Les cartes de crédit et de débit jouent un rôle important dans la stratégie de gestion de trésorerie d’une entreprise. Qu’il s’agisse de payer vos clients ou d'effectuer des dépenses pour votre entreprise, les cartes de crédit et de débit peuvent vous aider à améliorer les finances de votre entreprise dans de nombreux domaines. Les cartes de crédit représentaient plus de 27 % de la valeur des transactions en point de vente (PDV) dans le monde en 2023, et les cartes de débit représentaient plus de 22 % de part de marché, ce qui témoigne de la popularité de ces deux moyens de paiement. Bien que les utilisateurs soient susceptibles de les confondre, les entreprises doivent savoir les distinguer.

Votre entreprise peut utiliser les cartes de crédit et de débit judicieusement, à condition de savoir quand et comment utiliser chaque carte à votre avantage. Les cartes de crédit et de débit s'accompagnent d'avantages, de propriétés et de risques distincts qui peuvent renforcer la sécurité financière et simplifier la gestion de la trésorerie de votre entreprise. Nous aborderons les utilisations, les avantages, les risques et les coûts spécifiques liés à l’utilisation des cartes de crédit et de débit pour votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Comment fonctionnent les cartes de crédit ?
  
• Comment fonctionnent les cartes de débit ?
  
• Cartes de crédit et de débit pour les entreprises
  
• Quelle carte utiliser pour les dépenses professionnelles ?
  
• Bonnes pratiques de gestion des cartes de crédit et de débit pour les entreprises
  

Comment fonctionnent les cartes de crédit ?

Les cartes de crédit permettent à votre entreprise d’augmenter ses ventes, de contrôler et de reporter ses dépenses, de gérer ses besoins de financement à court terme et d’améliorer son profil de crédit. Toutefois, il faut les gérer avec prudence.

Les entreprises qui acceptent les paiements par carte de crédit peuvent attirer davantage de clients que celles qui ne les acceptent pas. Ce marché plus étendu et les revenus potentiels qu'il implique s’accompagnent d’un coût lié aux frais de transaction et à un règlement tardif des transactions. Pour la plupart des entreprises, ce compromis est tout à fait acceptable.

Les entreprises peuvent également utiliser des cartes de crédit pour gérer leurs propres dépenses. Les cartes de crédit permettent de reporter le paiement jusqu’à la date d’échéance du relevé, ce qui permet aux entreprises de conserver des soldes de trésorerie plus élevés à court terme. Ce report peut être utilisé pour accumuler des intérêts sur les liquidités disponibles ou pour investir dans des actifs liquides à court terme. Parmi les autres avantages, citons la possibilité de suivre les dépenses en temps réel, ainsi que la possibilité de bénéficier des récompenses et de cashbacks.

Les cartes de crédit peuvent également faire office de ligne de crédit à court terme. Lorsque les entreprises sont confrontées à des pénuries temporaires de liquidités, elles peuvent utiliser les cartes de crédit plutôt que d'avoir recours à un prêt traditionnel. Cela est particulièrement utile pour couvrir les coûts opérationnels en attendant le paiement des créances.
Il est à noter que les taux d’intérêt élevés sur les soldes reportés peuvent entraîner une hausse rapide des coûts financiers. Cependant, utiliser régulièrement des cartes de crédit et rembourser en temps opportun les factures qui y sont liées peut également aider les entreprises à établir un solide historique de crédit, ce qui pourrait être bénéfique pour obtenir des prêts plus importants avec des conditions plus favorables à l’avenir.

Comment fonctionnent les cartes de débit ?

Pour les entreprises, une carte de débit peut être une méthode fiable et rentable de collecter les paiements et de gérer leurs dépenses. En accédant immédiatement aux fonds et en bénéficiant de taux de transactions moins élevés, l'entreprise peut optimiser sa trésorerie au quotidien. De même, elle peut simplifier et sécuriser sa gestion des finances grâce au risque réduit de contestations de paiement suite à des litiges des clients. Les cartes de débit permettent aussi de mieux contrôler les dépenses des employés.

Puisqu'elle est directement reliée à son compte bancaire, la carte de débit de l'entreprise est un moyen simple d’acheter les biens et services nécessaires à ses activités quotidiennes. Contrairement aux cartes de crédit, qui permettent à l’entreprise d’emprunter des fonds jusqu’à un certain plafond, les cartes de débit puisent dans les fonds disponibles de l’entreprise.
Les frais de transaction pour les paiements par carte de débit sont généralement moins élevés que ceux des cartes de crédit. Cette première option peut donc être plus avantageuse pour les entreprises, surtout à mesure que les volumes de transactions augmentent. Des frais moins élevés peuvent se traduire par des économies considérables, ce qui est particulièrement avantageux pour les petites entreprises disposant d’un budget plus serré.

Par ailleurs, les cartes de débit sont moins flexibles en ce qui concerne les dépenses que les cartes de crédit. Il n’y a pas de délai de grâce pour payer sans intérêts : les fonds sont directement prélevés sur le compte du client au moment de l’achat. Autrement dit, les entreprises se préoccupent moins de la solvabilité de leurs clients ou de leur capacité à payer plus tard, ce qui simplifie le processus de vente.

Utiliser des cartes de débit pour les dépenses permet aux entreprises d'avoir un contrôle direct sur leurs sorties d'argent. Les transactions sont immédiatement déduites du compte bancaire de l’entreprise, ce qui facilite la gestion du budget en temps réel et réduit le risque de dépenses excessives. Cette méthode de transaction directe aide les entreprises à suivre leur activité financière au quotidien.

Contrairement aux cartes de crédit, les cartes de débit n’offrent pas de ligne de crédit. Par conséquent, les entreprises doivent disposer de fonds suffisants sur leur compte pour couvrir leurs transactions. Cette exigence peut inciter les entreprises à faire preuve de discipline, mais elle nécessite également une planification minutieuse des flux de trésorerie pour s’assurer que des fonds suffisants sont disponibles. Les transactions effectuées par carte de débit sont enregistrées par les banques. Si votre entreprise l'utilise de manière régulière et responsable, l'historique des transactions sera attractif. Toutefois, la cote de solvabilité restera inchangée.

Les entreprises qui émettent des cartes de débit et les confient aux employés ont un avantage en matière de gestion des dépenses. En effet, précharger la carte avec un montant prédéfini leur permet de déléguer le pouvoir d'achat tout en contrôlant le montant dépensé.

Cartes de crédit et de débit pour les entreprises

Les cartes de crédit et de débit, bien qu'elles se ressemblent et qu'elles fonctionnent généralement de la même manière, peuvent être utilisées à différentes fins et dans différentes situations. En voici quelques exemples :

Cartes de crédit

Les cartes de crédit sont souvent utilisées aux fins suivantes :

• Pouvoir d’achat : grâce à une ligne de crédit, elles permettent à votre entreprise d’effectuer des achats, même lorsque les fonds disponibles ne sont pas suffisants.

• Transactions en ligne : les cartes de crédit sont particulièrement utiles pour les achats en ligne, car elles offrent une protection contre la fraude.

• Dépenses professionnelles : les entreprises utilisent souvent les cartes de crédit pour gérer leurs dépenses, car elles peuvent facilement suivre les transactions et émettre des cartes pour les employés.

• Constitution d'un historique de crédit : grâce aux cartes de crédit, les particuliers et les entreprises peuvent établir un historique de crédit, ce qui peut être bénéfique ultérieurement en matière de finance.

• Récompenses et avantages : de nombreuses entreprises privilégient les cartes de crédit pour les récompenses proposées (par exemple, cashbacks ou points de voyage).

• Achats conséquents : les cartes de crédit, en raison de leur période de grâce, sont idéales pour les dépenses importantes ou en capital qui peuvent être remboursées au fil du temps.

Cartes de débit

Les cartes de débit, quant à elles, sont couramment utilisées aux fins suivantes :

• Accès direct aux fonds : les cartes de débit permettent d’accéder en temps réel aux fonds du compte bancaire de l’utilisateur pour ses achats quotidiens.

• Retraits aux distributeurs automatiques de billets : les cartes de débit sont très souvent utilisées pour retirer de l'argent liquide.

• Budgétisation : les cartes de débit aident les entreprises à gérer leur budget, car les dépenses sont limitées au solde du compte courant, empêchant ainsi les dépenses excessives.

• Transactions en point de vente : les cartes de crédit sont fréquemment utilisées pour les transactions quotidiennes, en particulier lorsque les cartes de crédit sont susceptibles d'être refusées en raison des frais plus élevés appliqués par les marchands.

• Petits achats : les cartes de débit sont couramment utilisées pour les petits achats quotidiens, en raison de l’immédiateté des transactions et de l’absence de frais d’intérêt.

• Avantages bancaires : les banques facturent moins de frais et offrent des fonctionnalités standard, comme les dépôts directs et le paiement de factures.

Les deux types de cartes sont pratiques et permettent de suivre les transactions, mais il existe des différences majeures dans la façon dont elles favorisent la gestion financière et la planification stratégique.

Avantages des cartes de crédit par rapport aux cartes de débit

Les entreprises et les clients passent souvent à côté de beaucoup d'avantages et de subtilités des cartes de crédit et de débit.

• Avantages d'utiliser une carte de crédit

  • Historique de crédit : si votre entreprise utilise régulièrement sa carte et rembourse rapidement les frais associés, cela se répercutera positivement sur sa cote de solvabilité. Elle pourra ainsi bénéficier de meilleurs prêts à l'avenir.
    
  • Gestion des flux de trésorerie : les cartes de crédit permettent aux entreprises d’effectuer des achats et de reporter le paiement effectif jusqu’à la date d’échéance de la facture, ce qui peut faciliter la gestion des liquidités à court terme.
    
  • Récompenses et incitations : de nombreuses cartes de crédit proposent des programmes de récompenses, comme des points de voyage, des cashbacks et des remises sur des services liés à l’entreprise. Ces récompenses peuvent vous permettre de réaliser d’importantes économies.
    
  • Protection des achats : les cartes de crédit offrent souvent des mesures de protection aux consommateurs, comme une assurance sur les achats, des garanties prolongées et une protection contre la fraude, ce qui peut réduire les risques pour votre entreprise.
    
  • Suivi des dépenses : les cartes de crédit peuvent simplifier le suivi et le reporting des dépenses, car elles fournissent des enregistrements détaillés de toutes les transactions. Cela peut faciliter la budgétisation et la préparation des déclarations de revenus.
    
  • Fonds d’urgence : les cartes de crédit peuvent servir de fonds de prévoyance pour les dépenses imprévues, et faire office de mesure de repli sans avoir à puiser dans les réserves de liquidités.
    

• Avantages d'utiliser une carte de débit

  • Discipline budgétaire : les cartes de débit puisent dans les fonds existants, ce qui permet aux entreprises d’éviter les dépenses excessives et de faire preuve de discipline en la matière.
    
  • Frais réduits : les frais de transaction des cartes de débit sont généralement inférieurs à ceux des cartes de crédit, ce qui permet de réaliser des économies sur les coûts opérationnels.
    
  • Réduction de la responsabilité en cas de fraude : grâce aux transactions basées sur un code PIN, vous bénéficiez d'une couche de sécurité supplémentaire. Comme les fonds sont prélevés directement sur le compte bancaire, la limite de responsabilité des transactions frauduleuses est généralement inférieure.
    
  • Clôture immédiate de la transaction : les transactions sont effectuées immédiatement, ce qui vous permet d’avoir une idée claire et précise des fonds disponibles de votre entreprise.
    
  • Pas de frais d’intérêt : puisque les cartes de débit n’impliquent pas d’emprunter de l’argent, il n’y a pas de frais d’intérêt associés à leur utilisation, ce qui vous permet de mieux contrôler vos dépenses.
    
  • Simplicité : Les cartes de débit sont des outils financiers simples : plus besoin de se soucier des paiements mensuels, des taux d’intérêt ou des limites de crédit.
    

Pour choisir entre une carte de crédit et de débit, il faut également prendre en compte la taille et du type de l’entreprise, la nature de ses dépenses et ses politiques financières. Les cartes de crédit conviennent généralement aux entreprises qui ont besoin de flexibilité pour gérer leurs flux de trésorerie ou financer des achats plus importants au fil du temps. Les cartes de débit, quant à elles, conviennent plutôt aux entreprises soucieuses de respecter un budget serré et de réduire leurs coûts de transaction.

Risques et inconvénients de l'utilisation d'une carte de crédit ou d’une carte de débit

Il est important d’évaluer les risques et les inconvénients potentiels associés aux cartes de crédit et de débit pour les dépenses d’entreprise.

• Risques et inconvénients liés à l’utilisation des cartes de crédit

  • Accumulation de dettes : si elle ne gère pas correctement sa trésorerie, l'entreprise peut rapidement accumuler des dettes, car la carte de crédit lui permet de dépenser de l'argent, même quand elle n'en a pas.
    
  • Taux d’intérêt élevés : le fait d’avoir un solde impayé sur une carte de crédit peut entraîner des taux d’intérêt élevés, causant une hausse significative du coût d’emprunt.
    
  • Structures tarifaires complexes : les cartes de crédit peuvent avoir des structures tarifaires complexes. Il peut s’agir de frais annuels, de frais de retard de paiement et de frais de dépassement de la limite de crédit, autant d'éléments susceptibles d'alourdir le coût d'utilisation des cartes de crédit.
    
  • Impact sur la cote de solvabilité : si votre entreprise gère mal sa carte de crédit, par exemple en accusant des retards de paiement ou une utilisation excessive, votre cote de solvabilité peut en être affectée.
    
  • Risque de fraude : bien qu’elles bénéficient d’une protection contre la fraude, les cartes de crédit restent vulnérables aux activités frauduleuses et le traitement des litiges peut prendre du temps.
    

• Risques et inconvénients liés à l’utilisation des cartes de débit

  • Prélèvement immédiat des fonds : les fonds sont immédiatement prélevés sur le compte de l'entreprise, ce qui peut poser problème en cas de litige ou d'erreur de paiement.
    
  • Moins de protection contre la fraude : les cartes de débit offrent généralement une protection contre la fraude moins importante que les cartes de crédit, et la résolution de transactions non autorisées peut entraîner des pertes temporaires de fonds.
    
  • Frais de découvert : si une transaction dépasse le solde du compte, des frais de découvert peuvent être prélevés (sauf si l'entreprise a choisi de ne pas utiliser de protection contre les découverts).
    
  • Pas de consolidation de l’historique de crédit : les cartes de débit ne contribuent pas à renforcer les antécédents de crédit d’une entreprise, ce qui peut être un inconvénient si cette dernière envisage de demander un prêt ou une ligne de crédit.
    
  • Limites de transaction inférieures : les cartes de débit sont souvent assorties d'une limite de dépenses journalières, ce qui peut empêcher l'entreprise d'effectuer des achats importants ou des commandes en gros nécessaires à son fonctionnement.
    

Les cartes de crédit et de débit comportent chacune leur lot de pièges potentiels. Les cartes de crédit doivent être utilisées de manière disciplinée pour éviter de se retrouver avec des dettes à taux d'intérêt élevé, tandis que les cartes de débit nécessitent une gestion vigilante des liquidités afin de s'assurer que le montant des transactions n'excède pas celui des fonds disponibles. La stabilité financière de votre entreprise, ses méthodes de gestion de la trésorerie et sa tolérance au risque sont autant de critères à prendre en compte dans le choix de votre carte.

Coûts d’utilisation des cartes de crédit et des cartes de débit pour les entreprises

Les coûts associés à l’utilisation des cartes de crédit et de débit peuvent influencer la décision d’une entreprise quant au choix de la carte à utiliser pour ses transactions. Voici un aperçu des coûts pour chaque type de carte.

• Coûts d’utilisation des cartes de crédit pour les entreprises

  • Frais d’intérêt : si une entreprise ne règle pas l'intégralité de son solde, elle doit payer des intérêts, qui peuvent être très élevés en fonction de la carte de crédit.
    
  • Frais annuels : certaines cartes de crédit facturent des frais annuels, en particulier celles qui offrent des récompenses ou des avantages importants. Ceux-ci peuvent aller de 95 $ à 500 $, voire plus.
    
  • Frais de transaction : pour chaque transaction traitée, les entreprises paient des frais appelés taux d’escompte des marchands. Ils sont généralement compris entre 1 % et 3 %, et sont en principe plus élevés pour les cartes de crédit que pour les cartes de débit.
    
  • Frais d’avance de fonds : le retrait d'argent liquide au moyen d'une carte de crédit est coûteux en raison des frais d'avance de fonds et des taux d'intérêt plus élevés pour les avances de fonds.
    
  • Frais de transaction à l’étranger : les entreprises qui traitent des transactions internationales peuvent encourir des frais supplémentaires pour la conversion de devises et le traitement des transactions.
    
  • Frais de retard de paiement : l’omission d’un paiement par carte de crédit peut entraîner des frais de retard de paiement et des augmentations potentielles des taux d’intérêt.
    

• Coûts d’utilisation des cartes de débit pour les entreprises

  • Frais de transaction : bien que généralement moins élevés que les frais de carte de crédit, certaines transactions par carte de débit peuvent tout de même entraîner des frais, souvent forfaitaires (au lieu d’un pourcentage de la transaction, comme c’est le cas avec les cartes de crédit).
    
  • Frais de découvert : si une transaction dépasse le solde du compte et qu’une protection contre les découverts est en place, l’entreprise peut faire face à des frais de découvert importants.
    
  • Frais de distributeur automatique : L’utilisation d’un distributeur automatique de billets ne faisant pas partie du réseau de la banque peut entraîner des frais, qui peuvent s’accumuler au fil du temps, en particulier pour les entreprises qui retirent fréquemment de l’argent liquide.
    
  • Frais de remplacement de la carte : le remplacement d’une carte de débit perdue ou volée peut entraîner des frais, ce qui peut constituer un problème administratif et financier.
    
  • Frais de transaction à l’étranger : comme pour les cartes de crédit, les transactions internationales peuvent entraîner des frais supplémentaires pour les cartes de débit.
    

Les cartes de débit sont généralement moins chères que les cartes de crédit en termes de frais et d’intérêts. Cela dit, les cartes de crédit s’accompagnent de coûts plus élevés qui peuvent être justifiés par les avantages qu’elles offrent, tels que l’établissement d’un historique de crédit, les récompenses et la gestion des flux de trésorerie. Il appartient aux entreprises de réfléchir soigneusement à la manière dont elles utilisent chaque type de carte afin de minimiser les coûts et de maximiser les avantages. Par exemple, le remboursement intégral des soldes de cartes de crédit peut vous aider à éviter les frais d’intérêt, tandis que la surveillance du solde des comptes permet d’éviter les frais de découvert sur les cartes de débit. Essayez de trouver un juste équilibre entre l'utilité de chaque type de carte et les dépenses qui y sont associées.

Sécurité des cartes de crédit et de débit

La sécurité est un facteur important à prendre en compte lorsqu'on envisage d'utiliser des outils financiers pour des transactions commerciales. Les cartes de crédit et de débit offrent diverses fonctionnalités conçues pour protéger les utilisateurs, mais elles comportent également des risques inhérents.

• Sécurité des cartes de crédit

  • Protection contre la fraude : les cartes de crédit offrent généralement une solide protection contre la fraude. Les entreprises ne sont pas tenues responsables des transactions non autorisées si elles les signalent rapidement.
    
  • Contestations de paiement : si un fournisseur facture à l'entreprise des produits ou des services qu'il n'a pas fournis ou qui ne correspondent pas aux promesses, l'entreprise peut contester le paiement et obtenir le remboursement des fonds par l’émetteur de la carte.
    
  • Limites de crédit : la limite de crédit sert de plafond pour les paiements frauduleux, limitant ainsi l'exposition de l'entreprise aux risques.
    
  • Services de surveillance : les sociétés émettrices de cartes de crédit proposent souvent des services de surveillance qui alertent les entreprises en cas d'activités frauduleuses.
    
  • Chiffrement et tokenisation : des mesures de sécurité avancées telles que le chiffrement et la tokenisation sont utilisées lors des transactions pour protéger les informations des cartes.
    

• Sécurité des cartes de débit

  • Sécurité du code PIN : les cartes de débit requièrent généralement un code PIN pour réaliser toute transaction, renforçant ainsi la sécurité des opérations.
    
  • Accès direct au compte : le lien direct entre la carte de débit et le compte bancaire de l’entreprise est pratique, mais il pourrait entraîner des pertes importantes en cas d’utilisation non autorisée.
    
  • Responsabilité limitée : la responsabilité en cas de transactions frauduleuses par carte de débit peut être limitée si les faits sont signalés trop tardivement, car le délai de signalement est généralement beaucoup plus court qu’avec les cartes de crédit.
    
  • Surveillance en temps réel : de nombreuses banques proposent une surveillance et des alertes en temps réel pour les transactions par carte de débit, ce qui permet à votre entreprise d'identifier rapidement les utilisations non autorisées et d'y réagir.
    
  • Politiques de responsabilité zéro : certaines banques proposent des politiques de responsabilité zéro pour les cartes de débit, mais celles-ci peuvent être assorties de conditions plus strictes que les cartes de crédit.
    

Bien que les deux types de cartes soient dotés de dispositifs de sécurité, les cartes de crédit offrent généralement une protection plus complète contre la fraude et les transactions non autorisées. Les entreprises doivent avant tout veiller à ce que toutes les cartes soient utilisées de manière responsable, en mettant en place des contrôles internes et une surveillance rigoureux. Il est également important de sensibiliser les employés aux pratiques de sécurité, telles que la protection par code PIN et le signalement immédiat des cartes perdues ou volées.

Les cartes de crédit offrent généralement une fenêtre de signalement des fraudes plus large que les cartes de débit, sans pour autant entraîner de pénalités ou de frais. Il reste néanmoins important de réagir rapidement à toute atteinte à la sécurité des cartes de débit et de crédit de l'entreprise.

Devriez-vous régler vos dépenses professionnelles par carte de crédit ou carte de débit ?

Lorsque vous avez le choix entre utiliser des cartes de crédit ou des cartes de débit pour régler les dépenses de votre entreprise, gardez à l’esprit les trois éléments suivants : votre stratégie de gestion financière, la nature des dépenses et les besoins spécifiques de votre entreprise.

Quand choisir les cartes de crédit ?

• Pour bénéficier d’un crédit : si votre entreprise souhaite recourir à un crédit pour gérer sa trésorerie ou financer des achats sur un cycle de facturation sans débourser immédiatement de l'argent, les cartes de crédit sont un choix judicieux.

• Pour établir un historique de crédit : pour établir des antécédents de crédit ou améliorer l’historique existant de votre entreprise, afin de se préparer à de futurs besoins de financement, l'utilisation responsable d'une carte de crédit peut s'avérer avantageuse.

• Pour profiter de récompenses et d’avantages : les cartes de crédit peuvent être une option intéressante si votre entreprise peut profiter de récompenses, telles que du cashback, des points ou des avantages de voyage, et si ces avantages compensent les coûts d’utilisation de la carte.

• Pour gérer vos dépenses : les cartes de crédit peuvent vous aider à gérer les dépenses, grâce à des rapports détaillés permettant un meilleur suivi et une meilleure catégorisation des dépenses.

Quand choisir les cartes de débit ?

• Pour suivre vos dépenses en temps réel : si le suivi des dépenses en temps réel est important pour votre organisation, une carte de débit vous permet d'avoir un aperçu à jour de vos dépenses.

• Pour éviter l’endettement : si vous souhaitez tenir un budget strict et éviter de cumuler des dettes, les cartes de débit vous garantissent que vos dépenses ne dépasseront pas vos fonds disponibles.

• Pour réduire vos frais : les cartes de débit permettent d’économiser sur les frais de transaction et d’éviter les intérêts, lesquels peuvent s’accumuler avec les cartes de crédit, surtout si le solde mensuel n’est pas entièrement réglé.

• Pour simplifier votre comptabilité : les cartes de débit peuvent simplifier la comptabilité, car leur utilisation ne nécessite pas de payer une facture supplémentaire.

Bonnes pratiques pour gérer les dépenses professionnelles par carte de crédit ou de débit

Quel que soit le type de carte utilisé, voici quelques conseils à l'intention des entreprises :

• Établir une politique d'utilisation claire et la communiquer à tous les détenteurs de cartes.

• Examiner régulièrement les transactions afin de détecter toute activité non autorisée ou frauduleuse.

• Fixer des limites de crédit appropriées et surveiller les soldes des comptes de débit afin de garder le contrôle sur ses dépenses.

• Veiller à payer intégralement le solde mensuel des cartes de crédit afin d'éviter les intérêts.

• Utiliser un logiciel financier pour mieux gérer les transactions par carte et simplifier la comptabilité.

De nombreuses entreprises utilisent à la fois des cartes de débit et des cartes de crédit pour diversifier leur stratégie de gestion financière tout en atténuant les risques liés à chacune d'entre elles.

Bonnes pratiques de gestion des cartes de crédit et de débit pour les entreprises

La gestion des cartes de crédit et de débit pour votre entreprise exige une approche réfléchie et disciplinée. Il est important de trouver un équilibre entre le besoin de commodité et d’accessibilité, et les risques de fraude et de dépenses excessives. Voici quelques bonnes pratiques :

• Toujours séparer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles : vos employés doivent toujours utiliser des cartes de débit et de crédit différentes pour les transactions professionnelles et personnelles. Cette bonne habitude permet de simplifier la comptabilité et la préparation des déclarations fiscales.

• Choisir la carte de crédit qui répond le mieux à vos besoins : tenez compte des dépenses de votre entreprise et choisissez une carte qui offre des récompenses ou du cashback en rapport avec ces dépenses. Faites également attention aux taux d'intérêt et aux frais annuels.

• Utiliser les cartes de crédit pour une gestion plus souple de la trésorerie : les soldes des cartes de crédit ne devant pas à être remboursés immédiatement, ils peuvent aider votre entreprise à gérer ses besoins de trésorerie à court terme. N'oubliez pas de régler le solde mensuel dans son intégralité afin d'éviter les frais d'intérêt et d'éventuelles répercussions sur votre cote de solvabilité.

• Définir des limites de dépenses et des alertes : la plupart des émetteurs de cartes de débit et de crédit vous permettent de définir des limites de dépenses et des alertes pour chaque transaction, ce qui permet d’éviter les dépenses excessives non autorisées ou accidentelles.

• Examiner régulièrement les relevés et les transactions : vérifiez fréquemment vos relevés de cartes de débit et de crédit ainsi que vos comptes en ligne pour détecter rapidement toute transaction non autorisée.

• Utiliser les services bancaires mobiles et en ligne à votre avantage : les outils de services bancaires en ligne et mobiles vous aident à suivre vos dépenses, payer vos factures et gérer vos comptes de carte de débit et de crédit en temps réel.

• Sensibiliser les employés à l’utilisation et à la sécurité des cartes : si vos employés ont accès aux cartes de crédit et de débit de l’entreprise, veillez à leur fournir des directives claires sur ce qui constitue une utilisation acceptable. Vous pouvez également envoyer des rappels réguliers sur les bonnes pratiques en matière de sécurité, comme le fait de ne pas divulguer les informations des cartes.

• Mettre en place des mesures de sécurité strictes : protégez les informations des cartes de crédit et de débit de votre entreprise à l'aide de mots de passe et de codes PIN robustes, de systèmes d'authentification à deux facteurs et de réseaux sécurisés. Méfiez-vous des escroqueries par hameçonnage et des e-mails ou appels suspects.

• Profiter des récompenses et avantages : de nombreuses cartes professionnelles offrent des programmes de récompenses et des avantages complémentaires tels que des assurances voyage, des extensions de garantie et une protection des achats. Utilisez-les à votre avantage.

• Évaluer régulièrement les besoins et l’utilisation des cartes : au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos besoins peuvent évoluer. Faites régulièrement le point pour savoir si vos cartes actuelles sont toujours les mieux adaptées à vos besoins, et si vous avez besoin de cartes supplémentaires ou différentes.