发票软件旨在生成、发送和跟踪发票。它可以改善客户沟通，更快地将发票交到客户手中（并支付），并处理税收计算、货币兑换等。2022 年，发票处理软件市场收入估值为 220 亿美元，随着越来越多的公司实现发票自动化，预计到 2033 年，该市场收入将达到 253 亿美元。

发票软件能让大多数企业受益，对于那些与众多客户合作或开展国际业务的企业而言，帮助尤为显著。下面，我们将解释企业如何从发票软件中受益，选择软件时优先考虑哪些功能，以及采用这项技术所涉及的成本。

目录

• 为什么企业需要发票软件？
  
• 发票软件如何工作？
  
• 使用发票软件有什么好处？
  
• 选择发票软件时应该优先考虑哪些功能？
  
• 发票软件如何与会计系统集成？
  
• 与发票软件相关的成本是多少？
  

为什么企业需要发票软件？

手动开具发票是一个容易出错且耗时的过程，涉及文书工作、计算和频繁的客户跟进。发票软件可以自动化发票流程的许多方面，使交易更快、更准确、更易于处理。它能在几秒钟内生成专业发票，实时跟踪发票状态，并向逾期付款的客户发送提醒。这减轻了企业的管理负担，同时改善了对客户的服务。发票软件还可以使客户更轻松地支付发票，创造更好的客户体验，并最大限度地减少延迟付款对现金流的影响。

发票平台还可以越来越多地与业务运营的其他方面集成，包括会计软件、项目管理工具和库存系统。这些先进的功能选项，让小企业、自由职业者和零工从业者能够使用曾经只有配备内部会计部门的大公司才能拥有的复杂财务跟踪工具。

发票软件是如何工作的？

发票软件用于生成、发送和跟踪发票。许多软件还能处理支付业务，并在款项到账时更新会计记录。Stripe Invoicing 是一个综合平台，集发票与支付流程于一体，并能与其他业务系统集成。下面是它的工作原理。

创建发票

在 Stripe 管理平台中，您可以通过搜索客户详细信息、添加产品或服务的行项目以及指定付款条件（例如到期日和提前付款折扣）来手动创建发票。如果有经常性开具的发票，您可以实现开票流程自动化。还有个性化的空间：您可以添加自己的品牌标识，调整配色方案，让发票成为品牌的延伸。

发送发票

发票准备好后，您可以通过电子邮件发送 PDF 文件或托管发票页面的链接，将发票发送给客户。这对于处理经常易或在线交易的企业特别有用。这些托管页面适合移动设备，并针对任何设备进行了微调，因此客户可以随时随地查看和支付发票。

收款

客户可以直接通过发票付款。他们可以从多种方法中进行选择，例如信用卡、自动清算所 (ACH) 银行转账和国际选项（例如 SEPA 直接借记）。Stripe 负责后端事务，因此您无需担心货币兑换或支付处理延迟的问题。这让客户付款更便捷，也能加快收款速度。

跟踪和跟进

Stripe 会在发票发送后立即开始跟踪。您会知道客户是否已付款，并且可以针对未付发票实施自动提醒，无需尴尬的电子邮件或电话来追讨付款。您还可以为款项到账设置提醒。

对账和报告

当付款进入您的银行账户时，Stripe 会自动将其与正确的发票进行匹配。您还可以查看详细的报告和分析数据，了解哪些客户付款延迟，以及哪种支付方式最受欢迎等信息。这种洞察力可以帮助日常管理和长期策略。

使用发票软件有什么好处？

使用发票软件可以改变您管理业务的方式。以下是使用发票软件的一些好处。

它在关键之处为您节省时间

发票软件能从多个方面为企业节省时间：它可自动进行计算，为经常性发票创建可保存的模板，针对逾期付款设置自动提醒，还能从数据库中提取客户信息，无需手动录入。

保护您的品牌形象

发票是您给客户留下深刻良好印象的契机。发票软件使您能够自定义发票的各个方面：徽标、品牌色调以及随附的电子邮件。精美的发票可以向您的客户表明您值得信赖，还能促使他们日后再来光顾。

跟踪发票状态

通过发票软件，您可以一目了然地查看发票状态。如果发票逾期，该软件可以代表您通过友好的提醒来推动客户。

它加快了收款速度

许多平台允许您直接在发票上添加付款按钮，以便客户无需离开页面即可使用信用卡、银行转账或 Apple Pay 完成支付。这意味着延迟减少，逾期付款的借口也会变少。

它极大地减少了错误

发票上的错误可能会耗费您的时间和金钱。忘记包含服务、错误计算折扣或发送定价过时的发票，都可能引发麻烦的沟通和造成延误。发票软件负责计算，并确保所有必填字段都填写完整，这样每次生成的发票都准确无误。

它可以帮助您管理现金流

发票软件能让您清晰、实时地了解现金流状况。您可以按状态（已支付、未支付、逾期）对发票进行排序，并了解特定客户通常需要多长时间付款。这种清晰度有助于您更好地决定何时跟进或何时调整付款期限。

它能与您现有的技术工具协同工作

最好的发票软件可以与您的其他系统集成。如果您使用 QuickBooks 或 Xero 等会计软件，就可以设置发票与之自动同步，这样您就无需手动录入支付信息了。发票软件还可以链接到您的客户关系管理 (CRM) 系统或库存管理系统，这样您就无需重新输入客户详细信息或产品信息。

它随您的业务的发展而扩展

当您的业务是新业务时，手动创建和发送发票可能不会带来重大不便。但随着业务的增长，这些发票会成倍增加，跟踪它们的工作量也会成倍增加。发票软件与您一起成长，可以轻松处理批量发票、经常性账单和国际支付 — 无论您是向 5 个客户还是 500 个客户计费。

选择发票软件时应该优先考虑哪些功能？

选择发票软件时，优先考虑符合您业务需求的功能。Stripe Invoicing 是一个功能全面的平台，具备众多特性，将易用性与强大的自动化及集成功能相结合。以下是其包含的功能，以及这些功能对您的业务为何重要。

灵活的发票创建

票创建的灵活性确保您的发票专业、符合品牌形象，并能根据客户群体进行定制。Stripe Invoicing 允许您根据自身需求，通过管理平台手动创建发票，或利用其应用程序编程接口 (API) 自动创建发票。寻找：

• 可定制模板，支持添加公司徽标、调整颜色以及加入个性化信息

• 分项选项，可通过自定义价格、税率和折扣来细分服务和产品

集成支付选项

您让客户付款越便捷，收款就越快。Stripe 的突出特点之一，是能够将支付选项直接嵌入发票中。此功能包括：

• 多种支付方式，例如信用卡、ACH 转账、数字钱包（例如 Apple Pay、Google Pay）以及国际选项（例如 SEPA 直接借记、iDEAL）

• 发票上直接设置的即时支付链接或“立即支付”按钮

• 会计系统中的自动付款对账

实时跟踪和通知

跟踪功能可避免猜测，助力您管理未付余额。借助 Stripe Invoicing，您可以跟踪账单的发送、支付或逾期。留意付款状态更新以及针对未付发票的自动提醒。

税务与合规管理

税务合规不容商量，自动化有助于避免代价高昂的错误。Stripe 的开票功能包含简化税务处理的工具，例如：

• Stripe Tax 根据客户所在地自动计算销售税、增值税 (VAT) 或商品及服务税 (GST) 的税款

• 符合当地发票法规和要求的发票（例如，添加税务识别号、明细分类）

• 支持超 135 种货币的多币种功能

可定制的付款条件

定制化条款有助于您在为客户提供灵活性的同时，明确付款界限。不同的客户需要不同的条款，Stripe Invoicing 允许您定制付款截止日期、逾期付款的滞纳金，以及提前付款的折扣。

自动化和经常性计费

自动化经常性计费可减少手工操作，并确保有可预测的收款。Stripe 的发票功能与 Stripe Billing 协同工作，以处理经常性付款。这些功能包括：

• 每周、每月或自定义计费周期的自动发票计划

• 使用保存的客户付款详细信息自动收款

• 付款失败时自动重试

报告与分析

清晰的洞察力有助于您主动管理企业财务。Stripe 管理平台包括对发票绩效的详细分析，例如：

• 账龄报告，识别过期发票一目了然

• 付款趋势（例如，哪些客户一直延迟付款）

• 简化纳税申报流程的税务汇总信息

API 访问和集成

集成功能可最大程度减少手动数据录入，并保持各系统间的连通性。Stripe Invoicing 的 API 使您能够构建自定义工作流程并与堆栈中的其他工具连接，例如：

• 会计软件，如 QuickBooks 或 Xero

• 客户关系管理系统，如 Salesforce 或 HubSpot

• 时间跟踪技术，如 Harvest 或 Toggl

客户门户

客户门户可提升客户体验并减少行政工作。Stripe 的门户允许客户管理发票、查看支付记录并安全地保存支付方式。寻找：

• 提供自助服务选项，这样客户无需联系您就能下载发票或收据

• 安全支付存储功能，客户可存储银行卡信息，实现快速结账

• 解决支付纠纷的流程

可扩展性与全球适应性

您的发票软件应具备随业务发展的扩展性。Stripe 适用于各种规模的企业，其功能可随着您的成长而扩展。寻找：

• 为全球企业提供多币种和语言支持

• 企业级功能，例如批量开具发票、高级欺诈防护以及团队权限设置

• 透明的定价，没有隐藏费用或意外费用

发票软件如何与会计系统集成？

发票软件与会计系统集成，以简化计费和记账工作。以下是它与 Stripe Invoicing 配合使用的方式。

自动交易同步

当您通过 Stripe 发送发票且客户完成支付后，Stripe 能够自动将支付详情（金额、日期和付款人）同步至您的会计软件（如 QuickBooks、Xero）。Stripe 会在其系统中将发票标记为“已支付”，并将该数据推送至您的会计平台，在会计平台上这笔款项会被归类为收入。这意味着您无需手动输入付款详细信息或将银行对账单与发票进行核对，Stripe 和会计系统将为您处理这项任务。

实时更新

Stripe 会实时向您的会计软件发送更新。发票的状态（部分支付、全额支付或逾期未付）会立即反映在您的会计记录中。这样可以使您的记录保持最新状态，而无需手动跟踪，这对于大批量开具发票特别有用。

税务报告集成

如果您使用 Stripe Tax，它会根据客户所在位置计算税费，并自动将其包含在发票中。它与您的会计软件同步以报告这些税额。

统一会计科目表

Stripe 可以将您的发票类别映射到您会计软件的会计科目表中。例如：

• 咨询服务收入可以标记为“咨询收入”。

• 实物商品的销售可以标记为“产品收入”。

这可确保您的会计系统正确组织收入，从而使财务报告更准确、更易于分析。

费用跟踪和对账

Stripe 会自动将付款与相应发票进行匹配，这简化了您会计系统中的对账流程。Stripe 会将支付处理费等经常性费用，作为单独项目传递至您的会计软件。例如，一张金额为 1000 美元的发票，若 Stripe 收取 40 美元的处理费，会自动在您的账目记录中记为 1000 美元收入和 40 美元支出。

多币种支持

如果您的企业处理多种货币的发票，Stripe 会将付款换算为您的本过货币，并将换算后的金额同步至您的会计软件。Stripe 提供所应用的付款和费用明细，以便您的会计系统准确反映净收入。

可定制的数据同步

Stripe 的 API 允许您指定数据如何在 Stripe 和您的会计软件之间流动。例如，您可以设置规则，将特定客户的发票标记在不同的收入来源下，或者定制报告，纳入客户所在地区和产品描述等元数据。这种程度的定制化有助于有复杂计费需求的企业，或严重依赖数据分析进行决策的企业。

退款和调整

Stripe 可将退款信息直接集成到您的会计系统中。当您为已付款的发票发放退款时，Stripe 会通知您的会计平台根据原始收入记录退款。在手工记账过程中，退款情况常常被忽视，这可能导致财务记录不准确。但 Stripe 通过自动化工作流程避免了这种情况。

准确的财务报告

Stripe 与会计工具配合使用来生成报告，无论您是关注应收账款、未结发票还是收入趋势。例如，如果您的会计软件提供月度损益报告，Stripe 可确保所有发票数据都已入账，无需您再逐一核对明细项目。

灵活的工作流程自动化

随着您的业务增长，Stripe 的集成功能可确保您的会计系统同步跟进。您可以实现批量发票数据的自动化导入和导出，在经常性账单场景中使用预制模板，并且同步数千张发票而不会降低性能。

与发票软件相关的成本是多少？

不同的发票软件选项具有不同的定价模式和费用需要考虑。Stripe 采用即用即付模式，这样您就不会为未使用的功能多付费。相反，您支付的费用取决于您开具的发票金额以及您正在处理的付款类型。以下是与 Stripe 发票开具相关的成本。

发票开具费

Stripe 收费是按每张已支付发票收取一定比例的费用。发票付款时才会向您收费，创建或发送未付款发票无需费用。

支付手续费

Stripe 直接通过您的发票处理付款，并对每笔交易收取标准费用。对于国际信用卡支付和货币兑换，会额外收取一笔费用。

经常性计费费用

对于订阅或持续服务的重复发票发送，Stripe 会收取不同的相关费用。具体费用取决于您如何配置用于自动处理订阅支付的附加工具。

支付后账单费用

如果您使用 Stripe Checkout 或 Payment Links 进行一次性购买，之后又决定开具发票，Stripe 会按交易总额收取一定比例的费用。如果您同时处理电子商务和开票工作流程，则此费用可能适用于您。

Stripe Tax 费用

Stripe 可以通过 Stripe Tax 进行税务计算，它会根据客户所在地计算销售税、增值税或商品及服务税，并将其添加到发票中。Stripe 针对 Stripe Tax 收取一笔小额额外费用。