När du driver flera företag kan det bli allt mer komplicerat att hantera ekonomin. Varje enhet har olika intäktsflöden, skattskyldigheter och rapporteringskrav. Traditionella bokföringsprogram kan bara hantera ekonomin för varje företag separat. Bokföringsprogram för flera företag kan är dock utvecklade för att bevaka ekonomin över flera verksamheter. Det är utformat för att du ska kunna hantera finansiella data för flera företag från ett och samma ställe.

Fler företag vänder sig idag till automatiserade ekonomiverktyg, och den globala marknaden för redovisningsprogram förväntas öka från cirka 13,8 miljarder USD 2023 till över 24 miljarder USD 2030. Nedan kommer vi att diskutera varför företag som hanterar flera enheter behöver specialiserad programvara, vilka funktioner man ska leta efter och hur dessa program kan förenkla skatteförberedelserna.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför behöver företag som hanterar flera enheter specialiserad programvara?
  
• Vilka funktioner bör bokföringsprogram för flera företag ha?
  
• Hur kan bokföringsprogram förenkla skatteförberedelser för flera företag?
  

Varför behöver företag som hanterar flera entiteter specialiserad programvara?

När företag växer till att omfatta flera enheter – oavsett om de är dotterbolag, filialer eller helt separata företag – blir det mer komplicerat att hantera ekonomin. Varje enhet har sina egna konton, budgetar, skatteförpliktelser och efterlevnadskrav, och att försöka hantera alla dessa överväganden med manuella processer kan vara svårt att navigera. Så här kan specialiserade bokföringsprogram hjälpa dig.

• Centraliserad vy: Specialiserad programvara låter dig hantera alla dina enheter från en centraliserad plattform, och den organiserar data samtidigt som varje enhets finansiella register hålls separata. Med den här centraliserade vyn kan du undvika att behöva växla mellan flera system eller manuellt konsolidera data från kalkylblad.

• Konsoliderad redovisning: Programvaran kan generera konsoliderade finansiella rapporter över enheter för att visa din övergripande affärshälsa. Denna nivå av transparens är viktig för investerare, intressenter och efterlevnad.

• Efterlevnad: Specialiserad programvara är byggd för att hantera flera uppsättningar skattelagar, rapporteringsstandarder och operativa bestämmelser. Den levereras med funktioner som stöd för flera valutor, automatiserade skatteberäkningar och enhetsspecifika efterlevnadsverktyg som hjälper dig se till att företaget förblir utan anmärkning – oavsett hur mångsidig din verksamhet är.

• Automatisering: Specialiserad programvara automatiserar repetitiva uppgifter som löner, fakturering och kostnadsspårning över flera företag. Det tillåter också delade inställningar så att du inte behöver ange data på nytt för varje entitet. Detta sparar tid, minskar risken för fel och låter ditt team ägna sig åt viktigare uppgifter.

• Skalbarhet: Specialiserad programvara för flera enheter är utformad för att växa med dig. Oavsett om du lägger till ett nytt affärsområde, expanderar till ett annat land eller ökar transaktionsvolymerna kan rätt plattform skalas upp med enkelhet.

• Färre fel: Programvaran minskar risken för kostsamma ekonomiska misstag med inbyggda kontroller, automatiseringar och efterlevnadsskydd. Att använda kalkylblad eller generisk programvara för att hantera dessa funktioner kan öka risken för felberäkningar eller efterlevnadsmisstag.

Vilka funktioner bör bokföringsprogram för flera företag ha?

Olika företag har olika redovisningsbehov, och att hantera flera företag innebär även det en egen uppsättning redovisningsbehov. När du letar efter rätt programvara bör du först överväga ett system som inkluderar inbyggda funktioner för hantering av flera företag – inte funktioner som har lagts till senare för att lösa ett problem. Det betyder att du ska kunna göra följande med bokföringsprogrammet:

• Hantera så många enheter som du har utan att nå godtyckliga gränser

• Hålla de finansiella uppgifterna för varje företag helt åtskilda samtidigt som du kan aktivera centraliserad åtkomst när du behöver det

• Växla enkelt mellan enheter från en dashboard utan att logga in och ut

Utöver dessa grundläggande funktioner bör du leta efter följande i ditt bokföringsprogram.

Konsoliderad rapportering

I stället för att titta på varje företag för sig ska du försöka förstå helheten. Rätt programvara underlättar konsoliderad rapportering genom att:

• Automatiskt hämta data från alla dina enheter och generera omfattande finansiella rapporter

• Låta dig analysera nyckeltal – som kassaflöde och intäkter – för alla företag

• Skapa rapporter som uppfyller specifika behov, oavsett om det är investerares, skattemyndigheters eller interna planeringsbehov.

Automatisering

När du övervakar flera företag kan manuell upprepning sakta ner verksamheten. Rätt programvara automatiserar tidskrävande, felbenägna uppgifter som:

• Hantera återkommande fakturor, delade mallar och batchfakturering för liknande transaktioner mellan enheter

• Beräkna skatt som är anpassad efter varje företags plats och regler

• Hantera schemalagda betalningar, påminnelser och avstämningar

Stöd för skatter och efterlevnad

Efterlevnad kan bli komplicerat när dina företag är verksamma i olika regioner, särskilt när flera valutor eller skattesystem är inblandade. Leta efter programvara som:

• Hanterar transaktioner i flera valutor med växelkurser i realtid och korrekt rapportering

• Bevakar efterlevnadskrav och genererar skatterapporter för varje företag automatiskt

• Anpassar sig till olika regelverk, oavsett om det handlar om lokala skatteregler eller internationella redovisningsstandarder

Skalbarhet

Om du hanterar flera enheter planerar du förmodligen att expandera. Din programvara bör erbjuda:

• Flexibiliteten att lägga till nya företag eller användare

• Möjligheten att hantera ökande transaktionsvolymer eller mer komplex rapportering när du skalar upp

Åtkomst och behörigheter för flera användare

Möjligheten att enkelt samarbeta är en särskilt värdefull funktion när du hanterar flera företag. Leta efter programvara som gör att du kan:

• Ställa in olika åtkomstnivåer baserat på roller (t.ex. ägare, redovisningsekonomer, revisorer)

• Spåra vem som gör vad för ansvarsändamål och för att förhindra misstag

Integrationsfunktioner

Bokföringsprogram ska enkelt passa in i ditt befintliga arbetsflöde. Din programvara ska kunna integreras med:

• Lönesystem så att du inte matar in data två gånger

• CRM-system (Customer Relationship Management) och e-handelsplattformar för ekonomisk spårning i realtid

• Betalningsgateways som förenklar fakturering och debiteringar

Användarvänligt gränssnitt

Att hantera flera företag är komplicerat nog – din programvara ska vara intuitiv att använda. Ett effektivt gränssnitt bör:

• Erbjuda enkel konfigurering, även för användare som inte är tekniskt kunniga

• Låta dig röra dig mellan enheter, rapporter och funktioner utan att känna att du behöver en manual

• Inkludera lättillgänglig support eller handledning

Budgetering och prognostisering

Noggrann och eftertänksam planering för framtiden är en nödvändighet när du har flera företag. Rätt programvara hjälper till genom att:

• Ge dig möjlighet att skapa och jämföra budgetar för varje företag eller för hela gruppen

• Tillhandahålla prognosfunktioner för att förutsäga kassaflöde, kostnader och tillväxtmöjligheter

Säkerhet och dataskydd

Säkerhet är en väsentlig del av alla processer, särskilt när du hanterar känslig ekonomisk information från flera enheter. Leta efter funktioner som:

• End-to-end-kryptering, särskilt för molnbaserade verktyg

• Regelbundna säkerhetskopior för att förhindra dataförlust

• Efterlevnad av integritetslagar, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och California Consumer Privacy Act (CCPA)

Anpassningsalternativ

Inget företag är det andra likt, och din programvara bör återspegla det. Med rätt programvara kan du:

• Skräddarsy kontoplanen för varje enhet

• Anpassa rapporter för att möta specifika intressenters behov

• Justera arbetsflöden så att de matchar hur du faktiskt arbetar

Kostnadseffektivitet

Programvaran ska leverera värde utan dolda överraskningar. Leta efter programvara som har:

• Transparent prissättning som kan skalas upp eller ner efter dina behov

• Inga extra avgifter för viktiga funktioner som skatterapportering och integrationer

• En provperiod eller demo så att du kan testa den innan du bestämmer dig

Hur kan bokföringsprogram förenkla skatteförberedelser för flera företag?

Att hantera flera enheter innebär att hantera flera uppsättningar skatteregler, tidsfrister och rapporteringskrav. Rätt bokföringsprogram kan ta på sig mycket av arbetet och göra skatteförberedelserna snabbare, mer exakta och mindre stressiga.

Centraliserad datahantering

En av de största utmaningarna med skatteförberedelser för flera företag är att samla in all nödvändig information. Bokföringsprogram centraliserar dina finansiella data så att du inte behöver gå igenom separata kalkylblad, e-postmeddelanden eller dokument. Några av fördelarna med att ha dina data centraliserade inkluderar:

• Alla dina enheters finansiella register organiserade i ett system

• Enkel åtkomst till historiska data så att tidigare skattedeklarationer bara är några klick bort

• Möjligheten att växla mellan företag utan att behöva flera inloggningar eller plattformar

Automatiserade skatteberäkningar

Bokföringsprogram kan spåra olika skattesatser, regler och avdrag för varje företag med funktioner som:

• Inbyggda skattekalkylatorer som automatiskt tillämpar rätt skattesatser baserat på plats och transaktionstyp

• Anpassningsbara inställningar för olika skattestrukturer

• Uppdateringar i realtid för nya skattelagar

Stöd för flera jurisdiktioner

Att hantera olika skattelagar och regler kan vara en logistisk utmaning om dina företag är verksamma i olika delstater eller länder. Specialiserade bokföringsprogram kan hjälpa till genom att:

• Ge stöd för flera skattejurisdiktioner inom samma plattform

• Automatiskt justera för lokala skattesatser, mervärdesskatt (moms), skatt på varor och tjänster (GST) eller omsättningsskatt efter behov

• Generera jurisdiktionsspecifika skatterapporter för snabb efterlevnad

• Tillhandahålla stöd för flera valutor för gränsöverskridande skatterapportering

Rapportering och deklaration

Skattemyndigheter kräver särskilda formulär och rapporter med korrekt formatering. Rätt programvara kan:

• Skapa skatterapporter som är anpassade för att uppfylla lagstadgade krav

• Tillhandahålla förifyllda mallar för vanliga skatteformulär som 1099-formulär och momsdeklarationer

• Möjliggöra direkt e-deklaration för skattemyndigheter som stöds, vilket minskar det administrativa papperssarbetet och potentiella fel

Bevakning av utgifter och avdrag

En av de tråkiga delarna av skatteförberedelserna kan vara att identifiera avdragsgilla kostnader och kategorisera transaktioner. Bokföringsprogram underlättar detta genom att:

• Automatiskt kategorisera utgifter baserat på förinställda regler eller tidigare beteenden

• Flagga för potentiella avdrag som företagskostnader, resekostnader och kostnader för hemmakontor

• Generera detaljerade utgiftsrapporter för användning i revisioner

Konsoliderad skatteöversikt

När du hanterar flera enheter måste du förstå varje företags skattskyldigheter. Bokföringsprogram kan tillhandahålla:

• Dashboards som sammanfattar varje enhets skattestatus, inklusive förfallodatum och skuldbelopp

• Konsoliderade rapporter som visar din totala skatteskuld för alla företag

• Varningar och påminnelser för kommande tidsfrister

Förberedelser året runt

Det lönar sig att börja förbereda sig för deklarationen i god tid. Bokföringsprogram kan hjälpa dig att förbereda dig under året som går genom att:

• Stämma av bankkonton och transaktioner i realtid

• Spåra intäkter och utgifter när de inträffar

• Lagra digitala kopior av kvitton och fakturor för enkel referens vid revisioner eller deklarering