Grundlagen der Kreditkartenverarbeitung: Funktionsweise, Kosten und Best Practices

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  1. Einführung
  2. Was ist Kreditkartenverarbeitung?
  3. Schlüsselkomponenten der Kreditkartenverarbeitung
  4. Funktionsweise der Kreditkartenverarbeitung
    1. 1. Einleitung einer Transaktion
    2. 2. Autorisierungsanfrage
    3. 3. Autorisierung von Transaktionen
    4. 4. Autorisierungsmitteilung
    5. 5. Abschluss der Transaktion
    6. 6. Zahlungsabwicklung
  5. Kreditkartenverarbeitungsanbieter
  6. Kosten der Kreditkartenverarbeitung
  7. Best Practices bei der Kreditkartenverarbeitung

Angesichts des rasanten Wachstums des E-Commerce und der zunehmenden Diversifizierung der Zahlungsmethoden wird es für Unternehmen immer wichtiger, sich flexibel an die neuen Möglichkeiten zur Abwicklung von Transaktionen anzupassen. Laut einer 2023 von Forbes Advisor durchgeführten Studie nutzen nur 9 % der Amerikaner/innen hauptsächlich Bargeld für ihre Einkäufe. Über die Hälfte der Befragten – d. h. 54 % – bevorzugen eine physische oder eine virtuelle Debitkarte, während 36 % eine physische oder virtuelle Kreditkarte als Hauptzahlungsmethode nutzen.

Durch die Einführung moderner Zahlungssysteme können Unternehmen benutzerfreundliche, sichere und effiziente Transaktionen anbieten, die den Umsatz steigern und den Kundenkomfort erhöhen. Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Aspekte der Kreditkartenabwicklung. Dazu gehören die Schlüsselkomponenten, die dem System zugrunde liegen, die Gebühren für die Kreditkartenabwicklung sowie die Best Practices für die Bereitstellung und Wartung eines leistungsstarken Kreditkartenzahlungssystems. Das müssen Sie wissen.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist Kreditkartenverarbeitung?
  • Schlüsselkomponenten der Kreditkartenverarbeitung
  • Funktionsweise der Kreditkartenverarbeitung
  • Kreditkartenverarbeitungsanbieter
  • Kosten der Kreditkartenverarbeitung
  • Best Practices bei der Kreditkartenverarbeitung

Was ist Kreditkartenverarbeitung?

Die Kreditkartenverarbeitung ist das System, über das Unternehmen Kreditkartenzahlungen von ihrer Kundschaft akzeptieren können. Dank einfacher und sicherer Transaktionen erweitert die Kreditkartenverarbeitung das Angebot an Zahlungsmöglichkeiten für die Kundschaft und steigert den Umsatz.

Schlüsselkomponenten der Kreditkartenverarbeitung

Die Kreditkartenverarbeitung umfasst mehrere, miteinander verknüpfte Komponenten. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten beteiligten Parteien:

  • Karteninhaber/in
    Karteninhaber/innen sind Kundinnen und Kunden, die eine von einer Bank oder einem Finanzinstitut ausgegebene Kreditkarte besitzen.

  • Händler/in
    Händler/innen sind Unternehmen oder Personen, die Waren oder Dienstleistungen verkaufen und Kreditkartenzahlungen akzeptieren.

  • Acquirer (Händlerbank)
    Die Händlerbank oder der Acquirer ist das Finanzinstitut, das bei der Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen mit dem Unternehmen zusammenarbeitet. Die Händlerbank erhält Transaktionsinformationen von dem Unternehmen und kommuniziert mit der ausstellenden Bank, um eine Autorisierung zu erwirken.

  • Ausstellende Bank
    Die ausstellende Bank oder der Aussteller ist die Bank oder das Finanzinstitut, das die Kreditkarte an die Karteninhaberin oder den Karteninhaber ausgibt. Die ausstellende Bank genehmigt Transaktionen oder lehnt diese ab. Grundlage hierfür sind Faktoren wie der verfügbare Kredit und der Kontostatus der Karteninhaberin oder des Karteninhabers.

  • Kartennetzwerke
    Kartennetzwerke sind Unternehmen wie beispielsweise Visa, Mastercard, American Express und Discover, die die Infrastruktur und die Vorschriften für die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen bereitstellen. Kartennetzwerke agieren als Vermittler zwischen akquirierenden Banken und ausstellenden Banken. Sie erleichtern die Kommunikation, Autorisierung und Abwicklung von Transaktionen.

  • Zahlungs-Gateway
    Ein Zahlungs-Gateway ist ein Tool, das die Zahlungsdaten vom Point-of-Sale(POS)-System oder der E-Commerce-Plattform des Unternehmens auf sichere Weise zur Verarbeitung an die Händlerbank übermittelt. Es verschlüsselt die Daten der Karteninhaber/innen und gewährleistet, dass Transaktionen die geltenden Sicherheitsstandards erfüllen.

  • Zahlungsabwickler
    Ein Zahlungsabwickler oder Zahlungsabwicklungsanbieter ist ein Unternehmen, das den Transaktionsprozess im Auftrag der Händlerbank verwaltet. Es übernimmt außerdem Aufgaben wie die Kommunikation mit Zahlungsnetzwerken, die Einholung von Genehmigungen und die Verwaltung des Abwicklungsprozesses.

  • POS-System
    Ein POS-System ist die Hard- und Software, die Unternehmen bei der Verarbeitung von Kreditkartenzahlungen nutzen. Bei persönlichen Zahlungen kann dies ein Kartenlesegerät oder ein Terminal im Einzelhandel sein. Bei Online-Transaktionen umfasst dies die E-Commerce-Plattform und das Zahlungs-Gateway.

Diese Parteien sorgen dafür, dass Kreditkartentransaktionen sicher und effizient sind und dass sie die Vorschriften und Branchenstandards erfüllen, damit Kundinnen und Kunden sowie Unternehmen ein einfaches und schnelles Zahlungserlebnis genießen können.

Funktionsweise der Kreditkartenverarbeitung

Die Kreditkartenabwicklung besteht aus mehreren Schritten. Diese ermöglichen es Unternehmen, Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren und diese Zahlungen zu verarbeiten. Hier finden Sie einen Überblick über diesen Prozess:

1. Einleitung einer Transaktion

Die Kundin oder der Kunde stellt dem Unternehmen seine Kreditkartendaten durch Durchziehen, Einstecken oder Auflegen der Karte an einem POS-Terminal oder durch Eingabe der Kartendaten auf einer E-Commerce-Website oder in einer mobilen App zur Verfügung.

2. Autorisierungsanfrage

Das Zahlungs-Gateway überträgt die Zahlungsinformationen auf sichere Weise und verschlüsselt die Daten, bevor es sie an die Händlerbank des Unternehmens sendet. Die Händlerbank leitet die Transaktionsdaten an das entsprechende Zahlungsnetzwerk weiter, um den Autorisierungsprozess einzuleiten.

3. Autorisierung von Transaktionen

Das Zahlungsnetzwerk leitet die Transaktion an die ausstellende Bank weiter. Diese überprüft das Konto der Karteninhaberin oder des Karteninhabers, prüft, ob ein Guthaben vorhanden ist, und schätzt das mit der Transaktion verbundene Risiko ein. Auf der Grundlage dieser Faktoren genehmigt die ausstellende Bank die Transaktion oder lehnt sie ab.

4. Autorisierungsmitteilung

Die ausstellende Bank sendet die Autorisierungsantwort – entweder einen Genehmigungs- oder einen Ablehnungscode – an das Zahlungsnetzwerk, das sie an die Händlerbank weiterleitet. Die Händlerbank leitet die Antwort an das Zahlungs-Gateway weiter, das sie schließlich an das POS-System des Unternehmens weitergibt. Zu diesem Zeitpunkt erhält das Unternehmen die Mitteilung über die Genehmigung oder Ablehnung der Transaktion.

5. Abschluss der Transaktion

Wird die Transaktion genehmigt, liefert das Unternehmen die Waren oder Dienstleistungen an die Kundin oder den Kunden. Die genehmigte Transaktion wird zu einem Satz von Transaktionen hinzugefügt, die sich noch in der Abwicklung befinden.

6. Zahlungsabwicklung

Am Ende eines jeden Tages oder eines anderen vordefinierten Zeitraums reicht das Unternehmen den Satz der genehmigten Transaktionen bei der Händlerbank ein. Die Händlerbank fordert über das Zahlungsnetzwerk Geld von der ausstellenden Bank an. Die ausstellende Bank überweist die erforderlichen Mittel an die akquirierende Bank. Diese wiederum zahlt das Geld auf das Konto des Unternehmens ein – abzüglich sämtlicher mit der Kreditkartenbearbeitung verbundenen Gebühren.

In der Regel dauert die Autorisierung ein paar Sekunden, während die Abrechnung einige Tage in Anspruch nimmt. Hier finden Sie weitere Informationen zu den Auszahlungsfristen von Stripe für Unternehmen.

Kreditkartenverarbeitungsanbieter

Bei der Auswahl eines Anbieters für die Kreditkartenabwicklung müssen Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Partner für ihre Anforderungen auswählen:

  • Bewerten der geschäftlichen Anforderungen
    Informieren Sie sich über Ihr Transaktionsvolumen, die durchschnittliche Transaktionsgröße und darüber, ob Sie eine persönliche, eine Online- oder eine mobile Zahlungsabwicklung benötigen. Beziehen Sie dabei jeden Markt, jedes Zielgruppensegment und jeden Kanal ein, in dem Sie derzeit tätig sind oder in dem Sie expandieren wollen. Sie sollten einen Zahlungsanbieter wählen, der alle bevorzugten Zahlungsmethoden und Währungen in diesen Bereichen akzeptiert.

  • Festlegen von Preisen und Gebühren
    Verarbeitungsanbieter können verschiedene Gebühren erheben, so etwa darunter Transaktionsgebühren, monatliche Gebühren, Einrichtungsgebühren und Hardware-Gebühren. Vergleichen Sie die Preisstrukturen verschiedener Anbieter und ermitteln Sie, welcher Anbieter das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihr Unternehmen bietet. Hier erhalten Sie weitere Informationen über die Zahlungsabwicklungsgebühren.

  • Bewertung des Kundensupports
    Probleme mit Ihrem Zahlungsabwicklungssystem können sich unmittelbar auf Ihren Umsatz und die Kundenerfahrung auswirken. Daher sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der einen zuverlässigen Kundensupport bietet. Hier erhalten Sie weitere Informationen über die verschiedenen Kanäle, über die Stripe-Kundinnen und Kunden rund um die Uhr Support erhalten.

  • Berücksichtigung von Sicherheit und Compliance
    Stellen Sie sicher, dass der Anbieter den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) und andere wichtige Sicherheitsstandards einhält und somit die sensiblen Daten Ihrer Kundschaft schützt und das Risiko von Betrug minimiert.

  • Überprüfung der Integrationskompatibilität
    Überprüfen Sie, ob die Zahlungsabwicklungslösung des Anbieters mit Ihrem bestehenden POS-System, Ihrer E-Commerce-Plattform und Ihrer Buchhaltungssoftware kompatibel ist. Stellen Sie so sicher, dass die Integration möglichst nahtlos erfolgt und der künftige Betrieb reibungslos verläuft.

  • Recherche der Anbieterreputation
    Recherchieren Sie Bewertungen von anderen Unternehmen und verschaffen Sie sich so einen Überblick über die Reputation und die Zuverlässigkeit des Anbieters. Bitten Sie ggf. andere Unternehmen in Ihrer Branche um Empfehlungen. Es ist zwar ratsam, sich über neue Optionen und Ansätze zur Zahlungsabwicklung zu informieren – doch die Zusammenarbeit mit einem geprüften Anbieter ist von ebenso großer Bedeutung.

  • Analyse zusätzliche Funktionen und Dienstleistungen
    Einige Anbieter bieten Mehrwertdienstleistungen an, wie z. B. erweiterte Berichterstattung, wiederkehrende Abrechnung oder Verarbeitung mehrerer Währungen. Ermitteln Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen tatsächlich notwendig sind und welche Funktionen lediglich eine angenehme Ergänzung darstellen.

Nur auf der Grundlage einer sorgfältigen Bewertung dieser Faktoren und eines Vergleichs verschiedener Kreditkartenverarbeitungsanbieter können Unternehmen eine fundierte Entscheidung treffen, die ihren Anforderungen, ihrem Budget und ihren langfristigen Zielen gerecht wird.

Kosten der Kreditkartenverarbeitung

Die Kosten für die Kreditkartenabwicklung können abhängig von Anbieter, Transaktionsart oder anderen Faktoren variieren. Daher müssen Unternehmen die Kostenstrukturen für die Kreditkartenabwicklung bei verschiedenen Zahlungsdienstleistern kennen. Zu den gängigen Kosten im Zusammenhang mit der Kreditkartenabwicklung gehören:

  • Transaktionsgebühren: Diese Art von Gebühren erhebt der Anbieter der Zahlungsabwicklung pro Transaktion. Sie werden in der Regel als Prozentsatz des Transaktionsbetrags zuzüglich einer festen Gebühr angegeben. Stripe berechnet z. B. 2,9 % + 0,30 USD pro erfolgreicher Kartenabbuchung.

  • Monatliche Gebühren: Einige Anbieter erheben eine monatliche Gebühr für ihre Dienstleistungen. Diese können den Zugang zu einem Zahlungs-Gateway sowie Reporting-Tools oder andere Funktionen beinhalten.

  • Einrichtungsgebühren: Einrichtungsgebühren: Einige Anbieter erheben eine einmalige Einrichtungsgebühr für die Eröffnung und Konfiguration Ihres Kontos.

  • Gebühren für Terminals oder Geräte: Wenn Sie für die Annahme von Zahlungen vor Ort physische Geräte benötigen – wie z. B. ein Kartenlesegerät oder ein POS-System – können für den Kauf oder das Leasing dieser Hardware Kosten anfallen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in großem Umfang persönliche Zahlungen annehmen.

  • PCI-Konformitätsgebühren: Einige Anbieter erheben eine jährliche Gebühr für die kontinuierliche Einhaltung des PCI-Standards oder für die Unterstützung Ihres Unternehmens bei der Einhaltung des Standards.

  • Rückbuchungsgebühren: Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Zahlung anficht, kann eine Rückbuchungsgebühr fällig werden. Diese Gebühr umfasst in der Regel einen festen Betrag pro angefochtener Transaktion. Diese Gebühren sind in der Regel höher für Unternehmen mit hohem Risiko oder mit einer hohen Rückbuchungsquote in der Vergangenheit.

Best Practices bei der Kreditkartenverarbeitung

Da bargeldlose Transaktionen zunehmend an Bedeutung gewinnen, sollten Unternehmen bei der Abwicklung von Kreditkartenzahlungen einen strategischen Ansatz wählen. Durch die sorgfältige Überprüfung ihrer Zahlungsabwicklungssysteme und -praktiken können Unternehmen Kosten senken, Risiken minimieren und die Kundenerfahrung verbessern. Für Unternehmen, die ein reibungsloses, sicheres und integriertes System für Kreditkartenzahlungen einrichten möchten, empfehlen sich folgende Best Practices:

  • Ausrichtung Ihres Ansatzes auf Ihre Vertriebskanäle
    Es gibt keine einheitliche, für alle Anwendungsfälle geeignete Strategie für die Kreditkartenabwicklung. So hat beispielsweise ein Plattformanbieter mit einer hohen Anzahl von Nutzerinnen und Nutzern, der persönliche Kreditkartenzahlungen in einer Reihe von globalen Märkten abwickelt, andere Anforderungen als ein E-Commerce-Händler, der keine persönlichen Vertriebskanäle betreibt. Wenn Sie Ihre individuellen Anforderungen kennen, können Sie die optimalen Optionen für Ihr Unternehmen prüfen.

  • Einsatz von Maßnahmen zur Betrugsprävention
    Betrugsprävention ist ein Bestandteil der meisten Lösungen für die Kreditkartenabwicklung. Unternehmen müssen aber dennoch sicherstellen, dass sie sich vor Betrug schützen – je nachdem, wo und wie sie Transaktionen durchführen. Sie können einfache Tools wie z. B. Adressbestätigungs-Service-(AVS)- und Kartenprüfnummer-(CVV)-Prüfungen sowie erweiterte Betrugserkennungssoftware verwenden, um das Risiko betrügerischer Transaktionen gering zu halten.

  • Überwachung und Analyse von Transaktionen
    Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Transaktionsverlauf, um außergewöhnliche Muster zu erkennen, potenzielle Probleme zu ermitteln und Ihre Verarbeitungsstrategie zu optimieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Zahlungsabwickler diese Art der Überwachung anbietet. Stripe Radar nutzt maschinelles Lernen zur Ermittlung und Prävention betrügerischer Transaktionen.

  • Etablieren klarer und kulanter Rückerstattungs- und Rückbuchungsrichtlinien
    Etablieren Sie transparente und faire Rückerstattungs- und Rückbuchungsrichtlinien und tragen Sie somit zur Reduzierung von Streitigkeiten, zum Erhalt der Zufriedenheit von Kundinnen und Kunden und zur Vermeidung unnötiger Gebühren bei.

  • Bereitstellung verschiedener Zahlungsoptionen
    Gehen Sie auf eine breite Palette von Wünschen von Kundinnen und Kunden ein und bieten Sie mehrere Zahlungsoptionen an, wie etwa Kreditkarten, Debitkarten, Digital Wallets und andere alternative Zahlungsmethoden. Das bedeutet nicht, dass Sie alle Zahlungsmethoden akzeptieren müssen. Recherchieren Sie stattdessen, welche Zahlungsarten Ihre Kundschaft bevorzugt und welche Zahlungsarten bei den von Ihnen angebotenen Produkten und Dienstleistungen am häufigsten genutzt werden.

  • Aktualisierung von Hard- und Software
    Halten Sie Ihre POS-Systeme, Zahlungsgateways und andere Verarbeitungskomponenten stets auf dem neuesten Stand, damit Sie einen reibungslosen Betrieb, hohe Sicherheit und eine optimale Kundenerfahrung sicherstellen können.

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