Las startups suelen definirse por su relación con el dinero. ¿Con qué financiación cuentan? ¿De dónde viene el dinero? ¿Quién tiene participaciones de la empresa y qué grado de control ejerce sobre ella? ¿Cuánto dinero hay en el banco y durante cuánto tiempo podría mantener a flote a la empresa? ¿A qué tipo de profesional debe contratar la startup? ¿Se lo puede permitir la empresa? ¿A qué debe renunciar la empresa para ampliar su oferta?
La mayoría de las empresas, sean startups o no, deben pensar en el presupuesto. Sin embargo, a menudo las startups tienen menos dinero para gastar, lo cual hace que la elaboración del presupuesto sea incluso más importante para su supervivencia. A continuación, explicaremos cómo elaborar el presupuesto de una startup.
Esto es lo que encontrarás en este artículo
- Cinco pasos para elaborar el presupuesto de tu startup
- ¿Qué presupuesto debería tener tu empresa?
- Prácticas recomendadas para la elaboración y la gestión de los presupuestos de las startups
- ¿Por qué son importantes los presupuestos empresariales para las startups?
- Cómo puede ayudarte Stripe Atlas
Cinco pasos para elaborar el presupuesto de tu startup
A continuación, encontrarás una guía paso a paso para la elaboración de un presupuesto empresarial adecuado para tu startup:
1. Evalúa la situación financiera de tu startup
Para empezar, reúne los documentos financieros clave, como los balances, las cuentas de resultados y los estados de flujo de caja. Con ellos, podrás hacerte una idea completa de la posición financiera de tu startup.
Comprueba tus recursos y obligaciones: analiza detenidamente la hoja de balance. ¿Cuál es el estado de tus recursos, incluidos la caja, los cobros pendientes y el inventario? Supervisa también las obligaciones: préstamos, créditos y otras deudas. Calcula los coeficientes de liquidez. Con estos números averiguarás tu nivel de preparación de cara a dificultades inesperadas.
Conoce tus fuentes de beneficios: analiza el historial de tus ingresos. ¿Hay patrones, picos o mesetas? Asegúrate de diversificar tus fuentes de beneficios. Utiliza esta información para identificar cuál es tu punto de equilibrio, que es la cantidad de ingresos que necesitas para cubrir las facturas.
Los ingresos de las startups pueden provenir de numerosas fuentes dependiendo de tu sector:
- Ingresos por la venta de productos físicos o digitales
- Beneficios por ofrecer servicios profesionales o de consultoría
- Ingresos recurrentes por suscripciones o acceso a software
- Beneficios por mostrar anuncios en tu plataforma o contenido
- Ingresos por licencias de tu propiedad intelectual o tecnología
- Ingresos de usuarios que pagan por acceder a funciones prémium
- Contribuciones de seguidores o patrocinadores iniciales
- Ingresos por acuerdos de marca o colaboraciones
- Ingresos por la venta de productos físicos o digitales
Dale seguimiento a los gastos: debes diferenciar entre los costes fijos (que se mantienen invariables independientemente de la actividad de la empresa, como los alquileres o los salarios) y los costes variables (que fluctúan en función del volumen de negocio, como los costes de envío o el gasto en materia prima). De esta forma, podrás ajustar el presupuesto de acuerdo con los ciclos del negocio.
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Gastos de la empresa |
Ejemplos |
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Costes fijos |
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Costes variables |
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Evalúa tu flujo de caja: el estado de flujo de caja muestra los movimientos de entrada y salida de la caja de la empresa. Evalúa tu situación en cuanto al capital circulante. ¿Con qué velocidad se convierte el inventario en ventas? ¿Con qué velocidad cobras a los clientes?
Analiza tus deudas e inversiones: revisa tus deudas. ¿Cuáles son las condiciones y los tipos de interés? ¿Cómo encajan en tu estrategia financiera general? Si tienes inversores, valora cómo afecta su participación a tus finanzas.
Consulta el panorama fiscal y normativo: no pases por alto el impacto que tienen los impuestos y normativas, ya que pueden afectar sustancialmente a tu panorama financiero.
2. Establece metas y objetivos empresariales
Revisa la visión de tu startup. ¿Qué pretendes lograr a largo plazo? Los objetivos deberían marcar un avance hacia esta visión.
Usa el establecimiento de objetivos SMART (por sus siglas en inglés): adopta el marco SMART para el establecimiento de objetivos: específicos, medibles, alcanzables, realistas y con tiempo límite. Esto mantiene tus objetivos claros, rastreables y realistas. Por ejemplo, en lugar de establecer un objetivo general para aumentar ingresos, establece un objetivo específico, como un aumento del 20 % en las ventas durante el próximo trimestre.
Distingue entre los objetivos a corto plazo y los objetivos a largo plazo: el equilibrio es la clave. Establece objetivos inmediatos o a corto plazo (por ejemplo, el lanzamiento de una nueva característica de un producto en los siguientes seis meses) y objetivos a largo plazo (como convertirte en líder del mercado en un plazo de cinco años). Con este enfoque, el equipo se mantiene en todo momento motivado y centrado en los logros inmediatos y futuros.
Involucra al equipo: implica a tu equipo en el proceso de establecimiento de objetivos para que se tenga en cuenta la perspectiva de todo el mundo. De esta manera, todo el equipo trabajará en la misma línea y estará comprometido con unos objetivos comunes.
Haz un análisis del mercado y de la competencia: investiga el mercado y la competencia para fijar objetivos realistas y relevantes. Por ejemplo, si tu sector cambia a gran velocidad, uno de los objetivos podría ser permanecer a la cabeza de ciertas tendencias o innovaciones tecnológicas.
Incluye objetivos financieros: establece objetivos financieros claros. Estos objetivos podrían centrarse en la financiación, los ingresos, los márgenes de beneficio o la reducción de costes. Con este tipo de objetivos, podrás conservar la salud financiera de la empresa.
Objetivos centrados en los clientes: establece objetivos para la captación y retención de clientes y para las puntuaciones de satisfacción y probabilidad de recomendación. A menudo, si los clientes están felices, el negocio funciona.
3. Haz una investigación de los costes y los canales de negocio
Enumera todos los gastos posibles, por pequeños que sean. Estos pueden ser costes directos, como las materias primas y la producción, o costes indirectos, como los alquileres, los servicios y los gastos administrativos.
Investiga las normas del sector: ¿Cómo se compara tu empresa con otras de tu sector? Comparar tu salud financiera observando las normas del sector puede ofrecer información valiosa. Investiga qué suelen gastar las empresas de tu sector en diferentes áreas para ayudarte a identificar si alguna categoría de costes es desproporcionadamente alta o baja en tu presupuesto.
Revisa las estrategias de precios: tus precios de venta afectan directamente a tus ingresos, por lo que necesitas entender claramente cuál es tu estrategia de precios, como los precios de crecimiento o las tarifas por niveles. Investiga los precios de la competencia y establece precios que sean competitivos, pero que también cubran tus costes y el margen de beneficio deseado.
Analiza los canales de distribución y ventas: identifica los costes asociados a cada canal de ventas y distribución que tengas planificado utilizar. Aquí se incluyen las plataformas en línea, los establecimientos comerciales minoristas y los distribuidores externos. Cada canal tendrá sus propios costes asociados y sus posibles fuentes de ingresos.
Incluye los costes de la tecnología y el software: la tecnología y el software son dos piezas fundamentales en la mayoría de los negocios modernos. Incluye los costes del software importante, de las medidas de seguridad y de los servicios de soporte o desarrollo tecnológico que puedas necesitar.
Ten en cuenta el coste de los empleados: más allá de los salarios, debes incluir los gastos relacionados con los empleados, como las prestaciones, la formación, los impuestos y los seguros. Estos gastos pueden aumentar sustancialmente el coste del personal. No pases por alto gastos menos obvios, como suscripciones de software, honorarios profesionales o gastos de viaje.
Ten en cuenta los costes legales y de cumplimiento de la normativa: el cumplimiento de la normativa y las leyes puede conllevar costes, como los relacionados con las tasas legales, las licencias y el cumplimiento de la normativa del sector.
4. Reparte el presupuesto entre diferentes actividades empresariales
Reparte el presupuesto en función de tus metas y objetivos. Las áreas de alta prioridad que contribuyen directamente a los objetivos clave deben recibir más financiación.
Busca el equilibrio entre departamentos: distribuye los fondos entre los distintos departamentos, como I+D, Marketing, Ventas, Operaciones y Administración. Cada departamento debe contar con recursos suficientes para funcionar de forma eficiente pero siempre haciendo un uso sensato de los fondos.
Analiza la rentabilidad de cada gasto: por cada gasto de cierta magnitud, lleva a cabo un análisis de rentabilidad. Para ello, debes evaluar el posible retorno de la inversión (ROI) de cada gasto. Por ejemplo, si estás pensando lanzar una campaña de marketing, compara el aumento esperado en las ventas con el coste de la campaña.
Planifica las acciones de marketing y publicidad: determina cuánto necesitas gastar en marketing y publicidad para llegar a tu público objetivo de forma eficaz. Aquí se incluirían la publicidad en redes sociales, el marketing de contenido, las campañas de correo electrónico y la publicidad tradicional.
Valora el gasto en I+D: si tu startup pertenece a un sector que requiere inversión continua en I+D, asigna una partida del presupuesto a estas actividades para que la empresa pueda seguir siendo competitiva.
Ten en cuenta qué actividades generan ingresos y cuáles son de soporte: asigna una mayor parte del presupuesto a las actividades que generan ingresos, como las ventas y el marketing. Además, asegúrate de que las funciones de soporte, como las áreas de recursos humanos (RR. HH.), tecnologías de la información y servicio de atención al cliente, cuentan con una financiación adecuada.
Invierte en oportunidades de crecimiento: asigna parte del presupuesto al crecimiento y la innovación. Esto puede incluir el desarrollo de nuevos productos, la expansión en el mercado o las actualizaciones tecnológicas.
5. Planifica las contingencias y los costes inesperados
Reserva una parte del presupuesto como fondo de contingencia. Como regla general, se asigna entre un 5 % y un 10 % del presupuesto total para este fin, pero este porcentaje puede variar en función del sector y de la fase de la startup. Este fondo puede utilizarse para gastos imprevistos.
Evalúa los posibles riesgos: analiza los posibles riesgos que podrían afectar a tu estabilidad financiera, como las fluctuaciones en el mercado, las interrupciones de las operaciones, los cambios en los costes de los proveedores o los fallos tecnológicos.
Contrata coberturas de seguros: debes contar con las pólizas de seguros adecuadas. Puede tratarse de seguros de responsabilidad civil general, seguros sobre la propiedad, seguros de responsabilidad civil profesional y otros tipos de seguros pertinentes en tu sector.
Haz presupuestos flexible: diseña tu presupuesto para que sea flexible y puedas ajustar ciertas partidas individuales si surge un gasto inesperado, sin desbaratar tu planificación financiera. Para las startups que operan en mercados dinámicos o que experimentan un rápido crecimiento, un presupuesto flexible puede adaptarse a cambios inesperados.
Planifica teniendo en cuenta las incertidumbres económicas: observa los indicadores económicos y las tendencias que podrían afectar a tu empresa. En medio de momentos de incertidumbre económica, es posible que quieras aumentar tu fondo de contingencia.
Elabora un plan de respuesta a emergencias: desarrolla un plan de respuesta a emergencias que incluya estrategias financieras para gestionar las crisis sobrevenidas. Este plan debe indicar los pasos a seguir para reducir los costes rápidamente si es necesario.
Plantéate abrir una línea de crédito: establecer una línea de crédito con una institución financiera puede proporcionar una red de seguridad adicional. Las líneas de crédito te otorgan acceso a fondos cuando los necesites, de modo que no tengas que recurrir a otras áreas de tu presupuesto.
¿Qué presupuesto debería tener tu empresa?
Existen muchas perspectivas a la hora de analizar la magnitud del presupuesto general con el que debe contar una startup. En última instancia, el mejor enfoque será aquel con el que te sientas más a gusto. Veamos a continuación varios métodos habituales para determinar el tamaño del presupuesto de una startup.
Porcentaje de los ingresos: un método habitual es establecer el presupuesto como un porcentaje de los ingresos previstos. Este porcentaje puede variar en función del sector y la fase de crecimiento de la startup. Por ejemplo, una startup tecnológica en fase de crecimiento podría asignar un porcentaje más alto de sus ingresos a I+D en comparación con una empresa de comercio minorista consolidada.
Presupuesto base cero: este enfoque implica volver a elaborar el presupuesto («base cero») en cada nuevo periodo analizando y justificando cada uno de los gastos. El presupuesto base cero es útil para asegurarse de que todos los gastos sean necesarios y estén en línea con los objetivos de la empresa en cada momento. Puede ser una buena opción para las startups, ya que sus prioridades pueden cambiar con rapidez.
Presupuesto basado en el historial: este método utiliza los datos financieros previos como base para la elaboración del nuevo presupuesto. En el caso de las startups con varios años en activo, este enfoque puede proporcionar un punto de referencia realista. No obstante, es importante adaptarse a los cambios previstos en el mercado o en el modelo de negocio.
Presupuesto orientado a objetivos: los presupuestos orientados a objetivos se estructuran en torno a objetivos o hitos específicos de la empresa. Este enfoque es especialmente útil para las startups centradas en alcanzar ciertos objetivos, como hitos relacionados con el desarrollo de productos u objetivos de expansión en el mercado o de captación de clientes.
Presupuesto flexible: este método implica la elaboración de un presupuesto con flexibilidad integrada para poder adaptarse a los cambios en los ingresos o en las condiciones del negocio. En el caso de startups que operan en mercados flexibles y las que experimentan un rápido crecimiento, un presupuesto flexible puede ser útil para amoldarse a los cambios inesperados.
Estándares del sector como referencia: la comparación de tu presupuesto con lo que suele ser habitual en el sector puede aportar información muy valiosa. Para ello, es necesario investigar lo que gastan empresas de tu sector parecidas a la tuya y ajustar tu presupuesto en consecuencia.
Presupuesto ajustado: este enfoque reduce el gasto a lo esencial. Se utiliza con especial frecuencia en las fases iniciales con el fin de conservar efectivo. La estrategia se centra en crear un producto mínimamente viable con el que lograr la adecuación del producto al mercado para después aumentar el gasto.
Presupuesto basado en proyectos: si tu startup funciona mediante proyectos, puede resultar eficaz elaborar un presupuesto para cada proyecto. De esta forma, se puede realizar una asignación de recursos más precisa en función de las necesidades y el rendimiento específicos de cada proyecto.
Presupuesto impulsado por inversores: si la startup cuenta con financiación de inversores, las expectativas y requisitos de estos pueden influir en el presupuesto. Un presupuesto impulsado por inversores puede basarse en hitos u objetivos de crecimiento previamente acordados.
Presupuesto de contingencia: las startups tienen más probabilidades de enfrentarse a costes imprevistos o fluctuaciones en los ingresos, por lo que es buena idea contar con un presupuesto de contingencia para cubrir gastos y situaciones de déficit imprevistos.
Prácticas recomendadas para la elaboración y la gestión de los presupuestos de las startups
A la hora de elaborar y gestionar el presupuesto empresarial de tu startups, ten en cuenta estas prácticas recomendadas para que tu enfoque sea óptimo.
Control y revisión regulares: haz un seguimiento del presupuesto y revísalo comparándolo con el rendimiento real cada mes o cada trimestre. De esta forma, podrás identificar las desviaciones cuando empiecen a producirse para poder realizar ajustes a tiempo.
Uso de herramientas de gestión financiera: utiliza la tecnología para la gestión del presupuesto. Hay disponibles numerosas herramientas y productos de software financiero que permiten hacer un seguimiento de los gastos, estimar ingresos y obtener datos financieros en tiempo real.
Implicación de las partes interesadas: mantén a las partes interesadas informadas sobre el presupuesto y su rendimiento. Estas partes incluyen al equipo, a los inversores, a los miembros del consejo de administración y a los socios clave. La transparencia genera confianza y abre la puerta a recibir opiniones valiosas.
Enfoque flexible y adaptativo: debes estar preparado para adaptar el presupuesto a medida que el negocio evoluciona. Las startups a menudo ven como su entorno operativo cambia con rapidez, por lo que es recomendable que el presupuesto sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a estos cambios.
Priorización de los indicadores clave del rendimiento (KPI): identifica los KPI más significativos para el éxito de tu empresa y conecta tu presupuesto con estas métricas. Hace un seguimiento regular de estos KPI para medir la eficacia de tu asignación presupuestaria.
Análisis de rentabilidad en los gastos de mayor volumen: antes de realizar grandes inversiones o gastos, lleva a cabo un análisis de rentabilidad exhaustivo. Con este análisis, podrás tomar decisiones fundamentadas que estén en línea con los objetivos de la empresa y con tu capacidad financiera.
Prioriza el gasto basado en el ROI: para cada gasto importante, realiza un análisis de coste-beneficio. Esto supone evaluar el retorno de la inversión (ROI) potencial para ese gasto. Por ejemplo, si te estás planteando hacer una campaña de marketing, sopesa el aumento previsto en las ventas con el coste de la campaña. Asigna más presupuesto a las áreas con el ROI potencial más alto. Esto podría significar que debes invertir más en marketing, desarrollo de nuevos productos o canales de venta que hayan mostrado unos resultados sólidos.
Implementación de mecanismos de control financiero robustos: establece controles internos para prevenir el gasto excesivo y detectar posibles fraudes. Aquí se incluyen los procesos de aprobación de gastos, las auditorías regulares y la delegación de obligaciones a diferentes miembros del equipo.
Planifica la salud financiera a largo plazo: aunque te centres en las necesidades inmediatas, ten en cuenta también las consecuencias financieras a largo plazo de tus decisiones. En este sentido, debes buscar un equilibrio entre los gastos a corto plazo y las inversiones en crecimiento y sostenibilidad a largo plazo.
Aprendizaje a partir de presupuestos anteriores: utiliza los datos del historial de presupuestos para aumentar la precisión y la eficacia de los presupuestos futuros. Analiza qué aspectos funcionaron bien y cuáles no en períodos anteriores.
Integra el presupuesto en la estrategia general del negocio: el presupuesto debe apuntalar la estrategia y los objetivos generales de la empresa, con independencia de si los esfuerzos se dirigen principalmente a la expansión en el mercado, la innovación de productos, la adquisición de clientes u otros aspectos.
Compromiso y responsabilidad de los empleados: implica a tu equipo en el proceso de elaboración de presupuestos. De esta forma, tendrán un sentimiento de propiedad y se fomentará la responsabilidad en la gestión de los gastos y la consecución de los objetivos presupuestarios.
Preparación para las rondas de financiación: si tienes pensado captar fondos, diseña el presupuesto de forma que demuestre a los posibles inversores cómo usarás la financiación para generar crecimiento y beneficios.
Planificación regular de posibles situaciones: lleva a cabo ejercicios regulares de planificación de posibles situaciones para estar preparado frente a diferentes resultados financieros. De esta forma, podrás saber cómo funcionaría tu presupuesto ante diferencias diferentes condiciones del mercado y situaciones empresariales.
¿Por qué son importantes los presupuestos empresariales para las startups?
Un análisis post mortem de más de 100 de startups mostró que el 29 % fracasó porque se quedaron sin dinero, lo que subraya la importancia de elaborar un presupuesto cuidadoso. Los presupuestos son clave para que una startup escale por muchas razones, entre ellas:
Planificación y control financieros: los presupuestos dan a las startups una hoja de ruta para su planificación financiera. Permiten a las startups asignar recursos de manera eficiente, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones fundamentadas sobre los gastos. Un presupuesto bien planificado controla los gastos, en línea con los objetivos estratégicos y las previsiones de ingresos de la empresa.
Mitigación de riesgos: las startups, por su naturaleza, desarrollan su actividad en entornos de gran incertidumbre. Los presupuestos ayudan a identificar posibles riesgos financieros y a reservar fondos para contingencias. Cuando una startup planifica diferentes situaciones, se coloca en mejor posición para gestionar desafíos imprevistos y evitar dificultades financieras.
Confianza y financiación de los inversores: las startups que buscan inversión necesitan un presupuesto bien estructurado. Esto demuestra a los inversores que la empresa entiende claramente cuáles son sus necesidades financieras, trayectoria de crecimiento y potencial de ingresos. Los presupuestos garantizan a los inversores que el modelo de negocio es viable.
Medición y gestión del rendimiento: los presupuestos sirven de referencia en la medición del rendimiento. Las startups pueden evaluar su eficiencia operativa y su salud financiera comparando los resultados financieros reales con los números del presupuesto. Este análisis puede dar lugar a decisiones y ajustes administrativos más eficaces en cuanto a la estrategia.
Gestión del flujo de caja: las startups a menudo se enfrentan a dificultades relacionadas con la gestión del flujo de caja. Un presupuesto puede ayudar a prever las necesidades y los tiempos del flujo de caja con el fin de disponer de suficientes fondos para cubrir los gastos operativos y evitar así las crisis de efectivo. Una gestión eficaz de los fondos da lugar a una mayor sostenibilidad de las operaciones y el crecimiento.
Toma estratégica de decisiones: la asignación de los fondos en el presupuesto refleja los valores de la empresa y la dirección en la que pretende crecer. El proceso de la elaboración del presupuesto obliga a la startup a priorizar iniciativas y recursos concretos, lo cual fomenta la toma estratégica de decisiones.
Optimización de recursos: las startups suelen funcionar con recursos limitados. El presupuesto obliga a las startups a decidir de forma más deliberada el uso que hacen de esos recursos, como los empleados, el capital y el tiempo. De esta forma, aumenta la eficiencia operativa y se estimula la búsqueda de soluciones innovadoras para salvar la limitación de recursos.
Posicionamiento en el mercado y ventaja competitiva: un presupuesto bien gestionado puede dar a las startups una ventaja competitiva. Al asignar fondos estratégicamente a áreas clave como la investigación de mercado, la investigación y desarrollo (I+D), el marketing y el servicio de atención al cliente, las startups pueden fortalecer su posición en el mercado y construir una ventaja competitiva sostenible. Un análisis de 100 startups fallidas reveló que el 42 % fracasó porque no cubrían una necesidad del mercado, lo que pone de relieve la importancia de realizar un análisis cuidadoso del mercado.
Sostenibilidad y crecimiento a largo plazo: el presupuesto de una startup prepara a la empresa de cara a la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo. El presupuesto guía a la startup por las distintas fases y la ayuda a crecer de forma eficaz al tiempo que mantiene su salud financiera.
Generación de una cultura de disciplina financiera: la elaboración de presupuestos instaura una cultura de disciplina financiera en la startup. Fomenta la responsabilidad en los equipos y un enfoque sensato con respecto al gasto.
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El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, la adecuación o la vigencia de la información incluida en el artículo. Busca un abogado o un asesor fiscal profesional y con licencia para ejercer en tu jurisdicción si necesitas asesoramiento para tu situación particular.