Las startups suelen definirse por su relación con el dinero. ¿Con qué financiación cuentan? ¿De dónde viene el dinero? ¿Quién tiene participaciones de la empresa y qué grado de control ejerce sobre ella? ¿Cuánto dinero hay en el banco y durante cuánto tiempo podría mantener a flote a la empresa ese dinero? ¿A quién es necesario contratar? ¿Se lo puede permitir la empresa? ¿A qué debe renunciar la empresa para ampliar su oferta?

La mayoría de las empresas, sean startups o no, deben pensar en el presupuesto. Sin embargo, a menudo las startups tienen menos dinero para gastar, lo cual hace que la elaboración del presupuesto sea importante para su supervivencia. A continuación, explicaremos cómo elaborar el presupuesto de una startup.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué son importantes los presupuestos empresariales para las startups?
  
• ¿Qué presupuesto debería tener tu empresa?
  
• Cómo elaborar el presupuesto de tu startup
  
• Mejores prácticas para la elaboración y la gestión de los presupuestos de las startups
  

¿Por qué son importantes los presupuestos empresariales para las startups?

Un análisis llevado a cabo sobre más de 100 startups fallidas reveló que el 29 % de ellas fracasó porque se quedó sin dinero, lo cual hace hincapié en la importancia de contar con un presupuesto bien estudiado. Veamos a continuación más motivos por los que los presupuestos son clave para las startups.

• Planificación y control financieros: los presupuestos sirven de guía para las startups en lo que a la planificación financiera se refiere. Permiten a las startups asignar recursos de forma eficiente, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones fundamentadas en relación con los gastos. Un presupuesto bien planificado hace que se controle el gasto y se ajuste a los objetivos estratégicos y la previsión de ingresos.

• Mitigación de riesgos: las startups, por su naturaleza, desarrollan su actividad en entornos de gran incertidumbre. Los presupuestos ayudan a identificar posibles riesgos financieros y a reservar fondos para contingencias. Cuando una startup planifica diferentes situaciones, se coloca en mejor posición para gestionar desafíos imprevistos y evitar dificultades financieras.

• Confianza de los inversores y financiación: las startups que buscan inversores deben contar con un presupuesto bien estructurado. Demuestra a los inversores que la empresa tiene un conocimiento profundo de sus necesidades financieras, su trayectoria de crecimiento y su potencial de generar ingresos. Los presupuestos garantizan, de cara a los inversores, la viabilidad del modelo de negocio.

• Medición y gestión del rendimiento: los presupuestos sirven de referencia en la medición del rendimiento. Las startups pueden evaluar su eficiencia operativa y su salud financiera comparando los resultados financieros reales con los números del presupuesto. Este análisis puede dar lugar a decisiones y ajustes administrativos más eficaces en cuanto a la estrategia.

• Gestión del flujo de caja: las startups a menudo se enfrentan a dificultades relacionadas con la gestión del flujo de caja. Un presupuesto puede ayudar a prever las necesidades y los tiempos del flujo de caja con el fin de disponer de suficientes fondos para cubrir los gastos operativos y evitar así las crisis de efectivo. Una gestión eficaz de los fondos da lugar a una mayor sostenibilidad de las operaciones y el crecimiento.

• Toma estratégica de decisiones: la asignación de los fondos en el presupuesto refleja los valores de la empresa y la dirección en la que pretende crecer. El proceso de la elaboración del presupuesto obliga a la startup a priorizar iniciativas y recursos concretos, lo cual fomenta la toma estratégica de decisiones.

• Optimización de recursos: las startups suelen funcionar con recursos limitados. El presupuesto obliga a las startups a decidir de forma más deliberada el uso que hacen de esos recursos, como los empleados, el capital y el tiempo. De esta forma, aumenta la eficiencia operativa y se estimula la búsqueda de soluciones innovadoras para salvar la limitación de recursos.

• Posicionamiento de mercado y ventaja competitiva: un presupuesto bien gestionado puede otorgar a las startups una ventaja competitiva. Mediante la asignación estratégica de fondos a áreas clave, como la investigación y el desarrollo (I+D), el marketing y la atención al cliente, las startups pueden reforzar su posición en el mercado y generar una ventaja competitiva sostenible.

• Sostenibilidad y crecimiento a largo plazo: el presupuesto de una startup prepara a la empresa de cara a la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo. El presupuesto guía a la startup por las distintas fases y la ayuda a crecer de forma eficaz al tiempo que mantiene su salud financiera.

• Generación de una cultura de disciplina financiera: la elaboración de presupuestos instaura una cultura de disciplina financiera en la startup. Fomenta la responsabilidad en los equipos y un enfoque sensato con respecto al gasto.

¿Qué presupuesto debería tener tu empresa?

Existen muchas perspectivas a la hora de analizar la magnitud del presupuesto general con el que debe contar una startup. En última instancia, el mejor enfoque será aquel con el que te sientas más a gusto. Veamos a continuación varios métodos habituales para determinar el tamaño del presupuesto de una startup.

• Porcentaje de los ingresos: un método habitual es establecer el presupuesto como un porcentaje de los ingresos previstos. Este porcentaje puede variar en función del sector y la fase de crecimiento de la startup. Por ejemplo, una startup tecnológica en fase de crecimiento podría asignar un porcentaje más alto de sus ingresos a I+D en comparación con una empresa de comercio minorista consolidada.

• Presupuesto base cero: este enfoque implica volver a elaborar el presupuesto («base cero») en cada nuevo periodo analizando y justificando cada uno de los gastos. El presupuesto base cero es útil para asegurarse de que todos los gastos sean necesarios y estén en línea con los objetivos de la empresa en cada momento. Puede ser una buena opción para las startups, ya que sus prioridades pueden cambiar con rapidez.

• Presupuesto basado en el historial: este método utiliza los datos financieros previos como base para la elaboración del nuevo presupuesto. En el caso de las startups con varios años en activo, este enfoque puede proporcionar un punto de referencia realista. No obstante, es importante adaptarse a los cambios previstos en el mercado o en el modelo de negocio.

• Presupuesto orientado a objetivos: los presupuestos orientados a objetivos se estructuran en torno a objetivos o hitos específicos de la empresa. Este enfoque es especialmente útil para las startups centradas en alcanzar ciertos objetivos, como hitos relacionados con el desarrollo de productos u objetivos de expansión en el mercado o de captación de clientes.

• Presupuesto flexible: este método implica la elaboración de un presupuesto con flexibilidad integrada para poder adaptarse a los cambios en los ingresos o en las condiciones del negocio. En el caso de startups que operan en mercados flexibles y las que experimentan un rápido crecimiento, un presupuesto flexible puede ser útil para amoldarse a los cambios inesperados.

• Estándares del sector como referencia: la comparación de tu presupuesto con lo que suele ser habitual en el sector puede aportar información muy valiosa. Para ello, es necesario investigar lo que gastan empresas de tu sector parecidas a la tuya y ajustar tu presupuesto en consecuencia.

• Presupuesto ajustado: este enfoque reduce el gasto a lo esencial. Se utiliza con especial frecuencia en las fases iniciales con el fin de conservar efectivo. La estrategia se centra en crear un producto mínimamente viable con el que lograr la adecuación del producto al mercado para después aumentar el gasto.

• Presupuesto basado en proyectos: si tu startup funciona mediante proyectos, puede resultar eficaz elaborar un presupuesto para cada proyecto. De esta forma, se puede realizar una asignación de recursos más precisa en función de las necesidades y el rendimiento específicos de cada proyecto.

• Presupuesto impulsado por inversores: si la startup cuenta con financiación de inversores, las expectativas y requisitos de estos pueden influir en el presupuesto. Un presupuesto impulsado por inversores puede basarse en hitos u objetivos de crecimiento previamente acordados.

• Presupuesto de contingencia: las startups tienen más probabilidades de enfrentarse a costes imprevistos o fluctuaciones en los ingresos, por lo que es buena idea contar con un presupuesto de contingencia para cubrir gastos y situaciones de déficit imprevistos.

Cómo elaborar el presupuesto de tu startup

A continuación, encontrarás una guía paso a paso para la elaboración de un presupuesto empresarial adecuado para tu startup.

Evalúa la situación financiera de tu startup

• Recopila tu documentación financiera básica: para empezar, reúne los documentos financieros clave, como los balances, las cuentas de resultados y los estados de flujo de caja. Con ellos, podrás hacerte una idea completa de la posición financiera de tu startup.

• Comprueba tus recursos y obligaciones: analiza detenidamente la hoja de balance. ¿Cuál es el estado de tus recursos, incluidos la caja, los cobros pendientes y el inventario? Supervisa también las obligaciones: préstamos, créditos y otras deudas. Calcula los coeficientes de liquidez. Con estos números averiguarás tu nivel de preparación de cara a dificultades inesperadas.

• Conoce tus fuentes de beneficios: lleva a cabo un análisis minucioso de tu historial de ingresos. ¿Identificas patrones, picos o estancamientos? Asegúrate de diversificar tus fuentes de ingresos.

• Haz un seguimiento de tus gastos: divide los costes en categorías: ¿cuáles son fijos y cuáles fluctúan? Supervisa el aumento de los costes. Si se detectan ciertas tendencias a tiempo, se pueden evitar problemas.

• Evalúa tu flujo de caja: el estado de flujo de caja muestra los movimientos de entrada y salida de la caja de la empresa. Evalúa tu situación en cuanto al capital circulante. ¿Con qué velocidad se convierte el inventario en ventas? ¿Con qué velocidad cobras a los clientes?

• Analiza tus deudas e inversiones: revisa tus deudas. ¿Cuáles son las condiciones y los tipos de interés? ¿Cómo encajan en tu estrategia financiera general? Si tienes inversores, valora cómo afecta su participación a tus finanzas.

• Identifica tu punto de equilibrio: el punto de equilibrio es la cantidad de ingresos que necesitas para cubrir las facturas.

• Haz una comparación con el resto del sector: ¿en qué se parece y en qué se diferencia tu empresa de otras del sector? Comparar tu salud financiera con lo habitual en el sector puede aportar información muy valiosa.

• Comprueba el panorama de impuestos y normativas: no pases por alto el efecto de los impuestos y las normativas. Pueden afectar en gran medida al aspecto financiero de tu empresa.

Establece metas y objetivos empresariales

• Asegúrate de que tus objetivos estén en armonía con tu visión: para empezar, revisa la visión de tu startup. ¿Qué pretendes lograr a largo plazo? Los objetivos deberían marcar un avance hacia esta visión.

• Utiliza la técnica SMART para fijar objetivos: pon en práctica la estructura SMART (del inglés, «Specific» [específico], «Measurable» [medible], «Achievable» [alcanzable], «Relevant» [relevante] y «Time-bound» [con límite de tiempo]) para establecer los objetivos. De esta forma, tus objetivos siempre serán claros y realistas y podrá hacerse un seguimiento de ellos. Por ejemplo, en lugar de fijar el objetivo general de aumentar los ingresos, establece un objetivo específico, como obtener un aumento del 20 % en las ventas en el siguiente trimestre.

• Distingue entre los objetivos a corto plazo y los objetivos a largo plazo: el equilibrio es la clave. Establece objetivos inmediatos o a corto plazo (por ejemplo, el lanzamiento de una nueva característica de un producto en los siguientes seis meses) y objetivos a largo plazo (como convertirte en líder del mercado en un plazo de cinco años). Con este enfoque, el equipo se mantiene en todo momento motivado y centrado en los logros inmediatos y futuros.

• Involucra al equipo: implica a tu equipo en el proceso de establecimiento de objetivos para que se tenga en cuenta la perspectiva de todo el mundo. De esta manera, todo el equipo trabajará en la misma línea y estará comprometido con unos objetivos comunes.

• Haz un análisis del mercado y de la competencia: investiga el mercado y la competencia para fijar objetivos realistas y relevantes. Por ejemplo, si tu sector cambia a gran velocidad, uno de los objetivos podría ser permanecer a la cabeza de ciertas tendencias o innovaciones tecnológicas.

• Incluye objetivos financieros: establece objetivos financieros claros. Estos objetivos podrían centrarse en la financiación, los ingresos, los márgenes de beneficio o la reducción de costes. Con este tipo de objetivos, podrás conservar la salud financiera de la empresa.

• Objetivos centrados en los clientes: establece objetivos para la captación y retención de clientes y para las puntuaciones de satisfacción y probabilidad de recomendación. A menudo, si los clientes están felices, el negocio funciona.

Hace una investigación de los costes y los canales de negocio

• Identifica todos los posibles costes: incluye todos los posibles gastos, por pequeños que sean. Estos pueden ser costes directos —como las materias primas y la producción— o costes indirectos —como los alquileres, los servicios y los gastos administrativos—. No olvides gastos menos evidentes, como las suscripciones a software, los honorarios de profesionales o los gastos de viaje.

• Investigar sobre los estándares del sector: descubre lo que las empresas del sector suelen gastar en diferentes áreas. Esta información puede servirte de referencia y ayudarte a identificar si alguna categoría de costes de tu presupuesto es excesivamente alta o baja.

• Distingue entre los costes fijos y los variables: debes diferenciar entre los costes fijos (que se mantienen invariables independientemente de la actividad de la empresa, como los alquileres o los salarios) y los costes variables (que fluctúan en función del volumen de negocio, como los costes de envío o el gasto en materia prima). De esta forma, podrás ajustar el presupuesto de acuerdo con los ciclos del negocio.

• Analiza la rentabilidad de cada gasto: por cada gasto de cierta magnitud, lleva a cabo un análisis de rentabilidad. Para ello, debes evaluar el posible retorno de la inversión (ROI) de cada gasto. Por ejemplo, si estás pensando lanzar una campaña de marketing, compara el aumento esperado en las ventas con el coste de la campaña.

• Revisa las estrategias de precios: los precios de las ventas afectan directamente a los ingresos, por lo que debes tener muy clara tu estrategia de precios. Investiga sobre los precios de los competidores y fija precios que sean competitivos al tiempo que cubran los costes y generen el margen de beneficio deseado.

• Analiza los canales de distribución y ventas: identifica los costes asociados a cada canal de ventas y distribución que tengas planificado utilizar. Aquí se incluyen las plataformas en línea, los establecimientos comerciales minoristas y los distribuidores externos. Cada canal tendrá sus propios costes asociados y sus posibles fuentes de ingresos.

• Incluye los costes de la tecnología y el software: la tecnología y el software son dos piezas fundamentales en la mayoría de los negocios modernos. Incluye los costes del software importante, de las medidas de seguridad y de los servicios de soporte o desarrollo tecnológico que puedas necesitar.

• Ten en cuenta el coste de los empleados: más allá de los salarios, debes incluir los gastos relacionados con los empleados, como las prestaciones, la formación, los impuestos y los seguros. Estos gastos pueden aumentar sustancialmente el coste del personal.

• Planifica las acciones de marketing y publicidad: determina cuánto necesitas gastar en marketing y publicidad para llegar a tu público objetivo de forma eficaz. Aquí se incluirían la publicidad en redes sociales, el marketing de contenido, las campañas de correo electrónico y la publicidad tradicional.

• Ten en cuenta los costes legales y de cumplimiento de la normativa: el cumplimiento de la normativa y las leyes puede conllevar costes, como los relacionados con las tasas legales, las licencias y el cumplimiento de la normativa del sector.

• Pondera el gasto en I+D: si tu startup pertenece a un sector que requiere inversión continua en I+D, asigna una partida del presupuesto a estas actividades para que la empresa pueda seguir siendo competitiva.

• Prepárate para afrontar costes inesperados: incluye siempre una reserva para costes inesperados. Este fondo de contingencia puede suponer un salvavidas cuando, por ejemplo, se producen fallos en los equipos o cambios repentinos en el mercado.

Reparte el presupuesto entre diferentes actividades empresariales

Reparte el presupuesto en función de tus metas y objetivos. Las áreas de alta prioridad que contribuyen directamente a los objetivos clave deben recibir más financiación.

• Busca el equilibrio entre departamentos: distribuye los fondos entre los distintos departamentos, como I+D, Marketing, Ventas, Operaciones y Administración. Cada departamento debe contar con recursos suficientes para funcionar de forma eficiente pero siempre haciendo un uso sensato de los fondos.

• Ten en cuenta qué actividades generan ingresos y cuáles son de soporte: asigna una mayor parte del presupuesto a las actividades que generan ingresos, como las ventas y el marketing. Además, asegúrate de que las funciones de soporte —como las áreas de recursos humanos (RR. HH.), tecnologías de la información y servicio de atención al cliente— (que son clave para las operaciones) cuentan con una financiación adecuada.

• Incluye los costes fijos y los variables: recuerda atender primero los costes fijos en la asignación del presupuesto, dado que se trata de gastos inevitables. Después, distribuye el resto de fondos entre los costes variables, que pueden fluctuar en función del rendimiento del negocio.

• Invierte en oportunidades de crecimiento: asigna parte del presupuesto al crecimiento y la innovación. Esto puede incluir el desarrollo de nuevos productos, la expansión en el mercado o las actualizaciones tecnológicas.

• Planifica el marketing y la publicidad: asigna una parte del presupuesto al marketing y la publicidad. El importe dependerá del análisis que hagas del mercado y del ROI esperado de estas actividades.

Planifica las contingencias y los costes inesperados

Reserva una parte del presupuesto como fondo de contingencia. Como regla general, se asigna entre un 5 % y un 10 % del presupuesto total a este fin, pero este porcentaje puede variar en función del sector y de la fase de la startup. Este fondo puede utilizarse para gastos imprevistos.

• Evalúa los posibles riesgos: analiza los posibles riesgos que podrían afectar a tu estabilidad financiera, como las fluctuaciones en el mercado, las interrupciones de las operaciones, los cambios en los costes de los proveedores o los fallos tecnológicos. Al prestar atención a estos riesgos, se puede estimar la cantidad que podría necesitarse en el fondo de contingencia.

• Contrata coberturas de seguros: debes contar con las pólizas de seguros adecuadas. Puede tratarse de seguros de responsabilidad civil general, seguros sobre la propiedad, seguros de responsabilidad civil profesional y otros tipos de seguros pertinentes en tu sector. Los seguros pueden mitigar las pérdidas financieras por acontecimientos imprevistos.

• Flexibiliza tu presupuesto: diseña el presupuesto de forma que ofrezca flexibilidad para ajustar ciertas partidas individuales en caso de que surja un gasto imprevisto, sin que esto desbarate la planificación financiera.

• Ten un plan frente a la incertidumbre económica: vigila los indicadores y las tendencias de la economía que podrían afectar a tu empresa. Cuando exista incertidumbre económica, podría ser buena idea aumentar el fondo de contingencia.

• Elabora un plan de respuesta a emergencias: desarrolla un plan de respuesta a emergencias que incluya estrategias financieras para gestionar las crisis sobrevenidas. Este plan debe indicar los pasos a seguir para reducir los costes rápidamente si es necesario.

• Plantéate contratar una línea de crédito: establecer una línea de crédito con una institución financiera puede proporcionar una red de seguridad adicional. Las líneas de crédito te otorgan acceso a fondos cuando los necesites, de modo que no tengas que recurrir a otras áreas de tu presupuesto.

Mejores prácticas para la elaboración y la gestión de los presupuestos de las startups

A la hora de elaborar y gestionar el presupuesto empresarial de tu startup, ten en cuenta estas mejores prácticas para que tu enfoque sea óptimo.

• Control y revisión regulares: haz un seguimiento del presupuesto y revísalo comparándolo con el rendimiento real cada mes o cada trimestre. De esta forma, podrás identificar las desviaciones cuando empiecen a producirse para poder realizar ajustes a tiempo.

• Uso de herramientas de gestión financiera: utiliza la tecnología para la gestión del presupuesto. Hay disponibles numerosas herramientas y productos de software financiero que permiten hacer un seguimiento de los gastos, estimar ingresos y obtener datos financieros en tiempo real.

• Implicación de las partes interesadas: mantén a las partes interesadas informadas sobre el presupuesto y su rendimiento. Estas partes incluyen al equipo, a los inversores, a los miembros del consejo de administración y a los socios clave. La transparencia genera confianza y abre la puerta a recibir opiniones valiosas.

• Enfoque flexible y adaptativo: debes estar preparado para adaptar el presupuesto a medida que el negocio evoluciona. Las startups a menudo ven como su entorno operativo cambia con rapidez, por lo que es recomendable que el presupuesto sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a estos cambios.

• Priorización de los indicadores clave del rendimiento (KPI): identifica los KPI más significativos para el éxito de tu empresa y conecta tu presupuesto con estas métricas. Hace un seguimiento regular de estos KPI para medir la eficacia de tu asignación presupuestaria.

• Análisis de rentabilidad en los gastos de mayor volumen: antes de realizar grandes inversiones o gastos, lleva a cabo un análisis de rentabilidad exhaustivo. Con este análisis, podrás tomar decisiones fundamentadas que estén en línea con los objetivos de la empresa y con tu capacidad financiera.

• Priorización de gastos en función del ROI: asigna una mayor parte del presupuesto a áreas que ofrezcan un potencial más elevado de ROI. Esto podría traducirse en una mayor inversión en marketing, en el desarrollo de nuevos productos o en canales de venta que hayan demostrado dar muy buenos resultados.

• Implementación de mecanismos de control financiero robustos: establece controles internos para prevenir el gasto excesivo y el fraude. Aquí se incluyen los procesos de aprobación de gastos, las auditorías regulares y la delegación de obligaciones a diferentes miembros del equipo.

• Planificación de la salud financiera a largo plazo: aunque te centres en las necesidades inmediatas, ten en cuenta también las consecuencias financieras a largo plazo de tus decisiones. En este sentido, debes buscar un equilibrio entre los gastos a corto plazo y las inversiones en crecimiento y sostenibilidad a largo plazo.

• Aprendizaje a partir de presupuestos anteriores: utiliza los datos del historial de presupuestos para aumentar la precisión y la eficacia de los presupuestos futuros. Analiza qué aspectos funcionaron bien y cuáles no en períodos anteriores.

• Integración del presupuesto en la estrategia general del negocio: el presupuesto debe apuntalar la estrategia y los objetivos generales de la empresa, con independencia de si los esfuerzos se dirigen principalmente a la expansión en el mercado, la innovación de productos, la adquisición de clientes u otros aspectos.

• Compromiso y responsabilidad de los empleados: implica a tu equipo en el proceso de elaboración de presupuestos. De esta forma, tendrán un sentimiento de propiedad y se fomentará la responsabilidad en la gestión de los gastos y la consecución de los objetivos presupuestarios.

• Preparación para las rondas de financiación: si tienes pensado captar fondos, diseña el presupuesto de forma que demuestre a los posibles inversores cómo usarás la financiación para generar crecimiento y beneficios.

• Planificación regular de posibles escenarios: lleva a cabo ejercicios regulares de planificación de posibles escenarios para estar preparado frente a diferentes resultados financieros. De esta forma, podrás saber cómo funcionaría tu presupuesto ante diferencias diferentes condiciones del mercado y situaciones empresariales.

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