Las startups suelen estar definidas por su relación con el dinero. ¿Cuánto financiamiento tienen? ¿De dónde viene ese dinero? ¿Quién tiene participación en el negocio y cuánto control ejerce? ¿Cuánto dinero hay en el banco y cuánto tiempo alcanza para sostener el negocio? ¿A quién deberían contratar y pueden permitírselo? ¿Qué sacrificios deben hacer para poder ampliar lo que ofrecen?

La mayoría de los negocios, sean startups o no, tienen que pensar en presupuestos. Pero las startups suelen tener menos dinero disponible, por lo que presupuestar se vuelve clave para sobrevivir. A continuación, vamos a ver cómo crear un presupuesto para tu startup.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué son importantes los presupuestos de las empresas para las startups?
  
• ¿Cuánto debe ser el presupuesto de tu empresa?
  
• Cómo crear un presupuesto de empresa para tu startup
  
• Prácticas recomendadas para crear y administrar presupuestos para startups
  

¿Por qué son importantes los presupuestos para las startups?

Un análisis de más de 100 startups que cerraron reveló que el 29% fracasó porque se quedó sin dinero, lo que demuestra la importancia de planear bien el presupuesto. Aquí tienes más razones por las que los presupuestos son clave para las startups:

• Planificación y control financiero: el presupuesto le da a las startups una hoja de ruta para planear sus finanzas. Permite a las startups asignar recursos de forma eficiente, manejar el flujo de caja y tomar decisiones informadas sobre los gastos. Un presupuesto bien hecho controla el dinero en línea con los objetivos estratégicos del negocio y con los [ingresos proyectados](https://stripe.com/resources/more/net-revenue-retention "Stripe | Net revenue retention (NRR) de empresas SaaS.

• Reducción de riesgos: las startups, por naturaleza, operan en ambientes de alta incertidumbre. El presupuesto ayuda a identificar riesgos financieros y a reservar fondos de contingencia. Planear distintos escenarios permite enfrentar mejor los imprevistos y evitar problemas financieros graves.

• Confianza de inversionistas y financiamiento: las startups que buscan inversión necesitan un presupuesto sólido. Este demuestra a los inversionistas que la empresa entiende sus necesidades financieras, su trayectoria de crecimiento y su potencial de ingresos. Un buen presupuesto transmite confianza sobre la viabilidad del modelo de negocio.

• Medición y gestión del desempeño: el presupuesto sirve como punto de referencia para medir resultados. Al comparar los resultados reales con las cifras planificadas, las startups pueden evaluar su eficiencia operativa y su salud financiera. Este análisis ayuda a tomar decisiones de gestión más efectivas y a ajustar la estrategia cuando haga falta.

• Gestión del flujo de caja: las startups suelen tener problemas para manejar el flujo de efectivo. Un presupuesto ayuda a planear las necesidades de dinero y sus tiempos, asegurando que haya fondos suficientes para cubrir los gastos operativos y evitar faltantes de efectivo. Manejar bien el dinero permite operaciones sostenibles y crecimiento.

• Toma de decisiones estratégicas: cómo se asigna el dinero en el presupuesto muestra qué valora el negocio y hacia dónde quiere crecer. El proceso de presupuestar obliga a la startup a priorizar iniciativas y recursos, lo que facilita tomar decisiones estratégicas.

• Optimización de recursos: las startups generalmente operan con recursos limitados. Un presupuesto obliga a ser intencional sobre cómo se usan esos recursos, incluyendo empleados, capital y tiempo. Esto mejora la eficiencia operativa y puede generar soluciones innovadoras para superar las limitaciones.

• Posicionamiento en el mercado y ventaja competitiva: un presupuesto bien manejado puede darle a la startup una ventaja frente a la competencia. Al asignar estratégicamente fondos a áreas clave como investigación y desarrollo (I+D), marketing y atención al cliente, la startup puede fortalecer su posición en el mercado y construir una ventaja competitiva sostenible.

• Sostenibilidad y crecimiento a largo plazo: el presupuesto de una startup la prepara para mantenerse y crecer a largo plazo. Sirve de guía en las distintas etapas del negocio, ayudando a escalar de forma efectiva sin descuidar la salud financiera.

• Fomentar una cultura de disciplina financiera: presupuestar crea una cultura de responsabilidad con el dinero dentro de la startup. Motiva al equipo a rendir cuentas y a manejar los gastos de manera responsable.

¿Cuánto debe ser el presupuesto de tu empresa?

Hay muchas formas de ver qué tan grande debería ser el presupuesto total de una startup. Al final, la mejor estrategia es la que te haga sentir más cómodo. Aquí van algunas maneras comunes de definir el tamaño del presupuesto de una startup:

• Enfoque por porcentaje de ingresos: un método común es fijar el presupuesto como un porcentaje de los ingresos proyectados. Este porcentaje varía según la industria y la etapa de crecimiento de la startup. Por ejemplo, una startup tecnológica en fase de crecimiento podría destinar un porcentaje mayor de sus ingresos a I+D, en comparación con el plan de un negocio minorista más maduro.

• Presupuesto base cero: este enfoque consiste en reconstruir el presupuesto desde cero (“base cero”) en cada periodo, analizando y justificando cada gasto. El presupuesto base cero es útil para asegurarte de que todos los gastos sean necesarios y estén alineados con los objetivos actuales del negocio. Puede funcionar muy bien en startups, donde las prioridades pueden cambiar rápidamente.

• Presupuesto histórico: este método usa los datos financieros pasados como base para crear el nuevo presupuesto. Para startups con algunos años de operación, puede dar un punto de partida realista. Sin embargo, es importante ajustar los números según los cambios que se esperan en el mercado o en el modelo de negocio.

• Presupuesto orientado a objetivos: un presupuesto orientado a objetivos se organiza en torno a metas o hitos específicos del negocio. Este enfoque es especialmente útil para startups que quieren alcanzar ciertos objetivos, como hitos en el desarrollo de productos, expansión de mercado o metas de adquisición de clientes.

• Presupuesto flexible: este método consiste en crear un presupuesto con flexibilidad incorporada para ajustarse a cambios en los ingresos o en las condiciones del negocio. Para startups que operan en mercados dinámicos o que están creciendo rápido, un presupuesto flexible permite adaptarse a cambios inesperados.

• Comparación con estándares de la industria: comparar tu presupuesto con las normas del sector puede darte información valiosa. Esto implica investigar cuánto gastan negocios similares en tu industria y ajustar tu presupuesto en consecuencia.

• Presupuesto reducido: este enfoque reduce los gastos solo a lo esencial. Es especialmente común en las primeras etapas para conservar efectivo. La idea es enfocarse en crear un producto mínimo viable y lograr la adecuación producto-mercado antes de aumentar el gasto.

• Presupuesto por proyecto: si tu startup funciona por proyectos, crear un presupuesto individual para cada uno puede ser muy efectivo. Esto permite asignar recursos de manera más precisa según las necesidades y los posibles beneficios de cada proyecto.

• Presupuesto orientado por inversionistas: si tu startup recibe financiamiento de inversionistas, sus expectativas y requisitos pueden influir en el presupuesto. Un presupuesto orientado por inversionistas suele basarse en hitos acordados o objetivos de crecimiento previamente definidos.

• Presupuesto de contingencia: las startups son más vulnerables a gastos imprevistos o cambios en los ingresos, así que incluye un presupuesto de contingencia para cubrir gastos inesperados o faltantes de dinero.

Cómo crear un presupuesto de empresa para tu startup

Guía paso a paso para crear un presupuesto que funcione para tu startup:

Evalúa la situación financiera de tu startup

• Reúne lo básico: empieza juntando tus documentos financieros clave, como balances, estados de resultados y flujos de caja. Esto te dará una visión completa de la situación financiera de tu negocio.

• Revisa tus activos y pasivos: mira de cerca tu balance. ¿Qué tan saludables están tus activos, como efectivo, cuentas por cobrar e inventario? También fíjate en tus pasivos: préstamos, cuentas por pagar y otras deudas. Calcula tus ratios de liquidez. Estos números te dirán qué tan lista está tu empresa para enfrentar imprevistos.

• Conoce tus fuentes de ingresos: analiza a fondo tu historial de ingresos. ¿Ves patrones, picos o mesetas? Asegúrate de diversificar tus fuentes de ingresos.

• Haz seguimiento de tus gastos: clasifica tus costos: cuáles son fijos y cuáles varían. Mantén un ojo en los que van en aumento. Detectar tendencias a tiempo puede evitarte problemas.

• Evalúa tu flujo de caja: el estado de flujo de caja muestra cómo entra y sale el dinero del negocio. Revisa tu capital de trabajo. ¿Qué tan rápido conviertes inventario en ventas y qué tan pronto cobras a tus clientes?

• Define tus deudas e inversiones: revisa qué deudas tienes. ¿Cuáles son las condiciones y tasas de interés? ¿Cómo encajan dentro de tu estrategia financiera general? Si tienes inversionistas, analiza cómo su participación impacta tus finanzas.

• Encuentra tu punto de equilibrio: este es el nivel de ingresos que necesitas para cubrir todos tus gastos.

• Haz una comparación con la industria: ¿cómo te va en comparación con otras empresas de tu sector? Esto puede darte ideas valiosas.

• Revisa impuestos y regulaciones: no ignores el impacto de impuestos y regulaciones. Pueden influir mucho en tu panorama financiero.

Define metas y objetivos para tu negocio

• Asegúrate de que tus metas estén alineadas con tu visión: empieza repasando la visión de tu startup. ¿Qué quieres lograr a largo plazo? Tus metas deben reflejar avances hacia esa visión.

• Usa el método SMART: define metas que sean Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Tiempo límite. Así estarán claras, se podrán medir y serán realistas. Por ejemplo, en lugar de solo proponerte aumentar los ingresos, fija un objetivo específico, como incrementar un 20% las ventas en el próximo trimestre.

• Equilibra objetivos a corto y largo plazo: establece metas inmediatas (como lanzar una nueva función en seis meses) junto con objetivos de largo plazo (como ser líder del mercado en cinco años). Así mantienes motivado al equipo en el presente, sin perder de vista el futuro.

• Involucra a tu equipo: haz que tu equipo participe en el proceso de definir metas para que todas las opiniones se tomen en cuenta. Así estarán alineados y comprometidos con los mismos objetivos.

• Analiza costo-beneficio de cada gasto: para cada gasto importante, evalúa el retorno esperado. Por ejemplo, si planeas una campaña de marketing, compara el posible aumento de ventas con lo que cuesta la campaña.

• Define metas financieras: pon objetivos claros de ingresos, márgenes de ganancia, reducción de costos o búsqueda de financiamiento. Esto mantiene en orden la salud financiera.

• Apunta a metas centradas en el cliente: establece objetivos de adquisición, retención, satisfacción o índice de recomendación. Clientes felices suelen significar un negocio exitoso.

Investiga costos y canales de negocio

• Identifica todos los posibles costos: anota cada gasto, por pequeño que sea. Incluye costos directos (materias primas, producción) e indirectos (renta, servicios, gastos administrativos). No olvides los menos obvios, como suscripciones a software, honorarios profesionales o viajes.

• Investiga los estándares de la industria: revisa cuánto suelen gastar las empresas de tu sector en distintas áreas. Esto te sirve de referencia para saber si algún gasto tuyo está demasiado alto o bajo.

• Entiende los costos fijos vs. variables: distingue entre los costos fijos (los que no cambian, como la renta o los sueldos) y los variables (los que suben o bajan según la actividad del negocio, como envíos o materias primas). Esto te va a permitir ajustar tu presupuesto según los ciclos del negocio.

• Analiza el costo-beneficio de cada gasto: para cada gasto importante, haz un análisis de costo-beneficio. Eso significa evaluar el posible retorno de inversión (ROI) de ese gasto. Por ejemplo, si piensas en una campaña de marketing, compara el aumento esperado en ventas con lo que cuesta la campaña.

• Revisa tus estrategias de precios: tus precios afectan directamente los ingresos, así que necesitas tener clara tu estrategia de precios. Investiga lo que cobra la competencia y ajusta tus precios para que sean competitivos, pero que también cubran tus costos y dejen el margen de ganancia que quieres.

• Examina los canales de distribución y ventas identifica los costos asociados a cada canal de ventas y distribución que planeas usar. Esto incluye plataformas online, locales físicos y distribuidores externos. Cada canal tendrá distintos costos y diferentes formas de generar ingresos.

• Incluye costos de tecnología y software: la tecnología y el software son piezas clave en la mayoría de los negocios modernos. Asegúrate de incluir los gastos de software esencial, medidas de ciberseguridad y cualquier soporte o desarrollo tecnológico que necesites.

• Considera los costos de empleados: más allá de los sueldos, ten en cuenta los gastos relacionados con los empleados, como beneficios, capacitación, impuestos y seguros. Estos pueden sumar bastante a tus costos de personal.

• Planea los gastos de marketing y publicidad: define cuánto necesitas invertir en marketing y publicidad para llegar de forma efectiva a tu público objetivo. Esto puede incluir anuncios en redes sociales, marketing de contenidos, campañas de email y publicidad tradicional.

• Toma en cuenta costos legales y de cumplimiento cumplir con leyes y regulaciones también genera gastos, como honorarios legales, licencias y requisitos de cumplimiento con estándares de la industria.

• Evalúa los gastos de I+D: si tu startup está en una industria que requiere investigación y desarrollo constantes, asigna un presupuesto para estas actividades. Esto te permitirá mantenerte competitivo.

• Prepárate para gastos imprevistos: siempre reserva un fondo para imprevistos. Puede salvarte en situaciones como fallas de equipos o cambios repentinos en el mercado.

Asigna presupuesto a distintas actividades del negocio

Asigna tu presupuesto en función de tus metas y objetivos. Las áreas de alta prioridad, que contribuyen directamente a tus objetivos clave, deben recibir más fondos.

• Equilibrio entre departamentos: distribuye los recursos entre áreas como I+D, marketing, ventas, operaciones y administración. Cada departamento debe tener lo suficiente para funcionar bien, usando el dinero de manera eficiente.

• Actividades que generan ingresos vs. actividades de apoyo: destina más presupuesto a las áreas que generan ingresos, como ventas y marketing. Pero no descuides funciones de apoyo como recursos humanos (RH), tecnología (IT) y servicio al cliente, que son esenciales para la operación.

• Incluye costos fijos y variables: cubre primero los costos fijos, porque son inevitables. Después reparte el dinero restante para cubrir los costos variables, que cambian según el rendimiento del negocio.

• Invierte en oportunidades de crecimiento: aparta una parte del presupuesto para innovación y crecimiento. Esto puede incluir desarrollo de nuevos productos, expansión a otros mercados o mejoras tecnológicas.

• Planea marketing y publicidad: asigna una parte específica de tu presupuesto a marketing y publicidad. Ese monto debe basarse en tu análisis de mercado y en el retorno esperado (ROI) de estas actividades.

Planea contingencias y gastos inesperados

Reserva una parte de tu presupuesto como fondo de contingencia. La regla general es destinar entre 5% y 10% de tu presupuesto total, aunque puede variar según tu industria y la etapa de tu startup. Este fondo puede usarse para gastos imprevistos.

• Evalúa riesgos potenciales: analiza los riesgos que podrían afectar tu estabilidad financiera, como fluctuaciones de mercado, interrupciones operativas, cambios en costos de proveedores o fallas tecnológicas. Tenerlos identificados te ayuda a calcular cuánto podrías necesitar en tu fondo de contingencia.

• Contrata seguros: ten pólizas de seguro adecuadas, como responsabilidad civil, seguros de propiedad, responsabilidad profesional u otros que se ajusten a tu sector. El seguro puede reducir las pérdidas financieras por eventos imprevistos.

• Practica presupuestos flexibles: diseña tu presupuesto para que sea flexible, de modo que puedas ajustar ciertas partidas si surge un gasto inesperado, sin descuadrar toda tu planificación.

• Planea para incertidumbres económicas: mantente atento a indicadores y tendencias económicas que puedan impactar tu negocio. En épocas de incertidumbre económica, quizá quieras aumentar tu fondo de contingencia.

• Crea un plan de respuesta a emergencias: desarrolla un plan de acción que incluya estrategias financieras para manejar crisis repentinas. Ese plan debería marcar los pasos para reducir gastos rápidamente si hace falta.

• Considera una línea de crédito: tener una línea de crédito con una institución financiera puede darte un colchón adicional. Te da acceso a fondos cuando los necesites, sin tener que tocar otras partidas de tu presupuesto.

Prácticas recomendadas para crear y administrar presupuestos para startups

Al crear y administrar un presupuesto de empresa para tu startup, considera estas prácticas recomendadas que pueden refinar tu enfoque:

• Monitoreo y revisión regulares: realiza un seguimiento y revisa tu presupuesto con respecto al rendimiento real, mensual o trimestral. Esto te ayudará a identificar cualquier variación a tiempo y realizar ajustes oportunos.

• _Uso de herramientas de gestión financiera: _ utiliza la tecnología para la gestión del presupuesto. Numerosos productos de software financiero y herramientas están disponibles para ayudar a registrar gastos, pronosticar ingresos y proporcionar información financiera en tiempo real.

• Participación de partes interesadas: mantén informadas a las partes interesadas clave sobre el presupuesto y su desempeño. Esto incluye a tu equipo e inversores, miembros de la junta y socios clave. La transparencia genera confianza y puede dar cabida a comentarios valiosos.

• Enfoque flexible y adaptativo: prepárate para ajustar tu presupuesto a medida que evoluciona tu empresa. Las startups a menudo se encuentran con cambios rápidos en su entorno operativo, y tu presupuesto debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a estos cambios.

• _Enfoque en indicadores clave de rendimiento (KPI): _ identifica los KPI que son más significativos para el éxito de tu empresa y conecta tu presupuesto con estas métricas. Realiza un registro regular de estos KPI para medir la efectividad de tu asignación presupuestaria.

• Análisis costo-beneficio para gastos importantes: antes de hacer grandes inversiones o gastos, haz un análisis completo de costo-beneficio. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas que estén alineadas con los objetivos de tu negocio y tu capacidad financiera.

• _Gastos priorizados según el ROI: _ destina más presupuesto a las áreas con mayor potencial de retorno. Esto puede significar invertir más en marketing, desarrollo de nuevos productos o canales de venta que ya hayan mostrado buenos resultados.

• Implementar controles financieros sólidos: establece controles internos para evitar gastos excesivos y fraudes. Esto incluye procesos de aprobación de gastos, auditorías periódicas y delegar tareas entre diferentes miembros del equipo.

• Planear para la salud financiera a largo plazo: aunque te enfoques en necesidades inmediatas, piensa también en las implicaciones financieras a largo plazo. Se trata de equilibrar los gastos de corto plazo con inversiones de largo plazo en crecimiento y sostenibilidad.

• Aprender de presupuestos anteriores: usa datos históricos de presupuestos para mejorar la precisión y efectividad de los futuros. Analiza qué funcionó y qué no en períodos anteriores.

• _Integrar el presupuesto con la estrategia general del negocio: _ tu presupuesto debe apoyar tu estrategia y objetivos generales, ya sea que te enfoques en expandir el mercado, innovar productos o adquirir clientes.

• _Compromiso y responsabilidad del equipo: _ involucra a tu equipo en el proceso de presupuesto. Eso genera sentido de pertenencia y fomenta la responsabilidad de manejar los gastos y alcanzar las metas establecidas.

• Prepararte para rondas de financiamiento: si planeas recaudar fondos, diseña tu presupuesto de manera que muestre a los posibles inversionistas cómo vas a usar ese dinero para generar crecimiento y resultados.

• Planificación regular de escenarios: haz ejercicios frecuentes de planificación de escenarios para prepararte ante diferentes resultados financieros. Eso te permitirá entender cómo se comportará tu presupuesto en distintas condiciones de mercado y situaciones de negocio.

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