Kredit- und Debitkarten können für die Liquiditätsmanagement-Strategie eines Unternehmens wichtig sein. Von Kundenzahlungen bis hin zu Unternehmensausgaben gibt es viele Bereiche, in denen Kredit- und Debitkarten helfen können, die Finanzlage Ihres Unternehmens zu verbessern. Im Jahr 2023 machten Kreditkarten über 27 % des weltweiten Transaktionswerts am Point-of-Sale (POS) aus, wobei Debitkarten einen Marktanteil von über 22 % hatten – ein Beleg für die Beliebtheit beider Zahlungsmethoden. Auch wenn Kredit- und Debitkarten auf den ersten Blick ähnlich erscheinen, sollten sich Unternehmen ihrer Unterschiede bewusst sein.

Ihr Unternehmen kann Kredit- und Debitkarten strategisch einsetzen, indem es weiß, wie und wann jede Karte zu Ihrem maximalen Nutzen eingesetzt werden kann. Kreditkarten und Debitkarten bieten deutliche Vorteile, Risiken und Funktionalitäten, die das Finanzmanagement und die Sicherheit Ihres Unternehmens stärken können. Wir besprechen die spezifischen Verwendungszwecke, Vorteile, Risiken und Kosten der Verwendung von Kredit- und Debitkarten für Ihr Unternehmen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktionieren Kreditkarten?
  
• Wie funktionieren Debitkarten?
  
• Kreditkarten im Vergleich zu Debitkarten für Unternehmen
  
• Sollten Sie Kredit- oder Debitkarten für Geschäftsausgaben verwenden?
  
• Best Practices für die Verwaltung von Kredit- und Debitkarten für Unternehmen
  

Wie funktionieren Kreditkarten?

Kreditkarten können Ihrem Unternehmen die Möglichkeit bieten, den Umsatz zu steigern, Ausgaben zu kontrollieren und aufzuschieben, den kurzfristigen Finanzierungsbedarf zu decken und Ihr Kreditprofil zu verbessern. Sie erfordern jedoch ein sorgfältiges Management.

Unternehmen, die Kreditkartenzahlungen akzeptieren, können mehr Kundinnen und Kunden bedienen als solche, die dies nicht tun. Dieser Marktzugang und das Umsatzpotenzial gehen mit Transaktionsgebühren und verzögerter Transaktionsabwicklung einher, doch für die meisten Unternehmen lohnt sich der Kompromiss.

Unternehmen können auch Kreditkarten zur Abwicklung ihrer eigenen Ausgaben verwenden. Kreditkarten können Zahlungen bis zum Fälligkeitsdatum der Abrechnung aufschieben, was Unternehmen hilft, kurzfristig höhere Barguthaben zu führen. Diese Stundung kann genutzt werden, um Zinsen auf verfügbare Barmittel zu verdienen oder in kurzfristige, liquide Mittel zu investieren. Zu den weiteren Vorteilen gehören die Möglichkeit, Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, sowie der Zugang zum Erhalt von Prämien und Cashback.

Kreditkarten können auch als kurzfristige Kreditlinie dienen. Wenn Unternehmen vorübergehend mit Liquiditätsengpässen konfrontiert sind, können Kreditkarten die Lücke schließen, ohne dass ein herkömmlicher Kredit erforderlich ist. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie gleichzeitig Ihre Betriebskosten decken und auf die Begleichung von Kreditkartenforderungen warten.
Unternehmen sollten beachten, dass die hohen Zinssätze für übertragene Guthaben ihre finanziellen Kosten schnell in die Höhe treiben können. Die regelmäßige Nutzung und rechtzeitige Rückzahlung von Kreditkartenrechnungen kann einem Unternehmen jedoch auch helfen, eine starke Kredithistorie aufzubauen, was für die Sicherung größerer Kredite mit günstigeren Bedingungen in der Zukunft von Vorteil sein könnte.

Wie funktionieren Debitkarten?

Eine Debitkarte kann auch eine zuverlässige und kostengünstige Methode für Unternehmen sein, um Zahlungen einzuziehen und Ausgaben zu verwalten. Sofortiger Zugriff auf Gelder und niedrigere Transaktionsgebühren können die täglichen Finanzen des Unternehmens verbessern. Das geringere Risiko von Rückbuchungen infolge von Kundenanfechtungen und die Möglichkeit zur Kontrolle von Personalausgaben können dazu beitragen, die Finanzen übersichtlich und sicher zu halten.

Die Debitkarte ist direkt mit dem Bankkonto des Unternehmens verbunden und bietet eine einfache Möglichkeit, Waren und Dienstleistungen für den täglichen Betrieb zu erwerben. Im Gegensatz zu Kreditkarten, die es dem Unternehmen ermöglichen, bis zu einem bestimmten Limit Kredite aufzunehmen, greifen Debitkarten auf die verfügbaren Mittel des Unternehmens zurück.
Die Transaktionsgebühren für Debitkartenzahlungen sind in der Regel niedriger als für Kreditkarten, was sie zu einer kostengünstigeren Option für Unternehmen machen kann. Dies wird besonders deutlich, wenn das Transaktionsvolumen zunimmt. Niedrigere Gebühren können zu erheblichen Einsparungen führen und für kleine Unternehmen mit einem knapperen Budget ein wichtiger Faktor sein.

Debitkarten bieten auch nicht die gleiche Flexibilität bei den Ausgaben wie Kreditkarten. Es gibt keine Nachfrist, in der zinslos bezahlt werden kann, da das Geld zum Zeitpunkt des Kaufs direkt vom Kundenkonto abgebucht wird. Das bedeutet, dass sich Unternehmen weniger Sorgen um die Kreditwürdigkeit oder die Fähigkeit der Kundinnen und Kunden machen müssen, später zu bezahlen, was den Verkaufsprozess vereinfacht.

Unternehmen können feststellen, dass die Verwendung von Debitkarten für ihre Ausgaben eine direkte Kontrolle über den Geldabfluss bietet. Transaktionen werden sofort vom Bankkonto des Unternehmens abgezogen, was die Budgetverwaltung in Echtzeit unterstützt und das Risiko von Mehrausgaben verringert. Diese direkte Transaktionsmethode hilft Unternehmen, ihre täglichen finanziellen Aktivitäten zu überwachen.

Im Gegensatz zu Kreditkarten bieten Debitkarten keinen Kreditrahmen, was bedeutet, dass Unternehmen über ausreichende Mittel auf ihren Konten verfügen müssen, um ihr Transaktionsvolumen abzudecken. Diese Anforderung kann zu einem disziplinierten Finanzmanagement anregen, erfordert aber auch eine sorgfältige Cashflow-Planung, um sicherzustellen, dass ausreichende Mittel zur Verfügung stehen. Die konsequente und verantwortungsvolle Verwendung von Debitkarten wird von Banken aufgezeichnet und kann sich positiv auf die Bankhistorie des Unternehmens auswirken, obwohl sie sich nicht auf die Kreditwürdigkeit auswirkt.

Unternehmen, die Debitkarten für Mitarbeiter/innen ausgeben, haben einen Vorteil beim Ausgabenmanagement: Das Vorladen von Karten mit einem festgelegten Guthaben ermöglicht es Unternehmen, Ausgabenbefugnisse zu delegieren und gleichzeitig die Kontrolle über die ausgegebenen Beträge zu behalten.

Kreditkarten im Vergleich zu Debitkarten für Unternehmen

Kredit- und Debitkarten ähneln sich zwar in Aussehen und allgemeiner Funktion, können aber für unterschiedliche Zwecke und in verschiedenen Szenarien verwendet werden. Übersicht:

Kreditkarten

Kreditkarten werden häufig verwendet für:

• Kaufkraft: Durch die Gewährung einer Kreditlinie helfen sie Ihrem Unternehmen, Einkäufe zu tätigen, auch wenn keine ausreichenden Mittel zur Verfügung stehen.

• Online-Transaktionen: Diese werden für Online-Einkäufe wegen des Schutzes vor Betrug sehr bevorzugt.

• Geschäftsausgaben: Sie werden häufig von Unternehmen zur Verwaltung von Ausgaben verwendet, weil es so einfach ist, Transaktionen zu verfolgen und Karten an Mitarbeiter/innen auszugeben.

• Baukredit: Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen verwenden sie, um eine Kredithistorie aufzubauen, die für zukünftige finanzielle Bemühungen von Vorteil sein kann.

• Belohnungen und Vorteile: Viele Unternehmen bevorzugen Kreditkarten für die Prämien wie Cashback, Reisepunkte und andere Anreize.

• Große Anschaffungen: Sie sind ideal für große oder Investitionsausgaben, die im Laufe der Zeit bezahlt werden können, indem die Kulanzfrist der Kreditkarte genutzt wird.

Debitkarten

Debitkarten hingegen werden häufig für Folgendes verwendet:

• Direkter Zugriff auf Gelder: Debitkarten bieten Echtzeitzugriff auf das Bankkonto von Nutzerinnen und Nutzern für alltägliche Einkäufe.

• Abhebungen am Geldautomaten: Sie sind die erste Anlaufstelle für das Abheben von Bargeld an Geldautomaten.

• Budgetierung: Sie helfen bei der Verwaltung von Budgets, da die Ausgaben auf den Kontostand beschränkt sind, was Überausgaben verhindert.

• Point-of-Sale-Transaktionen: Weit verbreitet für tägliche Transaktionen, insbesondere wenn Kreditkarten aufgrund höherer Händlergebühren nicht akzeptiert werden.

• Kleine Einkäufe: Debitkarten werden häufig für kleine, routinemäßige Einkäufe verwendet, da die Transaktion unmittelbar erfolgt und keine Zinsen anfallen.

• Banking-Funktionen: Sie erheben weniger Gebühren und bieten Standardbankfunktionen wie Direkteinzahlungen und Rechnungszahlungen.

Beide Kartentypen bieten Komfort und eine Aufzeichnung von Transaktionen, aber es gibt erhebliche Unterschiede in der Art und Weise, wie sie das Finanzmanagement und die strategische Planung fördern.

Vorteile von Kreditkarten gegenüber Debitkarten

Viele der nuancierten Unterschiede und Vorteile von Kredit- und Debitkarten können von Unternehmen und Kundinnen und Kunden leicht übersehen werden.

• Vorteile der Verwendung von Kreditkarten

  • Kreditvergabe: Regelmäßige Nutzung und schnelle Rückzahlung können die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens verbessern, was für den Erhalt von Krediten mit günstigen Konditionen in der Zukunft von Vorteil sein kann.
    
  • Liquiditätsmanagement: Kreditkarten ermöglichen es Unternehmen, Einkäufe zu tätigen und die tatsächliche Barzahlung bis zur Fälligkeit der Rechnung aufzuschieben, was bei der Verwaltung der kurzfristigen Liquidität helfen kann.
    
  • Belohnungen und Anreize: Viele Kreditkarten bieten Prämienprogramme an, darunter Reisepunkte, Cashback und Rabatte auf geschäftsbezogene Dienstleistungen. Diese Belohnungen können zu erheblichen Einsparungen führen.
    
  • Kaufschutz: Kreditkarten bieten häufig Verbraucherschutz, wie z. B. eine Versicherung bei Einkäufen, erweiterte Garantien und Betrugsschutz, wodurch die Haftung des Unternehmens reduziert werden kann.
    
  • Ausgabenverfolgung: Sie können die Ausgabenverfolgung und -berichterstattung vereinfachen, da sie aufgeschlüsselte Aufzeichnungen aller Transaktionen bereitstellen. Dies kann bei der Budgetierung und Steuervorbereitung helfen.
    
  • Notfallfonds: Kreditkarten können als Notfallfonds für unerwartete Ausgaben dienen und ein Sicherheitsnetz bieten, ohne auf Barreserven zurückzugreifen.
    

• Vorteile der Verwendung von Debitkarten

  • Haushaltsdisziplin: Debitkarten greifen auf vorhandene Gelder zurück, was Unternehmen hilft, übermäßige Ausgaben zu vermeiden und Budgetdisziplin zu wahren.
    
  • Niedrigere Gebühren: In der Regel sind die Transaktionsgebühren für Debitkarten niedriger als für Kreditkarten, wodurch Betriebskosten gespart werden können.
    
  • Reduzierte Betrugshaftung: PIN-basierte Transaktionen fügen eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu. Und da der angewiesene Betrag direkt vom Bankkonto abgebucht wird, gibt es für betrügerische Transaktionen generell eine Untergrenze.
    
  • Sofortiger Transaktionsabschluss: Transaktionen werden sofort abgeschlossen und bieten ein klares und aktuelles Bild der verfügbaren Mittel eines Unternehmens.
    
  • Keine Zinsen: Da bei Debitkarten kein Geld geliehen werden muss, fallen für ihre Verwendung keine Zinskosten an, was zur Kostenkontrolle beiträgt.
    
  • Einfachheit: Debitkarten sind unkomplizierte Finanzinstrumente, mit denen Sie sich keine Gedanken über monatliche Zahlungen, Zinssätze oder Kreditlimits machen müssen.
    

Die Wahl zwischen der Verwendung von Kredit- und Debitkarten kann auch von der Größe und Art des Unternehmens, der Art seiner Ausgaben und seiner Finanzrichtlinien abhängen. Kreditkarten sind möglicherweise besser für Unternehmen geeignet, die Flexibilität benötigen, um ihren Cashflow zu steuern oder größere Anschaffungen im Laufe der Zeit zu finanzieren, während Debitkarten möglicherweise für Unternehmen vorzuziehen sind, die Wert auf strikte Budgeteinhaltung und niedrige Transaktionskosten legen.

Risiken und Nachteile von Kredit- gegenüber Debitkarten

Es ist wichtig, die potenziellen Risiken und Nachteile zu bewerten, die mit Kredit- und Debitkarten für Geschäftsausgaben verbunden sind.

• Risiken und Nachteile der Verwendung von Kreditkarten

  • Anhäufung von Schulden: Bei falscher Verwaltung ist es leicht, Schulden anzuhäufen, weil man Geld ausgeben kann, das dem Unternehmen derzeit nicht zur Verfügung steht.
    
  • Hohe Zinsen: Das Mitführen eines Guthabens auf Kreditkarten kann zu hohen Zinssätzen führen, die die Kosten für geliehene Mittel erheblich erhöhen.
    
  • Komplexe Gebührenstrukturen: Kreditkarten können komplexe Gebührenstrukturen aufweisen. Dies können Jahresgebühren, Säumnisgebühren und Gebühren für die Überschreitung des Kreditrahmens umfassen, was die Kosten für die Nutzung des Kredits erhöhen kann.
    
  • Auswirkungen auf die Kreditwürdigkeit: Schlechtes Management Ihrer Firmenkreditkarte, wie z. B. verspätete Zahlungen oder hohe Nutzung, kann sich negativ auf die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens auswirken.
    
  • Betrugsrisiko: Es besteht zwar ein Schutz vor Betrug, doch Kreditkarten sind immer noch anfällig für unlautere Aktivitäten und die Bearbeitung von Zahlungsanfechtungen kann zeitaufwändig sein.
    

• Risiken und Nachteile der Verwendung von Debitkarten

  • Sofortiger Abzug von Geldern: Bei Transaktionen werden Gelder sofort vom Geschäftskonto abgezogen, was bei Zahlungsanfechtungen oder falschen Zahlungen problematisch sein kann.
    
  • Weniger Schutz vor Betrug: Debitkarten bieten traditionell weniger Schutz vor Betrug als Kreditkarten, und die Auflösung nicht autorisierter Transaktionen kann zu vorübergehenden Verlusten von Geldern führen.
    
  • Überziehungsgebühren: Übersteigt eine Transaktion den Kontostand, können Überziehungsgebühren anfallen (es sei denn, das Unternehmen hat sich gegen den Überziehungsschutz entschieden).
    
  • Keine Keditvergabe: Debitkarten tragen nicht zum Aufbau der Kredithistorie eines Unternehmens bei, was bei der Beantragung von Geschäftskrediten oder Kreditlinien ein Nachteil sein kann.
    
  • Untere Transaktionslimits: Debitkarten haben oft tägliche Ausgabelimits, was die Durchführung großer Einkäufe oder Großbestellungen, die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind, behindern kann.
    

Sowohl Kredit- als auch Debitkarten bergen ihre eigenen potenziellen Fallstricke. Kreditkarten erfordern einen disziplinierten Einsatz, um nicht in die Falle der Hochzinsverschuldung zu tappen, während Debitkarten ein wachsames Bargeldmanagement erfordern, um sicherzustellen, dass genügend Mittel für Transaktionen vorhanden sind. Die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens, die Liquiditätsmanagementpraktiken und die Risikobereitschaft sollten sich auf Ihre Kartenwahl auswirken.

Kosten von Kreditkarten im Vergleich zu Debitkarten für Unternehmen

Die mit der Verwendung von Kredit- und Debitkarten verbundenen Kosten können die Entscheidung eines Unternehmens beeinflussen, welche Transaktionen verwendet werden. Hier ist ein Blick auf die Kosten für die einzelnen Optionen.

• Kosten für die Nutzung von Kreditkarten für geschäftliche Zwecke

  • Zinsaufwendungen: Wird der Restbetrag nicht vollständig abbezahlt, fallen für das Unternehmen Zinskosten an, die je nach Kreditkarte recht hoch sein können.
    
  • Jahresgebühren: Einige Kreditkarten erheben jährliche Gebühren, insbesondere solche, die erhebliche Prämien oder Vorteile bieten. Diese können zwischen 95 und 500 US-Dollar oder mehr liegen.
    
  • Transaktionsgebühren: Unternehmen zahlen für jede abgewickelte Transaktion eine Gebühr, den sogenannten Händlerrabattsatz, der in der Regel zwischen 1 und 3 % liegt. Diese Gebühren sind bei Kreditkarten in der Regel höher als bei Debitkarten.
    
  • Barvorschussgebühren: Das Abheben von Bargeld über eine Kreditkarte ist aufgrund von Barvorschussgebühren und höheren Zinssätzen für Barvorschüsse kostspielig.
    
  • Gebühren für Auslandstransaktionen: Unternehmen, die internationale Transaktionen abwickeln, müssen zusätzliche Gebühren für die Währungsumrechnung und Verarbeitung zahlen.
    
  • Säumniszuschläge: Das Versäumen einer Kreditkartenzahlung kann zu Verzugsgebühren und möglicherweise steigenden Zinssätzen führen.
    

• Kosten für die Nutzung von Debitkarten für Unternehmen

  • Transaktionsgebühren: Obwohl sie in der Regel niedriger sind als Kreditkartengebühren, können bei einigen Debitkartentransaktionen dennoch Gebühren anfallen – oft zu einem Pauschalsatz (statt des Transaktionsprozentsatzes, wie es bei Kreditkarten üblich ist).
    
  • Überziehungsgebühren: Wenn eine Transaktion den Kontostand übersteigt und ein Überziehungsschutz besteht, können dem Unternehmen erhebliche Überziehungsgebühren entstehen.
    
  • Gebühren für Geldautomaten: Für die Nutzung eines Geldautomaten außerhalb des Banknetzes können Gebühren anfallen, die sich im Laufe der Zeit summieren können, insbesondere für Unternehmen, die häufig Bargeld abheben.
    
  • Gebühren für Ersatzkarten: Für den Ersatz verlorener oder gestohlener Debitkarten können Kosten anfallen, was sowohl administrativen als auch finanziellen Aufwand bedeuten kann.
    
  • Gebühren für Auslandstransaktionen: Ähnlich wie bei Kreditkarten können bei internationalen Transaktionen zusätzliche Gebühren für Debitkarten anfallen.
    

Debitkarten sind in der Regel günstiger als Kreditkarten in Bezug auf Gebühren und Zinsen. Allerdings sind Kreditkarten mit höheren Kosten verbunden, die durch die Vorteile, die sie bieten, wie z. B. Kreditvergabe, Prämien und Cashflow-Management, gerechtfertigt werden können. Unternehmen müssen sorgfältig abwägen, wie sie die einzelnen Kartentypen einsetzen, um Kosten zu minimieren und Nutzen zu maximieren. Zum Beispiel kann die vollständige Tilgung von Kreditkartensalden dazu beitragen, Zinsaufwendungen zu vermeiden, während die Überwachung von Kontoständen Überziehungsgebühren für Debitkarten verhindern kann. Versuchen Sie, ein Gleichgewicht zwischen dem Nutzen der einzelnen Kartentypen und den damit verbundenen Kosten zu finden.

Sicherheit von Kredit- und Debitkarten

Sicherheit und Schutz spielen bei der Erwägung von Finanzinstrumenten für Geschäftstransaktionen eine wichtige Rolle. Kredit- und Debitkarten bieten verschiedene Funktionen zum Schutz der Nutzer/innen, bergen aber auch inhärente Risiken.

• Sicherheit und Schutz von Kreditkarten

  • Betrugsvorbeugung: Kreditkarten bieten in der Regel eine starke Betrugsvorbeugung. Unternehmen haften nicht für nicht autorisierte Transaktionen, wenn sie diese umgehend melden.
    
  • Rückbuchungen: Stellt ein/e Anbieter/in dem Unternehmen Gebühren für Produkte oder Dienstleistungen in Rechnung, die er/sie nicht geliefert oder falsch dargestellt hat, kann das Unternehmen eine Rückbuchung anfordern und kann sich ggf. die Gelder vom Kartenaussteller zurückerstatten lassen.
    
  • Kreditlimits: Das Kreditlimit dient als Obergrenze für betrügerische Zahlungen und begrenzt so das Risiko des Unternehmens.
    
  • Überwachungsdienste: Kreditkartenunternehmen bieten häufig Überwachungsdienste an, die Unternehmen vor potenziell betrügerischen Aktivitäten warnen.
    
  • Verschlüsselung und Tokenisierung: Bei Transaktionen werden erweiterte Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Tokenisierung verwendet, um Kartendaten zu schützen.
    

• Sicherheit und Schutz von Debitkarten

  • PIN-Sicherheit: Debitkarten erfordern in der Regel eine PIN für Transaktionen, was eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellt.
    
  • Direkter Zugriff auf Konten: Die direkte Verbindung zwischen der Debitkarte des Unternehmens und dem Bankkonto ist praktisch, kann aber durch unbefugte Nutzung zu erheblichen Verlusten führen.
    
  • Beschränkte Haftung: Die Haftung für betrügerische Debitkartentransaktionen kann bei zu spät gemeldeter Zahlung begrenzt werden, da das Zeitfenster für die Meldung in der Regel deutlich kürzer ist als bei Kreditkarten.
    
  • Überwachung in Echtzeit: Viele Banken bieten Überwachung und Warnungen bei Lastschrifttransaktionen in Echtzeit an, damit Ihr Unternehmen unbefugte Nutzungen schnell erkennen und darauf reagieren kann.
    
  • Haftungsfreistellungen: Einige Banken bieten Haftungsfreistellungen für Debitkarten an, aber diese können mit mehr Bedingungen verbunden sein als Kreditkarten.
    

Beide Kartentypen verfügen über Sicherheitsfunktionen, doch Kreditkarten bieten in der Regel einen umfassenderen Schutz vor Betrug und nicht autorisierten Transaktionen. Das Wichtigste für Unternehmen ist es, sicherzustellen, dass alle Karten verantwortungsvoll verwendet werden, mit strengen internen Kontrollen und Überwachung. Es ist auch wichtig, Ihre Mitarbeiter/innen über Sicherheitspraktiken aufzuklären, z. B. über den Schutz von PINs und die sofortige Meldung verlorener oder gestohlener Karten.

Kreditkarten bieten in der Regel ein größeres Zeitfenster als Debitkarten, um Betrug zu melden, ohne dass Strafen oder Gebühren anfallen. Es ist jedoch wichtig, umgehend auf Sicherheitsverletzungen zu reagieren, die mit den Debit- und Kreditkarten Ihres Unternehmens auftreten könnten.

Sollten Sie Kredit- oder Debitkarten für Geschäftsausgaben verwenden?

Bei der Entscheidung, ob Sie Kredit- oder Debitkarten für die Ausgaben Ihres Unternehmens verwenden möchten, sollten Sie diese drei Faktoren im Hinterkopf behalten: Ihre Finanzmanagementstrategie, die Art der Ausgaben und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Wann sollten Kreditkarten in Betracht gezogen werden?

• Für die Verwendung von Guthaben: Wenn Ihr Unternehmen Kredite zur Steuerung des Cashflows oder zur Finanzierung von Einkäufen über einen Abrechnungszyklus ohne sofortige Barauszahlungen nutzen möchte, sind Kreditkarten die ideale Wahl.

• Für den Aufbau einer Kredithistorie: Um die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens zu ermitteln oder zu verbessern, was für zukünftige Finanzierungsbedürfnisse von Vorteil sein kann, kann die verantwortungsvolle Verwendung einer Kreditkarte von Vorteil sein.

• Für Belohnungen und Vergünstigungen: Kreditkarten können eine gute Wahl sein, wenn das Unternehmen Prämien wie Cashback, Punkte oder Reisevorteile in Anspruch nehmen kann und wenn diese Vergünstigungen die Kosten für die Nutzung der Karte überwiegen.

• Für das Kostenmanagement Kreditkarten können Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Kosten helfen, indem sie detaillierte Berichte zur besseren Verfolgung und Kategorisierung der Ausgaben bereitstellen.

Wann sollten Debitkarten in Betracht gezogen werden?

• Für die sofortige Ausgabenverfolgung: Wenn die Ausgabenverfolgung in Echtzeit für Ihr Unternehmen wichtig ist, bietet eine Debitkarte ein aktuelles Spiegelbild der Ausgaben.

• Um Schulden zu vermeiden: Wenn Sie ein strenges Budget einhalten und die Möglichkeit einer Anhäufung von Schulden vermeiden möchten, stellen Debitkarten sicher, dass die Ausgaben auf die verfügbaren Mittel beschränkt sind.

• Für niedrigere Gebühren: Mit Debitkarten können Transaktionsgebühren gespart und Zinsaufwendungen vermieden werden, die bei Kreditkarten anfallen können – vor allem, wenn der monatliche Restbetrag nicht vollständig bezahlt wird.

• Für eine vereinfachte Buchführung: Debitkarten können die Buchhaltung vereinfachen, da sie nicht zusätzlich eine Kreditkartenrechnung bezahlen müssen.

Best Practices für die Verwaltung von Geschäftsausgaben mit Kredit- und Debitkarten

Unabhängig vom verwendeten Kartentyp sollten Unternehmen:

• Klare Nutzungsrichtlinien festlegen und diese an alle Karteninhaber/innen weiterleiten.

• Regelmäßig Transaktionen überprüfen, um unbefugte oder betrügerische Aktivitäten aufzudecken.

• Angemessene Kreditlimits festlegen und den Saldo der Lastschriftkonten überwachen, um die Kontrolle über die Ausgaben zu behalten.

• Sicherstellen, dass der monatlichen Saldo einer Kreditkarte vollständig bezahlt wird, um Zinsaufwendungen zu vermeiden.

• Finanzsoftware einsetzen, um Kartentransaktionen besser zu verwalten und die Buchhaltung zu optimieren.

Viele Unternehmen nutzen sowohl Debit- als auch Kreditkarten, um ihre Strategie für das Finanzmanagement zu diversifizieren und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken zu mindern.

Best Practices für die Verwaltung von Kredit- und Debitkarten für Unternehmen

Die Verwaltung von Kredit- und Debitkarten für Ihr Unternehmen erfordert einen durchdachten Ansatz und Disziplin. Dabei gilt es, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem Bedürfnis nach Komfort und Zugänglichkeit und den Risiken durch Betrug und übermäßige Ausgaben zu finden. Hier sind einige Best Practices:

• Trennen Sie persönliche und geschäftliche Ausgaben immer: Ihre Mitarbeiter/innen sollten immer unterschiedliche Debit- und Kreditkarten für geschäftliche und private Transaktionen verwenden. Das vereinfacht die Buchhaltung und Steuervorbereitung.

• Wählen Sie die beste Kreditkarte für Ihre individuellen Bedürfnisse: Überlegen Sie, wofür Ihr Unternehmen am meisten ausgibt, und wählen Sie eine Karte aus, die Prämien oder Cashback in diesen Kategorien anbietet. Achten Sie auch auf die Zinssätze und Jahresgebühren.

• Nutzen Sie Kreditkarten für ein flexibleres Liquiditätsmanagement: Da Kreditkartenguthaben nicht sofort ausgezahlt werden müssen, können sie Ihrem Unternehmen helfen, den kurzfristigen Liquiditätsbedarf zu bewältigen. Denken Sie nur daran, den monatlichen Saldo vollständig abzuzahlen, um Zinsaufwendungen und Auswirkungen auf Ihre Kreditwürdigkeit zu vermeiden.

• Legen Sie Ausgabelimits und Benachrichtigungen fest: Bei den meisten Debit- oder Kreditkartenausstellern können Sie Ausgabelimits und Transaktionswarnungen festlegen. So können Sie unbefugte oder versehentliche Ausgabeüberschreitungen verhindern.

• Prüfen Sie Kontoauszüge und Transaktionen regelmäßig: Prüfen Sie regelmäßig Ihre Debit- und Kreditkartenabrechnungen sowie Ihre Online-Konten, um nicht autorisierte Transaktionen schnell zu erkennen.

• Nutzen Sie Mobile- und Online-Banking zu Ihrem Vorteil: Online- und Mobile-Banking-Tools helfen Ihnen, Ihre Ausgaben zu verfolgen, Rechnungen zu bezahlen und Ihre Debit- und Kreditkartenkonten in Echtzeit zu verwalten.

• Schulung der Mitarbeiter/innen über Kartennutzung und Sicherheit: Wenn Ihre Mitarbeiter/innen Zugang zu Firmenkredit- und -debitkarten haben, stellen Sie sicher, dass Sie klare Richtlinien dafür bereitstellen, was als akzeptable Nutzung gilt. Sie können auch regelmäßig an bewährte Sicherheitspraktiken erinnern, z. B. dazu, keine Kartendaten weiterzugeben.

• Implementieren Sie strenge Sicherheitsmaßnahmen: Schützen Sie die Kredit- und Debitkartendaten Ihres Unternehmens mit sicheren Passwörtern und PINs, Zwei-Faktor-Authentifizierung und sicheren Netzwerken. Seien Sie vorsichtig bei Phishing-Betrug und verdächtigen E-Mails oder Anrufen.

• Profitieren Sie von Prämien und Vorteilen: Viele Geschäftskarten bieten Prämienprogramme und zusätzliche Vorteile wie Reiseversicherung, erweiterte Garantien und Kaufschutz. Nutzen Sie diese zum Vorteil Ihres Unternehmens.

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Kartenanforderungen und deren Nutzung: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ändern sich möglicherweise auch Ihre Anforderungen. Beurteilen Sie regelmäßig, ob Ihre aktuellen Karten noch am besten geeignet sind und ob Sie zusätzliche Karten oder andere Kartentypen benötigen.