Cuando diriges varias empresas, la gestión de las finanzas puede ser cada vez más complicada. Cada entidad tiene diferentes fuentes de ingresos, obligaciones fiscales y requisitos de información. El software de contabilidad tradicional solo puede gestionar las finanzas de cada empresa por separado. Sin embargo, el software de contabilidad para múltiples empresas puede realizar un seguimiento de las finanzas de varias empresas. Está diseñado para permitirte gestionar los datos financieros de varias empresas desde un solo lugar.

Cada vez más empresas están recurriendo a herramientas financieras automatizadas; además, se espera que el mercado mundial de software de contabilidad aumente de unos 13.800 millones de dólares en 2023 a más de 24.000 millones de dólares en 2030. A continuación analizaremos por qué las empresas que gestionan varias entidades necesitan un software especializado, qué funciones deben priorizar y cómo este software puede simplificar la preparación de impuestos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué las empresas que gestionan varias entidades necesitan un software especializado?
  
• ¿Qué características debe tener un software de contabilidad para múltiples empresas?
  
• ¿Cómo puede el software de contabilidad simplificar la preparación de impuestos para múltiples empresas?
  

¿Por qué las empresas que gestionan varias entidades necesitan un software especializado?

Cuando las empresas crecen y engloban varias entidades, ya sean subsidiarias, sucursales o empresas completamente separadas, la gestión de sus finanzas se vuelve más compleja. Cada entidad tiene sus propias cuentas, presupuestos, obligaciones fiscales y requisitos de cumplimiento de la normativa, y tratar de manejar todas estas consideraciones con procesos manuales puede resultar complejo. A continuación te explicamos cómo puede ayudarte un software de contabilidad especializado.

• Vista centralizada: El software especializado te permite administrar todas tus entidades en una plataforma centralizada y organiza los datos manteniendo distintos los registros financieros de cada entidad. Con esta vista centralizada, ya no tendrás que alternar entre varios sistemas o consolidar manualmente los datos de las hojas de cálculo.

• Estados financieros consolidados: El software puede generar estados financieros consolidados en todas las entidades para mostrar el estado general de tu negocio. Este nivel de transparencia es importante para los inversores, las partes interesadas y el cumplimiento de la normativa.

• Cumplimiento de la normativa: El software especializado está diseñado para manejar múltiples conjuntos de leyes fiscales, estándares de informes y regulaciones operativas. Ofrece funciones como compatibilidad con múltiples divisas, cálculos de impuestos automatizados y herramientas de cumplimiento de la normativa específicas de cada entidad para ayudarte a mantenerte al día, independientemente de lo diversas que sean tus operaciones.

• Automatización: El software especializado automatiza tareas repetitivas como la nómina, la facturación y el seguimiento de gastos en múltiples empresas. También permite la configuración compartida para que no tengas que volver a introducir los datos de cada entidad. Esto ahorra tiempo, reduce el riesgo de errores y libera a tu equipo para tareas más importantes.

• Escalabilidad: El software multientidad especializado está diseñado para crecer junto a tu empresa. Tanto si estás añadiendo una nueva línea de negocio, abriéndote a un país diferente como si estás aumentando el volumen de transacciones, la plataforma adecuada puede escalar con facilidad.

• Menos errores: El software reduce el riesgo de costosos errores financieros gracias a la integración de comprobaciones, automatizaciones y protecciones de cumplimiento. El uso de hojas de cálculo o software genérico para administrar estas funciones puede aumentar la posibilidad de errores de cálculo o de fiscalización en el cumplimiento normativo.

¿Qué funciones debe tener un software de contabilidad para múltiples empresas?

Las diferentes empresas tienen diferentes necesidades contables, por lo que administrar varias empresas significa que también tienes tu propio conjunto de necesidades contables. A la hora de buscar el software adecuado, primero considera un sistema capaz de manejar múltiples negocios como una característica inherente, no como una solución alternativa. Esto significa que el software de contabilidad debería permitirte:

• Administrar tantas entidades como tengas sin llegar a límites arbitrarios

• Mantener los datos financieros de cada empresa completamente separados y al mismo tiempo permitir el acceso centralizado cuando lo necesites

• Cambiar fácilmente entre entidades desde un panel de control sin necesidad de iniciar y cerrar sesión

Más allá de estas funcionalidades básicas, esto es lo que debes buscar en tu software de contabilidad.

Informes consolidados

En lugar de ver cada negocio de forma aislada, trata de comprender el panorama general. El software adecuado facilita la elaboración de informes consolidados de la siguiente manera:

• Con la extracción automática de datos de todas sus entidades y generación de estados financieros completos.

• Te permite analizar las métricas de rendimiento, como el flujo de efectivo y los ingresos, de toda la empresa.

• Con la creación de informes capaces de satisfacer necesidades específicas, ya sean de inversores, autoridades fiscales o desde las áreas de planificación interna.

Automatización

Cuando supervisas varias empresas, la repetición manual puede ralentizar las operaciones. El software adecuado automatiza tareas que consumen mucho tiempo y son propensas a errores, tales como:

• Gestión de facturas recurrentes, plantillas compartidas y facturación por lotes para transacciones similares entre entidades.

• Cálculo de impuestos personalizado según la ubicación y las reglas de cada empresa.

• Gestión de pagos programados, recordatorios y conciliaciones.

Soporte fiscal y de cumplimiento de la normativa

El cumplimiento de la normativa puede ser complicado cuando tus empresas operan en diferentes regiones, en especial cuando hay varias divisas o sistemas fiscales de por medio. Busca software capaz de:

• Gestionar transacciones multidivisa con tipos de cambio en tiempo real e informes precisos.

• Realizar un seguimiento de los requisitos de cumplimiento de la normativa y generar automáticamente informes fiscales para cada empresa.

• Adaptarse a diferentes marcos regulatorios, ya sean códigos fiscales locales o estándares contables internacionales.

Escalabilidad

Si administras varias entidades, es probable que tengas la previsión de abrirte a otros mercados. Tu software debe ofrecer:

• La flexibilidad de añadir nuevas empresas o usuarios.

• La capacidad de gestionar volúmenes de transacciones crecientes o informes más complejos a medida que creces.

Acceso y permisos multiusuario

La capacidad de colaborar fácilmente es una característica particularmente valiosa cuando se administran varias empresas. Busca un software que te permita:

• Establecer diferentes niveles de acceso según los roles (p. ej., propietarios, contables, auditores)

• Hacer un seguimiento de qué es lo que está haciendo cada uno a efectos de rendición de cuentas y para evitar errores.

Funcionalidades de integración

Un software de contabilidad debe adaptarse fácilmente a tu flujo de trabajo actual. Tu software debe poder integrarse con:

• Sistemas de nómina para que no tengas que introducir datos dos veces.

• Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y plataformas de comercio electrónico para el seguimiento financiero en tiempo real.

• Pasarelas de pago para simplificar la facturación y los cobros.

Interfaz fácil de usar

Gestionar varias empresas ya es bastante complicado. Por eso, el software que utilices debe ser intuitivo. Una interfaz eficaz debe:

• Hacer que la configuración sea sencilla, incluso para los usuarios que no sean expertos en tecnología.

• Permitirte navegar entre entidades, informes y características sin tener la sensación de que necesitas un manual.

• Venir con soporte o tutoriales accesibles.

Elaboración de presupuestos y previsiones

La planificación cuidadosa y meticulosa para el futuro es una necesidad cuando se tienen varias empresas. Con el software adecuado podrás:

• Crear y comparar presupuestos para cada unidad de negocio o para todo el grupo.

• Proporcionar funciones de previsión para predecir el flujo de caja, los gastos y las oportunidades de crecimiento.

Seguridad y privacidad de datos

La seguridad es fundamental, especialmente cuando se maneja información financiera confidencial de varias entidades. Apuesta por características como:

• Cifrado de extremo a extremo, especialmente para herramientas basadas en la nube.

• Copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de datos.

• Cumplimiento de la legislación en materia de privacidad, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Protección de Datos del Consumidor de California (CCPA).

Opciones de personalización

No hay dos empresas exactamente iguales, y tu software debe reflejar eso. Con el software adecuado podrás:

• Adaptar el plan de cuentas para cada entidad.

• Personalizar los informes para satisfacer las necesidades específicas de las partes interesadas.

• Ajustar los flujos de trabajo para que coincidan con la forma en que realmente operas.

Rentabilidad

El software debe ofrecer valor sin sorpresas ocultas. Busca un software que:

• Tenga tarifas transparentes que puedan dimensionarse en función de tus necesidades.

• No cobre comisiones adicionales por funciones importantes como las declaraciones fiscales y las integraciones.

• Tenga un período de prueba o demostración para que puedas probarlo antes de comprometerte.

¿Cómo puede un software de contabilidad simplificar la preparación de impuestos para varias empresas?

Gestionar varias entidades implica administrar varios conjuntos de normas, plazos y requisitos de información fiscales. Un software de contabilidad adecuado puede asumir gran parte del trabajo involucrado y hacer que la preparación de impuestos sea más rápida, precisa y menos estresante.

Gestión centralizada de datos

Uno de los mayores desafíos en la preparación de impuestos para múltiples empresas es recopilar toda la información necesaria. El software de contabilidad centraliza tus datos financieros, para que no tengas que rebuscar en hojas de cálculo, correos electrónicos o documentos separados. Estas son algunas de las ventajas de tener tus datos centralizados:

• Todos los registros financieros de tus entidades organizados en un solo sistema.

• Fácil acceso a los datos históricos, por lo que las declaraciones de impuestos anteriores se hacen en pocos clics.

• La capacidad de cambiar de una empresa a otra sin necesidad de múltiples inicios de sesión o plataformas.

Cálculos de impuestos automatizados

Un buen software de contabilidad permite realizar un seguimiento de diferentes tasas impositivas, reglas y deducciones para cada empresa con características como:

• Calculadoras de impuestos integradas que aplican automáticamente las tasas correctas según la ubicación y el tipo de transacción.

• Configuración personalizable para diferentes estructuras fiscales.

• Actualizaciones en tiempo real para los cambios en las leyes fiscales.

Soporte para varias jurisdicciones

Gestionar diferentes códigos fiscales y normativas puede suponer un reto logístico si tus empresas operan en diferentes estados o países. Un software de contabilidad especializado puede ayudarte:

• Aceptando múltiples jurisdicciones fiscales dentro de la misma plataforma.

• Ajustándose de forma automática según las tasas impositivas locales, el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre bienes y servicios (GST) o el impuesto sobre las ventas según sea necesario.

• Generando de informes fiscales específicos de cada jurisdicción para agilizar el cumplimiento de la normativa.

• Proporcionando soporte multidivisa para la declaración de impuestos transfronterizos.

Declaraciones y presentaciones

Las autoridades fiscales exigen formularios e informes específicos con el formato correcto. El software adecuado puede:

• Generar informes fiscales personalizados para cumplir con los requisitos normativos.

• Proporcionar plantillas rellenadas previamente para formularios fiscales comunes, como los 1099 y las declaraciones de IVA.

• Habilitar la presentación electrónica directa para las agencias tributarias aceptadas, lo que reduce el papeleo y los posibles errores.

Seguimiento de gastos y deducciones

Una de las partes más tediosas en la preparación de impuestos puede ser identificar los gastos deducibles y categorizar las transacciones. El software de contabilidad hace que esto sea más fácil al:

• Categorizar de forma automática los gastos en función de reglas preestablecidas o de tu comportamiento anterior.

• Marcar posibles deducciones, como gastos comerciales, kilometraje y costes de oficina doméstica.

• Generar informes de gastos detallados para su uso en auditorías.

Resumen de impuestos consolidados

Cuando gestionas varias entidades, debes conocer las obligaciones fiscales de cada empresa. El software de contabilidad puede proporcionar:

• Dashboards que resuman el estado fiscal de cada entidad, incluidas las fechas de vencimiento y los importes adeudados.

• Informes consolidados para mostrar tus obligaciones fiscales totales en todas las empresas.

• Alertas y recordatorios sobre las próximas fechas límite.

Preparación durante todo el año

Debes comenzar a prepararte para la temporada de impuestos con mucha anticipación. Un software de contabilidad puede ayudarte a prepararte durante todo el año de la siguiente manera:

• Conciliación de cuentas bancarias y transacciones en tiempo real.

• Seguimiento de los ingresos y gastos a medida que se producen.

• Almacenamiento de copias digitales de recibos y facturas para facilitar su consulta durante auditorías o presentaciones.