Creditcards en debitcards kunnen belangrijk zijn voor de cashmanagementstrategie van een bedrijf. Er zijn veel gebieden waarop je met creditcards en debitcards de financiën van je bedrijf kunt verbeteren, van betalingen aan klanten tot bedrijfsuitgaven. In 2023 waren creditcards goed voor meer dan 27% van de transactiewaarde bij verkooppunten (POS) wereldwijd, bij een marktaandeel van ruim 22% voor debitcards. Dit onderstreept de populariteit van beide betaalmethoden. Hoewel creditcards en debitcards voor gebruikers misschien vergelijkbaar zijn, moeten je je als bedrijf bewust zijn van de verschillen.

Als je inzicht hebt in hoe en wanneer je uit elke kaart optimaal voordeel kunt halen, kan je bedrijf creditcards en debitcards op een strategische manier inzetten. Creditcards en debitcards bieden verschillende voordelen en risico's, maar ook functionaliteiten die het financieel beheer en de beveiliging van je bedrijf kunnen versterken. Hieronder gaan we in op de specifieke toepassingen, voordelen, risico's en kosten bij het gebruik van creditcards en debitcards voor je bedrijf.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt een creditcard?
  
• Hoe werkt een debitcard?
  
• Creditcards of debitcards voor bedrijven
  
• Moet je een creditcard of een debitcard gebruiken voor zakelijke uitgaven?
  
• Best practices voor het beheer van creditcards en debitcards voor bedrijven
  

Hoe werkt een creditcard?

Creditcards kunnen voor je bedrijf een manier zijn om de omzet te verhogen, uitgaven te beheersen en uit te stellen, financieringsbehoeften op korte termijn te beheren en je kredietprofiel te verbeteren. Maar ze moeten wel zorgvuldig worden beheerd.

Bedrijven die creditcardbetalingen accepteren kunnen meer klanten bedienen dan bedrijven die dat niet doen. Die markttoegang en potentiële inkomsten gaan gepaard met transactiekosten en een tragere afwikkeling van transacties, maar de meeste bedrijven vinden de afweging de moeite waard.

Bedrijven kunnen ook creditcards gebruiken voor hun eigen uitgaven. Met een creditcard kunnen ze de betaling uitstellen tot de vervaldatum van het afschrift, waardoor hun kassaldo op korte termijn hoger is. Dit uitstel kan worden gebruikt om rente over het beschikbare kasgeld te ontvangen of om te investeren in kortlopende, liquide activa. Andere voordelen zijn onder meer de mogelijkheid om uitgaven in realtime te volgen en toegang tot beloningen en cashbonussen.

Creditcards kunnen ook worden gebruikt als kortlopende kredietlijn. Wanneer een bedrijf tijdelijk een tekort aan contant geld heeft, kan het gat worden opgevuld met een creditcard zonder dat er een traditionele lening nodig is. Dit kan vooral handig zijn om de operationele kosten te dekken in afwachting van de betaling van vorderingen.
Bedrijven moeten er rekening mee houden dat de financiële kosten door de hoge rentetarieven snel kunnen oplopen als het openstaande saldo niet wordt betaald. Door de creditcard regelmatig te gebruiken en op tijd te betalen kan een bedrijf echter ook een sterke kredietgeschiedenis opbouwen. Dit kan gunstig zijn om in de toekomst grotere leningen met gunstigere voorwaarden te krijgen.

Hoe werkt een debitcard?

Een debitcard kan voor bedrijven ook een betrouwbare en kosteneffectieve methode zijn om betalingen te innen en uitgaven te beheren. Door de onmiddellijke toegang tot geld en lagere transactiekosten kunnen de dagelijkse financiën van het bedrijf verbeteren. Het lagere risico op chargebacks na door klanten betwiste betalingen en de mogelijkheid om de uitgaven van medewerkers in de hand te houden, kunnen helpen om de financiën overzichtelijk en veilig te houden.

Een debitcard is rechtstreeks gekoppeld aan de bankrekening van het bedrijf. Het is een eenvoudige manier voor het aanschaffen van goederen en diensten die nodig zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. In tegenstelling tot creditcards, waarmee het bedrijf tot een bepaalde limiet geld kan lenen, worden bij debitcards de beschikbare middelen van het bedrijf gebruikt.
De transactiekosten voor betalingen met debitcards zijn meestal lager dan bij creditcards, waardoor ze een voordeligere optie kunnen zijn voor het bedrijf. Dit wordt vooral merkbaar naarmate het aantal transacties toeneemt. Lagere kosten kunnen leiden tot aanzienlijke besparingen en kunnen een belangrijke factor zijn voor kleine bedrijven met een kleiner budget.

Debitcards bieden ook niet dezelfde soort bestedingsflexibiliteit als creditcards. Er is geen aflossingsvrije periode waarin zonder rente kan worden betaald, aangezien het geld op het moment van aankoop rechtstreeks van de rekening van de klant wordt afgeschreven. Bedrijven hoeven zich daardoor minder zorgen te maken over de kredietwaardigheid van klanten of in hoeverre deze in staat zijn later te betalen. Dit maakt het verkoopproces eenvoudiger.

Ook kunnen bedrijven merken dat ze met een debitcard rechtstreeks de uitstroom van middelen kunnen beheersen. De transacties worden onmiddellijk afgeschreven van de bankrekening van het bedrijf, waardoor het budget in real time kan worden beheerd en er minder risico is op overbesteding. Door deze directe manier van transacties kunnen bedrijven hun dagelijkse financiële activiteiten bewaken.

In tegenstelling tot creditcards bieden debitcards geen kredietlijn. Bedrijven moeten dus voldoende geld op hun rekeningen hebben om hun transacties te dekken. Dit kan een stimulans zijn voor gedisciplineerd financieel beheer, maar het vereist ook een zorgvuldige cashflowplanning om ervoor te zorgen dat er voldoende middelen beschikbaar zijn. Banken registreren of een debitcard consistent en verantwoord wordt gebruikt. Dit kan een positieve invloed hebben de bankgeschiedenis van het bedrijf, hoewel het geen invloed heeft op de kredietscore.

Bedrijven die debitcards verstrekken aan werknemers, hebben een voordeel bij het beheer van de uitgaven: door vooraf een vast bedrag op de kaart te zetten, kunnen bedrijven de bestedingsbevoegdheid delegeren terwijl ze toch controle houden over de uitgegeven bedragen.

Creditcards versus debitcards voor bedrijven

Creditcards en debitcards zijn weliswaar vergelijkbaar qua uiterlijk en algemene functie, maar worden voor verschillende doeleinden en in verschillende scenario's gebruikt. Hier is een overzicht:

Creditcards

Creditcards worden vaak gebruikt voor:

• Koopkracht: doordat je met een creditcard over krediet beschikt, kan je bedrijf ook aankopen doen als er niet voldoende geld beschikbaar is.

• Online transacties: creditcards zijn een favoriet betaalmiddel bij online aankopen vanwege de bescherming tegen fraude.

• Zakelijke uitgaven: bedrijven gebruiken vaak creditcards om de uitgaven te beheren, omdat het erg gemakkelijk is om transacties bij te houden en creditcards voor medewerkers uit te geven.

• Krediet opbouwen: zowel particulieren als bedrijven gebruiken creditcards om een kredietgeschiedenis op te bouwen, wat gunstig kan zijn voor toekomstige financiële activiteiten.

• Beloningen en voordelen: veel bedrijven geven de voorkeur aan creditcards vanwege de beloningen, zoals cashback, reispunten en andere incentives.

• Grote aankopen: creditcards zijn ideaal voor grote uitgaven of investeringen. Deze kunnen in de loop van de tijd worden betaald, gebruikmakend van de aflossingsvrije periode van de creditcard.

Debitcards

Aan de andere kant worden debitcards vaak gebruikt voor:

• Directe toegang tot geld: met een debitcard heeft de gebruiker in real time toegang tot het geld op de bankrekening voor dagelijkse aankopen.

• Opname bij geldautomaten: debitcards zijn de go-to voor het opnemen van geld bij geldautomaten.

• Budgettering: debitcards helpen bij het beheren van budgetten, aangezien de uitgaven beperkt blijven tot het saldo op de lopende rekening, waardoor overbesteding wordt voorkomen.

• POS-transacties: debitcards worden veel gebruikt voor dagelijkse transacties, vooral wanneer een creditcard niet wordt geaccepteerd vanwege de hogere kosten voor de verkoper.

• Kleine aankopen: debitcards worden vaak gebruikt voor kleine, routinematige aankopen omdat de transactie meteen wordt afgehandeld en er geen rentekosten zijn.

• Bankieren: bij debitcards worden minder kosten in rekening gebracht en ze bieden standaard bankfuncties zoals directe stortingen en factuurbetalingen.

Beide soorten kaarten bieden gemak en een overzicht van de transacties, maar er zijn aanzienlijke verschillen in de manier waarop ze financieel beheer en strategische planning bevorderen.

Voordelen van het gebruik van een creditcard ten opzichte van een debitcard

Veel van de nuances in de verschillen en voordelen van creditcards en debitcards kunnen gemakkelijk over het hoofd worden gezien door bedrijven en klanten.

• Voordelen van het gebruik van creditcards

  • Kredietopbouw: door regelmatig gebruik en snelle betaling kan de kredietwaardigheid van een bedrijf verbeteren, wat gunstig kan zijn om in de toekomst grotere leningen met gunstigere voorwaarden te krijgen.
    
  • Cashflowbeheer: met creditcards kunnen bedrijven aankopen doen en de daadwerkelijke betaling uitstellen tot de rekening verschuldigd is, waardoor ze de liquiditeit op korte termijn kunnen beheren.
    
  • Beloningen en incentives: veel creditcards bieden beloningsprogramma's, waaronder reispunten, cashback en kortingen op zakelijke diensten. Deze beloningen kunnen aanzienlijke besparingen opleveren.
    
  • Aankoopbescherming: creditcards bieden vaak consumentenbescherming, zoals verzekeringen voor aankopen, uitgebreide garanties en fraudebescherming, waardoor de zakelijke aansprakelijkheid wordt beperkt.
    
  • Uitgaven bijhouden: met een creditcard kun je eenvoudiger je uitgaven bijhouden en declareren omdat er gespecificeerde gegevens van alle transacties worden verstrekt. Dit kan helpen bij budgettering en het opstellen van belastingaangiftes.
    
  • Noodfondsen: een creditcard kan dienen als noodfonds voor onverwachte uitgaven en een vangnet bieden zonder de kasreserves te verlagen.
    

• Voordelen van het gebruik van debitcards

  • Begrotingsdiscipline: bij een debitcard wordt betaald met bestaande middelen, waardoor bedrijven overbesteding kunnen voorkomen en de begrotingsdiscipline kunnen handhaven.
    
  • Lagere tarieven: doorgaans zijn de transactiekosten bij debitcards lager dan bij creditcards, waardoor er wordt bespaard op operationele kosten.
    
  • Beperktere aansprakelijkheid bij fraude: transacties met een pincode voegen een extra beveiligingslaag toe. Aangezien het geld rechtstreeks van de bankrekening wordt afgeschreven, is er over het algemeen ook een lagere aansprakelijkheidslimiet bij frauduleuze transacties.
    
  • Onmiddellijke afsluiting van transacties: transacties worden meteen afgerond, waardoor een duidelijk en actueel beeld ontstaat van de beschikbare middelen van een bedrijf.
    
  • Geen kosten voor rente: aangezien bij debitcards geen geld wordt geleend, zijn er geen rentekosten verbonden aan het gebruik, wat helpt bij het in de hand houden van kosten.
    
  • Eenvoud: debitcards zijn eenvoudige financiële hulpmiddelen waarbij je je geen zorgen hoeft te maken over maandelijkse betalingen, rentetarieven of kredietlimieten.
    

De keuze tussen een creditcard of een debitcard kan ook afhangen van de grootte en het soort bedrijf, de aard van de uitgaven en het financiële beleid. Creditcards kunnen een betere optie zijn voor bedrijven die flexibiliteit in het beheren van de cashflow willen of grotere aankopen in de loop van de tijd willen financieren, terwijl debetkaarten de voorkeursoptie kunnen zijn voor bedrijven die zich strikt aan hun budget willen houden en lage transactiekosten willen.

Risico's en nadelen bij het gebruik van creditcards en debitcards

Het is belangrijk om de mogelijke risico's en nadelen van creditcards en debitcards voor zakelijke uitgaven na te gaan.

• Risico's en nadelen van het gebruik van creditcards

  • Schuldopbouw: als een creditcard niet goed wordt beheerd, is het gemakkelijk om schulden op te bouwen. Er kan immers geld worden uitgegeven dat het bedrijf momenteel niet heeft.
    
  • Hoge rentetarieven: bij een negatief saldo op een creditcard kunnen er hoge rentetarieven worden gerekend, waardoor de kosten van het geleende geld aanzienlijk stijgen.
    
  • Complexe tariefstructuren: creditcards kunnen een complexe tariefstructuur hebben. Er kunnen jaarlijkse kosten zijn, kosten voor te late betaling en kosten voor het overschrijden van de kredietlimiet, waardoor de kosten van het gebruik van krediet kunnen oplopen.
    
  • Impact op kredietscore: wanneer de creditcard van je bedrijf niet goed wordt beheerd, zoals te late betalingen of veelvuldig gebruik, kan dit een negatieve invloed hebben op de kredietscore van je bedrijf.
    
  • Risico op fraude: ondanks de bescherming tegen fraude zijn creditcards nog steeds kwetsbaar voor schadelijke activiteiten. Ook kan het afhandelen van chargebacks tijdrovend zijn.
    

• Risico's en nadelen van het gebruik van debitcards

  • Onmiddellijke afschrijving van het bedrag: bij transacties wordt het bedrag direct van de zakelijke rekening afgeschreven. Dit kan problematisch zijn bij een chargeback of een onjuiste afschrijving.
    
  • Minder fraudebescherming: debitcards bieden van oudsher minder bescherming tegen fraude dan creditcards en het oplossen van ongeautoriseerde transacties kan inhouden dat je tijdelijk niet over je geld beschikt.
    
  • Kosten voor rood staan: als het bedrag van een transactie hoger is dan het rekeningsaldo, kan dit leiden tot kosten voor rood staan (tenzij het bedrijf zich heeft afgemeld voor bescherming bij rood staan).
    
  • Geen kredietopbouw: debitcards dragen niet bij aan het opbouwen van de kredietgeschiedenis van een bedrijf, wat een nadeel kan zijn bij het aanvragen van zakelijke leningen of kredietlijnen.
    
  • Lagere transactielimieten: Voor debitcards geldt vaak een dagelijkse bestedingslimiet, wat een belemmering kan zijn bij grote aankopen of bulkbestellingen die nodig zijn voor de bedrijfsvoering.
    

Creditcards en debitcards hebben elk hun eigen reeks potentiële valkuilen. Creditcards moeten gedisciplineerd worden gebruikt om de valkuil van schulden met een hoge rente te vermijden, terwijl bij debitcards een goed kasbeheer moet worden gevoerd zodat er voldoende geld is voor transacties. De keuze voor een betaalkaart moet worden bepaald op basis van de financiële stabiliteit, cashmanagementpraktijken en risicotolerantie van je bedrijf.

Kosten van het gebruik van een creditcard of debitcard voor bedrijven

De kosten voor het gebruik van een creditcard of debitcard kunnen van invloed zijn op de beslissing van een bedrijf over welke betaalkaart bij een transactie wordt gebruikt. Hieronder zetten we kosten voor elke betaalkaart op een rijtje:

• Kosten van het gebruik van creditcards voor bedrijven

  • Rentelasten: als het openstaande saldo niet volledig wordt betaald, worden er rentekosten in rekening gebracht. Afhankelijk van de creditcard kunnen deze behoorlijk hoog zijn.
    
  • Jaarlijkse kosten: bij sommige creditcards worden jaarlijks kosten in rekening gebracht, vooral bij creditcards die aanzienlijke beloningen of voordelen bieden. Deze kunnen variëren van $ 95 tot $ 500 of meer.
    
  • Transactiekosten: bedrijven betalen een vergoeding voor elke verwerkte transactie, ook wel het kortingspercentage voor verkopers genoemd. Dit ligt meestal tussen de 1% en 3%. Deze kosten zijn doorgaans hoger voor creditcards dan voor debitcards.
    
  • Kosten voor contante voorschotten: contant geld opnemen via een creditcard is kostbaar vanwege de kosten voor contante voorschotten en de hogere rentetarieven hiervoor.
    
  • Kosten voor buitenlandse transacties: bedrijven met internationale transacties kunnen te maken krijgen met extra kosten voor valutaomwisseling en verwerking.
    
  • Kosten voor te late betaling: het missen van een creditcardbetaling kan leiden tot kosten voor te late betaling en mogelijke verhoging van het rentetarief.
    

• Kosten van het gebruik van debitcards voor bedrijven

  • Transactiekosten: hoewel doorgaans lager dan bij creditcards, kunnen er aan sommige transacties met een debitcard toch kosten verbonden zijn. Vaak is dit een vast tarief (in plaats van een percentage zoals gebruikelijk is bij creditcards).
    
  • Kosten voor rood staan: als het bedrag van een transactie hoger is dan het rekeningsaldo en het bedrijf bescherming bij rood staan heeft afgesloten, kan het te maken krijgen met aanzienlijke kosten.
    
  • Kosten bij geldautomaten: het gebruik van een geldautomaat buiten het netwerk van de bank kan kosten met zich meebrengen. Deze kunnen in de loop van de tijd oplopen, vooral voor bedrijven die vaak contant geld opnemen.
    
  • Kosten voor het vervangen van een debitcard: er kunnen kosten verbonden zijn aan het vervangen van een verloren of gestolen debitcard, wat zowel administratief als financieel gedoe oplevert.
    
  • Kosten voor buitenlandse transacties: net als bij creditcards kunnen er voor internationale transacties extra kosten in rekening worden gebracht voor debitcards.
    

Wat betreft kosten en rente zijn debitcards over het algemeen goedkoper dan creditcards. Dat gezegd hebbende, kunnen de hogere kosten van creditcards worden gerechtvaardigd door de voordelen die ze bieden, zoals kredietopbouw, beloningen en cashflowbeheer. Bedrijven moeten goed nadenken over hoe ze elk type betaalkaart gebruiken om de kosten te beperken en maximale voordelen te behalen. Ze kunnen bijvoorbeeld rentekosten vermijden door de creditcardsaldi volledig te betalen en kosten voor rood staan voorkomen door het rekeningsaldo in de gaten te houden. Ze moeten proberen een evenwicht te vinden tussen het nut van elk type betaalkaart en de uitgaven die ze daarmee doen.

Veiligheid en beveiliging van creditcards en debitcards

Veiligheid en beveiliging zijn belangrijk als je financiële tools voor zakelijke transacties overweegt. Creditcards en debitcards bieden verschillende functies om gebruikers te beschermen, maar er zijn ook inherente risico's.

• Veiligheid en beveiliging van creditcards

  • Fraudebescherming: creditcards bieden doorgaans een sterke fraudebescherming. Bedrijven worden niet aansprakelijk gesteld voor ongeautoriseerde transacties als ze deze onmiddellijk melden.
    
  • Chargebacks: als een leverancier een bedrijf laat betalen voor producten of diensten die niet zijn geleverd of waarvan een verkeerde voorstelling van zaken is gegeven, kan het bedrijf een chargeback aanvragen en mogelijk het geld terugkrijgen van de kaartverstrekker.
    
  • Kredietlimieten: de kredietlimiet fungeert als een plafond bij frauduleuze betalingen, waardoor de blootstelling van het bedrijf aan risico's wordt beperkt.
    
  • Controlediensten: creditcardmaatschappijen bieden vaak controlediensten aan die bedrijven waarschuwen voor mogelijke frauduleuze activiteit.
    
  • Encryptie en tokenisatie: geavanceerde beveiligingsmaatregelen zoals encryptie en tokenisatie worden gebruikt tijdens transacties om kaartgegevens te beschermen.
    

• Veiligheid en beveiliging van debitcards

  • Beveiliging met pincode: bij debitcards moet je meestal een pincode invoeren voor transacties, wat een extra beveiligingslaag toevoegt.
    
  • Directe toegang tot de rekening: de directe koppeling tussen de debitcard en de bankrekening van het bedrijf is handig, maar kan tot aanzienlijk verlies leiden bij ongeoorloofd gebruik.
    
  • Beperkte aansprakelijkheid: er kan een beperkte aansprakelijkheid voor frauduleuze transacties met debitcards zijn als deze te laat worden gemeld. De meldingsperiode is doorgaans veel korter dan bij creditcards.
    
  • Realtime monitoring: veel banken bieden realtime monitoring en waarschuwingen voor debettransacties, zodat je bedrijf snel ongeoorloofd gebruik kan vaststellen en erop kan reageren.
    
  • Nulaansprakelijkheidsbeleid: sommige banken bieden nulaansprakelijkheidspolissen voor debitcards, maar deze kunnen meer voorwaarden bevatten dan bij creditcards.
    

Hoewel beide soorten kaarten veiligheidsvoorzieningen hebben, bieden creditcards over het algemeen een uitgebreidere bescherming tegen fraude en ongeautoriseerde transacties. Het belangrijkste voor bedrijven is om ervoor te zorgen dat alle betaalkaarten op een verantwoorde manier worden gebruikt, met gedegen interne controles en monitoring. Daarnaast is het belangrijk om werknemers voor te lichten over beveiligingspraktijken, zoals het beschermen van pincodes en het onmiddellijk melden van verloren of gestolen betaalkaarten.

Creditcards bieden doorgaans een langere periode dan debitcards om fraude te melden zonder boetes of kosten. Het is echter belangrijk om snel te reageren bij eventuele beveiligingsinbreuken waarmee je te maken kunt krijgen met je zakelijke debit- of creditcards.

Moet je een creditcard of een debitcard gebruiken voor zakelijke uitgaven?

Bij de beslissing of je creditcards of debitcards gaat gebruiken voor de uitgaven van je bedrijf, moet je rekening houden met de volgende drie factoren: je strategie voor financieel beheer, de aard van de uitgaven en de specifieke behoeften van het bedrijf.

Wanneer moet je een creditcard overwegen?

• Voor het gebruiken van krediet: als je bedrijf krediet wil gebruiken om de cashflow te beheren of aankopen in termijnen te financieren zonder onmiddellijk geld uit te geven, zijn creditcards een geschikte keuze.

• Voor het opbouwen van kredietgeschiedenis: om de kredietgeschiedenis van een bedrijf vast te leggen of te verbeteren, wat gunstig kan zijn voor toekomstige financieringsbehoeften, kan verantwoord gebruik van een creditcard voordelig zijn.

• Voor beloningen en extraatjes: creditcards kunnen een goede keuze zijn als het bedrijf kan profiteren van beloningen, zoals cashbonussen, punten of reisvoordelen, en als deze voordelen opwegen tegen de kosten van het gebruik van de kaart.

• Voor uitgavenbeheer: creditcards kunnen je helpen bij het beheren van je uitgaven. Je ontvangt gedetailleerde rapporten, zodat je uitgaven beter kunt bijhouden en onderverdelen.

Wanneer moet je een debitcard overwegen?

• Voor onmiddellijke registratie van uitgaven: als het voor je organisatie belangrijk is om in real time de uitgaven bij te houden, biedt een debitcard een actueel overzicht van de uitgaven.

• Om schulden te voorkomen: als je je strikt aan een budget wilt houden en de mogelijkheid van schulden wilt voorkomen, zorg je er met een debitcard voor dat de uitgaven beperkt blijven tot de beschikbare middelen.

• Voor lagere kosten: met debitcards kun je besparen op transactiekosten en zijn er geen rentekosten. Bij creditcards kunnen deze oplopen, vooral als het openstaande saldo niet maandelijks volledig wordt betaald.

• Voor eenvoudiger boekhouden: bij debitcards is de boekhouding eenvoudiger, omdat de extra stap van het betalen van een creditcard niet nodig is.

Aanbevolen werkwijzen voor het beheren van zakelijke uitgaven met credit- en debitcards

Ongeacht het type betaalkaart dat wordt gebruikt, moeten bedrijven:

• een duidelijk gebruiksbeleid opstellen en dit communiceren naar alle kaarthouders.

• transacties regelmatig controleren om ongeautoriseerde of frauduleuze activiteiten op te sporen.

• de juiste kredietlimieten instellen en de saldi van debetrekeningen controleren om de uitgaven onder controle te houden.

• ervoor zorgen dat het maandelijkse saldo van een creditcard volledig wordt betaald om rentekosten te voorkomen.

• financiële software gebruiken om kaarttransacties beter te beheren en de boekhouding te stroomlijnen.

Veel bedrijven gebruiken zowel debet- als creditcards om hun strategie voor financieel beheer te diversifiëren en tegelijkertijd de risico's van beide te beperken.

Aanbevolen werkwijzen voor het beheer van zakelijke creditcards en debitcards

Het beheer van zakelijke credit- en debitcards vereist een doordachte aanpak en discipline. Het is belangrijk om de behoefte aan gemak en toegankelijkheid af te wegen tegen de risico's van fraude en overbesteding. Dit zijn enkele aanbevolen werkwijzen:

• Scheid altijd persoonlijke en zakelijke uitgaven: je werknemers moeten altijd verschillende debit- en creditcards gebruiken voor zakelijke en persoonlijke transacties. Dit vereenvoudigt de boekhouding en het opstellen van belastingaangiftes.

• Kies de beste creditcard voor je specifieke behoeften: bedenk waar je bedrijf het meest aan uitgeeft en kies een betaalkaart die beloningen of cashbonus biedt in die categorieën. Let ook op de rentetarieven en jaarlijkse kosten.

• Gebruik creditcards voor flexibeler kasbeheer: omdat creditcardsaldi niet onmiddellijk betaald hoeven te worden, kan je bedrijf hiermee de kasbehoeften op korte termijn beheren. Vergeet niet om het maandelijkse saldo volledig te betalen om rentekosten en gevolgen voor je kredietscore te voorkomen.

• Stel bestedingslimieten en waarschuwingen in: bij de meeste uitgevers van debit- en creditcards kun je bestedingslimieten en waarschuwingen voor transacties instellen, zodat je ongeoorloofde of onbedoelde overbesteding kunt voorkomen.

• Controleer regelmatig afschriften en transacties: controleer je debit- en creditcardafschriften en online accounts regelmatig om snel niet-geautoriseerde transacties eruit te pikken.

• Gebruik mobiel en online bankieren in je voordeel: met tools voor online en mobiel bankieren kun je in real time je uitgaven bijhouden, facturen betalen en je debit- en creditcardrekeningen beheren.

• Geef werknemers voorlichting over gebruik en beveiliging van betaalkaarten: als je werknemers een debit- of creditcard van het bedrijf hebben, zorg er dan voor dat je duidelijke richtlijnen geeft over wat acceptabel gebruik is. Je kunt ze ook regelmatig herinneren aan aanbevolen beveiligingsmethoden, zoals het niet delen van kaartgegevens.

• Implementeer krachtige beveiligingsmaatregelen: bescherm de gegevens van zakelijke creditcards en debitcards met sterke wachtwoorden en pincodes, tweefactorauthenticatie en beveiligde netwerken. Wees op je hoede voor phishing en verdachte e-mails of telefoontjes.

• Profiteer van beloningen en voordelen: bij veel zakelijke betaalkaarten worden beloningsprogramma's en extra voordelen aangeboden, zoals een reisverzekering, uitgebreide garanties en aankoopbescherming. Gebruik deze in het voordeel van je bedrijf.

• Evalueer regelmatig je behoeften en het gebruik: naarmate je bedrijf groeit, kunnen je behoeften veranderen. Evalueer regelmatig of je huidige betaalkaarten nog steeds de beste keus zijn en of je extra kaarten of een ander soort kaart nodig hebt.