งบทดลองคือการตรวจสอบทางการเงินของธุรกิจ นี่เป็นรายงานสรุปที่แสดงรายการบัญชีทั้งหมดในระบบการทำบัญชีของธุรกิจ ซึ่งรวมถึงสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ และค่าใช้จ่าย พร้อมด้วยยอดคงเหลือในเวลาที่กำหนด

งบทดลองสามารถแสดงให้เห็นว่ายอดรวมการหักบัญชีของคุณเท่ากับยอดรวมการฝากบัญชีของคุณหรือไม่ ในระบบบัญชีแบบคู่ ธุรกรรมแต่ละรายการมีสองด้าน (ฝากบัญชีและหักบัญชี) และงบทดลองจะตรวจสอบว่าธุรกรรมทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง หากยอดรวมไม่ตรงกัน นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าหนังสือของคุณอาจมีรายการที่ขาดหาย พิมพ์ผิด หรือจัดหมวดหมู่ไม่ถูกต้อง

แม้ว่างบทดลองจะไม่สามารถรับประกันได้ว่าบัญชีของคุณสมบูรณ์แบบ แต่ก็สามารถตรวจพบข้อผิดพลาดที่ชัดเจนและยืนยันได้ว่าบัญชีของคุณสมดุล ก่อนที่คุณจะจัดทำงบการเงินที่มีรายละเอียดมากขึ้น เช่น งบกำไรขาดทุนและงบดุล

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่คุณควรทราบเกี่ยวกับงบทดลอง รวมถึงวิธีการเตรียมแผ่นงานการบัญชีนี้ สิ่งที่ข้อมูลสามารถบอกได้เกี่ยวกับธุรกิจของคุณ และข้อจำกัดของข้อมูลดังกล่าว

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• งบทดลองมีวิธีการจัดเตรียมอย่างไร
  
• งบทดลองบอกอะไรเกี่ยวกับการเงินของคุณ
  
• อะไรคือข้อจํากัดของงบทดลอง
  
• คุณจะแก้ไขข้อมูลคลาดเคลื่อนในงบทดลองได้อย่างไร
  

งบทดลองมีวิธีการจัดเตรียมอย่างไร

ในการเตรียมงบทดลอง ขั้นแรกคือการรวบรวมยอดคงเหลือของบัญชีทั้งหมดจากบัญชีแยกประเภททั่วไป ซึ่งรวมถึงสินทรัพย์ หนี้สิน กรรมสิทธิหุ้น รายรับ และค่าใช้จ่าย สร้างรูปแบบสองคอลัมน์ คอลัมน์หนึ่งสำหรับการหักบัญชีและอีกหนึ่งคอลัมน์สำหรับการฝากบัญชี จากนั้นเขียนชื่อบัญชีแต่ละบัญชีและยอดคงเหลือตามลำดับในคอลัมน์ฝากบัญชีหรือหักบัญชี

จากนั้นทำการรวมยอดการหักบัญชีและการฝากบัญชีทั้งหมด ผลรวมในทั้งสองคอลัมน์ควรจะเท่ากัน ถ้าไม่ใช่ โปรดตรวจสอบรายการของคุณอีกครั้งสําหรับรายการต่อไปนี้

• ธุรกรรมขาดหายหรือธุรกรรมซ้ํา

• การบันทึกข้อมูลไม่ถูกต้อง (เช่น ใส่การหักบัญชีในคอลัมน์ฝากบัญชี หรือในทางกลับกัน เป็นต้น)

• ข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์

หากคุณพบข้อผิดพลาด ให้แก้ไขข้อผิดพลาดในบัญชีแยกประเภทของคุณ เมื่อข้อมูลได้รับการแก้ไขแล้ว ให้ทำการคํานวณอีกครั้ง เมื่อคอลัมน์หักบัญชีและฝากบัญชีเท่ากัน งบทดลองของคุณก็จะเสร็จสมบูรณ์ และสามารถนำไปใช้ในการเตรียมรายงานทางการเงินได้

งบทดลองบอกอะไรเกี่ยวกับการเงินของคุณ

วัตถุประสงค์หลักของงบทดลองคือเพื่อตรวจสอบว่ายอดรวมของการหักบัญชีเท่ากับยอดรวมของการฝากบัญชีหรือไม่ นี่เป็นการยืนยันว่ารายการทำบัญชีของคุณสอดคล้องกับสมการบัญชีพื้นฐาน:

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน

หากรายการหักบัญชีและฝากบัญชีไม่ตรงกัน แสดงว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น รายการต่อไปนี้

• รายการถูกบันทึกไว้เพียงด้านเดียว

• ตัวเลขถูกสลับตำแหน่งหรือคำนวณผิด

นอกเหนือจากหน้าที่นี้แล้ว งบทดลองยังให้มุมมองภาพรวมของยอดคงเหลือในบัญชีทั้งหมดของคุณด้วย ข้อมูลนี้จะบ่งชี้ถึงสิ่งต่อไปนี้

• คุณมีเงินสดเท่าไร

• ขนาดของลูกหนี้หรือเจ้าหนี้การค้า

• รายได้และค่าใช้จ่ายรวมของคุณ

คุณสามารถใช้งบทดลองของคุณเป็นจุดเริ่มต้นในการจัดทำงบกำไรขาดทุนและงบดุลได้ เมื่อตรวจสอบงบดุลทดลองของคุณ คุณอาจสังเกตเห็นแนวโน้ม (เช่น ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น รายได้ที่ลดลง) หรือสัญญาณเตือนที่อาจเกิดขึ้น (เช่น กิจกรรมบัญชีที่ผิดปกติ ยอดคงเหลือที่หายไป)

อะไรคือข้อจํากัดของงบทดลอง

งบทดลองเป็นวิธีที่ดีในการรับรองความถูกต้องของการทำบัญชีในระดับพื้นฐาน แต่ไม่ใช่เครื่องมือตรวจสอบข้อผิดพลาดที่ครอบคลุม หรือทดแทนการวิเคราะห์ทางการเงินที่เจาะลึกกว่า เพื่อให้เห็นภาพรวม คุณต้องจับคู่งบทดลองกับการตรวจสอบโดยละเอียดและรายงานทางการเงินฉบับสมบูรณ์ ต่อไปนี้คือสิ่งที่งบดุลทดลองไม่สามารถตรวจหาได้

• ข้อผิดพลาดจากการตกหล่น: หากไม่ได้เพิ่มรายการธุรกรรมใดๆ งบทดลองจะยังคงปรากฏเป็นรายการที่สมบูรณ์

• จัดหมวดหมู่ผิด: หากบันทึกธุรกรรมผิดบัญชี แต่ถูกฝั่ง ระบบจะไม่รายงานธุรกรรมนั้น ในทํานองเดียวกัน หากจัดประเภทบัญชีผิด (เช่น ค่าใช้จ่ายที่บันทึกเป็นสินทรัพย์) งบทดลองจะตรวจจับปัญหานี้ไม่ได้

• การชดเชยข้อผิดพลาด: ถ้ามีข้อผิดพลาดที่ไม่เกี่ยวข้องกัน 2 รายการ ผลรวมทั้งหมดจะยังคงตรงกัน

• ข้อผิดพลาดในหลักการ: การบันทึกธุรกรรมในประเภทที่ไม่ถูกต้อง (เช่น การถือว่าค่าใช้จ่ายจากเงินทุนเป็นรายรับ) จะไม่ส่งผลกระทบต่องบทดลอง

• ตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง: งบทดลองจะแสดงการหักเงินและฝากเงินของคุณอย่างถูกต้องทางคณิตศาสตร์ แต่ไม่สามารถยืนยันได้ว่าจํานวนเงินที่คุณบันทึกถูกต้องหรือไม่

• สถานะทางการเงิน: งบทดลองที่ครบถ้วนไม่ได้หมายความว่าธุรกิจมีสถานะทางการเงินที่ดี ข้อมูลนี้ไม่ได้บ่งชี้ถึงผลกำไร สภาพคล่อง หรือความสามารถในการชำระหนี้

• ข้อมูลเชิงลึกด้านการเงิน: งบทดลองใช้ไม่ใช่เครื่องมือสําหรับการวิเคราะห์ทางการเงินในเชิงลึก ข้อมูลนี้สรุปยอดคงเหลือในบัญชีแต่ไม่ได้แสดงรายละเอียดของธุรกรรมหรืออธิบายว่าเหตุใดจึงมียอดคงเหลือบางรายการ

คุณจะแก้ไขข้อมูลคลาดเคลื่อนในงบทดลองได้อย่างไร

การแก้ไขความคลาดเคลื่อนในงบทดลองเป็นขั้นตอนสําคัญเพื่อให้มั่นใจว่าการทำบัญชีของคุณถูกต้อง ต่อไปนี้เป็นคําแนะนําในทางปฏิบัติสําหรับการตรวจหาและแก้ไขปัญหาเหล่านี้

• เริ่มจากข้อมูลพื้นฐาน เพิ่มข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง แล้วทบทวนยอดรวมสําหรับการหักบัญชีและการฝากบัญชี บ่อยครั้งที่ข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์ง่ายๆ ก็เป็นสาเหตุ

  • พิจารณาบัญชีแยกประเภทของคุณ ตรวจสอบยอดคงเหลือจากงบทดลองของคุณโดยเทียบกับบัญชีแยกประเภททั่วไป คุณข้ามบรรทัดหรือคัดลอกข้อมูลบางอย่างผิดพลาดไปหรือไม่
    
  • หากยอดรวมยังไม่ตรงกัน ให้ตรวจดูความคลาดเคลื่อนระหว่างการหักบัญชีและการฝากบัญชี
    
  • ความคลาดเคลื่อนเล็กน้อยที่ไม่เท่ากันอาจเป็นการพิมพ์ผิด เช่น การเขียนรายการเป็น $1,500 แทนที่จะเป็น $1,550
    
  • จำนวนมากอาจบ่งบอกว่าธุรกรรมทั้งหมดหายไปจากด้านใดด้านหนึ่ง
    
  • ถ้าคุณสามารถหารส่วนต่างด้วย 9 ได้ แสดงว่าคุณอาจมีการสลับหลักในบางแห่ง เช่น ค่าใช้จ่าย $2,340 ที่บันทึกเป็น $2,430
    

• หากยังไม่ชัดเจนว่าสาเหตุของความคลาดเคลื่อนคืออะไร ให้มองหาสิ่งต่อไปนี้

  • รายการด้านเดียว: คุณได้ลืมบันทึกธุรกรรมอีกครึ่งหนึ่งหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณบันทึกเงินสดที่ได้รับโดยการเพิ่มไปยังลูกหนี้การค้า แต่ไม่ได้หักบัญชีเงินสด ปัญหานี้ก็แก้ไขได้ง่าย
    
  • การสลับด้าน: บางทีคุณอาจสลับด้านหักบัญชีและฝากบัญชีโดยไม่ได้ตั้งใจ นี่เป็นความผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อคุณป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
    
  • บัญชีที่จัดหมวดหมู่ไม่ถูกต้อง: ค่าใช้จ่ายที่บันทึกในหมวดหมู่ที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้งบทดลองของคุณคลาดเคลื่อนได้ แต่ไม่ส่งผลกระทบต่อยอดรวมในบัญชีแยกประเภท
    

• หากธุรกิจของคุณจัดการบัญชีจํานวนมาก ให้แบ่งเป็นส่วนย่อยๆ อันดับแรก ให้ตรวจสอบเฉพาะบัญชีรายรับและค่าใช้จ่าย จากนั้นตรวจสอบสินทรัพย์และหนี้สินของคุณอีกครั้ง

• หากคุณมีธุรกรรมที่ไม่ได้จัดประเภทอยู่ในบัญชีระงับชั่วคราว ให้ดำเนินการแก้ไขทันที ยอดคงเหลือเหล่านี้มักจะชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไขและการกระทบยอดอาจช่วยแก้ไขความคลาดเคลื่อนได้

• บันทึกตําแหน่งที่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น และวิธีการแก้ไข หมายเหตุเหล่านี้สามารถเปิดเผยรูปแบบที่เกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดซ้ำอีกในอนาคต

• เมื่อคุณแก้ไขข้อมูลที่ไม่ตรงกันแล้ว ให้คํานวณงบทดลองอีกครั้งเพื่อยืนยันว่าทั้งสองด้านตรงกัน

หากคุณพบข้อผิดพลาดในงบทดลองบ่อยๆ ให้หันกลับมาทบทวนและประเมินกระบวนการของคุณ ซอฟต์แวร์การทําบัญชีอาจช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการดำเนินการด้วยตนเองได้หรือไม่ เอกสารประกอบที่ชัดเจนขึ้นจะช่วยในการบันทึกธุรกรรมได้หรือไม่ การแก้ไขต้นตอของปัญหาในระบบของคุณอาจช่วยประหยัดเวลาในการแก้ไขปัญหาได้หลายชั่วโมงในครั้งถัดไป