Si vous dirigez plusieurs entreprises, la gestion des finances peut être compliquée. Chaque entité a ses propres sources de revenus, obligations fiscales et exigences de déclaration. Les logiciels de comptabilité traditionnels peuvent seulement gérer les finances de chaque entreprise séparément, tandis que les logiciels de comptabilité pour plusieurs entreprises peuvent suivre les finances de diverses entités en parallèle. Ils vous aident à gérer les données financières de plusieurs entreprises à partir d'un même logiciel.

Alors que de plus en plus d'entreprises recourent à des outils financiers automatisés, le marché mondial des logiciels de comptabilité devrait passer d'environ 13,8 milliards de dollars américains en 2023 à plus de 24 milliards de dollars américains d'ici 2030. Le présent article explique pourquoi les entreprises qui gèrent plusieurs entités ont besoin d'un logiciel spécialisé, indique quelles fonctionnalités rechercher, et souligne comment un tel logiciel peut simplifier les déclarations de revenus.

Que contient cet article?

• Pourquoi les entreprises qui gèrent plusieurs entités ont-elles besoin d'un logiciel spécialisé?
  
• Quelles sont les caractéristiques indispensables d'un logiciel de comptabilité pour plusieurs entreprises?
  
• Comment un logiciel de comptabilité peut-il simplifier les déclarations de revenus pour plusieurs entreprises?
  

Pourquoi les entreprises qui gèrent plusieurs entités ont-elles besoin d'un logiciel spécialisé?

Lorsqu'une entreprise croît suffisamment pour englober plusieurs entités, qu'il s'agisse de filiales, de succursales ou d'entreprises entièrement distinctes, la gestion des finances s'en trouve complexifiée. Puisque chaque entité a ses propres comptes, budgets, obligations fiscales et exigences de conformité, il peut être difficile de tout gérer manuellement. Voici en quoi un logiciel de comptabilité spécialisé peut vous aider.

• Vue centralisée : Un logiciel spécialisé organise l'ensemble des données pour vous permettre de gérer toutes vos entités dans une plateforme centralisée, et ce, tout en gardant distincts les documents financiers de chaque entité. Grâce à cette vue centralisée, vous n'aurez pas à passer d'un système à un autre ou à consolider manuellement des données tirées de feuilles de calcul.

• États financiers consolidés : Le logiciel peut générer des états financiers consolidés pour toutes les entités afin de présenter la santé globale de votre entreprise. Cette transparence est importante pour les investisseurs, les parties prenantes et la gestion de la conformité.

• Conformité : Les logiciels spécialisés gèrent une vaste gamme de lois fiscales, de normes de déclaration et de règlements opérationnels. Peu importe vos opérations, ces logiciels vous aident à rester en règle à travers leurs fonctionnalités, comme la prise en charge de nombreuses devises, les calculs fiscaux automatiques et les outils de conformité propres à chaque entité.

• Automatisation : Les logiciels spécialisés automatisent les tâches répétitives, comme la paie, la facturation et le suivi des dépenses à travers diverses entreprises. Ils partagent également les mêmes paramètres afin que vous n'ayez pas à saisir à nouveau les données pour chaque entité. Cela vous épargne du temps, diminue le risque d'erreurs et libère votre équipe pour des tâches plus importantes.

• Évolutivité : Les logiciels multientités spécialisés évoluent avec vous. La bonne plateforme saura s'adapter sans problème à votre croissance, qu'il s'agisse d'un nouveau secteur d'activité, d'une percée dans un nouveau pays ou de l'augmentation du volume de transactions.

• Réduction des erreurs : Le bon logiciel réduit le risque d'erreurs financières coûteuses à travers l'automatisation, des contrôles intégrés et des fonctionnalités de conformité. Utiliser des feuilles de calcul ou des logiciels génériques pour gérer ces aspects augmente le risque d'erreurs mathématiques ou d'écarts de conformité.

Quelles sont les caractéristiques indispensables d'un logiciel de comptabilité pour plusieurs entreprises?

Différentes entreprises ont différents besoins en matière de comptabilité : gérer plusieurs entreprises signifie donc que vous avez également vos propres besoins. La gestion de plusieurs entreprises doit être une fonctionnalité inhérente de votre logiciel, pas seulement une avenue qui dépend de solutions de contournement. Ainsi, le bon logiciel de comptabilité vous permettra de :

• gérer autant d'entités que vous le souhaitez, sans limite arbitraire;

• garder les données financières de chaque entreprise entièrement distinctes tout en offrant un accès centralisé au besoin;

• passer facilement d'une entité à une autre à partir d'un seul tableau de bord sans que vous ayez à vous reconnecter.

Voici quoi rechercher en plus de ces fonctionnalités de base.

Rapports consolidés

Plutôt que d'examiner chaque entreprise en silo, tâchez à comprendre la situation globale. Le bon logiciel facilite la création de rapports consolidés en :

• extrayant automatiquement les données de toutes vos entités et en générant des états financiers complets;

• vous permettant d'analyser les indicateurs de performance, comme les flux de trésorerie et les revenus, à travers toutes les entreprises;

• créant des rapports qui répondent à des besoins précis, qu'il soit question des exigences des investisseurs, de l'administration fiscale ou de la planification interne.

Automatisation

Si vous supervisez plusieurs entreprises, les opérations manuelles répétées peuvent vous ralentir. Le bon logiciel automatise les tâches qui prennent du temps et sont sujettes à des erreurs, notamment :

• la gestion des factures récurrentes, des modèles partagés et de la facturation par lots pour des transactions semblables d'une entité à une autre;

• le calcul personnalisé des taxes en fonction de l'emplacement de chaque entreprise et des règles qui lui sont propres;

• la gestion des paiements planifiés, des rappels et des rapprochements.

Soutien en matière de fiscalité et de conformité

Le respect de la conformité peut être complexe si vos entreprises opèrent dans différentes régions, notamment lorsque plusieurs devises ou systèmes fiscaux sont en jeu. Recherchez un logiciel qui :

• gère bien les transactions multidevises, appliquant le taux de change en temps réel et produisant des rapports exacts;

• assure le suivi des exigences de conformité et génère automatiquement des déclarations fiscales pour chaque entreprise;

• s'adapte aux différents cadres réglementaires, qu'il s'agisse du droit fiscal local ou de normes comptables internationales.

Évolutivité

Si vous gérez plusieurs entités, vous visez peut-être une expansion. Votre logiciel doit :

• permettre l'ajout de nouvelles entreprises ou de nouveaux utilisateurs;

• savoir gérer des volumes de transactions croissants et des déclarations plus complexes au fil de votre expansion.

Accès et permissions multi-utilisateurs

Il est capital de pouvoir collaborer facilement si vous gérez plusieurs entreprises. Recherchez un logiciel qui vous permet de :

• définir différents niveaux d'accès en fonction de rôles (p. ex. : propriétaires, comptables, vérificateurs, etc.).

• suivre qui fait quoi à des fins de responsabilisation et pour éviter les erreurs.

Capacités d'intégration

Un logiciel de comptabilité doit s'intégrer facilement à vos flux de travail existants. Votre logiciel doit pouvoir s'intégrer avec :

• vos systèmes de paie pour que vous n'ayez pas à saisir de données deux fois;

• vos systèmes de gestion de la relation client et vos plateformes de commerce en ligne pour un suivi financier en temps réel;

• vos passerelles de paiement pour simplifier la facturation et le recouvrement.

Interface conviviale

Votre logiciel doit être intuitif, car gérer plusieurs entreprises est déjà assez compliqué. Une interface efficace :

• est facile à configurer, même pour les utilisateurs peu férus de technologie;

• vous permet de basculer facilement entre les entités, les rapports et les fonctionnalités;

• inclut des tutoriels et des outils de soutien.

Budgets et prévisions

Si vous dirigez plusieurs entreprises, vous devez planifier minutieusement et méticuleusement. Le bon logiciel vous appuie en :

• vous permettant de créer des budgets et de les comparer pour chaque entreprise ou l'ensemble de celles-ci;

• offrant des fonctionnalités de prévision des flux de trésorerie, des dépenses et des occasions de croissance.

Sécurité et confidentialité des données

La sécurité est essentielle, surtout si vous gérez des données financières sensibles provenant de plusieurs entités. Recherchez des caractéristiques telles que :

• le chiffrement de bout en bout, surtout pour les outils infonuagiques;

• des sauvegardes régulières pour éviter les pertes de données;

• la conformité aux lois sur la protection de la vie privée, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE et la Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA).

Options de personnalisation

Il n'y a pas deux entreprises identiques, et votre logiciel doit le refléter. Le bon logiciel vous permet :

• d'adapter le plan comptable à chaque entité;

• de personnaliser les rapports pour répondre aux besoins de parties prenantes données;

• d'ajuster les flux de travail pour qu'ils correspondent au fonctionnement réel de l'entreprise.

Rentabilité

Le logiciel doit générer de la valeur sans mauvaises surprises. Recherchez un logiciel :

• dont les tarifs sont transparents et qui peut évoluer avec vos besoins;

• qui n'impose pas de frais additionnels pour des fonctionnalités importantes, comme les déclarations fiscales et les intégrations;

• qui offre une période d'essai ou de démonstration pour que vous puissiez le tester avant de l'adopter.

Comment un logiciel de comptabilité peut-il simplifier les déclarations de revenus pour plusieurs entreprises?

Gérer plusieurs entités veut dire gérer une vaste gamme de règles fiscales, d'échéances et d'exigences en matière de déclaration. Le bon logiciel de comptabilité peut prendre en charge une grande partie du travail et ainsi rendre les déclarations de revenus plus rapides, plus précises et moins stressantes.

Gestion centralisée des données

L'un des plus grands défis de la préparation des déclarations de revenus pour plusieurs entreprises est de rassembler toutes les informations nécessaires. Un logiciel de comptabilité centralise vos données financières de sorte que vous n'avez pas à fouiller à travers une foule de feuilles de calcul, de courriels ou de documents distincts. Voici quelques avantages de la centralisation des données :

• Tous les documents financiers de vos entités sont organisés dans un seul système.

• L'accès aux données historiques est facile : les déclarations de revenus antérieures sont accessibles en quelques clics.

• Vous pouvez passer d'une entreprise à une autre sans multiplier les identifiants ou les plateformes.

Calcul automatique des taxes

Un logiciel de comptabilité peut suivre une vaste gamme de taux d'imposition, de règles et de déductions pour chaque entreprise grâce à des fonctionnalités telles que :

• des outils de calcul des taxes intégrés qui appliquent automatiquement les bons taux en fonction de l'emplacement et du type de chaque transaction;

• des paramètres personnalisables pour différents régimes fiscaux;

• des mises à jour en temps réel suivant l'évolution du droit fiscal.

Prise en charge de divers territoires

Il peut être difficile de gérer les différents règlements fiscaux si vos entreprises opèrent dans de nombreux territoires. Un logiciel comptable spécialisé peut vous aider en :

• prenant en charge les règlements fiscaux de divers territoires au sein d'une même plateforme;

• s'ajustant automatiquement aux taux de taxation locaux, notamment en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), de taxe sur les produits et services (TPS) ou de taxe de vente, au besoin;

• générant des déclarations fiscales spécifiques à chaque territoire pour un respect rapide des exigences de conformité;

• prenant en charge diverses devises pour faciliter les déclarations fiscales internationales.

Rapports et déclaration

Les autorités fiscales exigent des rapports et des formulaires remplis correctement. Le bon logiciel :

• génère des déclarations fiscales personnalisées qui répondent aux exigences réglementaires;

• inclut des modèles préremplis de formulaires fiscaux courants, tels que les formulaires 1099 et les déclarations de TVA;

• permet la déclaration électronique directe auprès des autorités fiscales prises en charge, réduisant la paperasse et le risque d'erreurs.

Suivi des dépenses et des déductions

Cerner les dépenses déductibles et catégoriser les transactions sont quelques-uns des aspects les plus fastidieux de la préparation des déclarations de revenus. Un logiciel de comptabilité vous facilite la tâche en :

• catégorisant automatiquement les dépenses en fonction de règles prédéfinies ou de l'historique précédent;

• signalant les déductions potentielles, comme les frais professionnels, les indemnités de kilométrage et les frais de télétravail;

• générant des déclarations de dépenses détaillées en vue d'audits.

Vue d'ensemble consolidée de la fiscalité

Si vous gérez plusieurs entités, vous devez comprendre les obligations fiscales de chacune. Un logiciel de comptabilité peut offrir :

• des tableaux de bord résumant la situation fiscale de chaque entité, y compris les dates d'échéance et les montants dus;

• des rapports consolidés affichant l'ensemble des impôts à payer à travers toutes vos entreprises;

• des alertes et des rappels pour les échéances à venir.

Préparation tout au long de l'année

Vous devriez vous préparer pour la période des impôts longtemps à l'avance. Un logiciel de comptabilité peut vous aider à vous préparer tout au long de l'année en :

• rapprochant les comptes bancaires et les transactions en temps réel;

• suivant les revenus et les dépenses en temps réel;

• stockant des copies numériques des reçus et des factures pour une consultation facile dans le cadre d'audits ou de déclarations.