque é fácil rastrear transações e emitir cartões para funcionários.

• Construção de crédito: tanto pessoas físicas quanto empresas os usam para construir histórico de crédito, o que pode ser benéfico para futuros empreendimentos financeiros.

• Recompensas e benefícios: muitas empresas preferem cartões de crédito para as recompensas, como cashback, pontos de viagem e outros incentivos.

• Grandes compras: são ideais para despesas de grande porte ou de capital que podem ser pagas ao longo do tempo, aproveitando o período de carência do cartão de crédito.

Cartões de débito

Os cartões de débito, por outro lado, são comumente usados para:

• Acesso direto aos fundos: os cartões de débito fornecem acesso em tempo real aos fundos da conta bancária do usuário para compras diárias.

• Saques em caixa eletrônico: eles são a referência para sacar dinheiro em caixas eletrônicos.

• Definição de orçamento: eles ajudam na gestão orçamentária, já que os gastos são limitados ao saldo da conta-corrente, o que evita gastos excessivos.

• Transações no ponto de venda: amplamente utilizado para transações diárias, especialmente quando cartões de crédito podem não ser aceitos devido a tarifas mais altas do comerciante.

• Pequenas compras: os cartões de débito são frequentemente usados para compras pequenas e rotineiras devido ao imediatismo da transação e à ausência de cobrança de juros.

• Características bancárias: eles cobram menos tarifas e fornecem funções bancárias padrão, como depósitos diretos e pagamentos de contas.

Ambos os cartões oferecem conveniência e registro das transações, mas apresentam diferenças significativas na forma como promovem a gestão financeira e o planejamento estratégico.

Vantagens de usar cartões de crédito e cartões de débito

Muitas das diferenças e benefícios sutis dos cartões de crédito e débito podem ser facilmente negligenciados por empresas e clientes.

• Benefícios do uso de cartões de crédito

  • Construção de crédito: o uso regular e o pagamento imediato podem melhorar a classificação de crédito de uma empresa, o que pode ser benéfico para a obtenção de empréstimos com condições favoráveis no futuro.
    
  • Gestão do fluxo de caixa: os cartões de crédito permitem que as empresas façam compras e adiem o pagamento real em dinheiro até o vencimento da fatura, o que pode ajudar a gerenciar a liquidez de curto prazo.
    
  • Recompensas e incentivos: muitos cartões de crédito oferecem programas de recompensas, incluindo pontos de viagem, cashback e descontos em serviços empresariais. Essas recompensas podem render economias significativas.
    
  • Proteção de compras: os cartões de crédito geralmente oferecem proteções ao consumidor, como seguro sobre compras, garantias estendidas e proteção contra fraudes, o que pode reduzir as responsabilidades comerciais.
    
  • Acompanhamento de despesas: eles podem simplificar o controle de despesas e a geração de relatórios, pois fornecem registros detalhados de todas as transações. Isso pode ajudar na elaboração orçamentária e tributária.
    
  • Fundos de emergência: os cartões de crédito podem servir como um fundo de contingência para despesas inesperadas, fornecendo uma rede de segurança sem mergulhar em reservas de caixa.
    

• Benefícios do uso de cartões de débito

  • Disciplina orçamentária: os cartões de débito usam fundos existentes, o que ajuda as empresas a evitar gastos excessivos e manter a disciplina orçamentária.
    
  • Tarifas mais baixas: normalmente, os cartões de débito têm tarifas de transação mais baixas do que os cartões de crédito, o que pode economizar dinheiro em custos operacionais.
    
  • Redução da responsabilidade por fraudes: as transações baseadas em PIN adicionam uma camada de segurança. E, como os fundos são debitados diretamente da conta bancária, geralmente há um limite menor de responsabilidade por transações fraudulentas.
    
  • Fechamento imediato da transação: as transações são concluídas imediatamente, fornecendo uma imagem clara e atualizada dos fundos disponíveis de uma empresa.
    
  • Sem cobrança de juros: como os cartões de débito não envolvem empréstimo de dinheiro, não há taxas de juros associadas ao seu uso, o que ajuda no controle de custos.
    
  • Simplicidade: os cartões de débito são ferramentas financeiras simples que reduzem a necessidade de se preocupar com mensalidades, taxas de juros ou limites de crédito.
    

A escolha entre usar cartões de crédito e débito também pode depender do tamanho e do tipo de negócio, da natureza de suas despesas e de suas políticas financeiras. Os cartões de crédito podem ser melhores para empresas que precisam de flexibilidade para gerenciar fluxo de caixa ou financiar compras maiores ao longo do tempo. Cartões de débito podem ser preferíveis para empresas com foco em cumprir orçamento rigoroso e baixo custo de transação.

Riscos e desvantagens do uso de cartões de crédito e débito

É importante avaliar os possíveis riscos e desvantagens dos cartões de crédito e débito para despesas comerciais.

• Riscos e desvantagens do uso de cartões de crédito

  • Acúmulo de dívidas: se não for gerido corretamente, é fácil acumular dívidas devido à capacidade de gastar dinheiro que o negócio não tem atualmente.
    
  • Taxas de juros altas: carregar um saldo em cartões de crédito pode incorrer em altas taxas de juros, aumentando significativamente o custo dos fundos emprestados.
    
  • Estruturas de tarifas complexas: os cartões de crédito podem ter estruturas de tarifas complexas. Podem ser anuidades, multas por atraso no pagamento e tarifas por ultrapassar o limite de crédito, o que pode aumentar o custo do uso do crédito.
    
  • Impacto no score de crédito: a má gestão do cartão de crédito da sua empresa, como pagamentos atrasados ou uso elevado, pode afetar negativamente a pontuação de crédito da sua empresa.
    
  • Riscos de fraude: apesar de haver proteção contra fraudes, os cartões de crédito ainda são vulneráveis a atividades predatórias e o gerenciamento de contestações pode ser demorado.
    

• Riscos e desvantagens do uso de cartões de débito

  • Dedução imediata dos fundos: as transações deduzem imediatamente os fundos da conta da empresa, o que pode ser problemático se houver uma contestação ou cobrança incorreta.
    
  • Menos proteção contra fraudes: tradicionalmente, os cartões de débito oferecem menos proteção contra fraudes do que os cartões de crédito. A resolução de transações não autorizadas pode resultar em perda temporária de fundos.
    
  • Tarifas de cheque especial: se uma transação exceder o saldo da conta, isso pode resultar em tarifas de cheque especial (a menos que a empresa tenha optado por não usar a proteção do cheque especial).
    
  • Sem construção de crédito: os cartões de débito não contribuem para a construção do histórico de crédito de uma empresa, o que pode ser uma desvantagem ao solicitar empréstimos ou linhas de crédito empresariais.
    
  • Limites de transação mais baixos: os cartões de débito geralmente têm limites de gastos diários, o que pode dificultar a capacidade de fazer grandes compras ou pedidos em massa necessários para as operações comerciais.
    

Tanto os cartões de crédito quanto os de débito têm suas próprias armadilhas em potencial. Os cartões de crédito exigem uso disciplinado para evitar a armadilha da dívida com juros altos, enquanto os cartões de débito exigem uma gestão de caixa atenta para garantir que haja fundos suficientes para as transações. A estabilidade financeira, as práticas de gestão de caixa e a tolerância a riscos da sua empresa devem servir de base para a escolha do cartão.

Custos do uso de cartões de crédito e débito para empresas

Os custos associados ao uso de cartões de crédito e débito podem influenciar a decisão da empresa sobre qual usar nas transações. Veja a seguir os custos de cada uma deles.

• Custos do uso de cartões de crédito para empresas

  • Taxas de juros: se o saldo não for pago integralmente, o negócio incorre em taxas de juros, que podem ser bastante altas dependendo do cartão de crédito.
    
  • Tarifas anuais: alguns cartões de crédito cobram tarifas anuais, especialmente aqueles que oferecem recompensas ou benefícios significativos. Elas podem variar de US$ 95 a US$ 500, ou mais.
    
  • Tarifas de transação: as empresas pagam uma tarifa por cada transação processada, conhecida como taxa de desconto do comerciante, que normalmente fica entre 1% e 3%. Essas cobranças costumam ser mais altas para cartões de crédito do que para cartões de débito.
    
  • Tarifas de adiantamento de recursos: retirar dinheiro usando um cartão de crédito é caro devido a tarifas de adiantamento de valores e taxas de juros mais altas para adiantamentos de valores.
    
  • Tarifas de transação no exterior: empresas que lidam com transações internacionais podem incorrer em tarifas adicionais para conversão de moedas e processamento.
    
  • Tarifas por atraso de pagamento: a falta de um pagamento com cartão de crédito pode resultar em tarifas por atraso de pagamento e possíveis aumentos nas taxas de juros.
    

• Custos do uso de cartões de débito para empresas

  • Tarifas de transação: embora geralmente sejam mais baixas do que as tarifas de cartão de crédito, algumas transações com cartão de débito ainda podem incorrer em tarifas, muitas vezes a uma taxa fixa (em vez da porcentagem da transação, como é comum com cartões de crédito).
    
  • Tarifas de cheque especial: se uma transação exceder o saldo da conta e a proteção do cheque especial estiver em vigor, a empresa poderá estar sujeita a tarifas substanciais de cheque especial.
    
  • Tarifas de caixa eletrônico: usar um caixa eletrônico fora da rede do banco pode incorrer em tarifas, que podem aumentar com o tempo, especialmente para empresas que sacam dinheiro com frequência.
    
  • Tarifas de substituição de cartão: pode haver um custo para substituir cartões de débito perdidos ou roubados, o que pode ser um incômodo administrativo e financeiro.
    
  • Tarifas de transação no exterior: assim como nos cartões de crédito, as transações internacionais podem gerar tarifas adicionais para cartões de débito.
    

Os cartões de débito são geralmente mais baratos do que os cartões de crédito em termos de taxas e juros. Dito isto, os cartões de crédito vêm com custos mais altos que podem ser justificados pelos benefícios que oferecem, como construção de crédito, recompensas e gerenciamento de fluxo de caixa. As empresas devem considerar cuidadosamente como usam cada tipo de cartão para minimizar custos e maximizar benefícios. Por exemplo, pagar o saldo do cartão de crédito na íntegra pode ajudar a evitar cobranças de juros, enquanto o monitoramento dos saldos da conta pode evitar tarifas de cheque especial em cartões de débito. Tente encontrar um equilíbrio entre a utilidade fornecida por cada tipo de cartão e as despesas associadas.

Segurança e proteção de cartões de crédito e débito

A segurança e a proteção são importantes ao considerar ferramentas financeiras para transações comerciais. Os cartões de crédito e débito oferecem vários recursos projetados para proteger os usuários, mas também têm riscos inerentes.

• Segurança e proteção de cartões de crédito

  • Proteção contra fraudes: os cartões de crédito geralmente oferecem uma forte proteção contra fraudes. As empresas não são responsabilizadas por transações não autorizadas se as reportarem prontamente.
    
  • Estornos: se um fornecedor cobrar a empresa por produtos ou serviços que ela não entregou ou falsificou, a empresa pode solicitar um estorno e pode ter seus fundos devolvidos pelo emissor do cartão.
    
  • Limites de crédito: o limite de crédito funciona como um teto para cobranças fraudulentas, o que limita a exposição da empresa a riscos.
    
  • Serviços de monitoramento: muitas vezes, as empresas de cartão de crédito fornecem serviços de monitoramento que alertam as empresas sobre possíveis atividades fraudulentas.
    
  • Criptografia e tokenização: medidas de segurança avançadas, como criptografia e tokenização, são usadas durante as transações para proteger os dados do cartão.
    

• Segurança e proteção de cartões de débito

  • Segurança de PIN: cartões de débito normalmente exigem um PIN para transações, adicionando uma camada extra de segurança.
    
  • Acesso direto à conta: o link direto entre o cartão de débito da empresa e a conta bancária é conveniente, mas pode causar perdas significativas por uso não autorizado.
    
  • Responsabilidade limitada: a responsabilidade por transações fraudulentas com cartão de débito pode ser limitada se a notificação for tardia, já que o prazo para a notificação costuma ser bem menor do que no caso de cartões de crédito.
    
  • Monitoramento em tempo real: muitos bancos oferecem monitoramento e alertas em tempo real para transações de débito, ajudando sua empresa a identificar e responder rapidamente a usos não autorizados.
    
  • Políticas de responsabilidade zero: alguns bancos oferecem políticas de responsabilidade zero para cartões de débito, mas estes podem vir com mais termos e condições do que cartões de crédito.
    

Embora os dois tipos de cartão tenham recursos de segurança, os cartões de crédito costumam oferecer proteção mais abrangente contra fraudes e transações não autorizadas. Para as empresas, a chave é garantir que todos os cartões sejam usados de forma responsável, com controles internos sólidos e monitoramento. Também é importante educar os funcionários sobre práticas de segurança, como proteger PINs e relatar imediatamente cartões perdidos ou roubados.

Os cartões de crédito tendem a oferecer uma janela maior do que os cartões de débito para relatar fraudes sem incorrer em penalidades ou tarifas, mas é importante responder prontamente a qualquer falha de segurança que você possa encontrar com os cartões de débito e crédito da sua empresa.

Você deve usar cartões de crédito ou débito para despesas empresariais?

Na hora de decidir se vai usar cartões de crédito ou débito para as despesas da sua empresa, tenha em mente esses três fatores: a estratégia de gestão financeira, a natureza dos gastos e as necessidades específicas do negócio.

Quando considerar cartões de crédito

• Para utilização de crédito: se a sua empresa deseja usar o crédito para gerenciar o fluxo de caixa ou financiar compras ao longo de um ciclo de faturamento sem desembolso de caixa imediato, os cartões de crédito são uma escolha adequada.

• Para construção de histórico de crédito: para estabelecer ou melhorar o histórico de crédito de uma empresa, o que pode ser benéfico para futuras necessidades de financiamento, usar um cartão de crédito de forma responsável pode ser vantajoso.

• Para recompensas e vantagens: os cartões de crédito podem ser uma escolha benéfica se a empresa puder aproveitar recompensas (como cashback, pontos ou benefícios de viagem — e se essas vantagens superarem os custos de uso do cartão.

• Para gestão de despesas: os cartões de crédito podem ajudar você a gerenciar despesas, fornecendo relatórios detalhados para melhor acompanhamento e categorização dos gastos.

Quando considerar cartões de débito

• Para acompanhamento imediato de despesas: se o acompanhamento de despesas em tempo real for importante para sua organização, um cartão de débito fornece um reflexo atualizado dos gastos.

• Para evitar dívidas: se você quer manter um orçamento rigoroso e evitar a possibilidade de acumular dívidas, os cartões de débito garantem que os gastos sejam limitados aos fundos disponíveis.

• Para tarifas mais baixas: cartões de débito podem economizar em tarifas de transação e evitar cobranças de juros, que podem se acumular com cartões de crédito — especialmente se o saldo mensal não for pago integralmente.

• Para simplificar a contabilidade: os cartões de débito podem simplificar a contabilidade, pois não exigem a etapa adicional de pagar uma fatura de cartão de crédito.

Práticas recomendadas para gerenciar despesas comerciais com cartões de crédito e débito

Independentemente do tipo de cartão utilizado, as empresas devem:

• Estabelecer uma política de uso clara e comunicá-la a todos os titulares de cartão.

• Revise regularmente as transações para detectar qualquer atividade fraudulenta.

• Definir limites de crédito adequados e monitorar saldos de contas de débito para manter o controle dos gastos.

• Certifique-se de pagar o saldo mensal do cartão de crédito na íntegra para evitar cobranças de juros.

• Use um software financeiro para gerenciar melhor as transações com cartão e agilizar a contabilidade.

Muitas empresas usam cartões de crédito e débito para diversificar sua estratégia de gestão financeira e mitigar os riscos de cada um.

Práticas recomendadas para gerenciar cartões de crédito e débito para empresas

O gerenciamento de cartões de crédito e débito para sua empresa exige disciplina e abordagem cuidadosas. É importante equilibrar a necessidade de conveniência e acessibilidade com os riscos de fraude e gastos excessivos. Estas são algumas práticas recomendadas:

• Sempre separe as despesas pessoais e empresariais: seus funcionários sempre devem usar cartões de débito e crédito diferentes para transações comerciais e pessoais. Isso simplifica a preparação contábil e fiscal.

• Escolha o melhor cartão de crédito para suas necessidades específicas: Considere o que sua empresa gasta mais e selecione um cartão que ofereça recompensas ou cashback nessas categorias. Certifique-se também de prestar atenção às taxas de juros e tarifas anuais.

• Use cartões de crédito para uma gestão de caixa mais flexível: como os saldos de cartão de crédito não precisam ser pagos imediatamente, eles podem ajudar sua empresa a gerenciar necessidades de caixa de curto prazo. Apenas lembre-se de quitar o saldo mensal integralmente para evitar cobranças de juros e impactos no seu score de crédito.

• Estabeleça limites e alertas de gastos: a maioria dos emissores de cartão de débito e crédito permite que você defina limites de gastos e alertas para transações, o que pode evitar gastos excessivos não autorizados ou acidentais.

• Revise regularmente extratos e transações: verifique com frequência os extratos dos seus cartões de crédito e débito e as contas online para detectar rapidamente transações não autorizadas.

• Use o mobile e o online banking a seu favor: ferramentas bancárias online e móveis ajudam a acompanhar gastos, pagar contas e gerenciar contas de cartão de crédito e débito em tempo real.

• Instrua os funcionários sobre o uso do cartão e segurança: se os funcionários tiverem acesso a cartões de crédito e débito da empresa, forneça diretrizes claras sobre o que constitui uso aceitável. Também é possível enviar lembretes regulares sobre práticas recomendadas de segurança, como não compartilhar dados de cartão.

• Implemente fortes medidas de segurança: proteja as informações de cartão de crédito e débito da sua empresa com senhas e PINs fortes, autenticação de dois fatores e redes seguras. Desconfie de golpes de phishing e e-mails ou ligações suspeitas.

• Aproveite as recompensas e os benefícios: Muitos cartões de visita oferecem programas de recompensas e benefícios adicionais, como seguro viagem, garantias estendidas e proteção contra compras. Use-os a seu favor.

• Avalie regularmente as necessidades e o uso do seu cartão: conforme sua empresa cresce, as necessidades podem mudar. Avalie regularmente se os cartões atuais ainda são os mais adequados e se precisa de mais cartões ou de diferentes tipos de cartões.