Une start-up est souvent définie par sa relation avec l'argent. Quel est son niveau de financement ? D'où proviennent les fonds ? Qui détient une part de la société et quel est le degré de contrôle de chaque individu ? Quel montant l'entreprise détient-elle sur son compte bancaire et pendant combien de temps ces fonds peuvent-ils soutenir l'activité ? Qui l'entreprise doit-elle recruter et en a-t-elle les moyens ? Quels compromis l'entreprise doit-elle consentir pour élargir son offre ?

La plupart des entreprises, qu'il s'agisse d'une start-up ou d'une autre entité, doivent réfléchir dans une perspective budgétaire. Dans le cas d'une start-up, le potentiel de dépense est souvent limité, d'où l'importance d'établir un budget pour pouvoir survivre. Nous allons voir dans cet article comment créer un budget d'activité pour votre start-up.

Sommaire

• Importance du budget d'activité pour une start-up
  
• Définition du montant du budget d'activité de votre entreprise
  
• Établissement d'un budget d'activité pour votre start-up
  
• Règles de bonne pratique pour créer et gérer le budget d'activité d'une start-up
  

Importance du budget d'activité pour une start-up

Une analyse menée sur plus de 100 start-up révèle que 29 % d'entre elles échouent pour cause de manque de financement, ce qui souligne l'importance de procéder à une budgétisation soigneuse. Les raisons pour lesquelles le budget constitue un impératif essentiel pour une start-up sont détaillées ci-après.

• Planification et contrôle financiers : un budget procure à une start-up une feuille de route pour mettre en place sa planification financière. Il permet à la start-up d'allouer efficacement ses ressources, de gérer sa trésorerie et de prendre des décisions éclairées en matière de dépenses. Un budget bien planifié permet de contrôler les dépenses en fonction des objectifs stratégiques et des prévisions de recettes de l'entreprise.

• Atténuation des risques : une start-up, de par sa nature, exerce son activité dans des environnements marqués par de fortes incertitudes. L'établissement d'un budget peut donc lui permettre d'identifier les risques financiers potentiels et de prévoir des fonds d'urgence. En anticipant différents scénarios, une start-up est mieux à même de faire face aux défis imprévus et d'éviter les difficultés financières.

• Confiance des investisseurs et financement : une start-up en quête d'investissements a nécessairement besoin d'un budget bien structuré. L'objectif consiste à démontrer aux investisseurs que l'entreprise possède une vision claire de ses besoins financiers, de sa trajectoire de croissance et de son potentiel de revenus. Un budget garantit aux investisseurs la viabilité du modèle économique.

• Mesure et gestion des performances : le budget sert de socle de référence pour mesurer la performance interne. En comparant les résultats financiers réels aux chiffres budgétés, la start-up est capable d'évaluer son efficacité opérationnelle et sa santé financière. Cette analyse peut conduire à des décisions de gestion et des ajustements de stratégie plus efficients.

• Gestion des flux de trésorerie : les start-up sont souvent confrontées à des problèmes de gestion de leur flux de trésorerie. Un budget peut servir à déterminer les besoins et nécessités en matière de flux de trésorerie, afin d'allouer des fonds suffisants pour couvrir les dépenses opérationnelles et d'éviter les ruptures de trésorerie. Dès lors, une gestion efficace des fonds favorise des opérations et une croissance durables.

• Prise de décision stratégique : le mode de répartition des fonds au sein d'un budget reflète les valeurs de l'entreprise et les orientations dans lesquelles elle prévoit de se développer. Le processus de budgétisation oblige une start-up à établir des priorités entre des initiatives et des ressources particulières afin d'étayer sa prise de décisions stratégiques.

• Optimisation des ressources : une start-up fonctionne généralement avec des ressources limitées. L'établissement d'un budget l'oblige par conséquent à être attentive à la manière dont elle emploie ces ressources, qu'il s'agisse du personnel, du capital ou du temps. L'efficacité opérationnelle s'en trouve renforcée et les contraintes liées aux ressources peuvent être surmontées par le biais de solutions innovantes.

• Positionnement sur le marché et avantage concurrentiel : un budget bien géré peut procurer un avantage concurrentiel à une start-up. En allouant stratégiquement ses fonds à des domaines clés tels que la recherche et le développement (R&D), le marketing ou le service client, la start-up renforce sa position sur le marché et acquiert un avantage concurrentiel durable.

• Durabilité et croissance à long terme : le budget d'une start-up permet à l'entreprise d'assurer sa viabilité et sa croissance au long cours. Le budget guide la start-up au travers de ses étapes de croissance en l'aidant à se développer efficacement tout en préservant sa santé financière.

• Instauration d'une culture de discipline financière : l'établissement d'un budget favorise la mise en place d'une culture de la discipline financière au sein de la start-up. Cette démarche contribue à la responsabilisation du personnel et à une approche pertinente des dépenses.

Définition du montant du budget d'activité de votre entreprise

Le budget global d'une start-up se détermine en prenant en compte une pluralité de perspectives. En tout état de cause, la meilleure approche est celle avec laquelle vous vous sentez le plus à l'aise. Voici quelques méthodes courantes pour évaluer le budget d'une start-up.

• Approche fondée sur un pourcentage des recettes : une méthode fréquente consiste à définir le budget en pourcentage des recettes prévues. Ce taux varie en fonction du secteur d'activité et du stade d'évolution de la start-up. À titre d'exemple, une jeune entreprise technologique peut allouer à la recherche et au développement une part plus élevée de ses revenus que ne le ferait une entreprise de vente au détail parvenue à maturité.

• Budgétisation en base zéro : cette approche consiste à reconstruire le budget (au niveau de « base zéro ») à chaque nouvelle période, en analysant et en justifiant chaque dépense. La budgétisation en base zéro est très utile pour vérifier que toutes les dépenses sont justifiées et correspondent aux objectifs réels de l'entreprise. Il s'agit d'une méthode adéquate pour une start-up dont les priorités sont susceptibles d'évoluer rapidement.

• Budgétisation historique : cette méthode s'appuie sur les données financières antérieures pour établir le nouveau budget. Dans le cas d'une start-up comptant déjà plusieurs années d'expérience opérationnelle, cette démarche peut constituer une base de référence réaliste. Toutefois, il convient de s'adapter aux évolutions prévues du marché ou du modèle économique.

• Budgétisation axée sur les objectifs : un budget axé sur les objectifs est structuré autour de buts ou d'étapes spécifiques. Cette approche est particulièrement utile dans le cas d'une start-up orientée sur la réalisation de certains objectifs : phases de développement d'un produit, expansion du marché, objectifs d'acquisition de clientèle, etc.

• Budgétisation souple : cette méthode consiste à établir un budget avec une flexibilité intégrée qui s'adapte aux fluctuations des revenus ou des conditions commerciales. Dans le cas d'une start-up implantée sur des marchés dynamiques ou dont la croissance est rapide, la souplesse budgétaire permet de faire face aux changements inattendus.

• Évaluation vis-à-vis de normes sectorielles : le fait d'évaluer votre budget au regard des normes du secteur peut vous apporter de précieux enseignements. Cette étude consiste à étudier les dépenses d'autres entreprises comparables à la vôtre au sein de votre secteur et à moduler votre budget en conséquence.

• Budgétisation allégée : cette approche permet de réduire les dépenses aux seuls postes essentiels. Il s'agit d'une pratique particulièrement répandue lors des phases initiales et qui vise à économiser les liquidités. L'accent est mis sur la création d'un produit minimum viable et sur l'adéquation entre le produit et le marché avant de procéder à un relèvement des dépenses.

• Budgétisation axée sur les projets : si votre entreprise fonctionne sur la base de projets, il peut être efficace d'établir des budgets individuels pour chacun d'eux. Cette méthode permet une allocation plus précise des ressources en fonction des besoins et des résultats propres à chaque projet.

• Budgétisation orientée par les investisseurs : si votre start-up est financée par des investisseurs, les attentes et les exigences qu'ils expriment peuvent influer sur vos décisions budgétaires. L'établissement d'un budget orienté par les investisseurs peut alors reposer sur des étapes ou des objectifs de croissance décidés en commun.

• Budgétisation d'après les contingences : une start-up est généralement plus sensible aux fluctuations de coûts ou de revenus imprévues. Prévoyez par conséquent un budget d'urgence à même de couvrir les dépenses ou les manques à gagner pouvant survenir de façon inopinée.

Établissement d'un budget d'activité pour votre start-up

Voici un guide étape par étape afin de créer le budget d'activité adéquat pour votre start-up.

Évaluez la situation financière de votre start-up

• Rassemblez vos données financières de base : commencez par rassembler vos principaux documents financiers (bilans, comptes de résultat, états de flux de trésorerie, etc.). Vous obtiendrez ainsi une vision panoramique de la situation financière de votre start-up.

• Vérifiez votre actif et votre passif : procédez à un examen soigneux de votre bilan. Quelle est la santé de vos actifs, y compris vos liquidités, vos créances et vos stocks ? Surveillez également votre passif, tel que vos emprunts, dettes et autres créances. Calculez vos ratios de liquidité. Ces chiffres vous indiquent dans quelle mesure vous êtes apte à faire face aux défis inattendus.

• Identifiez vos sources de revenus : analysez minutieusement l'historique de vos recettes. Constatez-vous des schémas récurrents, des phases de pic ou des plateaux ? Veillez à diversifier vos sources de revenus.

• Procédez au suivi de vos dépenses : classez vos coûts par catégories (coûts fixes et coûts fluctuants). Surveillez l'augmentation de vos coûts. La capacité à repérer des tendances à un stade précoce vous permettra de mieux anticiper les difficultés éventuelles.

• Évaluez vos flux de trésorerie : l'organigramme de vos flux de trésorerie illustre les liquidités qui entrent et sortent de l'entreprise. Évaluez la situation de votre fonds de roulement. À quel rythme votre stock se transforme-t-il en ventes et percevez-vous les règlements de vos clients ?

• Déterminez vos dettes et vos investissements : passez en revue vos dettes. Quels sont les conditions et les taux d'intérêt en vigueur, et dans quelle mesure ces facteurs concourent-ils à votre stratégie financière générale ? Si vous avez des investisseurs, évaluez l'incidence de leur participation sur vos finances.

• Déterminez votre seuil de rentabilité : ce seuil correspond au montant des revenus dont vous avez besoin pour couvrir vos factures.

• Comparez-vous aux entreprises de votre secteur d'activité : où vous situez-vous par rapport aux autres acteurs de votre branche ? L'évaluation de votre santé financière au regard des normes sectorielles peut vous apporter de précieuses indications.

• Vérifiez le contexte fiscal et réglementaire : ne négligez pas l'impact des taxes et réglementations, car ces éléments peuvent influer fortement sur votre situation financière.

Fixez les buts et objectifs de votre entreprise

• Assurez-vous que vos objectifs correspondent à votre vision : commencez par reconsidérer la vision de votre start-up. Quel est votre objectif à longue échéance ? Vos objectifs doivent vous permettre de progresser vers cette vision.

• Appliquez la méthode SMART à la fixation de vos objectifs : adoptez le référentiel SMART (Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporel) pour définir vos objectifs. Ainsi, vous aurez l'assurance que ceux-ci restent clairs, vérifiables et réalisables. Pour prendre un exemple, au lieu de fixer un objectif général d'augmentation du chiffre d'affaires, déterminez plutôt un objectif spécifique, tel qu'une augmentation de 20 % de votre chiffre d'affaires au prochain trimestre.

• Identifiez vos objectifs à court et à long terme : il est essentiel de parvenir à un bon équilibre dans ce domaine. Fixez-vous des objectifs immédiats à court terme (tel que le lancement d'une fonctionnalité de produit dans les six mois), mais aussi à plus longue échéance (comme devenir un leader du marché dans les cinq ans). Cette attitude permettra à votre équipe de rester motivée et concentrée sur les réalisations immédiates et futures.

• Impliquez votre équipe : faites participer votre équipe au processus de définition des objectifs afin que le point de vue de chaque individu puisse être entendu. Votre équipe sera ainsi mieux alignée et visera la réalisation d'objectifs communs.

• Procédez à une analyse du marché et de la concurrence : étudiez votre marché et vos concurrents afin de déterminer des objectifs à la fois réalistes et pertinents. Si vous travaillez par exemple dans un secteur en évolution rapide, vos objectifs peuvent consister à rester à la pointe de certaines tendances ou innovations technologiques.

• Ayez des objectifs financiers : fixez-vous des buts précis en matière financière, qu'il s'agisse d'objectifs de financement, de revenus, de marges bénéficiaires ou encore de réduction des coûts. Vous vous donnerez ainsi les moyens de maintenir votre santé financière sur les rails.

• Ciblez des objectifs centrés sur le client : fixez-vous des objectifs d'acquisition et de fidélisation de clientèle, de taux de satisfaction ou de taux de promotion net. La satisfaction des clients se traduit souvent par une activité commerciale prospère.

Faites des recherches sur les coûts et les canaux de distribution

• Identifiez tous vos coûts potentiels : dressez un inventaire exhaustif de vos dépenses, aussi minimes soient-elles. Vous devez prendre en compte les coûts directs, tels que les matières premières et la production, mais aussi les coûts indirects tels que les loyers, factures d'énergie et autres dépenses administratives. Ne négligez pas les dépenses moins évidentes telles que vos abonnements à des logiciels, les frais professionnels ou les frais de déplacement.

• Analysez les normes de votre secteur : renseignez-vous sur les dépenses habituellement engagées par les entreprises de votre secteur d'activité dans différents domaines. Ces informations vous serviront de référence pour déterminer si une catégorie de coûts est démesurément élevée ou faible au regard de votre budget.

• Distinguez vos coûts fixes et variables : opérez une distinction entre vos coûts fixes (qui restent inchangés quelle que soit l'activité de l'entreprise, comme les loyers ou salaires) et vos coûts variables (qui fluctuent en fonction du volume d'activité, tels que les frais d'expédition ou les dépenses liées aux matières premières). Vous saurez ainsi ajuster votre budget d'après les cycles économiques.

• Analysez le rapport coût/bénéfice de chaque dépense : pour chaque dépense importante, procédez à une analyse des coûts et avantages, en évaluant le retour sur investissement potentiel de cette dépense. Si vous envisagez par exemple de lancer une campagne marketing, déterminez l'augmentation des ventes prévisible par rapport aux frais engagés.

• Révisez vos stratégies de tarification : étant donné que votre chiffre d'affaires dépend directement de vos prix de vente, vous devez maîtriser parfaitement votre stratégie de tarification. Regardez quels sont les prix pratiqués par vos concurrents et fixez des tarifs qui soient compétitifs, mais qui couvrent également vos coûts et la marge bénéficiaire souhaitée.

• Passez en revue les canaux de distribution et de vente : identifiez les coûts associés à chaque canal de vente et de distribution que vous envisagez d'exploiter, en incluant les plateformes en ligne, les magasins de détail et les distributeurs tiers. Chaque canal se caractérise par des coûts connexes et des flux de revenus potentiels distincts.

• Prenez en compte le coût des technologies et des logiciels : les technologies, comme les logiciels, sont des composants essentiels pour la majorité des entreprises modernes. Incluez les coûts des logiciels importants, des mesures de cybersécurité, de l'assistance technique ou des ressources de développement qui peuvent être nécessaires.

• Comptabilisez vos coûts de main-d'œuvre : au-delà des salaires, incluez les dépenses associées au personnel telles que les prestations sociales, la formation, la fiscalité et les assurances, car ces postes peuvent alourdir considérablement vos frais de personnel.

• Planifiez vos dépenses de marketing et de publicité : déterminez le montant que vous devez consacrer au marketing et à la publicité pour atteindre efficacement votre public cible. Il peut s'agir de la publicité sur les réseaux sociaux, du marketing de contenu, de campagnes d'e-mailing ou encore de publicité traditionnelle.

• Prenez en compte les frais juridiques et de mise en conformité : le respect des lois et réglementations peut entraîner des coûts, notamment ceux liés aux frais juridiques, aux licences et à la mise en conformité vis-à-vis des normes sectorielles.

• Estimez vos dépenses de R&D : si votre entreprise se trouve dans un secteur d'activité qui appelle des activités de R&D permanentes, allouez le budget qui vous assurera de rester compétitif.

• Parez aux dépenses imprévues : prévoyez toujours un fonds de réserve pour vos dépenses fortuites. Ce fonds de prévoyance peut vous sauver la mise dans certaines situations telles que des pannes d'équipement ou des fluctuations soudaines du marché.

Allouez un budget aux différentes activités de votre entreprise

Segmentez votre budget en fonction de vos buts et objectifs. Il convient que les domaines hautement prioritaires contribuant directement à vos objectifs clés bénéficient d'un financement plus élevé.

• Trouvez un équilibre entre vos différentes branches d'activité : répartissez vos fonds entre vos différents départements tels que la R&D, le marketing, les ventes, les opérations et l'administration. Chaque service doit disposer de ressources suffisantes pour fonctionner efficacement en exploitant les fonds de manière judicieuse.

• Distinguez les activités génératrices de revenus des activités de soutien : allouez davantage de budget aux activités liées à vos centres de profit telles que les ventes et le marketing. Toutefois, veillez à ce que les fonctions de soutien telles que les ressources humaines (RH), les technologies de l'information (TI) ou l'assistance clientèle, qui sont essentielles pour les opérations, bénéficient d'un financement adéquat.

• Incluez les coûts fixes et variables : faites en sorte de comptabiliser en priorité les coûts fixes dans votre allocation budgétaire, car il s'agit de dépenses incontournables. Distribuez ensuite les fonds restants pour couvrir vos coûts variables, lesquels peuvent varier selon les performances de l'entreprise.

• Investissez dans les opportunités de croissance : consacrez une part de votre budget à la croissance et à l'innovation. Il peut s'agir ici du développement de nouveaux produits, de l'expansion de votre marché ou de mises à niveau technologiques.

• Planifiez vos ressources de marketing et de publicité : affectez une part spécifique de votre budget au marketing et à la publicité. Ce montant doit être déterminé à partir d'une analyse de votre marché et des prévisions de retour sur investissement en lien avec ces activités.

Planifiez les coûts imprévus et inattendus

Réservez une portion de votre budget à un fonds d'urgence. La règle générale consiste à allouer 5 à 10 % de votre budget total, mais cette proportion peut varier en fonction de votre secteur d'activité et de l'état d'avancement de votre start-up. La finalité de ce fonds est de couvrir vos dépenses imprévues.

• Évaluez les risques potentiels : analysez les risques susceptibles de grever votre stabilité financière, notamment les fluctuations du marché, les perturbations opérationnelles, les variations des coûts des fournisseurs, ou encore les défaillances technologiques. Ainsi, vous saurez estimer le montant à prévoir pour votre fonds de prévoyance.

• Souscrivez une couverture d'assurance : mettez en place les polices d'assurance adéquates. Une assurance responsabilité civile générique, sur les biens, sur votre responsabilité civile professionnelle ou d'autres formes d'assurance propres à votre secteur d'activité peuvent être requises. Le but de cette couverture est d'atténuer les pertes financières dues à divers événements imprévus.

• Pratiquez la budgétisation flexible : concevez votre budget de manière à ce qu'il soit flexible et permette d'ajuster certains postes en cas de dépenses imprévues, sans pour autant sortir du canevas de votre planification financière.

• Anticipez l'incertitude économique : surveillez les indicateurs et tendances conjoncturels susceptibles d'affecter votre activité commerciale. Dans un contexte d'incertitude économique, il peut par exemple être souhaitable d'augmenter votre fonds de prévoyance.

• Élaborez un plan d'intervention d'urgence : mettez en œuvre un plan d'intervention d'urgence incluant des stratégies financières pour faire face aux crises inopinées. Ce programme doit décrire les mesures à prendre pour réduire rapidement les coûts si nécessaire.

• Envisagez de souscrire un emprunt : l'établissement d'une ligne de crédit auprès d'une institution financière peut constituer un filet de sécurité supplémentaire. Cet emprunt peut vous permettre d'accéder à des fonds lorsque vous en avez besoin, sans pour autant puiser dans vos autres postes budgétaires.

Règles de bonne pratique pour créer et gérer le budget d'une start-up

Lorsque vous établissez et gérez un budget d'activité pour votre start-up, tenez compte des règles de bonne pratique suivantes pour affiner votre approche.

• Procédez à un suivi et un examen réguliers : suivez votre budget et passez-le en revue par rapport aux performances réelles, tous les mois ou tous les trimestres. Vous identifierez ainsi rapidement les écarts éventuels et procéderez aux ajustements nécessaires en temps opportun.

• Utilisation d'outils de gestion financière : faites appel aux technologies pour gérer votre budget. De nombreux logiciels financiers et outils annexes sont disponibles pour vous aider à suivre vos dépenses, à prévoir vos revenus et à fournir des informations financières en temps réel.

• Implication des parties prenantes concernées : tenez vos principaux interlocuteurs informés de votre budget et de ses résultats. Les parties prenantes concernées sont votre équipe, vos investisseurs, les membres de votre conseil d'administration et vos partenaires clés. Le fait de viser la transparence concourt à instaurer la confiance et suscite un retour d'information précieux.

• Approche flexible et adaptative : prévoyez de réajuster votre budget en fonction de l'évolution de votre activité. Une start-up se trouve souvent confrontée à des changements brusques de son environnement opérationnel, aussi votre budget doit-il être suffisamment souple pour parer à ces aléas.

• Concentration sur vos indicateurs clés de performance (ICP) : identifiez les indicateurs les plus significatifs pour la réussite de votre entreprise et associez votre budget à ces mesures. Suivez régulièrement ces indicateurs de performance afin d'évaluer l'efficacité de votre allocation budgétaire.

• Analyse des coûts et avantages pour les dépenses importantes : avant de consentir des investissements ou des dépenses de montant élevé, procédez à une analyse approfondie des coûts et des avantages qui en découlent. Cette étude vous permettra de prendre des décisions éclairées d'après vos objectifs commerciaux et votre capacité financière.

• Dépenses prioritaires selon le retour sur investissement : allouez davantage de budget aux domaines qui présentent le meilleur retour sur investissement potentiel. Cette priorité peut par exemple concerner le marketing, le développement de nouveaux produits ou les canaux de vente qui ont engrangé des résultats satisfaisants.

• Mise en place de contrôles financiers solides : mettez en place des contrôles internes destinés à prévenir les dépenses excessives et la fraude. De telles mesures peuvent consister à inclure des processus d'approbation des dépenses, à procéder à des audits réguliers ou à déléguer un certain nombre de tâches à différents coéquipiers.

• Planification de votre santé financière sur le long terme : parallèlement à la concentration sur vos besoins immédiats, estimez également les implications financières à long terme de vos décisions. Trouvez un équilibre entre vos dépenses à court terme et vos investissements à long terme dans une perspective de croissance et de durabilité.

• Prise en considération des budgets passés : consultez vos données budgétaires historiques afin d'améliorer la pertinence et l'efficacité de vos budgets futurs. Analysez ce qui a plus ou moins bien fonctionné lors des exercices antérieurs.

• Intégration du budget à votre stratégie d'entreprise globale : votre budget doit soutenir votre stratégie et vos objectifs commerciaux génériques, qu'il s'agisse de l'expansion de vos marchés, de l'innovation en matière de produits ou de l'acquisition de clientèle.

• Engagement et responsabilisation des employés : faites participer votre équipe à votre processus de budgétisation. Cette démarche vise à favoriser le sentiment d'appartenance et à encourager la responsabilisation en matière de gestion des dépenses et de concrétisation des objectifs budgétaires.

• Préparation des cycles de financement : si vous envisagez de lever des fonds, élaborez votre budget de manière à démontrer à vos investisseurs potentiels la manière dont vous exploiterez leur financement pour dégager de la croissance et des bénéfices.

• Planification régulière de scénarios : effectuez périodiquement des exercices de planification de scénarios afin d'anticiper différents résultats financiers possibles. Vous acquerrez ainsi une meilleure vision du comportement de votre budget dans une diversité de conditions de marché et de scénarios commerciaux.

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