Quando gestisci più attività, la gestione delle finanze può diventare sempre più complicata. Ogni entità ha flussi di ricavi, obblighi fiscali e obblighi di rendicontazione diversi. I software di contabilità tradizionali possono gestire le finanze di ciascuna attività solo separatamente. Ma i software di contabilità per più attività possono tenere traccia delle finanze di più imprese. Sono progettati per permetterti di gestire i dati finanziari di diverse attività da un unico posto.

Un numero sempre maggiore di attività si rivolge a strumenti finanziari automatizzati: si prevede che il mercato globale dei software di contabilità passerà da circa 13,8 miliardi di dollari nel 2023 a oltre 24 miliardi di dollari entro il 2030. Di seguito illustreremo perché le attività che gestiscono più entità hanno bisogno di un software specializzato, quali funzionalità cercare e come questo software può semplificare la preparazione di documenti fiscali.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché le attività che gestiscono più entità hanno bisogno di un software specializzato?
  
• Quali funzionalità dovrebbe avere un software di contabilità per più attività?
  
• In che modo un software di contabilità può semplificare la preparazione di documenti fiscali per più attività?
  

Perché le attività che gestiscono più entità hanno bisogno di un software specializzato?

Quando le attività crescono fino a comprendere più entità, siano esse sussidiarie, filiali o imprese del tutto separate, la gestione delle loro finanze diventa più complessa. Ogni entità ha la propria contabilità, i propri budget, e i propri obblighi fiscali e requisiti di conformità, e cercare di gestire tutte queste considerazioni con processi manuali può essere difficile da affrontare. Ecco come un software di contabilità specializzato può essere d'aiuto.

• Visualizzazione centralizzata: Il software specializzato ti consente di gestire tutte le tue entità in una piattaforma centralizzata e organizza i dati mantenendo distinti i registri finanziari di ogni entità. Con questa visualizzazione centralizzata, puoi evitare di doverti alternare tra un sistema e l'altro o consolidare manualmente i dati da fogli di calcolo.

• Rendiconti finanziari consolidati: Il software è in grado di generare rendiconti finanziari consolidati di tutte le entità per mostrare lo stato di salute generale dell'attività. Questo livello di trasparenza è importante per gli investitori, le parti interessate e la conformità.

• Conformità: Il software specializzato è progettato per gestire diversi insiemi di leggi fiscali, standard di reportistica e regolamenti operativi. È dotato di funzionalità come il supporto multivaluta, il calcolo automatico delle imposte e strumenti di conformità specifici per ciascuna entità che ti aiutano a mantenerti in regola, indipendentemente dalla diversificazione delle tue operazioni.

• Automazione: Il software specializzato automatizza attività ripetitive come le buste paga, la fatturazione e il monitoraggio delle spese in più attività; consente inoltre di condividere le impostazioni in modo da non dover reimmettere i dati per ogni entità. In questo modo si risparmia tempo, si riduce il rischio di errori e si consente al team di dedicarsi ad attività più importanti.

• Possibilità di crescita: Il software specializzato per più entità è progettato per crescere assieme a te. Che si tratti di aggiungere una nuova linea di business, di espandersi in un altro paese o di aumentare il volume delle transazioni, la piattaforma giusta è in grado di crescere con facilità.

• Meno errori: Il software riduce il rischio di costosi errori finanziari attraverso controlli integrati, automazioni e misure di sicurezza per la conformità. L'utilizzo di fogli di calcolo o software generici per la gestione di queste funzionalità può aumentare la possibilità di errori di calcolo o sviste in materia di conformità.

Quali funzionalità dovrebbe avere un software di contabilità per più attività?

Attività diverse hanno esigenze contabili diverse, pertanto gestire più attività significa anche avere un insieme di più esigenze contabili. Quando cerchi il software giusto, considera innanzitutto un sistema che gestisca più attività come sua funzionalità intrinseca, non come soluzione alternativa. Ciò significa che il software di contabilità deve consentirti di:

• Gestire tutte le tue entità senza raggiungere limiti arbitrari

• Mantenere i dati finanziari di ogni attività completamente separati, pur consentendo l'accesso centralizzato quando necessario

• Passare facilmente da un'entità all'altra da un'unica dashboard senza effettuare accessi e disconnessioni

Oltre a queste funzionalità di base, ecco cosa ricercare nel tuo software di contabilità.

Reportistica consolidata

Piuttosto che osservare ogni attività in modo isolato, cerca di comprendere il quadro generale. Il software giusto semplifica la reportistica consolidata nei seguenti modi:

• Estraendo automaticamente i dati da tutte le entità e generando rendiconti finanziari completi

• Consentendo di analizzare le metriche delle prestazioni, come il flusso di cassa e i ricavi, in tutte le attività

• Creando report che soddisfino esigenze specifiche, siano esse quelle degli investitori, delle autorità fiscali o della pianificazione interna

Automazione

Quando supervisioni più attività, la ripetizione manuale può rallentare le operazioni. Il software giusto automatizza attività dispendiose in termini di tempo e soggette a errori, come ad esempio:

• Gestione di fatture ricorrenti, modelli condivisi e fatturazione in serie per transazioni simili tra più entità

• Calcolo delle imposte personalizzato in base alla posizione e alle regole di ogni attività

• Gestione di pagamenti programmati, promemoria e riconciliazioni

Assistenza in materia fiscale e di conformità

La conformità può diventare complessa quando le attività operano in aree geografiche diverse, soprattutto quando sono coinvolte più valute o sistemi fiscali. Cerca un software che:

• Gestisca le transazioni multivaluta con tassi di cambio in tempo reale e reportistica accurata

• Tenga traccia dei requisiti di conformità e generi automaticamente report fiscali per ogni attività

• Si adatti a diversi quadri normativi, che si tratti di codici fiscali locali o standard contabili internazionali

Possibilità di crescita

Se gestisci più entità, è probabile che tu abbia intenzione di espanderti. Il tuo software dovrebbe offrire:

• La flessibilità di aggiungere nuove attività o utenti

• La capacità di gestire volumi di transazioni crescenti o report più complessi man mano che ti espandi

Accesso e autorizzazioni multiutente

La possibilità di collaborare facilmente è una caratteristica particolarmente preziosa quando si gestiscono più attività. Cerca un software che ti consenta di:

• Impostare diversi livelli di accesso in base ai ruoli (ad es., proprietari, contabili, revisori)

• Tenere traccia di chi sta facendo cosa ai fini della responsabilità e per prevenire gli errori

Capacità di integrazione

Il software di contabilità dovrebbe adattarsi facilmente al flusso di lavoro esistente. Il tuo software deve potersi integrare con:

• Sistemi di buste paga in modo da non inserire i dati due volte

• Sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e piattaforme di e-commerce per un monitoraggio finanziario in tempo reale

• Gateway di pagamento per semplificare la fatturazione e la riscossione

Interfaccia intuitiva

Gestire più attività è già abbastanza complicato; il software deve essere intuitivo da utilizzare. Un'interfaccia efficace dovrebbe:

• Semplificare la configurazione, anche per gli utenti che non sono esperti di tecnologia

• Consentire di spostarsi tra entità, report e funzionalità senza la sensazione di dover ricorrere a un manuale

• Essere dotata di un'assistenza accessibile o di tutorial

Definizione del budget e previsioni

Una pianificazione attenta e meticolosa per il futuro è una necessità quando si hanno più attività. Il software giusto è d'aiuto nei seguenti modi:

• Consentendo di creare e confrontare i budget per ogni attività o per l'intero gruppo

• Fornendo funzionalità di previsione per prevedere il flusso di cassa, le spese e le opportunità di crescita

Sicurezza e privacy dei dati

La sicurezza è fondamentale, soprattutto quando si gestiscono informazioni finanziarie sensibili provenienti da più entità. Cerca funzionalità come:

• Crittografia end-to-end, in particolare per gli strumenti basati su cloud

• Backup regolari per evitare la perdita di dati

• Conformità alle leggi in materia di privacy, tra cui il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e il California Consumer Privacy Act (CCPA)

Opzioni di personalizzazione

Non esistono due attività esattamente uguali e il tuo software dovrebbe tenerne conto. Il software giusto ti consente di:

• Personalizzare il piano dei conti per ogni entità

• Personalizzare i report per soddisfare le esigenze specifiche delle parti interessate

• Adattare i flussi di lavoro al modo in cui operi effettivamente

Efficienza dei costi

Il software dovrebbe offrire valore senza sorprese nascoste. Cerca un software con:

• Tariffe trasparenti e in grado di espandersi in base alle tue esigenze

• Nessun costo aggiuntivo per funzionalità importanti come la reportistica fiscale e le integrazioni

• Un periodo di prova o una demo in modo da poterlo testare prima di sceglierlo

In che modo un software di contabilità può semplificare la preparazione di documenti fiscali per più attività?

Gestire più entità significa gestire più insiemi di regole, scadenze e requisiti di rendicontazione in materia fiscale. Il giusto software di contabilità può farsi carico di gran parte del lavoro necessario e rendere la preparazione di documenti fiscali più veloce, più accurata e meno stressante.

Gestione centralizzata dei dati

Una delle maggiori sfide nella preparazione di documenti fiscali per più attività è la raccolta di tutte le informazioni necessarie. Il software di contabilità centralizza i tuoi dati finanziari, così non devi andarli a cercare tra diversi fogli di calcolo, e-mail o documenti. Ecco alcuni dei vantaggi della centralizzazione dei dati:

• Tutti i registri finanziari delle tue entità organizzati in un unico sistema

• Facile accesso ai dati storici in modo che le dichiarazioni fiscali precedenti siano a portata di clic

• Possibilità di passare da un'attività all'altra senza la necessità di più accessi o piattaforme

Calcoli fiscali automatizzati

Il software di contabilità è in grado di tenere traccia di diverse aliquote, regole e detrazioni fiscali per ogni attività con funzionalità quali:

• Calcolatori fiscali integrati che applicano automaticamente le aliquote corrette in base alla posizione e al tipo di transazione

• Impostazioni personalizzabili per diverse strutture fiscali

• Aggiornamenti in tempo reale per l'evoluzione delle leggi fiscali

Supporto per più giurisdizioni

Gestire codici e regolamenti fiscali diversi può rappresentare una sfida logistica se le tue attività operano in stati o paesi diversi. Un software di contabilità specializzato può aiutarti nei seguenti modi:

• Supporto di più giurisdizioni fiscali all'interno della stessa piattaforma

• Adeguamento automatico ad aliquote fiscali locali, all'imposta sul valore aggiunto (IVA), all'imposta sui beni e servizi (GST) o all'imposta sulle vendite secondo necessità

• Generazione di report fiscali specifici per ogni giurisdizione per una rapida conformità

• Offerta di supporto multivaluta per la reportistica fiscale transfrontaliera

Reportistica e dichiarazioni

Le autorità fiscali richiedono moduli e report specifici con la formattazione corretta. Il software giusto può:

• Generare report fiscali personalizzati per soddisfare i requisiti normativi

• Fornire modelli precompilati per moduli fiscali comuni come i moduli 1099 e le dichiarazioni IVA

• Abilitare la presentazione elettronica diretta per le agenzie fiscali supportate, riducendo le pratiche burocratiche e i potenziali errori

Monitoraggio di spese e detrazioni

Una delle parti più noiose della preparazione di documenti fiscali può essere l'identificazione delle spese detraibili e la categorizzazione delle transazioni. Un software di contabilità semplifica tutto questo nei seguenti modi:

• Categorizzando automaticamente le spese in base a regole preimpostate o al tuo comportamento passato

• Segnalando potenziali detrazioni come spese aziendali, chilometraggio e costi per home office

• Generando note spese dettagliate da utilizzare negli audit

Panoramica consolidata delle imposte

Quando gestisci più entità, devi comprendere gli obblighi fiscali di ciascuna attività. Il software di contabilità è in grado di fornire:

• Dashboard che riepilogano lo status fiscale di ogni entità, comprese le date di scadenza e gli importi dovuti

• Report combinati per mostrare il totale dell'onere fiscale per tutte le attività

• Avvisi e promemoria per le prossime scadenze

Preparazione durante tutto l'anno

Dovresti iniziare a prepararti per le scadenze fiscali con largo anticipo. Il software di contabilità può aiutarti a prepararti durante tutto l'anno nei seguenti modi:

• Riconciliazione dei conti bancari e delle transazioni in tempo reale

• Monitoraggio delle entrate e delle uscite man mano che si verificano

• Archiviazione di copie digitali di ricevute e fatture per una facile consultazione durante gli audit o le dichiarazioni