Wenn Sie mehrere Unternehmen führen, kann die Verwaltung der Finanzen immer komplizierter werden. Jedes Unternehmen hat andere Einnahmequellen, steuerliche und Berichtspflichten. Herkömmliche Buchhaltungssoftware kann die Finanzen für jedes Unternehmen nur separat verwalten. Buchhaltungssoftware für mehrere Unternehmen kann jedoch die Finanzen über diverse Unternehmen hinweg verfolgen. Damit können Sie Finanzdaten für mehrere Unternehmen von einem Ort aus verwalten.

Immer mehr Unternehmen setzen auf automatisierte Finanztools, wobei der globale Markt für Buchhaltungssoftware voraussichtlich von etwa 13,8 Mrd. $ im Jahr 2023 auf über 24 Mrd. $ im Jahr 2030 steigen wird. Im Folgenden wird beschrieben, warum Unternehmen, die mehrere Einheiten verwalten, spezielle Software benötigen, worauf Sie achten sollten und wie diese Software die Steuervorbereitung vereinfachen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum benötigen Unternehmen, die mehrere Einheiten verwalten, spezielle Software?
  
• Welche Funktionen sollte Buchhaltungssoftware für mehrere Unternehmen haben?
  
• Wie kann Buchhaltungssoftware die Steuervorbereitung für mehrere Unternehmen vereinfachen?
  

Warum benötigen Unternehmen, die mehrere Einheiten verwalten, spezialisierte Software?

Wenn Unternehmen wachsen und mehrere Einheiten umfassen – seien es Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder völlig separate Unternehmen – wird die Verwaltung der Finanzen komplexer. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Konten, Budgets, Steuerpflichten und Compliance-Anforderungen, und es kann schwierig sein, all diese Aspekte mit manuellen Prozessen zu bewältigen. Hier erfahren Sie, wie eine spezialisierte Buchhaltungssoftware Ihnen dabei helfen kann.

• Zentralisierte Sicht: Spezialisierte Software ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Unternehmen auf einer zentralen Plattform zu verwalten. Sie organisiert Daten, während die Finanzdaten jedes Unternehmens getrennt bleiben. Mit einer zentralisierten Sicht müssen Sie nicht zwischen mehreren Systemen hin- und herwechseln oder Daten aus Tabellenkalkulationen manuell konsolidieren.

• Konsolidierter („Konzern-“) Abschluss: Die Software kann unternehmensübergreifende Jahresabschlüsse erstellen, um den Gesamtzustand Ihrer Unternehmen aufzuzeigen. Dieses Maß an Transparenz ist wichtig für Investoren, Stakeholder und Compliance.

• Compliance: Spezialisierte Software wurde entwickelt, um diverse Steuergesetze, Berichtsstandards und betriebliche Vorschriften zu handhaben. Sie verfügt über Funktionen wie Multi-Währungsunterstützung, automatisierte Steuerberechnungen und unternehmensspezifische Compliance-Tools, die Ihnen helfen, Ihre Reputation zu wahren – unabhängig davon, wie vielfältig Ihre Betriebe sind.

• Automatisierung: Spezialisierte Software automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Ausgabenüberwachung über mehrere Unternehmen hinweg. Sie ermöglicht auch gemeinsame Einstellungen, sodass Sie die Daten nicht für jedes Unternehmen neu eingeben müssen. Das spart Zeit, reduziert das Fehlerrisiko und setzt Ihr Team für wichtigere Aufgaben frei.

• Skalierbarkeit: Spezialisierte Multi-Entity-Software wird entwickelt, um mit Ihnen zu wachsen. Ganz gleich, ob Sie neue Unternehmensbereiche hinzufügen, in ein anderes Land expandieren oder Ihr Transaktionsvolumen erhöhen möchten, mit der richtigen Plattform können Sie problemlos skalieren.

• Weniger Fehler: Die Software reduziert das Risiko kostspieliger finanzieller Fehler mit integrierten Prüfungen, Automatisierungen und Compliance-Schutzmaßnahmen. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder generischer Software zur Verwaltung dieser Funktionen kann das Risiko von Fehlkalkulationen oder Compliance-Versäumnissen erhöhen.

Welche Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware für mehrere Unternehmen haben?

Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Buchhaltungsanforderungen. Allein dies erfordert eine spezielle Buchhaltung. Wenn Sie nach der richtigen Software suchen, sollten Sie zunächst ein System in Betracht ziehen, bei dem die Verwaltung mehrerer Unternehmen eine inhärente Funktion darstellt und keinen Workaround erfordert. Das bedeutet, dass eine Buchhaltungssoftware Folgendes ermöglichen sollte:

• Verwaltung so vieler Unternehmen, wie Sie benötigen, ohne auf willkürliche Grenzen zu stoßen.

• Vollständige Trennung der Finanzdaten für jedes Unternehmen. Dennoch muss ein zentraler Zugriff möglich sein, wenn Sie ihn benötigen.

• Einfacher Wechsel zwischen Unternehmen von einem Dashboard aus, ohne sich an- und abmelden zu müssen.

Abgesehen von diesen grundlegenden Funktionen sollten Sie bei Ihrer Buchhaltungssoftware auf Folgendes achten.

Konsolidiertes Berichtswesen

Anstatt jedes Unternehmen isoliert zu betrachten, sollte auch das Gesamtbild zu sehen sein. Die richtige Software erleichtert ein konsolidierte Berichtswesen durch:

• Automatisches Abrufen von Daten aus all Ihren Unternehmen und Erstellen umfassender Finanzberichte,

• Möglichkeit zur unternehmensübergreifenden Analyse von Leistungskennzahlen wie Cashflow und Umsatz sowie

• Erstellung von Berichten, die spezifische Anforderungen erfüllen, unabhängig davon, ob es sich um solche von Investoren, Steuerbehörden oder internen Planungsteams handelt.

Automatisierung

Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten, kann manuelle Wiederholung den Betrieb verlangsamen. Die richtige Software automatisiert zeitraubende, fehleranfällige Aufgaben wie:

• Umgang mit wiederkehrenden Rechnungen, gemeinsam genutzten Vorlagen und Batch-Rechnungsstellung für ähnliche Transaktionen über verschiedene Unternehmen hinweg,

• Standort- und regelkonforme Steuerberechnung sowie

• Verwaltung von geplanten Zahlungen, Erinnerungen und Abgleichen.

Unterstützung bei Steuern und Compliance

Compliance kann kompliziert werden, wenn Ihre Unternehmen in verschiedenen Regionen tätig sind, insbesondere wenn mehrere Währungen oder Steuersysteme betroffen sind. Suchen Sie nach Software, welche:

• Die Verarbeitung von Transaktionen in mehreren Währungen mit Echtzeit-Wechselkursen und präzisen Berichten ermöglicht,

• Compliance-Anforderungen überwacht und automatisch Steuerberichte für jedes Unternehmen generiert und

• eine Anpassung an unterschiedliche regulatorische Rahmenbedingungen, egal ob es sich um lokale Steuergesetze oder internationale Rechnungslegungsstandards handelt, ermöglicht.

Skalierbarkeit

Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten, planen Sie wahrscheinlich eine Expansion. Ihre Software sollte Folgendes bieten:

• Die Flexibilität, neue Unternehmen oder Nutzer hinzuzufügen, sowie

• die Fähigkeit, mit zunehmendem Transaktionsvolumen oder komplexeren Berichten umzugehen, wenn Sie skalieren.

Multiuser-Zugriff und -Berechtigungen

Die Möglichkeit, auf einfache Weise zusammenzuarbeiten, ist eine besonders wertvolle Funktion bei der Verwaltung mehrerer Unternehmen. Suchen Sie nach einer Software, mit der Sie Folgendes tun können:

• Verschiedene Zugriffsebenen basierend auf Rollen festlegen (z. B. Eigentümer, Buchhalter, Wirtschaftsprüfer) und

• verfolgen, wer was tut, um die Verantwortung zuzuschreiben und Fehler zu vermeiden.

Integrationsmöglichkeiten

Eine Buchhaltungssoftware sollte sich problemlos in Ihren bestehenden Arbeitsablauf einfügen. Ihre Software sollte integrierbar sein mit:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen, damit Sie Daten nicht doppelt eingeben müssen, sowie

• Customer-Relationship-Management(CRM)-Systemen und E-Commerce-Plattformen für die Echtzeit-Verfolgung von Finanzen sowie mit

• Zahlungs-Gateways zur Vereinfachung von Rechnungsstellung und Zahlungseinzug.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Die Verwaltung mehrerer Unternehmen ist kompliziert genug; Ihre Software sollte intuitiv zu bedienen sein. Eine effektive Schnittstelle sollte:

• die Einrichtung einfach gestalten, auch für technisch nicht versierte Benutzer,

• zwischen Unternehmen, Berichten und Funktionen wechseln können, ohne den Eindruck zu erwecken, ein Handbuch zu benötigen, sowie

• zugänglichen Support oder Tutorials bieten.

Budgetierung und Prognosen

Eine sorgfältige und akribische Planung für die Zukunft ist eine Notwendigkeit, wenn Sie mehrere Unternehmen haben. Die richtige Software hilft bei Folgendem:

• Möglichkeit, Budgets für jedes Unternehmen oder gruppenübergreifend zu erstellen und zu vergleichen.

• Bereitstellung von Prognosefunktionen zur Vorhersage von Cashflow, Ausgaben und Wachstumschancen.

Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit ist von grundlegender Bedeutung – insbesondere, wenn Sie vertrauliche Finanzinformationen von mehreren Unternehmen verarbeiten. Achten Sie auf Funktionen wie:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, insbesondere für Cloud-basierte Tools,

• Regelmäßige Backups, um Datenverluste zu verhindern, sowie

• Datenschutz-Compliance, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU und des California Consumer Privacy Act (CCPA).

Optionen zur Anpassung

Kein Unternehmen gleicht dem anderen, und das sollte auch Ihre Software widerspiegeln. Mit der richtigen Software können Sie:

• den Kontenplan für jedes Unternehmen anpassen,

• Berichte individualisieren, um die spezifischen Anforderungen der Stakeholder zu erfüllen, sowie

• Arbeitsabläufe an Ihre tatsächliche Arbeitsweise anpassen.

Kosteneffizienz

Die Software sollte einen Mehrwert ohne versteckte Überraschungen liefern. Suchen Sie nach Software, die Folgendes bietet:

• Transparente Preise, die sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen,

• keine zusätzlichen Gebühren für wichtige Funktionen wie Steuerberichterstattung und Integrationen,

• eine Testphase oder Demo, damit Sie sie testen können, bevor Sie sich verpflichten.

Wie kann eine Buchhaltungssoftware die Steuervorbereitung für mehrere Unternehmen vereinfachen?

Die Verwaltung mehrerer Unternehmen bedeutet, mehrere Steuervorschriften, Fristen und Berichtspflichten zu verwalten. Die richtige Buchhaltungssoftware kann einen Großteil der damit verbundenen Arbeit übernehmen und die Steuervorbereitung schneller, genauer und stressfreier machen.

Zentrales Datenmanagement

Eine der größten Herausforderungen bei der Steuervorbereitung für mehrere Unternehmen ist die Zusammenstellung aller notwendigen Informationen. Buchhaltungssoftware zentralisiert Ihre Finanzdaten, sodass Sie sich nicht durch separate Tabellenkalkulationen, E-Mails oder Dokumente kämpfen müssen. Zu den Vorteilen der Zentralisierung Ihrer Daten gehören:

• Alle Finanzunterlagen Ihrer Unternehmen sind in einem System organisiert,

• einfacher Zugriff auf historische Daten, sodass frühere Steuererklärungen nur ein paar Klicks entfernt sind, sowie

• die Möglichkeit, zwischen Unternehmen zu wechseln, ohne dass mehrere Logins oder Plattformen erforderlich sind.

Automatisierte Steuerberechnungen

Buchhaltungssoftware kann verschiedene Steuersätze, Regeln und Abzüge für jedes Unternehmen mit Funktionen wie den folgenden verfolgen:

• Integrierte Steuerrechner, die automatisch die korrekten Steuersätze je nach Standort und Transaktionstyp anwenden,

• anpassbare Einstellungen für verschiedene Steuerstrukturen sowie

• Echtzeit-Updates bei sich ändernden Steuergesetzen.

Unterstützung mehrerer Jurisdiktionen

Die Handhabung unterschiedlicher Steuergesetze und -vorschriften kann eine logistische Herausforderung darstellen, wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern tätig ist. Spezialisierte Buchhaltungssoftware kann helfen, indem sie Folgendes bietet:

• Unterstützung mehrerer Steuerjurisdiktionen innerhalb derselben Plattform,

• automatische Anpassung an lokale Steuersätze, Umsatzsteuer (USt.), Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) oder bei Bedarf Verkaufssteuer,

• Erstellung von jurisdiktionsspezifischen Steuerberichten für eine schnelle Compliance sowie

• Multi-Währungsunterstützung für die grenzüberschreitende Steuerberichterstattung.

Steuerberichterstattung und -einreichung

Die Steuerbehörden verlangen bestimmte Formulare und Berichte mit korrekter Formatierung. Die richtige Software bietet:

• Erstellung von Steuerberichten, die auf die gesetzlichen Anforderungen zugeschnitten sind,

• Erstellung vorab ausgefüllter Vorlagen für gängige Steuerformulare wie 1099s und USt.-Erklärungen sowie

• die direkte elektronische Einreichung für unterstützte Steuerbehörden, was Papierkram und potenzielle Fehler reduziert.

Überwachung von Ausgaben und Abzügen

Einer der mühsamsten Teile der Steuervorbereitung kann die Identifizierung abzugsfähiger Ausgaben und die Kategorisierung von Transaktionen sein. Buchhaltungssoftware erleichtert dies durch:

• Automatische Kategorisierung von Ausgaben basierend auf voreingestellten Regeln oder Ihrem bisherigen Verhalten,

• Kennzeichnung potenzieller Abzüge wie Geschäftsausgaben, Kilometerleistung und Homeoffice-Kosten sowie

• Generierung detaillierter Spesenabrechnungen für die Verwendung in Audits.

Konsolidierte Steuerübersicht

Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten, müssen Sie die steuerlichen Pflichten jedes Unternehmens kennen. Buchhaltungssoftware bietet:

• Dashboards, die den Steuerstatus jedes Unternehmens zusammenfassen, einschließlich Fälligkeitsdaten und geschuldeter Beträge,

• Zusammenfassende Berichte zur Darstellung der Gesamtsteuerschuld über alle Unternehmen hinweg, sowie

• Benachrichtigungen und Erinnerungen für bevorstehende Fristen.

Ganzjährige Vorbereitung

Sie sollten sich frühzeitig auf die Steuersaison vorbereiten. Buchhaltungssoftware kann Ihnen helfen, sich das ganze Jahr über vorzubereiten durch:

• Abgleich von Bankkonten und Transaktionen in Echtzeit,

• Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben, sobald sie anfallen, sowie durch

• Speicherung digitaler Kopien von Belegen und Rechnungen zur einfachen Verwendung bei Audits oder Einreichungen.