Als je meerdere ondernemingen runt, kan het beheren van financiën steeds ingewikkelder worden. Elke entiteit heeft verschillende inkomstenstromen, belastingverplichtingen en rapportagevereisten. Traditionele boekhoudsoftware kan de financiën voor elke onderneming afzonderlijk beheren. Maar boekhoudsoftware voor meerdere ondernemingen kan de financiën van meerdere ondernemingen volgen. Hiermee kun je vanaf één plek de financiële gegevens van meerdere ondernemingen beheren.

Steeds meer ondernemingen maken gebruik van geautomatiseerde financiële tools: de wereldwijde markt voor boekhoudsoftware zal naar verwachting toenemen van $ 13,8 miljard dollar in 2023 tot meer dan $ 24 miljard dollar in 2030. Hieronder bespreken we waarom ondernemingen met meerdere entiteiten gespecialiseerde software nodig hebben, op welke functies je moet letten en hoe je met deze software je belastingaangifte kunt vereenvoudigen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom hebben ondernemingen die meerdere entiteiten beheren gespecialiseerde software nodig?
  
• Welke functies moet boekhoudsoftware voor meerdere ondernemingen hebben?
  
• Hoe kan boekhoudsoftware de belastingaangifte voor meerdere ondernemingen vereenvoudigen?
  

Waarom hebben ondernemingen die meerdere entiteiten beheren gespecialiseerde software nodig?

Wanneer ondernemingen groter worden met meerdere entiteiten, of het nu gaat om dochterondernemingen, filialen of volledig afzonderlijke ondernemingen, wordt het beheer van hun financiën complexer. Elke entiteit heeft zijn eigen accounts, budgetten, belastingverplichtingen en compliancevereisten. Het kan lastig zijn om al deze afwegingen af te handelen met handmatige processen. Hier lees je hoe gespecialiseerde boekhoudsoftware kan helpen.

• Gecentraliseerde weergave: Met gespecialiseerde software kun je al je entiteiten in een gecentraliseerd platform beheren. Je gegevens worden georganiseerd terwijl de financiële administratie van elke entiteit gescheiden blijft. Dankzij deze gecentraliseerde weergave hoef je niet te schakelen tussen meerdere systemen of gegevens handmatig uit spreadsheets te consolideren.

• Geconsolideerde jaarrekening: De software kan geconsolideerde financiële overzichten genereren voor alle entiteiten om de algehele gezondheid van je onderneming aan te tonen. Deze transparantie is belangrijk voor investeerders, stakeholders en compliance.

• Compliance: Gespecialiseerde software is gebouwd om meerdere sets belastingwetten, rapportagenormen en operationele voorschriften te verwerken. De oplossing wordt geleverd met functies zoals ondersteuning voor meerdere valuta's, geautomatiseerde belastingberekeningen en entiteitsspecifieke compliancetools om je status goed te houden, hoe divers je activiteiten ook zijn.

• Automatisering: Gespecialiseerde software automatiseert repetitieve taken zoals salarisadministratie, facturatie en het bijhouden van onkosten voor meerdere ondernemingen. Ook zijn gedeelde instellingen mogelijk, zodat je niet voor elke entiteit gegevens opnieuw hoeft in te voeren. Zo bespaar je tijd, verminder je de de kans op fouten en heeft je team meer tijd voor belangrijkere taken.

• Schaalbaarheid: Gespecialiseerde software met meerdere entiteiten is ontworpen om met je mee te groeien. Of je nu een nieuw bedrijfsonderdeel toevoegt, uitbreidt naar een ander land of meer transacties verwerkt, het juiste platform kan heel eenvoudig worden opgeschaald.

• Minder fouten: De software vermindert het risico op kostbare financiële fouten met ingebouwde controles, automatiseringen en nalevingscontroles. Het gebruik van spreadsheets of generieke software om deze functies te beheren, kan de kans op onjuiste berekeningen of nalevingsfouten vergroten.

Welke functies moet boekhoudsoftware voor meerdere ondernemingen hebben?

Verschillende ondernemingen hebben verschillende boekhoudkundige behoeften. Dus als je meerdere ondernemingen beheert, heb je ook je eigen boekhoudkundige behoeften. Als je op zoek bent naar de juiste software, kies dan voor een systeem dat meerdere ondernemingen afhandelt als een inherente functie, niet als een tijdelijke oplossing. Je moet met de boekhoudsoftware het volgende kunnen doen:

• Al je entiteiten beheren zonder willekeurige limieten te bereiken

• De financiële gegevens voor elke onderneming volledig gescheiden houden en toch gecentraliseerde toegang hebben als dat nodig is

• Eenvoudig schakelen tussen entiteiten vanuit één dashboard zonder in en uit te loggen

Naast deze basisfunctionaliteiten, is dit waar je op moet letten bij je boekhoudsoftware.

Geconsolideerde rapportage

In plaats van elke onderneming afzonderlijk te bekijken, probeer je het complete plaatje te zien. De juiste software maakt geconsolideerde rapportage eenvoudiger door:

• Automatisch gegevens op te halen van al je entiteiten en uitgebreide financiële overzichten te genereren

• Prestatiestatistieken, zoals cashflow en inkomsten, in alle ondernemingen te analyseren

• Rapporten te maken die voldoen aan specifieke behoeften, of het nu gaat om investeerders, belastinginstanties of interne planning

Automatisering

Als je toezicht houdt op meerdere ondernemingen, kan handmatige herhaling de activiteiten vertragen. De juiste software automatiseert tijdrovende, foutgevoelige taken zoals:

• Het verwerken van terugkerende facturen, gedeelde sjablonen en batchfacturatie voor vergelijkbare transacties tussen entiteiten

• Belasting berekenen die is afgestemd op de locatie en regels van elke onderneming

• Geplande betalingen, herinneringen en reconciliaties beheren

Ondersteuning voor belasting en compliance

Compliance kan ingewikkeld worden wanneer je ondernemingen in verschillende regio's actief zijn, vooral als je met meerdere valuta's of belastingstelsels werkt. Ga op zoek naar software die:

• Transacties in meerdere valuta's verwerkt met wisselkoersen en nauwkeurige rapportage in real time

• Nalevingsvereisten bijhoudt en automatisch belastingrapporten voor elke onderneming genereert

• Zich aanpast aan verschillende wettelijke kaders, of het nu gaat om lokale belastingcodes of internationale boekhoudnormen

Schaalbaarheid

Als je meerdere entiteiten beheert, ben je waarschijnlijk van plan om uit te breiden. Je software moet dan ook het volgende bieden:

• De flexibiliteit om nieuwe ondernemingen of gebruikers toe te voegen

• De mogelijkheid om toenemende transactievolumes of complexere rapportage te verwerken naarmate je groeit

Toegang en machtigingen voor meerdere gebruikers

Een gebruiksvriendelijke samenwerking is een bijzonder waardevolle functie bij het beheren van meerdere ondernemingen. Zoek naar software waarmee je:

• Verschillende toegangsniveaus instelt op basis van rollen (bijv. eigenaren, accountants, auditors)

• Houd bij wie wat doet met het oog op verantwoordelijkheid en om fouten te voorkomen

Integratiemogelijkheden

Boekhoudsoftware moet gemakkelijk in je bestaande workflow passen. Je software moet kunnen worden geïntegreerd met:

• Salarissystemen, zodat je gegevens niet dubbel hoeft in te voeren

• CRM-systemen (Customer Relationship Management) en e-commerceplatforms voor financiële tracking in real time

• Betaalgateways voor eenvoudige facturatie en incasso

Gebruiksvriendelijke interface

Het beheren van meerdere ondernemingen is al ingewikkeld genoeg. Je software moet dus intuïtief te gebruiken zijn. Een effectieve interface moet:

• Een eenvoudige installatie hebben, zelfs voor gebruikers die niet technisch onderlegd zijn

• Je laten schakelen tussen entiteiten, rapporten en functies zonder het gevoel te hebben dat je een handleiding nodig hebt

• Toegankelijke ondersteuning of tutorials hebben

Budgettering en prognoses

Een zorgvuldige en nauwgezette planning voor de toekomst is onmisbaar als je meerdere ondernemingen hebt. De juiste software helpt door:

• Je budgetten te laten maken en vergelijken voor elke onderneming of de groep als geheel

• Prognosefuncties te bieden om cashflow, uitgaven en groeimogelijkheden te voorspellen

Beveiliging en gegevensprivacy

Beveiliging is fundamenteel, vooral wanneer je gevoelige financiële informatie van meerdere entiteiten verwerkt. Zoek naar functies zoals:

• End-to-end-encryptie, met name voor cloudgebaseerde tools

• Regelmatige back-ups om gegevensverlies te voorkomen

• Compliance met privacywetten, waaronder de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de EU en de California Consumer Privacy Act (CCPA)

Opties op maat

Geen twee ondernemingen zijn precies hetzelfde. Je software moet dat weerspiegelen. Met de juiste software kun je:

• De rekeningengrafiek voor elke entiteit op maat maken

• Rapporten aanpassen aan specifieke behoeften van belanghebbenden

• Workflows aanpassen aan hoe je daadwerkelijk werkt

Kostenefficiëntie

De software moet waarde opleveren zonder verborgen verrassingen. Zoek naar software:

• Met transparante prijzen die kunnen meegroeien met je behoeften

• Zonder extra kosten voor belangrijke functies zoals belastingaangifte en integraties

• Met een proefperiode of demo, zodat je de oplossing kunt testen voordat je je vastlegt

Hoe kan boekhoudsoftware de belastingaangifte voor meerdere ondernemingen vereenvoudigen?

Het aansturen van meerdere entiteiten betekent het beheren van meerdere sets belastingregels, deadlines en rapportagevereisten. De juiste boekhoudsoftware kan veel van het werk op zich nemen en de belastingaangifte sneller, nauwkeuriger en minder stressvol maken.

Centraal gegevensbeheer

Een van de grootste uitdagingen bij de belastingaangifte voor meerdere ondernemingen is het verzamelen van alle benodigde informatie. Boekhoudsoftware centraliseert je financiële gegevens, zodat je geen afzonderlijke spreadsheets, e-mails of documenten hoeft door te spitten. Enkele van de voordelen van het centraliseren van je gegevens zijn:

• Alle financiële administratie van je entiteiten georganiseerd in één systeem

• Gemakkelijke toegang tot historische gegevens, zodat je eerdere belastingaangiften met een paar klikken kunt bekijken

• De mogelijkheid om tussen ondernemingen te schakelen zonder je meerdere keren aan te melden of meerdere platforms

Geautomatiseerde belastingberekening

Boekhoudsoftware kan verschillende belastingtarieven, regels en aftrekposten voor elke onderneming bijhouden met functies zoals:

• Ingebouwde belastingcalculators die automatisch de juiste tarieven toepassen op basis van locatie en transactietype

• Aanpasbare instellingen voor verschillende belastingstructuren

• Updates in real time voor veranderende belastingwetten

Ondersteuning voor meerdere rechtsgebieden

Het beheren van verschillende belastingcodes en -voorschriften kan een logistieke uitdaging zijn als je ondernemingen in verschillende staten of landen actief zijn. Gespecialiseerde boekhoudsoftware kan helpen door:

• Meerdere belastingjurisdicties binnen hetzelfde platform te ondersteunen

• Automatisch aan te passen voor lokale belastingtarieven, belasting over de toegevoegde waarde (btw), belasting op goederen en diensten (GST) of omzetbelasting, indien nodig

• Jurisdictie-specifieke belastingrapporten te genereren voor snelle compliance

• Meerdere valuta's te ondersteunen voor grensoverschrijdende belastingaangifte

Aangifte en indiening

De belastingdienst eist specifieke formulieren en rapporten met de juiste opmaak. De juiste software kan:

• Belastingrapporten genereren die zijn aangepast om te voldoen aan wettelijke vereisten

• Vooraf ingevulde sjablonen verstrekken voor veelgebruikte belastingformulieren zoals 1099-formulieren en btw-aangiften

• Directe e-filing mogelijk maken voor ondersteunde belastingdiensten, waardoor papierwerk en mogelijke fouten worden verminderd

Onkosten en inhoudingen bijhouden

Een van de meest vervelende onderdelen van de belastingaangifte is het vinden van aftrekbare kosten en het categoriseren van transacties. Boekhoudsoftware maakt dit gemakkelijker door:

• Uitgaven automatisch te categoriseren op basis van vooraf ingestelde regels of je gedrag in het verleden

• Mogelijke aftrekposten te markeren, zoals zakelijke uitgaven, kilometers en kosten voor het thuiskantoor

• Gedetailleerde onkostendeclaraties te genereren voor gebruik bij audits

Geconsolideerd belastingoverzicht

Bij het beheer van meerdere entiteiten moet je inzicht hebben in de belastingverplichtingen van elke onderneming. Boekhoudsoftware kan het volgende bieden:

• Dashboards met een overzicht van de belastingstatus van elke entiteit, inclusief vervaldatums en verschuldigde bedragen

• Geconsolideerde rapporten om je totale belastingplicht voor alle ondernemingen weer te geven

• Waarschuwingen en herinneringen voor aankomende deadlines

Het hele jaar door voorbereid zijn

Je moet ruim van tevoren beginnen met de voorbereiding van het belastingseizoen. Boekhoudsoftware kan je het hele jaar door helpen bij deze voorbereiding door:

• Bankrekeningen en transacties in real time te reconciliëren

• Inkomsten en uitgaven bij te houden terwijl ze plaatsvinden

• Digitale kopieën van bonnen en facturen op te slaan voor gemakkelijke raadpleging tijdens audits of aangiften