Lorsque vous dirigez plusieurs entreprises, la gestion des finances peut se révéler particulièrement complexe. Vous devez jongler entre différentes sources de revenus, obligations fiscales et exigences de déclaration. Les logiciels de comptabilité traditionnels sont limités à la gestion des finances d'une seule entreprise uniquement. En revanche, un logiciel de comptabilité adapté aux entreprises multi-entités permet de suivre les finances de plusieurs entités en même temps. Il est conçu pour vous permettre de gérer les données financières de plusieurs entités grâce à une interface unique.

De plus en plus d’entreprises se tournent vers des outils financiers automatisés : le marché mondial des logiciels de comptabilité devrait passer d’environ 13,8 milliards de dollars en 2023 à plus de 24 milliards de dollars d’ici 2030. Nous allons voir en quoi les entreprises qui gèrent plusieurs entités ont besoin d’un logiciel spécialisé, quelles sont les fonctionnalités à rechercher et comment un tel logiciel peut simplifier la préparation des déclarations fiscales.

Sommaire de cet article

• Pourquoi les entreprises multi-entités ont-elles besoin d’un logiciel spécialisé ?
  
• Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de comptabilité pour les entreprises multi-entités ?
  
• Comment un logiciel de comptabilité peut-il simplifier la préparation des déclarations fiscales pour les entreprises multi-entités ?
  

Pourquoi les entreprises multi-entités ont-elles besoin d’un logiciel spécialisé ?

Lorsqu’une entreprise se développe et finit par intégrer plusieurs entités, qu’il s’agisse de filiales, de succursales ou d’entreprises entièrement distinctes, la gestion de ses finances se complexifie inévitablement. Chaque entité dispose de ses propres comptes, budgets, obligations fiscales et exigences de conformité, et il peut s'avérer difficile de gérer toutes ces considérations à l'aide de processus manuels. Voici en quoi un logiciel de comptabilité spécialisé peut vous aider.

• Vue centralisée : un logiciel spécialisé vous permet de gérer toutes vos entités sur une plateforme centralisée, tout en faisant clairement la distinction entre les données financières des différentes entités. Grâce à cette vue centralisée, vous n’avez pas besoin de jongler entre plusieurs systèmes ni de consolider manuellement les données à partir de feuilles de calcul.

• États financiers consolidés : le logiciel peut générer des états financiers consolidés pour toutes les entités afin de vous donner une vision claire de la santé financière de votre entreprise. Ce niveau de transparence est important pour les investisseurs, les parties prenantes et les obligations réglementaires.

• Conformité : les logiciels spécialisés sont conçus pour gérer différentes lois fiscales, normes de déclaration et de réglementations opérationnelles. Ils sont dotés de fonctionnalités telles que la prise en charge de plusieurs devises, l'automatisation des calculs fiscaux et des outils de conformité propres à chaque entité pour vous aider à rester en règle, quelle que soit la diversité de vos activités.

• Automatisation : un logiciel spécialisé automatise les tâches répétitives telles que la gestion de la paie, la facturation et le suivi des dépenses pour plusieurs entités. Il permet également le partage des paramètres afin que vous n’ayez pas à saisir à nouveau les données pour chaque entité. Cela permet de gagner du temps, de réduire le risque d’erreurs et de libérer votre équipe afin qu'elle se consacre à des tâches plus importantes.

• Évolutivité : les logiciels spécialisés pour les entreprises multi-entités sont conçus pour évoluer et s'adapter à la taille de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’ajouter un nouveau secteur d’activité, de vous développer dans un autre pays ou d’augmenter le volume de transactions, une plateforme efficace doit pouvoir évoluer en toute simplicité.

• Moins d’erreurs : un logiciel spécialisé réduit le risque d’erreurs financières coûteuses grâce à des contrôles intégrés, des fonctions d'automatisation et des garanties de conformité. À l'inverse, l’utilisation de feuilles de calcul ou de logiciels génériques augmente le risque d’erreurs de calcul ou de non-conformité.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de comptabilité pour les entreprises multi-entités ?

Les besoins comptables varient d’une entreprise à l’autre, c’est pourquoi la gestion de plusieurs entités signifie que vous devez également répondre à vos propres besoins en matière de comptabilité. Lorsque vous recherchez le logiciel idéal, privilégiez d’abord les systèmes conçus spécifiquement pour les entreprises multi-entités. Votre logiciel de comptabilité doit vous permettre de :

• Gérer un nombre illimité d’entités, sans limites arbitraires

• Conserver les données financières de chaque entité de manière complètement distincte, tout en offrant un accès centralisé lorsque vous en avez besoin

• Passer facilement d’une entité à l’autre à partir d’un tableau de bord sans avoir à vous connecter ni à vous déconnecter

Outre ces fonctionnalités de base, voici les autres caractéristiques que doit présenter votre logiciel de comptabilité.

Reporting consolidé

Plutôt que d’examiner chaque entreprise sous un angle individuel, essayez d'avoir une vision globale de la situation. Un bon logiciel facilite la création de rapports consolidés en :

• extrayant automatiquement les données de toutes vos entités et en générant des états financiers complets ;

• vous permettant d’analyser les indicateurs de performance, tels que les flux de trésorerie et le chiffre d'affaires, pour l'ensemble de vos entités ;

• créant des rapports qui répondent à des besoins spécifiques, qu’il s’agisse de ceux destinés aux investisseurs, aux autorités fiscales ou à des fins de planification interne.

Automatisation

Lorsque vous gérez plusieurs entreprises, les répétitions manuelles peuvent ralentir les opérations. Le logiciel adapté automatise les tâches fastidieuses et sujettes aux erreurs, telles que :

• La gestion des factures récurrentes, des modèles partagés et de la facturation par lots pour des transactions similaires d’une entité à l’autre

• Le calcul de la taxe en fonction de l’emplacement et des règles propres à chaque entité

• La gestion des paiements planifiés, des rappels et des rapprochements

Assistance en matière de fiscalité et de conformité

La conformité peut s'avérer complexe lorsque vos entités opèrent dans différentes régions, notamment lorsque vous devez jongler entre plusieurs devises ou systèmes fiscaux. Optez pour un logiciel qui :

• prend en charge les transactions multidevises avec des taux de change en temps réel et des rapports précis ;

• assure le suivi des exigences de conformité et génère automatiquement des rapports fiscaux pour chaque entité ;

• s’adapte aux différents cadres réglementaires, qu’il s’agisse des codes fiscaux locaux ou des normes comptables internationales.

Évolutivité

Si vous gérez plusieurs entités, vous envisagez probablement de développer vos activités. Votre logiciel doit offrir les avantages suivants :

• La possibilité d’ajouter de nouvelles entités ou de nouveaux utilisateurs

• La capacité à gérer des volumes de transactions croissants ou des rapports plus complexes à mesure que vous vous développez

Accès multi-utilisateurs et autorisations

La possibilité de collaborer facilement est une caractéristique particulièrement précieuse lorsque l'on gère plusieurs entités. Recherchez un logiciel qui vous permette de :

• définir différents niveaux d’accès en fonction des rôles (p. ex., propriétaires, comptables, auditeurs) ;

• suivre les actions des utilisateurs à des fins de responsabilisation et pour éviter les erreurs.

Capacités d’intégration

Un logiciel de comptabilité doit s’intégrer facilement à votre flux de travail existant. Votre logiciel doit pouvoir s’intégrer avec :

• les systèmes de paie pour éviter de saisir deux fois les données ;

• les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et des plateformes de e-commerce pour un suivi financier en temps réel ;

• les plateformes de paiement pour simplifier la facturation et le recouvrement.

Interface conviviale

La gestion de plusieurs entités est déjà un défi en soi ; votre logiciel doit être intuitif à utiliser. Une interface efficace doit :

• simplifier la configuration, même pour les utilisateurs inexpérimentés ;

• vous permettre de naviguer facilement entre les entités, les rapports et les fonctionnalités ;

• proposer un service de support ou des tutoriels accessibles.

Établissement du budget et prévisions

Lorsque l'on est à la tête de plusieurs entités, il est indispensable de planifier l'avenir avec soin et minutie. Un logiciel spécialisé doit :

• vous permettre de créer et comparer des budgets pour chaque entité ou pour l’ensemble de votre entreprise ;

• offrir des fonctionnalités de prévision pour anticiper les flux de trésorerie, les dépenses et les opportunités de croissance.

Sécurité et confidentialité des données

La sécurité est fondamentale, en particulier lorsque vous manipulez des informations financières sensibles provenant de plusieurs entités Privilégiez les logiciels qui proposent les fonctionnalités suivantes :

• Chiffrement de bout en bout, en particulier pour les outils basés sur le cloud

• Sauvegardes régulières pour éviter les pertes de données

• Conformité avec les réglementations sur la protection de la vie privée, y compris le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA)

Options de personnalisation

Aucune entreprise n'est identique à une autre, et votre logiciel doit en tenir compte. Un logiciel adapté doit vous permettre :

• d'adapter le plan comptable à chaque entité ;

• de personnaliser les rapports pour répondre aux besoins spécifiques des parties prenantes ;

• d'ajuster les flux de travail pour qu’ils correspondent à votre mode de fonctionnement.

Rentabilité

Le logiciel doit apporter de la valeur, sans mauvaises surprises. Recherchez un logiciel qui présente les caractéristiques suivantes :

• Une tarification transparente et évolutive

• Aucuns frais supplémentaires pour des fonctionnalités importantes, telles que la déclaration fiscale et les intégrations

• Une période d’essai ou de démonstration pour que vous puissiez tester le produit avant l'achat

Comment un logiciel de comptabilité peut-il simplifier la préparation des déclarations fiscales pour les entreprises multi-entités ?

La gestion de plusieurs entités implique de respecter de multiples règles fiscales, échéances et exigences en matière de déclaration. Un logiciel de comptabilité adapté peut assumer une grande partie du travail et rendre la préparation des déclarations fiscales plus rapide, plus précise et moins stressante.

Gestion centralisée des données

L’un des plus grands défis de la préparation des déclarations fiscales pour les entreprises multi-entités consiste à rassembler toutes les informations nécessaires. Un logiciel de comptabilité centralise vos données financières, de sorte que vous n'avez pas à consulter différents tableurs, e-mails ou documents. Voici quelques-uns des avantages de la centralisation de vos données :

• Stockage de tous les documents financiers de vos entités organisés dans un seul système

• Accès facile aux données historiques pour retrouver rapidement les déclarations fiscales antérieures

• Possibilité de basculer entre différentes entités sans avoir besoin de plusieurs identifiants ou plateformes

Calcul automatique des taxes

Un logiciel de comptabilité permet de suivre les différents taux de taxe, règles et déductions pour chaque entité, grâce à des fonctionnalités telles que les suivantes :

• Calculateurs de taxes intégrés qui appliquent automatiquement les bons taux en fonction de l’emplacement et du type de transaction

• Paramètres personnalisables pour différentes structures fiscales

• Mises à jour en temps réel pour s’adapter aux nouvelles lois fiscales

Prise en charge de plusieurs juridictions

La gestion des différents codes et réglementations fiscaux peut représenter un défi logistique si vos entreprises exercent leurs activités dans différents États ou pays. Un logiciel comptable spécialisé peut vous aider grâce aux fonctionnalités ci-dessous :

• Prise en charge de plusieurs juridictions fiscales au sein d’une même plateforme

• Ajustement automatique pour tenir compte des taux de taxe locaux : taxe sur la valeur ajoutée (TVA), taxe sur les produits et services (GST) ou taxe sur les ventes, selon vos besoins

• Génération de rapports fiscaux spécifiques à chaque juridiction pour une mise en conformité rapide

• Prise en charge de plusieurs devises pour les déclarations fiscales transfrontalières

Reporting et déclarations

Les autorités fiscales exigent des formulaires et des rapports spécifiques présentés dans un format défini. Un logiciel spécialisé doit pouvoir :

• générer des rapports fiscaux personnalisés pour répondre aux exigences réglementaires ;

• fournir des modèles de formulaires fiscaux courants préremplis, par exemple les formulaires 1099 et les déclarations de TVA ;

• permettre de déposer directement les déclarations auprès des organismes fiscaux par voie électronique, afin de réduire la paperasse et les erreurs potentielles.

Suivi des dépenses et des déductions

L'une des parties les plus fastidieuses de la préparation des déclarations fiscales est souvent l'identification des dépenses déductibles et la catégorisation des transactions. Un logiciel de comptabilité vous facilite la tâche en :

• catégorisant automatiquement les dépenses en fonction de règles prédéfinies ou de vos habitudes ;

• identifiant les déductions potentielles telles que les dépenses professionnelles, le kilométrage et les coûts liés au télétravail ;

• générant des notes de frais détaillées pour les audits.

Vue consolidée des obligations fiscales

Lorsque vous gérez plusieurs entités, vous devez connaître les obligations fiscales de chacune d'entre elles. Un logiciel de comptabilité peut fournir :

• des tableaux de bord récapitulant le statut fiscal de chaque entité, y compris les dates d’échéance et les montants dus ;

• des rapports consolidés qui indiquent le total de vos obligations fiscales pour toutes vos entités ;

• des alertes et des rappels pour les échéances à venir.

Préparation continue tout au long de l’année

Vous devez commencer à vous préparer à la période de déclaration fiscale longtemps à l’avance. Un logiciel de comptabilité peut vous aider à vous préparer tout au long de l’année en :

• rapprochant les comptes bancaires et les transactions en temps réel ;

• procédant au suivi des revenus et des dépenses au fur et à mesure ;

• stockant des copies numériques des reçus et des factures pour les consulter facilement lors des audits ou des déclarations.