รายงานทางการเงินคือข้อมูลสรุปอย่างละเอียดเกี่ยวกับวงจรชีวิตด้านการเงินของบริษัทในช่วงเวลาหนึ่งๆ ซึ่งโดยปกติแล้วจะมีระยะเวลาหนึ่งไตรมาสหรือหนึ่งปี รายงานนี้จะดึงข้อมูลที่สําคัญจากงบดุล งบกําไรขาดทุน และงบกระแสเงินสดมารวมกันเพื่อแสดงให้เห็นว่าเงินหมุนเวียนเข้าและออกจากธุรกิจอย่างไรบ้าง ซึ่งรายงานจะแสดงถึงผลกำไรและขาดทุน และแสดงให้เห็นว่าบริษัทดําเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ตลอดจนแนวโน้มที่เป็นไปได้ รายงานทางการเงินช่วยให้นักลงทุน ผู้จัดการ และหน่วยงานกํากับดูแลมีความเข้าใจในเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพทางการเงินของบริษัท อีกทั้งยังช่วยชี้แนะแนวทางการตัดสินใจทางธุรกิจและการวางแผนเชิงกลยุทธ์ โดยทั่วไปแล้วองค์กรต่างๆ ต้องจัดทำรายงานเหล่านี้ด้วย เช่น บริษัทเอกชนและบริษัทมหาชนในรัฐส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกาจะต้องยื่นรายงานประจําปีกับรัฐมนตรีกิจการแห่งรัฐท้องถิ่น

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายเกี่ยวกับข้อมูลที่ต้องแสดงในรายงานทางการเงิน เหตุผลที่รายงานทางการเงินมีความสําคัญต่อธุรกิจ และวิธีสร้างรายงาน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ข้อมูลใดบ้างที่ต้องแสดงในรายงานทางการเงิน
  
• เหตุใดรายงานทางการเงินจึงมีความสําคัญต่อธุรกิจ
  
• วิธีสร้างรายงานทางการเงิน
  

ข้อมูลใดบ้างที่ต้องแสดงในรายงานทางการเงิน

รายงานทางการเงินที่ครอบคลุมควรมีข้อมูลดังนี้

• งบดุล: เรียกอีกอย่างหนึ่งว่างบแสดงฐานะทางการเงิน งบดุลนี้จะระบุสินทรัพย์ หนี้สิน และกรรมสิทธิหุ้นของบริษัท ณ จุดเวลาที่กําหนดไว้ โดยจะแสดงสิ่งที่บริษัทเป็นเจ้าของและที่ค้างชําระ รวมถึงผลประโยชน์ที่ผู้ถือหุ้นถืออยู่

• งบการเงิน: ในบางกรณีเรียกว่างบกำไรขาดทุน ซึ่งงบการเงินนี้จะแสดงรายได้ ค่าใช้จ่าย และผลกําไรหรือขาดทุนของบริษัทในช่วงเวลาหนึ่งๆ งบการเงินนี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการดําเนินงานและความสามารถในการทํากําไรของบริษัท

• งบกระแสเงินสด: งบกระแสเงินสดจะระบุรายละเอียดกระแสเงินสดที่หมุนเวียนเข้าและออกภายในบริษัท โดยแบ่งออกเป็นกิจกรรมด้านการดําเนินงาน การลงทุน และการจัดหาเงินทุน งบนี้มีความสําคัญต่อการทําความเข้าใจถึงสภาพคล่องและความยืดหยุ่นทางการเงินโดยรวมของธุรกิจ

• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ: เรียกอีกอย่างหนึ่งว่างบแสดงส่วนของผู้ถือหุ้น ซึ่งงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของนี้จะติดตามการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้นตลอดระยะเวลาการรายงาน การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ประกอบด้วยรายรับสุทธิ การชำระเงินปันผล และการออกหุ้นหรือซื้อหุ้นคืน

• หมายเหตุประกอบงบการเงิน: หมายเหตุประกอบงบการเงินจะแสดงบริบทและรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงบการเงินดังกล่าว พร้อมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับนโยบายการบัญชีของบริษัท เหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น แนวทางการจัดการความเสี่ยง และข้อมูลทางการเงินที่สําคัญอื่นๆ

• คําอธิบายและการวิเคราะห์ของฝ่ายบริหาร (MD&A): แม้คําอธิบายและการวิเคราะห์ของฝ่ายบริหารนี้จะไม่ใช่งบการเงินโดยตัวของมันเอง แต่เอกสารฉบับนี้จะให้มุมมองของฝ่ายบริหารเกี่ยวกับผลลัพธ์ทางการเงินและปัจจัยอื่นๆ ที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจ นอกจากนี้ยังอาจมีข้อมูลการอภิปรายเกี่ยวกับเงื่อนไขของตลาด ความมุ่งมั่นทางการเงิน และผลประกอบการในอนาคตที่คาดการณ์

เหตุใดรายงานทางการเงินจึงมีความสําคัญต่อธุรกิจ

รายงานทางการเงินมีความสําคัญต่อธุรกิจดังนี้:

• ความโปร่งใสและความรับผิดชอบได้: รายงานทางการเงินช่วยให้บริษัทมีความโปร่งใสเกี่ยวกับสภาพทางการเงินของตน ซึ่งช่วยรักษาไว้ซึ่งความไว้วางใจในหมู่นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ รายงานเหล่านี้ทำให้บริษัทต้องรับผิดชอบต่อแนวทางทางการเงินและผลลัพธ์ของตนเอง

• การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์: ฝ่ายบริหารจะใช้ข้อมูลจากรายงานเหล่านี้ในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล เช่น การขยายการดําเนินงาน การลดต้นทุน หรือการลงทุนในโครงการใหม่ๆ รายงานทางการเงินให้ข้อมูลเชิงลึกที่จําเป็นเพื่อที่ผู้จัดการจะสามารถประเมินตัวเลือกต่างๆ และวางแผนให้สอดคล้องกันได้

• การประเมินผลการดําเนินงาน: งบการเงินช่วยให้ธุรกิจประเมินประสิทธิภาพทางการเงินและประสิทธิภาพการดําเนินงานของตนเองได้เมื่อเวลาผ่านไป การเปรียบเทียบรายงานฉบับปัจจุบันกับรายงานฉบับก่อนหน้าจะช่วยระบุแนวโน้ม ติดตามการเติบโต และจัดการด้านต่างๆ ที่อาจมีประสิทธิภาพต่ำกว่ามาตรฐาน

• การปฏิบัติตามกฎหมาย: บริษัทจะต้องติดตามและตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับรายงานทางการเงินเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานและข้อบังคับด้านการบัญชี ธุรกิจต่างๆ จะต้องยื่นรายงานเหล่านี้ต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และในกรณีที่เป็นบริษัทมหาชน จะต้องเผยแพร่รายงานดังกล่าวเพื่อปฏิบัติตามหน้าที่ทางกฎหมาย

• ดึงดูดการลงทุน: รายงานทางการเงินที่ครอบคลุมสามารถดึงดูดนักลงทุนได้โดยการแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการทํากําไรและความมั่นคงของบริษัท ซึ่งรายงานจะให้ข้อมูลที่จำเป็นที่นักลงทุนและเจ้าหนี้ใช้ในการประเมินความเสี่ยงและผลตอบแทนที่เป็นไปได้จากการลงทุนหรือให้กู้ยืมเงินแก่บริษัท

• โอกาสในการชําระหนี้: ธนาคารและสถาบันสินเชื่ออื่นๆ ใช้งบการเงินเพื่อประเมินความน่าเชื่อถือทางสินเชื่อของบริษัทเมื่อพิจารณาการขอสินเชื่อ รายงานที่แสดงให้เห็นว่ามีประสิทธิภาพทางการเงินที่ดีอาจนำไปสู่เงื่อนไขการกู้ยืมและวงเงินสินเชื่อที่ดีมากขึ้น

• การจัดงบประมาณและการคาดการณ์: รายงานทางการเงินช่วยให้ธุรกิจจัดทํางบประมาณและดำเนินการคาดการณ์ทางการเงินได้ การทําความเข้าใจว่าเงินจะมาจากที่ใดบ้างและจะถูกนำไปใช้กับส่วนใดบ้างจะช่วยให้บริษัทต่างๆ วางแผนด้านค่าใช้จ่ายและการลงทุนในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น

วิธีสร้างรายงานทางการเงิน

ต่อไปนี้คือคู่มือการสร้างรายงานทางการเงินแบบทีละขั้นตอน

รวบรวมข้อมูลทางการเงิน

เก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสําหรับรอบการรายงานที่ต้องการ ซึ่งประกอบด้วยธุรกรรมต่างๆ เช่น ใบแจ้งหนี้การขาย ใบสั่งซื้อ ใบเสร็จค่าใช้จ่าย ใบแจ้งยอดธนาคาร และบันทึกบัญชีเงินเดือน รวมถึงยอดดุลบัญชีต้นงวดและปลายงวดของบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น กระทบยอดดุลเหล่านี้กับเอกสารสนับสนุนเพื่อรับรองถึงความถูกต้องแม่นยํา

เลือกกรอบการรายงาน

กําหนดมาตรฐานการทําบัญชีที่คุณจะปฏิบัติตามและประเภทของรายงานที่คุณสร้าง (เช่น รายปี และรายไตรมาส) หลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป (GAAP) คือกรอบการทํางานที่ใช้กันทั่วไปในสหรัฐอเมริกา ส่วนประเทศอื่นๆ ใช้มาตรฐานการรายงานทางการเงินระหว่างประเทศ (IFRS) โปรดพิจารณากลุ่มเป้าหมายและข้อกําหนดทางกฎหมายเมื่อตัดสินใจเลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้

จัดเตรียมงบการเงินหลัก

จัดเตรียมให้มีองค์ประกอบต่อไปนี้ในงบการเงิน

งบดุล: แสดงรายการสินทรัพย์ (เช่น เงินสด บัญชีลูกหนี้) หนี้สิน (เช่น บัญชีเจ้าหนี้ เงินกู้ค้างชําระ) และกรรมสิทธิหุ้น (เช่น หุ้นสามัญ กำไรสะสม) ณ จุดเวลาที่กําหนดไว้ เช่น สิ้นไตรมาสหรือสิ้นปี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมการการทําบัญชี (สินทรัพย์ = หนี้สิน + กรรมสิทธิหุ้น) เป็นสินทรัพย์จริงและจัดประเภทเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน (คาดว่าจะแปลงเป็นเงินสดหรือชําระภายใน 1 ปี) หรือสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน

งบการเงิน: คํานวณรายรับ (เช่น ยอดขาย รายรับจากบริการ) และค่าใช้จ่าย (เช่น ต้นทุนสินค้าที่ขาย เงินเดือน ค่าเช่า สาธารณูปโภค) ที่เกิดขึ้นตลอดช่วงเวลาการรายงาน ใช้การทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างเพื่อจับคู่รายรับและค่าใช้จ่ายที่อยู่ในระยะเวลาเดียวกัน ไม่ว่าจะได้รับหรือชําระเงินสดเมื่อใดก็ตาม นำเสนอผลลัพธ์ในรูปแบบที่ชัดเจน แสดงกําไรขั้นต้น รายรับจากการดําเนินงาน และรายได้สุทธิ

งบกระแสเงินสด: วิเคราะห์กระแสเงินสดจากกิจกรรมการดําเนินงาน (เช่น เงินสดที่ได้รับจากลูกค้า เงินสดที่ชำระให้แก่ซัพพลายเออร์และพนักงาน) กิจกรรมการลงทุน (เช่น การซื้อหรือการขายทรัพย์สินและอุปกรณ์) และกิจกรรมการจัดหาเงินทุน (เช่น การออกหรือชําระคืนหนี้ การออกหรือการซื้อหุ้นคืน) กระทบยอดยอดเงินสดคงเหลือสิ้นงวดกับงบดุล และใช้วิธีการโดยตรงหรือโดยอ้อมเพื่อแสดงกระแสเงินสดในการดำเนินงาน

งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ แสดงให้เห็นว่าหุ้นมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรอันเนื่องมาจากรายได้สุทธิ เงินลงทุนจากเจ้าของ การถอนเงินโดยเจ้าของ และรายรับเบ็ดเสร็จอื่นๆ (เช่น กําไรหรือขาดทุนจากการลงทุนที่ยังไม่รับรู้) แสดงยอดคงเหลือเริ่มต้นและสุดท้ายของบัญชีหุ้นแต่ละบัญชี รวมถึงอธิบายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

หมายเหตุประกอบงบการเงิน: อธิบายถึงนโยบายการบัญชี (เช่น วิธีคิดค่าเสื่อมราคา การประเมินค่าสินค้าคงคลัง) เหตุการณ์สําคัญ (เช่น การเข้าซื้อกิจการ การฟ้องร้อง) เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้คาดหมาย (เช่น ความรับผิดที่อาจเกิดขึ้น) และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องที่ไม่ได้ระบุชัดเจนในงบหลัก ตรวจสอบว่าหมายเหตุเหล่านี้เป็นข้อความที่กระชับและตรวจสอบยืนยันโดยเทียบกับบรรทัดรายการในงบการเงินที่เกี่ยวข้อง

ร่าง MD&A

ให้มุมมองของฝ่ายบริหารเกี่ยวกับผลการดําเนินงานทางการเงินของบริษัท แนวโน้มสําคัญๆ (เช่น การเปลี่ยนแปลงรายรับหรือรายจ่าย) ความเสี่ยง (เช่น การแข่งขัน สภาพทางเศรษฐกิจ) และแนวโน้มในอนาคต (เช่น ผลิตภัณฑ์ใหม่ แผนการขยายธุรกิจ) อภิปรายเกี่ยวกับสภาพคล่องของบริษัท (ความสามารถในการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ระยะสั้น) ทรัพยากรเงินทุน (ความสามารถในการให้เงินทุนในการลงทุนระยะยาว) และผลของการดําเนินงาน (ความสามารถในการทํากําไร) ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะ ทั้งนี้เพื่อให้ MD&A เข้าถึงได้สําหรับกลุ่มเป้าหมายที่กว้าง

พิจารณาองค์ประกอบอื่นๆ เพิ่มเติม

อาจพิจารณาใส่ข้อมูลต่อไปนี้ลงในรายงานด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณและหน่วยงานที่รายงาน

รายงานของผู้สอบบัญชี: การประเมินอิสระด้านความยุติธรรมของงบการเงิน

รายงานความยั่งยืน: ข้อมูลเกี่ยวกับผลการดําเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และการกํากับดูแลของบริษัท (ESG)

รายงานการกํากับดูแล: รายละเอียดเกี่ยวกับคณะกรรมการบริษัท ทีมบริหาร และแนวทางการกํากับดูแลองค์กร

จดหมายถึงผู้ถือหุ้น: ข้อความจาก CEO หรือประธานที่สรุปผลการดําเนินงานของบริษัทและแผนงานในอนาคต

ตรวจสอบและยืนยัน

ตรวจสอบการคํานวณและข้อมูลทั้งหมดเพื่อความถูกต้อง ยืนยันว่ารายงานฉบับดังกล่าวเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีและข้อกําหนดทางกฎหมาย จัดให้บุคคลอื่นตรวจสอบรายงานเพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้อง

รูปแบบและการนำเสนอ

จัดระเบียบรายงานในรูปแบบที่ชัดเจน กระชับ โดยใช้ตาราง แผนภูมิ และกราฟอย่างเหมาะสม จัดโครงสร้างรายงานโดยให้มีสารบัญ หมายเลขหน้า และส่วนหัว ตลอดจนเลือกแบบอักษรและโครงร่างที่เป็นมืออาชีพ