Las startups suelen estar definidas por su relación con el dinero. ¿Cuánto financiamiento tienen? ¿De dónde viene ese dinero? ¿Quién tiene participación en el negocio y cuánto control ejerce? ¿Cuánto dinero hay en el banco y cuánto tiempo puede sostener el negocio? ¿A quién deberían contratar? ¿Pueden permitírselo? ¿Qué sacrificios deben hacer para poder ampliar lo que ofrecen?

La mayorías de los negocios, sean startups o no, tienen que pensar en presupuestos. Pero las startups suelen tener menos dinero disponible, por lo que presupuestar se vuelve aún más importante para sobrevivir. A continuación, te explicaremos cómo crear un presupuesto empresarial para tu startup.

¿Qué contiene este artículo?

• Cinco pasos para crear un presupuesto empresarial para tu startup
  
• ¿Cuál debe ser el presupuesto de tu empresa?
  
• Prácticas recomendadas para crear y administrar presupuestos empresariales para startups
  
• ¿Por qué son importantes los presupuestos empresariales para las startups?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe Atlas?
  

Cinco pasos para crear un presupuesto empresarial para tu Startup

Guía paso a paso para crear un presupuesto empresarial que funcione para tu startup:

1. Evalúa la situación financiera de tu startup

Empieza reuniendo tus documentos financieros clave, como balances, estados de ingresos y flujos de caja. Esto te dará una visión completa de la situación financiera de tu startup.

• Revisa tus activos y pasivos: mira de cerca tu balance. ¿Qué tan saludables están tus activos, como efectivo, cuentas por cobrar e inventario? También fíjate en tus pasivos: préstamos, cuentas por pagar y otras deudas. Calcula tus ratios de liquidez. Estos números te dirán qué tan lista está tu empresa para enfrentar imprevistos.

• Conoce tus fuentes de ingresos: analiza tu historial de ingresos. ¿Hay patrones, picos o mesetas? Asegúrate de diversificar tus fuentes de ingresos. Usa esta información para identificar tu punto de equilibrio, que es la cantidad de ingresos que necesitas para cubrir las facturas.

  Los ingresos de las startups pueden provenir de numerosas fuentes, dependiendo del sector:

  • Ingresos por la venta de productos físicos o digitales
    
  • Ingresos por ofrecer servicios profesionales o de consultoría
    
  • Ingresos recurrentes por membresías o acceso a software
    
  • Ingresos por mostrar anuncios en tu plataforma o contenido
    
  • Ingresos por la licencia de tu propiedad intelectual o tecnología
    
  • Ingresos de usuarios que pagan por acceder a funcionalidades prémium
    
  • Contribuciones de seguidores o patrocinadores iniciales
    
  • Ingresos por acuerdos de marca o colaboraciones
    

• Realiza un seguimiento de tus costos fijos: distingue entre los costos fijos (los que no cambian, como la renta o los sueldos) y los variables (los que suben o bajan según la actividad del negocio, como envíos o materias primas). Esto te va a permitir ajustar tu presupuesto según los ciclos del negocio.

• Evalúa tu flujo de caja: el estado de flujo de caja muestra cómo entra y sale el dinero del negocio. Revisa tu capital de trabajo. ¿Qué tan rápido conviertes el inventario en ventas y qué tan pronto cobras a tus clientes?

• Define tus deudas e inversiones: revisa qué deudas tienes. ¿Cuáles son las condiciones y tasas de interés? ¿Cómo encajan dentro de tu estrategia financiera general? Si tienes inversionistas, analiza cómo su participación impacta tus finanzas.

• Revisa impuestos y regulaciones: no ignores el impacto de impuestos y regulaciones. Pueden influir mucho en tu panorama financiero.

2. Define metas y objetivos para tu negocio

Asegúrate de que tus metas estén alineadas con tu visión: empieza repasando la visión de tu startup. ¿Qué quieres lograr a largo plazo? Tus metas deben reflejar avances hacia esa visión.

• Usa el método SMART: define metas que sean específicas, medibles, alcanzables, pertinentes y con un tiempo límite. Así estarán claras, se podrán medir y serán realistas. Por ejemplo, en lugar de solo proponerte aumentar los ingresos, fija un objetivo específico, como incrementar un 20 % las ventas en el próximo trimestre.

• Equilibra objetivos a corto y largo plazo: el equilibrio es clave. Establece metas inmediatas (como lanzar una nueva función en seis meses) junto con objetivos a largo plazo (como ser líder del mercado en cinco años). Este enfoque mantiene motivado al equipo y se centra en logros presentes y futuros.

• Involucra a tu equipo: haz que tu equipo participe en el proceso de definir metas para que todas las opiniones se tomen en cuenta. Así estarán alineados y comprometidos con los mismos objetivos.

• Realiza un análisis del mercado y la competencia: conoce tu mercado y a tus competidores para establecer objetivos realistas y pertinentes. Por ejemplo, si estás en un sector en constante evolución, tus objetivos podrían incluir mantenerte a la vanguardia de ciertas tendencias o innovaciones tecnológicas.

• Define metas financieras: establece objetivos financieros claros. Estos pueden incluir objetivos de financiación, objetivos de ingresos, márgenes de beneficio o reducción de costos. Esto mantiene en orden tu estado financiero.

• Apunta a metas centradas en los clientes: establece objetivos de adquisición, retención, satisfacción o índices de recomendación de clientes. Los clientes satisfechos suelen ser sinónimo de negocios exitosos.

3. Investiga costos y canales de negocios

Enumera todos los gastos posibles, por pequeños que sean. Esto incluye los costos directos, como las materias primas y la producción, y los costos indirectos, como el alquiler, los servicios públicos y los gastos administrativos.

• Investiga las normas del sector: ¿cómo se compara tu empresa con otras de tu sector? Comparar tu estado financiero con las normas del sector puede ofrecer información valiosa. Investiga lo que suelen gastar las empresas de tu sector en diferentes áreas para identificar si alguna categoría de costos es desproporcionadamente alta o baja en tu presupuesto.

• Revisa las estrategias de precios: tus precios de venta afectan directamente tus ingresos, por lo que necesitas una comprensión clara de tu estrategia de precios, como los precios de crecimiento o las tarifas escalonadas. Investiga los precios de la competencia y establece precios que sean competitivos, pero que también cubran tus costos y el margen de ganancia deseado.

• Examina los canales de distribución y ventas: identifica los costos asociados a cada canal de ventas y distribución que planeas usar. Esto incluye plataformas en línea, ubicaciones minoristas y distribuidores externos. Cada canal tendrá distintos costos y diferentes formas de generar ingresos.

• Incluye costos de tecnología y software: la tecnología y el software son piezas clave en la mayoría de los negocios modernos. Asegúrate de incluir los gastos de software esencial, medidas de ciberseguridad y cualquier soporte o desarrollo tecnológico que necesites.

• Ten en cuenta los costos de los empleados: además de los salarios, incluye los gastos relacionados con los empleados, como beneficios, capacitación, impuestos y seguros. Estos gastos pueden aumentar sustancialmente tus costos de personal. No pases por alto gastos menos obvios, como suscripciones de software, honorarios profesionales o gastos de viaje.

• Toma en cuenta los costos legales y de cumplimiento de la normativa: cumplir con las leyes y regulaciones también genera gastos, como honorarios legales, licencias y requisitos de cumplimiento de los estándares del sector.

4. Asigna un presupuesto a las distintas actividades del negocio

Asigna tu presupuesto en función de tus metas y objetivos. Las áreas de alta prioridad, que contribuyen directamente a tus objetivos clave, deben recibir más fondos.

• Equilibra los departamentos: distribuye los recursos entre áreas, como I+D, marketing, ventas, operaciones y administración. Cada departamento debe tener lo suficiente para funcionar bien y usar el dinero de manera eficiente.

• Analiza el costo-beneficio de cada gasto: para cada gasto importante, haz un análisis de costo-beneficio. Eso significa evaluar el posible retorno de inversión (ROI) de ese gasto. Por ejemplo, si piensas en una campaña de marketing, compara el aumento esperado en ventas con lo que cuesta la campaña.

• Planea los gastos de marketing y publicidad: define cuánto necesitas invertir en marketing y publicidad para llegar de forma eficaz a tu público objetivo. Esto puede incluir anuncios en redes sociales, marketing de contenido, campañas de correo electrónico y publicidad tradicional.

• Evalúa los gastos de I+D: si tu startup está en un sector que requiere investigación y desarrollo constantes, asigna un presupuesto para esas actividades. Esto te permitirá mantenerte competitivo.

• Considera actividades que generen ingresos frente a actividades de soporte: destina más presupuesto a las áreas que generan ingresos, como ventas y marketing. Además, asegúrate de que las funciones de soporte, como Recursos Humanos (RR. HH.), tecnología de la información (TI) y servicio al cliente, cuenten con fondos adecuados.

• Invierte en oportunidades de crecimiento: aparta una parte del presupuesto para innovación y crecimiento. Esto puede incluir desarrollo de nuevos productos, expansión a otros mercados o mejoras tecnológicas.

5. Planifica imprevistos y costos inesperados

Reserva una parte de tu presupuesto como fondo de contingencia. La regla general es destinar entre el 5 % y el 10 % de tu presupuesto total, aunque puede variar según tu sector y la etapa de tu startup. Este fondo puede usarse para gastos imprevistos.

• Evalúa los riesgos potenciales: analiza los riesgos potenciales que podrían afectar tu estabilidad financiera, incluidas las fluctuaciones del mercado, las interrupciones operativas, los cambios en los costos de los proveedores o las fallas tecnológicas.

• Contrata seguros: ten pólizas de seguro adecuadas. Estas pueden incluir responsabilidad civil, seguros de propiedad, responsabilidad profesional u otras formas de seguro que se ajusten a tu sector.

• Ten un presupuesto flexible: diseña tu presupuesto para que sea flexible y puedas ajustar ciertas partidas si surge un gasto inesperado, sin descarrilar tu planificación financiera. Para las startups que operan en mercados dinámicos o aquellas que experimentan un rápido crecimiento, un presupuesto flexible puede adaptarse a cambios inesperados.

• Planea las incertidumbres económicas: mantente atento a indicadores y tendencias económicas que puedan impactar tu negocio. En épocas de incertidumbre económica, quizá quieras aumentar tu fondo de contingencia.

• Crea un plan de respuesta a emergencias: desarrolla un plan de acción que incluya estrategias financieras para manejar crisis repentinas. Ese plan debería marcar los pasos para reducir gastos rápidamente si hace falta.

• Considera la posibilidad de abrir una línea de crédito: establecer una línea de crédito con una institución financiera puede proporcionar una red de seguridad adicional. Esta línea de crédito puede darte acceso a fondos cuando los necesites, sin tener que profundizar en otras áreas de tu presupuesto.

¿Cuál debe ser el presupuesto de tu empresa?

Hay muchas formas de ver qué tan grande debería ser el presupuesto total de una startup. Al final, la mejor estrategia es la que te haga sentir más cómodo. Aquí van algunas maneras comunes de definir el tamaño del presupuesto de una startup:

• Enfoque por porcentaje de ingresos: un método común es fijar el presupuesto como un porcentaje de los ingresos proyectados. Este porcentaje varía según el sector y la etapa de crecimiento de la startup. Por ejemplo, una startup tecnológica en fase de crecimiento podría destinar un porcentaje mayor de sus ingresos a I+D, en comparación con el plan de un negocio minorista más maduro.

• Presupuesto de base cero: este enfoque consiste en reconstruir el presupuesto desde cero («base cero») en cada período, analizando y justificando cada gasto. El presupuesto de base cero es útil para asegurarte de que todos los gastos sean necesarios y estén alineados con los objetivos actuales del negocio. Puede funcionar muy bien en startups, donde las prioridades cambian rápidamente.

• Presupuesto histórico: este método usa los datos financieros pasados como base para crear el nuevo presupuesto. Para startups con algunos años de operación, puede ser un punto de partida realista. Sin embargo, es importante ajustar los números según los cambios que se esperan en el mercado o en el modelo de negocio.

• Presupuesto orientado a objetivos: un presupuesto orientado a objetivos se organiza en torno a metas o hitos específicos del negocio. Este enfoque es especialmente útil para startups que quieren alcanzar ciertos objetivos, como hitos en el desarrollo de productos, expansión de mercado o metas de adquisición de clientes.

• Presupuesto flexible: este método consiste en crear un presupuesto con flexibilidad incorporada para ajustarse a cambios en los ingresos o en las condiciones del negocio. Para startups que operan en mercados dinámicos o que están creciendo rápido, un presupuesto flexible permite adaptarse a cambios inesperados.

• Comparación con estándares del sector: comparar tu presupuesto con las normas del sector puede darte información valiosa. Esto implica investigar cuánto gastan negocios similares en tu sector y ajustar tu presupuesto en consecuencia.

• Presupuesto reducido: este enfoque reduce los gastos solo a lo esencial. Es especialmente común en las primeras etapas para conservar efectivo. La idea es enfocarse en crear un producto mínimo viable y lograr la adecuación producto-mercado antes de aumentar el gasto.

• Presupuesto por proyecto: si tu startup funciona por proyectos, crear un presupuesto individual para cada uno puede ser muy eficaz. Esto permite asignar recursos de manera más precisa según las necesidades y los posibles beneficios de cada proyecto.

• Presupuesto orientado por inversionistas: si tu startup recibe financiamiento de inversionistas, sus expectativas y requisitos pueden influir en el presupuesto. Un presupuesto orientado por inversionistas suele basarse en hitos acordados u objetivos de crecimiento previamente definidos.

• Presupuesto de contingencia: las startups son más vulnerables a gastos imprevistos o cambios en los ingresos, así que incluye un presupuesto de contingencia para cubrir gastos inesperados o faltantes de dinero.

Prácticas recomendadas para crear y administrar presupuestos empresariales para startups

Cuando crees y administres un presupuesto empresarial para tu startup, considera estas prácticas recomendadas que pueden refinar tu enfoque:

• Monitoreo y revisión regulares: realiza un seguimiento y revisa tu presupuesto con respecto al rendimiento real, mensual o trimestral. Esto te ayudará a identificar cualquier variación a tiempo y realizar ajustes oportunos.

• Uso de herramientas de gestión financiera: utiliza la tecnología para la gestión del presupuesto. Numerosos productos y herramientas de software financiero están disponibles para ayudar a registrar gastos, pronosticar ingresos y proporcionar información financiera en tiempo real.

• Participación de partes interesadas: mantén informadas a las partes interesadas clave sobre el presupuesto y su desempeño. Esto incluye a tu equipo e inversores, miembros de la junta y socios clave. La transparencia genera confianza y puede dar cabida a comentarios valiosos.

• Enfoque flexible y adaptativo: prepárate para ajustar tu presupuesto a medida que evoluciona tu empresa. Las startups a menudo se encuentran con cambios rápidos en su entorno operativo y tu presupuesto debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse.

• Enfoque en indicadores clave de rendimiento (KPI): identifica los KPI que son más significativos para el éxito de tu empresa y conecta tu presupuesto con esas métricas. Realiza un registro regular de esos KPI para medir la eficacia de tu asignación presupuestaria.

• Análisis costo-beneficio para gastos importantes: antes de hacer grandes inversiones o gastos, haz un análisis completo de costo-beneficio. Esto te ayudará a tomar decisiones fundamentadas que estén alineadas con los objetivos de tu negocio y tu capacidad financiera.

• Priorización del gasto establecido en el ROI: para cada gasto importante, realiza un análisis costo-beneficio. Esto implica evaluar el ROI potencial para ese gasto. Por ejemplo, si estás considerando una campaña de marketing, sopesa el aumento esperado en las ventas frente al costo de la campaña. Asigna más presupuesto a las áreas con el ROI potencial más alto. Esto podría significar invertir más en marketing, desarrollo de nuevos productos o canales de venta que hayan mostrado resultados sólidos.

• Implementación de controles financieros sólidos: establece controles internos para evitar gastos excesivos y detectar fraudes. Esto incluye procesos de aprobación de gastos, auditorías periódicas y delegar tareas entre diferentes integrantes del equipo.

• Planificación del estado financiero a largo plazo: aunque te enfoques en necesidades inmediatas, piensa también en las implicaciones financieras a largo plazo. Se trata de equilibrar los gastos a corto plazo con inversiones a largo plazo en crecimiento y sostenibilidad.

• Aprendizaje de presupuestos anteriores: usa datos históricos de presupuestos para mejorar la precisión y eficacia de los presupuestos futuros. Analiza qué funcionó y qué no en períodos anteriores.

• Integración del presupuesto en la estrategia general del negocio: tu presupuesto debe respaldar tu estrategia y tus objetivos generales, ya sea que te enfoques en expandir el mercado, innovar productos o adquirir clientes.

• Compromiso y responsabilidad del equipo: involucra a tu equipo en el proceso de presupuesto. Eso genera sentido de pertenencia y fomenta la responsabilidad de manejar los gastos y alcanzar las metas establecidas.

• Preparación para rondas de financiamiento: si planeas recaudar fondos, diseña tu presupuesto, de manera que muestre a los posibles inversionistas cómo vas a usar ese dinero para generar crecimiento y resultados.

• Planificación regular de escenarios: haz ejercicios frecuentes de planificación de escenarios para prepararte ante diferentes resultados financieros. Eso te permitirá entender cómo se comportará tu presupuesto en distintas condiciones de mercado y situaciones de negocio.

¿Por qué son importantes los presupuestos empresariales para las startups?

Un análisis retrospectivo de más de 100 startups reveló que el 29 % fracasó porque se quedó sin dinero, lo que demuestra la importancia de planear bien el presupuesto. Aquí tienes más razones por las que los presupuestos son clave para las startups:

• Planificación y control financiero: los presupuestos brindan a las startups una hoja de ruta para planificar las finanzas. Permiten a las startups asignar recursos de forma eficiente, manejar el flujo de caja y tomar decisiones fundamentadas sobre los gastos. Un presupuesto bien hecho controla los gastos en línea con los objetivos estratégicos del negocio y los ingresos proyectados.

• Reducción de riesgos: las startups operan en entornos de alta incertidumbre. Los presupuestos pueden identificar riesgos financieros potenciales y reservar fondos de contingencia. Mediante la planificación de diferentes escenarios, una startup puede manejar mejor los imprevistos y evitar problemas financieros graves.

• Confianza en inversionistas y financiación: las startups que buscan inversión necesitan un presupuesto sólido. Este demuestra a los inversionistas que la empresa entiende sus necesidades financieras, su trayectoria de crecimiento y su potencial de ingresos. Un buen presupuesto transmite confianza sobre la viabilidad del modelo de negocio.

• Medición y gestión del desempeño: el presupuesto sirve como punto de referencia para medir resultados. A través de la comparación de los resultados reales con las cifras planificadas, las startups pueden evaluar su eficiencia operativa y su estado financiero. Este análisis ayuda a tomar decisiones de gestión más eficaces y a ajustar la estrategia cuando haga falta.

• Gestión del flujo de caja: las startups suelen tener problemas para manejar el flujo de caja. Un presupuesto ayuda a planificar las necesidades de dinero y sus tiempos, lo que garantiza que haya fondos suficientes para cubrir los gastos operativos y evitar faltantes de efectivo. Manejar bien el dinero permite operaciones sostenibles y crecimiento.

• Toma de decisiones estratégicas: la forma en que se asigna el dinero en el presupuesto muestra qué valora el negocio y hacia dónde quiere crecer. El proceso de presupuestar obliga a la startup a priorizar iniciativas y recursos, lo que facilita tomar decisiones estratégicas.

• Optimización de recursos: las startups generalmente operan con recursos limitados. Un presupuesto obliga a las startups a ser intencionales respecto de cómo se usan esos recursos, incluidos empleados, capital y tiempo. Esto mejora la eficiencia operativa y puede generar soluciones innovadoras para superar las limitaciones.

• Posicionamiento en el mercado y ventaja competitiva: un presupuesto bien administrado puede dar a las startups una ventaja competitiva. Cuando asignan fondos estratégicamente a esferas clave, como la investigación de mercado, la investigación y desarrollo (I+D), la comercialización y la atención al cliente, las startups pueden fortalecer su posición en el mercado y construir una ventaja competitiva sostenible. Un análisis de 100 startups fallidas reveló que el 42 % fracasó porque no había necesidad en el mercado, lo que pone de relieve la importancia de un análisis cuidadoso del mercado.

• Sostenibilidad y crecimiento a largo plazo: el presupuesto de una startup la prepara para mantenerse y crecer a largo plazo. Sirve de guía en las distintas etapas de la startup y la ayuda a escalar de forma eficaz sin descuidar la salud financiera.

• Impulso de una cultura de disciplina financiera: presupuestar crea una cultura de responsabilidad con el dinero dentro de la startup. Motiva al equipo a rendir cuentas y a manejar los gastos de manera responsable.

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