การจัดการด้านการเงินอาจมีความซับซ้อนมากขึ้นเมื่อคุณดําเนินธุรกิจหลายอย่าง แต่ละบริษัทก็มีกระแสรายรับ ภาระหน้าที่ทางภาษี และข้อกําหนดการรายงานที่แตกต่างกัน ซอฟต์แวร์การทําบัญชีแบบดั้งเดิมสามารถจัดการการเงินสําหรับแต่ละธุรกิจแยกกันได้เท่านั้น แต่ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสําหรับธุรกิจหลายแห่งสามารถติดตามการเงินในธุรกิจหลายแห่งได้ โดยออกแบบมาเพื่อให้คุณสามารถจัดการข้อมูลทางการเงินสําหรับธุรกิจหลายแห่งได้จากที่เดียว

ธุรกิจหลายๆ แห่งหันมาใช้เครื่องมือด้านการเงินอัตโนมัติมากขึ้นเรื่อยๆ โดยตลาดซอฟต์แวร์การทําบัญชีทั่วโลกคาดว่าจะมีมูลค่าเพิ่มขึ้นจากประมาณ 13.8 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2023 เป็นกว่า 24 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2030 ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงเหตุผลที่ธุรกิจที่จัดการหลายหน่วยงานต้องการซอฟต์แวร์เฉพาะทาง ฟีเจอร์ใดบ้างที่ควรมี และวิธีที่ซอฟต์แวร์นี้จะช่วยให้การเตรียมการด้านภาษีง่ายขึ้น

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เหตุใดธุรกิจที่จัดการหน่วยงานหลายแห่งจึงต้องการซอฟต์แวร์เฉพาะทาง
  
• ฟีเจอร์ใดบ้างที่ซอฟต์แวร์การทำบัญชีสําหรับธุรกิจหลายแห่งควรมี
  
• ซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะลดความซับซ้อนในการเตรียมการด้านภาษีสําหรับธุรกิจหลายแห่งได้อย่างไร
  

เหตุใดธุรกิจที่จัดการหน่วยงานหลายแห่งจึงต้องการซอฟต์แวร์เฉพาะทาง

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นจนมีหลายหน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็นบริษัทย่อย สาขา หรือธุรกิจแยกต่างหากก็ตาม การจัดการด้านการเงินจะซับซ้อนยิ่งขึ้น แต่ละบริษัทก็มีบัญชี งบประมาณ หน้าที่ทางภาษี และข้อกําหนดในการปฏิบัติตามข้อกําหนดของตัวเอง และการพยายามจัดการข้อพิจารณาเหล่านี้ทั้งหมดด้วยตัวเองอาจเป็นไปได้ยาก ต่อไปนี้คือวิธีที่ซอฟต์แวร์การทําบัญชีเฉพาะทางสามารถช่วยได้

• มุมมองแบบรวมศูนย์: ซอฟต์แวร์เฉพาะทางช่วยให้คุณสามารถจัดการหน่วยงานทั้งหมดของคุณในแพลตฟอร์มที่รวมเป็นหนึ่งเดียว และจะจัดระเบียบข้อมูลโดยแยกบันทึกทางการเงินของแต่ละหน่วยงานออกจากกัน เมื่อใช้มุมมองแบบรวมศูนย์นี้ คุณจะไม่ต้องสลับไปมาระหว่างหลายระบบหรือรวบรวมข้อมูลจากสเปรดชีตด้วยตนเอง

• งบการเงินแบบรวม: ซอฟต์แวร์สามารถสร้างงบการเงินแบบรวมเพื่อแสดงสถานะทางธุรกิจโดยรวมของคุณ ความโปร่งใสในระดับนี้เป็นสิ่งสําคัญสําหรับนักลงทุน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการปฏิบัติตามข้อกําหนด

• การปฏิบัติตามข้อกําหนด: ซอฟต์แวร์เฉพาะทางสร้างมาเพื่อจัดการกฎหมายภาษี มาตรฐานการรายงาน และข้อบังคับด้านการปฏิบัติงานหลายชุด โดยจะมาพร้อมฟีเจอร์ต่างๆ อย่างการรองรับหลายสกุลเงิน การคํานวณภาษีอัตโนมัติ และเครื่องมือในการปฏิบัติตามข้อกําหนดเฉพาะของหน่วยงานเพื่อช่วยให้คุณอยู่ในสถานะที่ดี ไม่ว่าการดำเนินงานของคุณจะมีความหลากหลายเท่าใดก็ตาม

• ระบบอัตโนมัติ: ซอฟต์แวร์เฉพาะทางจะทำงานที่ซ้ําซ้อนให้โดยอัตโนมัติ เช่น บัญชีเงินเดือน การออกใบแจ้งหนี้ และการติดตามค่าใช้จ่ายสําหรับธุรกิจหลายแห่ง นอกจากนี้ยังมีการตั้งค่าที่ใช้ร่วมกัน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องป้อนข้อมูลของแต่ละหน่วยงานใหม่ วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลา ลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด และทําให้ทีมของคุณทํางานที่มีความสําคัญมากยิ่งขึ้นได้

• ความสามารถในการขยาย: ซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับธุรกิจหลายแห่งออกแบบมาเพื่อเติบโตไปพร้อมคุณ ไม่ว่าคุณจะเพิ่มสายงานธุรกิจใหม่ ขยายธุรกิจเข้าสู่ประเทศอื่น หรือเพิ่มปริมาณธุรกรรม แพลตฟอร์มที่เหมาะสมก็ขยายได้อย่างง่ายดาย

• ข้อผิดพลาดน้อยลง: ซอฟต์แวร์ช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดทางการเงินที่มีค่าใช้จ่ายสูงด้วยการตรวจสอบในตัว ระบบอัตโนมัติ และการดูแลความปลอดภัยด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนด การใช้สเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์ทั่วไปเพื่อจัดการฟีเจอร์เหล่านี้อาจเพิ่มโอกาสที่จะมีการคํานวณผิดพลาดหรือการตกหล่นด้านการปฏิบัติตามข้อกําหนดได้

ฟีเจอร์ใดบ้างที่ซอฟต์แวร์การทำบัญชีสําหรับธุรกิจหลายแห่งควรมี

ธุรกิจแต่ละอย่างก็มีความต้องการด้านการทําบัญชีแตกต่างกันไป ดังนั้นการจัดการธุรกิจหลายแห่งจึงหมายความว่าคุณจะมีความต้องการด้านการทําบัญชีในแบบของคุณเองด้วยเช่นกัน ขณะที่คุณมองหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม อันดับแรกให้พิจารณาระบบที่จัดการธุรกิจหลายแห่งด้วยฟีเจอร์ในตัว ไม่ใช่โดยการแก้ปัญหาทางอ้อม ซึ่งหมายความว่าซอฟต์แวร์การทําบัญชีควรช่วยให้คุณ:

• จัดการกี่หน่วยงานก็ได้ตามที่คุณมีโดยไม่จํากัดจำนวน

• แยกข้อมูลทางการเงินของธุรกิจแต่ละแห่งออกจากกันอย่างสิ้นเชิงในขณะที่ยังคงเปิดให้เข้าถึงได้จากที่เดียวเมื่อต้องการ

• สลับระหว่างหน่วยงานต่างๆ จากแดชบอร์ดเดียวได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบและออกจากระบบ

นอกเหนือจากฟังก์ชันพื้นฐานเหล่านี้แล้ว นี่คือสิ่งที่ควรมองหาในซอฟต์แวร์การทําบัญชีของคุณ

การรายงานแบบรวม

แทนที่จะดูธุรกิจแต่ละแห่งแยกกัน พยายามทําความเข้าใจภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยให้การรายงานแบบรวมง่ายขึ้นโดยช่วยในเรื่องต่อไปนี้

• ดึงข้อมูลจากทุกหน่วยงานของคุณโดยอัตโนมัติและสร้างงบการเงินที่ครอบคลุม

• ให้คุณวิเคราะห์เมตริกด้านประสิทธิภาพ เช่น กระแสเงินสดและรายรับ ในทุกธุรกิจได้

• สร้างรายงานที่ตอบสนองความต้องการเฉพาะเจาะจง ไม่ว่าจะเป็นรายงานสำหรับนักลงทุน หน่วยงานด้านภาษี หรือการวางแผนภายใน

ระบบอัตโนมัติ

เมื่อคุณดูแลธุรกิจหลายแห่ง การทำงานซ้ําๆ ด้วยตนเองอาจทำให้การปฏิบัติงานช้าลง ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะทํางานที่ต้องใช้เวลานานและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดให้โดยอัตโนมัติ เช่น:

• การจัดการใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า เทมเพลตที่แชร์ และการออกใบแจ้งหนี้เป็นกลุ่มสําหรับธุรกรรมที่คล้ายกันในหลายๆ หน่วยงาน

• การคํานวณภาษีที่ปรับแต่งตามตําแหน่งที่ตั้งและกฎของแต่ละธุรกิจ

• การจัดการการชําระเงิน การแจ้งเตือน และการกระทบยอดที่กําหนดเวลาไว้

การสนับสนุนด้านภาษีและการปฏิบัติตามข้อกําหนด

การปฏิบัติตามข้อกําหนดอาจซับซ้อนขึ้นเมื่อธุรกิจของคุณดําเนินงานในหลายภูมิภาค โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการดําเนินการในหลายสกุลเงินหรือระบบภาษีเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้อง มองหาซอฟต์แวร์ที่:

• จัดการธุรกรรมหลายสกุลเงินด้วยอัตราแลกเปลี่ยนแบบเรียลไทม์และการรายงานที่ถูกต้อง

• ติดตามข้อบังคับในการปฏิบัติตามข้อกําหนดและสร้างรายงานภาษีสําหรับแต่ละธุรกิจโดยอัตโนมัติ

• ปรับเปลี่ยนได้ตามเฟรมเวิร์กการกํากับดูแลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรหัสภาษีท้องถิ่นหรือมาตรฐานการทำบัญชีระดับสากล

ความสามารถในการขยาย

หากคุณจัดการธุรกิจหลายแห่ง คุณมีแนวโน้มว่าจะมีแผนในการขยายธุรกิจด้วย ซอฟต์แวร์ของคุณควรมีสิ่งต่อไปนี้

• ความยืดหยุ่นในการเพิ่มธุรกิจหรือผู้ใช้ใหม่

• ความสามารถในการรับมือกับการเพิ่มยอดธุรกรรมหรือการรายงานที่ซับซ้อนมากขึ้นขณะที่คุณขยายธุรกิจ

การเข้าถึงและสิทธิ์สําหรับผู้ใช้หลายราย

ความสามารถในการทํางานร่วมกันอย่างง่ายดายเป็นฟีเจอร์ที่มีคุณค่าอย่างยิ่งเมื่อจัดการธุรกิจหลายแห่ง ค้นหาซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• กําหนดระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันตามบทบาท (เช่น เจ้าของ นักบัญชี ผู้ตรวจสอบ)

• ติดตามว่าใครทำอะไรเพื่อวัตถุประสงค์ด้านความรับผิดชอบและป้องกันข้อผิดพลาด

ฟังก์ชันการผสานการทํางาน

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีควรใช้งานได้กับขั้นตอนการทํางานที่คุณมีอยู่แล้ว ซอฟต์แวร์ของคุณควรสามารถผสานการทํางานกับ:

• ระบบบัญชีเงินเดือน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องป้อนข้อมูลสองครั้ง

• ระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) และแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซเพื่อการติดตามทางการเงินแบบเรียลไทม์

• เกตเวย์การชําระเงินเพื่อทําให้การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินเป็นเรื่องง่าย

อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย

การจัดการธุรกิจหลายแห่งนั้นซับซ้อนมากพอแล้ว ซอฟต์แวร์ของคุณควรใช้งานง่าย อินเทอร์เฟซที่มีประสิทธิภาพควรทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• ทําให้การตั้งค่าตรงไปตรงมาแม้สําหรับผู้ใช้ที่ไม่เข้าใจเทคโนโลยี

• ให้คุณย้ายระหว่างหน่วยงาน รายงาน และฟีเจอร์ต่างๆ ได้โดยที่ไม่จําเป็นต้องใช้คู่มือ

• มาพร้อมการสนับสนุนหรือบทแนะนําการใช้งานที่เข้าถึงได้

การจัดงบประมาณและการคาดการณ์

การวางแผนอย่างระมัดระวังและรอบคอบสําหรับอนาคตเป็นสิ่งจําเป็นเมื่อคุณมีธุรกิจหลายแห่ง ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมช่วยได้โดย:

• ให้คุณสร้างและเปรียบเทียบงบประมาณสําหรับแต่ละธุรกิจหรือทั่วทั้งกลุ่ม

• มีฟีเจอร์การคาดการณ์เพื่อคาดการณ์กระแสเงินสด รายจ่าย และโอกาสในการเติบโต

การรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ความปลอดภัยเป็นรากฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจัดการข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนจากหลายหน่วยงาน มองหาฟีเจอร์ต่างๆ เช่น:

• การเข้ารหัสตั้งแต่ต้นจนจบ โดยเฉพาะสําหรับเครื่องมือในระบบคลาวด์

• การสํารองข้อมูลเป็นประจําเพื่อป้องกันการสูญเสียข้อมูล

• การปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัว รวมถึงกฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสหภาพยุโรป (GDPR) และกฎหมายความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคแห่งรัฐแคลิฟอร์เนีย (CCPA)

ตัวเลือกการปรับแต่ง

ไม่มีธุรกิจใดเหมือนกันทุกประการ และซอฟต์แวร์ของคุณน่าจะสะท้อนถึงสิ่งนั้น ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมช่วยให้คุณ:

• ปรับแต่งแผนภูมิบัญชีสําหรับแต่ละหน่วยงานได้

• ปรับแต่งรายงานให้ตรงตามความต้องการของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องโดยเฉพาะ

• ปรับขั้นตอนการทํางานให้ตรงกับวิธีที่คุณทํางานจริง

ความคุ้มค่า

ซอฟต์แวร์ควรสร้างมูลค่าโดยไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝงให้ประหลาดใจ มองหาซอฟต์แวร์ที่มี:

• ค่าบริการที่โปร่งใสซึ่งขยายได้ตามความต้องการของคุณ

• ไม่มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสําหรับฟีเจอร์ที่สําคัญ เช่น การรายงานภาษีและการเชื่อมต่อการทํางาน

• ช่วงทดลองใช้หรือการสาธิตเพื่อให้คุณสามารถทดสอบก่อนที่จะตอบตกลง

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะลดความซับซ้อนในการเตรียมการด้านภาษีสําหรับธุรกิจหลายแห่งได้อย่างไร

การจัดการหลายหน่วยงานหมายถึงการจัดการกฎภาษี วันครบกําหนด และข้อกําหนดการรายงานหลายชุด ซอฟต์แวร์การทําบัญชีที่เหมาะสมสามารถช่วยผ่อนแรงได้มากและทําให้การเตรียมการด้านภาษีเร็วขึ้น ถูกต้องแม่นยํามากขึ้น และลดความตึงเครียด

การจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์

หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในการเตรียมการด้านภาษีสําหรับธุรกิจหลายแห่งคือการรวบรวมข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมด ซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะรวมข้อมูลทางการเงินของคุณไว้ที่ส่วนกลาง คุณจึงไม่ต้องขุดค้นผ่านสเปรดชีต อีเมล หรือเอกสารแยกต่างหาก ข้อดีของการมีข้อมูลของคุณแบบรวมศูนย์มีดังนี้

• บันทึกทางการเงินของหน่วยงานทั้งหมดจัดอยู่ในระบบเดียว

• เข้าถึงข้อมูลในอดีตได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้ยื่นภาษีก่อนหน้าได้ง่ายๆ ในไม่กี่คลิก

• ความสามารถในการสลับไปมาระหว่างธุรกิจโดยไม่ต้องมีการเข้าสู่ระบบหรือแพลตฟอร์มหลายครั้ง

การคํานวณภาษีอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสามารถติดตามอัตราภาษี กฎ และการลดภาษีที่แตกต่างกันสําหรับธุรกิจแต่ละแห่งด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น

• เครื่องมือคํานวณภาษีในตัวที่ใช้อัตราที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติตามตําแหน่งที่ตั้งและประเภทธุรกรรม

• การตั้งค่าที่ปรับแต่งได้สําหรับโครงสร้างภาษีแบบต่างๆ

• การอัปเดตแบบเรียลไทม์สําหรับการเปลี่ยนแปลงกฎหมายภาษี

การรองรับหลายเขตอํานาจศาล

การจัดการรหัสและข้อบังคับด้านภาษีที่แตกต่างกันไปอาจเป็นความท้าทายด้านโลจิสติกส์หากธุรกิจของคุณดําเนินงานในหลายรัฐหรือหลายประเทศ ซอฟต์แวร์การทําบัญชีเฉพาะทางสามารถช่วยได้โดย:

• รองรับเขตอํานาจศาลที่ยื่นภาษีหลายเขตภายในแพลตฟอร์มเดียวกัน

• ปรับตามอัตราภาษีท้องถิ่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT), ภาษีสินค้าและบริการ (GST) หรือภาษีการขายตามความจําเป็นให้โดยอัตโนมัติ

• สร้างรายงานภาษีเฉพาะเขตอำนาจศาลเพื่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดอย่างรวดเร็ว

• รองรับหลายสกุลเงินสําหรับการรายงานภาษีข้ามพรมแดน

การรายงานและการยื่นภาษี

หน่วยงานภาษีกําหนดให้ต้องส่งแบบฟอร์มและรายงานบางอย่างที่มีการจัดรูปแบบที่ถูกต้อง ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสามารถ:

• สร้างรายงานภาษีที่ปรับแต่งให้ตรงตามข้อกําหนดทางกฎหมาย

• มีเทมเพลตที่กรอกข้อมูลล่วงหน้าสําหรับแบบฟอร์มภาษีทั่วไป เช่น 1099 และการคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม

• ช่วยให้ยื่นภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงให้กับหน่วยงานภาษีที่รองรับได้เพื่อลดงานเอกสารและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

การติดตามค่าใช้จ่ายและการลดหย่อน

หนึ่งในส่วนที่น่าเบื่อหน่ายที่สุดในการเตรียมการด้านภาษีก็คือระบุค่าใช้จ่ายที่หักได้และการจําแนกประเภทธุรกรรม ซอฟต์แวร์การทําบัญชีช่วยให้ดําเนินการเหล่านี้ได้ง่ายขึ้นโดย:

• จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติตามกฎที่กําหนดไว้ล่วงหน้าหรือพฤติกรรมในอดีตของคุณ

• ทําเครื่องหมายการหักเงินที่เป็นไปได้ เช่น ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ระยะไมล์ และค่าใช้จ่ายของโฮมออฟฟิศ

• สร้างรายงานค่าใช้จ่ายโดยละเอียดสําหรับใช้ในการตรวจสอบบัญชี

ภาพรวมภาษีแบบรวม

เมื่อคุณจัดการธุรกิจหลายแห่ง คุณจําเป็นต้องทําความเข้าใจหน้าที่ทางภาษีของแต่ละธุรกิจ ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสามารถแสดง:

• แดชบอร์ดที่สรุปสถานะภาษีของธุรกิจแต่ละแห่ง รวมถึงวันที่ครบกําหนดชําระและจํานวนเงินที่ต้องชําระ

• รายงานแบบรวมเพื่อแสดงความรับผิดทางภาษีทั้งหมดของธุรกิจทุกแห่ง

• การแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงวันครบกําหนด

การเตรียมความพร้อมตลอดทั้งปี

คุณควรเริ่มเตรียมพร้อมสําหรับช่วงยื่นภาษีล่วงหน้า ซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะช่วยคุณเตรียมความพร้อมตลอดทั้งปีได้โดยดําเนินการดังนี้

• กระทบยอดบัญชีธนาคารและธุรกรรมแบบเรียลไทม์

• ติดตามรายรับและรายจ่ายเมื่อเกิดขึ้น

• จัดเก็บสําเนาดิจิทัลของใบเสร็จและใบแจ้งหนี้เพื่อให้อ้างอิงได้ง่ายระหว่างการตรวจสอบหรือยื่นภาษี