Quando você administra várias empresas, o gerenciamento das finanças pode ficar cada vez mais complicado. Cada entidade tem fluxos de receita, obrigações fiscais e relatórios diferentes. Os softwares de contabilidade tradicionais só gerenciam as finanças de cada empresa separadamente. Mas um software de contabilidade para várias empresas pode acompanhar finanças de vários empreendimentos. Eles foram feitos para gerenciar dados financeiros de várias empresas em um só lugar.

Cada vez mais empresas estão adotando ferramentas financeiras automatizadas. O mercado global de software de contabilidade deve passar de US$ 13,8 bilhões em 2023 para mais de US$ 24 bilhões até 2030. Veja aqui por que empresas que gerenciam várias entidades precisam de um software especializado, quais recursos procurar e como esses softwares podem simplificar a declaração de impostos.

Neste artigo:

• Por que empresas que gerenciam várias entidades precisam de softwares especializados?
  
• Quais recursos os softwares de contabilidade para diversas empresas devem ter?
  
• Como um software contábil pode simplificar a preparação fiscal para diversas empresas?
  

Por que empresas que gerenciam várias entidades precisam de software especializado?

Quando as empresas crescem e abrangem várias entidades, como subsidiárias, filiais ou empreendimentos totalmente separados, o gerenciamento das finanças se torna mais complexo. Cada entidade tem suas próprias contas, orçamentos, obrigações fiscais e requisitos de conformidade. Gerenciar todas essas questões manualmente pode ser muito complicado. Veja como um software contábil especializado pode ajudar.

• Visão centralizada: um software especializado permite gerenciar todas as suas entidades a partir de uma plataforma central, organizando dados e separando os registros financeiros de cada entidade. Com essa visualização centralizada, não é necessário alternar entre vários sistemas ou consolidar manualmente dados de planilhas.

• Demonstrações financeiras consolidadas: o software pode gerar demonstrações financeiras consolidadas entre entidades para mostrar a integridade geral dos seus negócios. Esse nível de transparência é importante para investidores, partes interessadas e conformidade.

• Conformidade: softwares especializado podem gerenciar vários conjuntos de leis tributárias, padrões de relatórios e regulamentos operacionais. Eles têm recursos como suporte a várias moedas, cálculos fiscais automatizados e ferramentas de conformidade específicas por entidade para ajudar a manter sua adimplência, independentemente da diversidade de suas operações.

• Automação: um software especializado automatiza tarefas repetitivas, como folha de pagamento, faturamento e acompanhamento de despesas em diversas empresas, além de permitir configurações compartilhadas, para que você não precise reinserir dados para cada entidade. Asim, você economiza tempo, reduz o risco de erros e libera sua equipe para tarefas mais importantes.

• Escalabilidade: o software multientidade especializado foi projetado para crescer com você. Seja para criar uma nova linha de negócios, expandir a empresa em mais um país ou aumentar o volume de transações, a plataforma certa pode crescer com facilidade.

• Menos erros: o software reduz o risco de erros financeiros dispendiosos com verificações integradas, automações e salvaguardas de conformidade. Usar planilhas ou softwares genéricos para gerenciar esses recursos pode aumentar a chance de erros de cálculo ou deslizes na conformidade.

Quais recursos os softwares de contabilidade para diversas empresas devem ter?

Cada empresas tem suas necessidades contábeis, de forma que você cria um conjunto próprio de requisitos. Ao procurar o software certo, considere primeiro um sistema que já seja preparado para gerenciar várias empresas, sem atalhos ou soluções improvisadas. Para isso, o software de contabilidade deve permitir:

• Gerenciar todas as suas entidades, sem limites arbitrários

• Manter os dados financeiros de cada empresa completamente separados, com acesso centralizado quando precisar

• Alternar facilmente as entidades a partir de um painel, sem acessos separados

Além desses recursos básicos, veja o que procurar no seu software de contabilidade.

Relatórios consolidados

Em vez de analisar cada empresa isoladamente, tente entender o quadro geral. Um bom software facilita a geração de relatórios consolidados com:

• Extração automática de dados de todas as suas entidades e geração de demonstrações financeiras abrangentes

• Análises de métricas de desempenho (como fluxo de caixa e receita) em todas as empresas.

• Relatórios para necessidades específicas, como investidores, autoridades fiscais ou planejamento interno

Automação

Ao gerenciar várias empresas, a repetição manual pode atrasar as operações. Um bom software automatiza tarefas demoradas e propensas a erros, como:

• Gestão de faturas recorrentes, modelos compartilhados e faturamento em lote para transações semelhantes em todas as entidades

• Cálculo personalizado de impostos conforme a localização e as regras de cada empresa

• Gestão de pagamentos, lembretes e reconciliações agendadas

Suporte tributário e conformidade

A conformidade pode ser complexa quando suas empresas operam em regiões diferentes, especialmente se há várias moedas ou sistemas fiscais envolvidos. Procure um software que:

• Processe transações em várias moedas com taxas de câmbio em tempo real e relatórios precisos

• Monitore requisitos de conformidade e gere relatórios fiscais automaticamente para cada empresa

• Adapte-se a diferentes estruturas regulatórias, como códigos fiscais locais ou normas internacionais de contabilidade

Escalabilidade

Se você está gerenciando várias entidades, provavelmente planeja expandir. Seu software deve oferecer:

• Flexibilidade para adicionar novas empresas ou usuários

• A possibilidade de gerenciar aumento no volume de transações ou relatórios mais complexos conforme você se expande

Acesso e permissões multiusuário

A capacidade de colaborar facilmente é um recurso particularmente valioso ao gerenciar vários negócios. Procure um software que permita:

• Definir diferentes níveis de acesso de acordo com as funções (por exemplo, proprietários, contadores, auditores)

• Acompanhe quem está fazendo o quê para fins de prestação de contas e para evitar erros

Recursos de integração

O software de contabilidade deve se encaixar facilmente no seu fluxo de trabalho atual. Seu software deve poder integrar-se com:

• Sistemas de folha de pagamento, para que você não precise inserir dados repetidos

• Sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e plataformas de e-commerce para acompanhamento financeiro em tempo real

• Gateways de pagamento para simplificar faturamento e cobranças

Interface amigável

Gerenciar várias empresas é bastante complicado; seu software deve ser intuitivo de usar. Uma interface eficaz deve:

• Facilitar a configuração, mesmo para usuários sem muito experiência com tecnologias

• Permitir que você alterne entidades, relatórios e recursos sem precisar de um manual

• Ter suporte acessível ou tutoriais

Orçamento e previsão

Um planejamento cuidadoso e meticuloso do futuro é uma necessidade quando você tem várias empresas. O software certo ajuda porque:

• Permite criar e comparar orçamentos para cada empresa ou em todo o grupo

• Fornecimento de recursos de previsão para prever fluxo de caixa, despesas e oportunidades de crescimento

Segurança e privacidade de dados

A segurança é fundamental, especialmente quando você lida com informações financeiras confidenciais de várias entidades. Procure recursos como:

• Criptografia de ponta a ponta, especialmente para ferramentas baseadas em nuvem

• Backups regulares para evitar a perda de dados

• Conformidade com as leis de privacidade, inclusive o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e a Lei de Privacidade dos Consumidores da Califórnia (CCPA)

Opções de personalização

Não há duas empresas exatamente iguais, e seu software deve refletir isso. O software certo permite que você:

• Adequar o plano de contas de cada entidade

• Personalizar relatórios para atender às necessidades específicas das partes interessadas

• Ajuste os fluxos de trabalho de acordo com sua operação

Eficiência de custos

O software deve entregar valor sem surpresas escondidas. Procure um software que ofereça:

• Preços transparentes e proporcionais ao que você vai usar

• Sem tarifas adicionais para recursos importantes, como relatórios fiscais e integrações

• Um período de teste ou demonstração para que você possa testá-lo antes de se comprometer

Como um software contábil pode simplificar a preparação fiscal para diversas empresas?

Gerenciar várias entidades significa gerenciar vários conjuntos de regras fiscais, prazos e requisitos de declaração. Um software contábil correto pode assumir boa parte do trabalho envolvido e tornar a preparação fiscal mais rápida, precisa e menos estressante.

Gerenciamento centralizado de dados

Um dos maiores desafios na preparação fiscal para várias empresas é reunir todas as informações necessárias. O software de contabilidade centraliza seus dados financeiros, para que você não precise vasculhar planilhas, e-mails ou documentos separados. Algumas vantagens de centralizar seus dados:

• Todos os registros financeiros de suas entidades organizados em um sistema

• Histórico de dados e declarações fiscais anteriores acessíveis em poucos cliques

• Alternar as empresas sem fazer vários logins ou acessar várias plataformas

Cálculos fiscais automatizados

Os softwares contábeis podem rastrear diferentes alíquotas, regras e deduções para cada empresa com recursos como:

• Calculadoras de impostos integradas que aplicam automaticamente as alíquotas corretas conforme a localização e o tipo de transação

• Configurações personalizáveis para diferentes estruturas fiscais

• Atualizações em tempo real segundo alterações da legislação tributária

Compatibilidade com várias jurisdições

Gerenciar diversos códigos e regulamentações fiscais pode ser um desafio logístico se suas empresas operam em estados ou países diferentes. Um software de contabilidade especializado pode ajudar, pois:

• Permite operar em várias jurisdições fiscais dentro da mesma plataforma

• Ajusta automaticamente as alíquotas locais, o Imposto sobre Valor Agregado (IVA), Imposto sobre Bens e Serviços (GST) ou imposto sobre vendas, conforme necessário

• Gera relatórios fiscais específicos para cada jurisdição, agilizando a conformidade

• Funciona em várias moedas, criando declarações de impostos internacionais

Relatórios e declaração

O fisco exige formulários e relatórios específicos com a formatação correta. O software certo pode:

• Gerar declarações personalizadas conforme os requisitos regulatórios

• Fornecer modelos pré-preenchidos para informes fiscais comuns, como 1099s e declarações de IVA

• Viabilizar o envio direto de declarações eletrônicas para órgãos fiscais compatíveis, reduzindo a burocracia e erros

Acompanhamento de despesas e deduções

Uma das partes mais tediosas da preparação fiscal pode ser identificar despesas dedutíveis e categorizar transações. Os softwares de contabilidade facilitam essa operação:

• Categorização automática de despesas segundo regras predefinidas ou seu comportamento anterior

• Indicação de deduções, como despesas comerciais, quilometragem e custos de escritório

• Geração de relatórios detalhados de despesas para uso em auditorias

Visão geral dos impostos consolidados

Quando você gerencia várias entidades, precisa entender as obrigações fiscais de cada empresa. Os softwares de contabilidade podem fornecer:

• Dashboards que resumem a situação fiscal de cada entidade, incluindo datas de vencimento e valores devidos

• Relatórios consolidados para mostrar o total de impostos devidos em todas as empresas

• Alertas e lembretes dos próximos prazos

Preparação para todo o ano

Você deve começar a se preparar para a temporada fiscal com bastante antecedência. Os softwares de contabilidade podem facilitar o preparo ao longo do ano:

• Reconciliação de contas bancárias e transações em tempo real

• Acompanhamento de receitas e despesas conforme acontecem

• Armazenamento de cópias digitais de recibos e faturas para facilitar a consulta durante auditorias ou arquivamentos