Le start-up sono spesso definite in base al loro rapporto con il denaro. Quanti fondi hanno? Da dove proviene il denaro? Chi possiede le quote dell'attività e in che misura ne detiene il controllo? A quanto ammonta la disponibilità di denaro e per quanto tempo può sostenere l'attività? Qual è il personale da assumere e l'attività può permetterselo? Quali compromessi sono necessari per espandere l'offerta dell'attività?

La maggior parte delle attività, siano esse start-up o meno, deve pensare al budget, ma le start-up hanno spesso meno soldi da spendere e la pianificazione delle spese diventa quindi cruciale per la sopravvivenza. Di seguito, vedremo come creare un budget aziendale per la tua start-up.

Contenuto dell'articolo

• Perché i budget aziendali sono importanti per le start-up?
  
• A quanto dovrebbe ammontare il budget aziendale?
  
• Come creare un budget aziendale per la tua start-up
  
• Best practice per la creazione e la gestione dei budget aziendali di start-up
  

Perché i budget aziendali sono importanti per le start-up?

Da un'analisi retrospettiva di oltre 100 start-up risulta che il 29% è fallito perché ha finito i soldi, sottolineando l'importanza di un'attenta pianificazione del budget. Ecco ulteriori dettagli sul perché i budget sono fondamentali per le start-up:

• Pianificazione e controllo finanziari: per le start-up i budget rappresentano una tabella di marcia per la pianificazione finanziaria. Permettono alle start-up di allocare le risorse in modo efficiente, gestire il flusso di cassa e prendere decisioni informate sulle spese. Un budget ben pianificato controlla le spese, in linea con gli obiettivi strategici e le previsioni di ricavi dell'attività.

• Mitigazione del rischio: le start-up, per loro natura, operano in ambienti ad alta incertezza. Grazie ai budget si possono identificare i potenziali rischi finanziari e accantonare fondi per le emergenze. Pianificando vari scenari, una start-up può gestire meglio le sfide impreviste ed evitare difficoltà finanziarie.

• Fiducia degli investitori e finanziamenti: le start-up in cerca di investimenti hanno bisogno di un budget ben strutturato, che dimostri agli investitori che l'attività ha una chiara comprensione delle proprie esigenze finanziarie, della traiettoria di crescita e dei ricavi potenziali. I budget dimostrano la redditività del modello di business agli investitori.

• Misurazione e gestione della prestazioni: i budget servono come punto di riferimento per misurare le prestazioni. Confrontando i risultati finanziari effettivi con le cifre preventivate, le start-up possono valutare l'efficienza operativa e la solidità finanziaria. Questa analisi può portare a decisioni di gestione più efficaci e ad aggiustamenti della strategia.

• Gestione del flusso di cassa: le start-up si trovano spesso ad affrontare problemi di gestione del flusso di cassa. Un budget può essere utile per le esigenze e le tempistiche del flusso di cassa, in modo da avere fondi sufficienti per coprire le spese operative ed evitare crisi di liquidità. Una gestione efficace dei fondi promuove la sostenibilità della gestione operativa e della crescita.

• Processo decisionale strategico: il modo in cui vengono stanziati i fondi in un budget è indicativo dei valori dell'attività e della direzione di crescita prevista. Il processo di definizione del budget costringe una start-up a dare priorità a particolari iniziative e risorse, facilitando il processo decisionale strategico.

• Ottimizzazione delle risorse: le start-up operano solitamente con risorse limitate. La presenza di un budget obbliga le start-up all'uso intenzionale di tali risorse, compresi i dipendenti, il capitale e il tempo. Questo aumenta l'efficienza operativa e può stimolare soluzioni innovative per superare i limiti delle risorse.

• Posizionamento sul mercato e vantaggio competitivo: un budget ben gestito può dare alle start-up un vantaggio competitivo. Stanziando strategicamente i fondi in aree chiave come la ricerca e sviluppo, il marketing e l'assistenza clienti, le start-up possono rafforzare la loro posizione sul mercato e costruire un vantaggio competitivo sostenibile.

• Sostenibilità e crescita a lungo termine: il budget di una start-up è in grado di supportare la sostenibilità e la crescita a lungo termine dell'attività. Un budget guida una start-up nelle varie fasi, aiutandola a espandersi in modo efficace mantenendo la stabilità finanziaria.

• Costruire una cultura di disciplina finanziaria: la presenza di un budget instilla una cultura di disciplina finanziaria all'interno della start-up e incoraggia la responsabilizzazione del team, oltre a un approccio oculato alle spese.

A quanto dovrebbe ammontare il budget aziendale?

Ci sono molti punti di vista sull'ammontare complessivo del budget di una start-up. In definitiva, l'approccio migliore è quello con cui ti senti più a tuo agio. Ecco alcuni modi comuni per dimensionare il budget di una start-up:

• Approccio basato sulla percentuale dei ricavi: un metodo comune prevede la definizione del budget come percentuale dei ricavi previsti. Questa percentuale varia a seconda del settore e della fase di crescita della start-up. Ad esempio, una start-up tecnologica in fase di crescita potrebbe destinare una percentuale maggiore dei ricavi alla ricerca e sviluppo, rispetto al piano di un'attività di vendita al dettaglio matura.

• Budget a base zero: questo approccio prevede la ricostruzione del budget ("base zero") per ogni nuovo periodo, analizzando e giustificando ogni spesa. I budget a base zero sono utili per assicurarsi che tutte le spese siano necessarie e corrispondano agli obiettivi attuali dell'attività. Può essere un'ottima soluzione per le start-up, per le quali le priorità possono cambiare rapidamente.

• Budget storico: questo metodo si basa sui dati finanziari del passato per la creazione del nuovo budget. Per le start-up con pochi anni di storia operativa, questo approccio può fornire una base realistica. Tuttavia, è importante adattarsi ai cambiamenti previsti nel mercato o nel modello di business.

• Budget orientato agli obiettivi: questo tipo di budget è strutturato in base a specifici obiettivi o traguardi dell'attività. Si tratta di un approccio particolarmente utile per le start-up che si concentrano sul raggiungimento di determinati obiettivi, come le tappe di sviluppo di un prodotto, l'espansione del mercato o gli obiettivi di acquisizione dei clienti.

• Budget flessibile: questo metodo prevede la creazione di un budget con la flessibilità necessaria per adeguarsi alle variazioni dei ricavi o delle condizioni aziendali. Per le start-up che operano in mercati dinamici o in fase di rapida crescita, un budget flessibile può adattarsi a cambiamenti imprevisti.

• Benchmarking rispetto agli standard del settore: confrontare il tuo budget con gli standard del settore può fornire indicazioni preziose. Ciò significa condurre ricerche sulle spese di attività simili nel tuo settore, adeguando il budget di conseguenza.

• Budget snello: questo approccio riduce le uscite solo alle spese principali ed è particolarmente comune nelle fasi iniziali per risparmiare denaro. L'attenzione è incentrata sul creare un prodotto minimo vitale e ottenere la rispondenza del prodotto al mercato prima di aumentare le spese.

• Budget basato sul progetto: se la tua start-up opera per progetti, la creazione di budget individuali per ogni progetto può essere efficace, perché consente un'allocazione più precisa delle risorse in base alle esigenze e ai risultati specifici di ciascun progetto.

• Budget guidato dagli investitori: se la tua start-up è finanziata da investitori, le loro aspettative e i loro requisiti possono influenzare il budget. Un budget guidato dagli investitori potrebbe essere basato su traguardi o obiettivi di crescita concordati.

• Budget per gli imprevisti: le start-up sono più soggette a costi imprevisti o a fluttuazioni dei ricavi, quindi è bene prevedere un budget per coprire spese o ammanchi imprevisti.

Come creare un budget aziendale per la tua start-up

Ecco una guida passo passo per creare un budget aziendale efficace per la tua start-up:

Valutare la situazione finanziaria della start-up

• Raccogli i dati di base finanziari: inizia raccogliendo i principali documenti finanziari, come bilanci, conti economici e rendiconti dei flussi di cassa. Otterrai così un quadro completo della situazione finanziaria della tua start-up.

• Controlla attività e passività: esamina con attenzione il bilancio. Qual è lo stato di salute delle attività, compresi i contanti, i crediti e l'inventario? Monitora anche le passività: prestiti, debiti e altro. Calcola gli indici di liquidità. Questi numeri ti diranno quanto è pronta l'attività ad affrontare sfide inaspettate.

• Impara a conoscere le fonti di ricavi: analizza a fondo lo storico dei ricavi. Ci sono schemi, picchi o stalli? Assicurati di diversificare i flussi di ricavi.

• Tieni traccia delle spese: suddividi i costi in categorie: quali sono fissi e quali fluttuano? Mantieni monitorato l'aumento dei costi. Individuare tempestivamente le tendenze può prevenire i problemi.

• Valuta il flusso di cassa: il rendiconto del flusso di cassa mostra l'andamento di entrate e uscite. Valuta la situazione del capitale circolante. Quanto velocemente il tuo inventario si trasforma in vendite e quanto velocemente incassi contanti dai clienti?

• Determinare i debiti e gli investimenti: esamina i debiti. Quali sono le condizioni e i tassi di interesse e come si inseriscono nella tua strategia finanziaria più ampia? Se hai degli investitori, valuta l'impatto della loro partecipazione sulle tue finanze.

• Trova il punto di pareggio: il punto di pareggio è la quantità di ricavi necessari per coprire le spese.

• Fai un confronto del settore: qual è la posizione della tua attività rispetto alle altre nel tuo settore? Confrontare la tua situazione finanziaria con gli standard del settore può offrire preziose indicazioni.

• Controlla il panorama fiscale e normativo: non trascurare l'impatto di tasse e normative, che possono influire pesantemente sul quadro finanziario.

Fissare obiettivi e traguardi per l'attività

• Assicurati che gli obiettivi corrispondano alla tua visione: per iniziare, rivedi la visione della tua start-up. Cosa vorresti ottenere nel lungo termine? I tuoi obiettivi dovrebbero corrispondere a progressi verso questa visione.

• Usa la definizione di obiettivi SMART: adotta il framework SMART per la definizione degli obiettivi: Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Relevant (rilevante) e Time-bound (basato sul tempo). In questo modo gli obiettivi sono chiari, tracciabili e realistici. Ad esempio, invece di fissare un obiettivo generale di aumento dei ricavi, stabilisci un risultato specifico, come un aumento del 20% delle vendite nel trimestre successivo.

• Distingui tra obiettivi a breve e a lungo termine: l'equilibrio è fondamentale. Stabilisci obiettivi immediati e a breve termine (come il lancio di una funzionalità del prodotto nei prossimi sei mesi) e obiettivi a lungo termine (come diventare leader di mercato entro cinque anni). Questo approccio mantiene il team motivato e concentrato sui risultati immediati e futuri.

• Coinvolgi il team: coinvolgi il tuo team nel processo di definizione degli obiettivi, in modo da ascoltare il punto di vista di tutti. Il team sarà così allineato e impegnato a raggiungere obiettivi condivisi.

• Conduci analisi del mercato e dei concorrenti: impara a conoscere il mercato e i concorrenti per fissare obiettivi realistici e pertinenti. Ad esempio, se operi in un settore in rapida evoluzione, i tuoi obiettivi potrebbero includere il restare al passo con determinate tendenze o innovazioni tecnologiche.

• Definisci obiettivi finanziari: stabilisci obiettivi finanziari chiari, ad esempio per i finanziamenti, i ricavi, i margini di profitto o la riduzione dei costi. Con questi obiettivi, la tua stabilità finanziaria resterà in carreggiata.

• Fissa obiettivi orientati al cliente: stabilisci obiettivi per l'acquisizione, la fidelizzazione, i punteggi di soddisfazione o i punteggi NPS (Net Promoter Score) dei clienti. Clienti soddisfatti spesso si traducono in un'attività di successo.

Condurre ricerche sui costi aziendali e i canali commerciali

• Identifica tutti i costi potenziali: elenca ogni possibile spesa, anche se minima. Includi i costi diretti, come le materie prime e la produzione, e i costi indiretti, come l'affitto, le utenze e le spese amministrative. Non trascurare le spese meno ovvie, come gli abbonamenti software, gli onorari dei professionisti o le spese di viaggio.

• Conduci una ricerca sugli standard del settore: indaga su quanto spendono di solito le attività nel tuo settore in varie aree. Queste informazioni possono fornire un parametro di riferimento e aiutarti a identificare se una categoria di costi è sproporzionatamente alta o bassa nel tuo budget.

• Analizza i costi fissi e quelli variabili: distingui tra costi fissi (che rimangono invariati a prescindere dall'attività aziendale, come l'affitto o gli stipendi) e costi variabili (che fluttuano in base al volume d'affari, come le spese di spedizione o i costi per le materie prime). In questo modo potrai adeguare il budget in base ai cicli del business.

• Analizza il rapporto costi-benefici di ogni spesa: per ogni spesa importante, conduci un'analisi costi-benefici che include la valutazione del potenziale ritorno sull'investimento (ROI) per quella spesa. Per esempio, se stai pensando a una campagna di marketing, valuta l'aumento delle vendite previsto rispetto al costo della campagna.

• Rivedi le strategie di prezzo: i prezzi di vendita incidono direttamente sui ricavi, pertanto devi avere una chiara comprensione della tua strategia per i prezzi. Fai una ricerca sui prezzi della concorrenza e fissa prezzi che siano competitivi ma anche in grado di coprire i costi e generare il margine di profitto desiderato.

• Esamina i canali di distribuzione e di vendita: identifica i costi associati a ciascun canale di vendita e distribuzione che prevedi di utilizzare, inclusi piattaforme online, punti vendita al dettaglio e distributori terzi. Ogni canale avrà diversi costi associati e potenziali flussi di ricavi.

• Includi i costi per tecnologia e software: la tecnologia e il software sono elementi fondamentali per la maggior parte delle attività moderne. Includi i costi per i software più importanti, le misure di sicurezza informatica e qualsiasi supporto tecnico o intervento di sviluppo di cui potresti aver bisogno.

• Considera i costi dei dipendenti: oltre agli stipendi, includi le spese relative ai dipendenti, come benefit, formazione, tasse e assicurazioni. Queste spese possono aumentare notevolmente i costi del personale.

• Pianifica marketing e pubblicità: stabilisci l'importo da spendere in marketing e pubblicità per raggiungere efficacemente il pubblico di riferimento. Questi costi potrebbero includere pubblicità sui social media, content marketing, campagne email e pubblicità tradizionale.

• Considera i costi legali e per la conformità: la conformità alle leggi e alle normative può comportare costi, compresi quelli relativi alle spese legali, alle licenze e alla conformità agli standard del settore.

• Valuta le spese di ricerca e sviluppo: se la tua start-up opera in un settore che richiede una costante attività di ricerca e sviluppo, stanzia un budget per queste attività in modo da rimanere competitivi.

• Preparati per i costi imprevisti: prevedi sempre una riserva per i costi imprevisti. Questo fondo per le emergenze può essere un prezioso salvagente in caso di eventi come guasti alle apparecchiature o improvvisi cambiamenti di mercato.

Allocare il budget alle diverse attività aziendali

Assegna il budget in base agli obiettivi e ai traguardi prefissati. Le aree più prioritarie che contribuiscono direttamente ai tuoi obiettivi principali dovrebbero ricevere maggiori finanziamenti.

• Equilibrio tra i reparti: distribuisci i fondi tra i diversi reparti, come ricerca e sviluppo, marketing, vendite, operazioni e amministrazione. Ogni reparto dovrebbe disporre di risorse sufficienti per funzionare con efficienza, utilizzando i fondi in modo oculato.

• Considera le attività che generano ricavi rispetto a quelle di supporto: assegna un budget maggiore alle attività che generano ricavi, come le vendite e il marketing. Inoltre, è necessario assicurarsi che siano disponibili fondi adeguati per le funzioni di supporto come risorse umane (HR), informatica (IT) e assistenza clienti, fondamentali per le attività operative.

• Includi i costi fissi e variabili: ricordati di allocare prima di tutto la copertura per i costi fissi nel tuo budget, perché si tratta di spese inevitabili. Distribuisci poi i fondi rimanenti per coprire i costi variabili, che possono fluttuare in base all'andamento dell'attività.

• Investi in opportunità di crescita: destina una parte del budget alla crescita e all'innovazione, ad esempio sviluppo di nuovi prodotti, espansione del mercato o aggiornamento tecnologico.

• Pianifica il marketing e la pubblicità: destina una parte specifica del budget al marketing e alla pubblicità. Questo importo dovrebbe basarsi sull'analisi del mercato e sul ROI atteso da queste attività.

Pianificare gli imprevisti e i costi inattesi

Accantona una parte del budget come fondo per le emergenze. Una regola generale è quella di stanziare il 5%-10% del budget totale, ma la percentuale può variare a seconda del settore e della fase della start-up. Questo fondo può essere utilizzato per le spese impreviste.

• Valuta i rischi potenziali: analizza i rischi potenziali che potrebbero influire sulla stabilità finanziaria, tra cui fluttuazioni del mercato, interruzioni operative, variazioni dei costi dei fornitori o guasti tecnologici. Essere consapevoli di questi rischi aiuta a stimare l'ammontare necessario del fondo per le emergenze.

• Procurati una copertura assicurativa: stipula polizze assicurative adeguate, che possono includere l'assicurazione per la responsabilità civile generale, per le proprietà, per la responsabilità professionale e altre forme di assicurazione pertinenti al tuo settore. L'assicurazione può mitigare le perdite finanziarie derivanti da vari eventi imprevisti.

• Elabora un budget flessibile: progetta il budget in modo che sia flessibile, per poter modificare alcune voci in caso di spese impreviste, senza far deragliare la pianificazione finanziaria.

• Tieni conto delle incertezze economiche: osserva gli indicatori e le tendenze dell'economia che potrebbero influenzare la tua attività. In un contesto di incertezza economica, potresti decidere di aumentare il fondo per le emergenze.

• Crea un piano di risposta alle emergenze: sviluppa un piano di risposta alle emergenze che includa strategie finanziarie per gestire crisi improvvise. Questo piano dovrebbe delineare le misure per ridurre rapidamente i costi all'occorrenza.

• Considera una linea di credito: l'attivazione di una linea di credito con un istituto finanziario può fornire un'ulteriore rete di sicurezza. Questa linea di credito può darvi accesso ai fondi quando ne avete bisogno, senza dover attingere ad altre aree del budget.

Best practice per la creazione e la gestione dei budget aziendali di start-up

Per la creazione e gestione di un budget aziendale per la tua start-up, prendi in considerazione queste best practice che possono perfezionare il tuo approccio:

• Monitoraggio e revisione regolari: controlla e rivedi il budget rispetto alle prestazioni effettive, mensilmente o trimestralmente. Questo ti aiuterà a identificare tempestivamente eventuali scostamenti e ad apportare le dovute correzioni.

• Uso di strumenti di gestione finanziaria: sfrutta la tecnologia per la gestione del budget. Sono disponibili numerosi prodotti software finanziari e strumenti che aiutano a tenere traccia delle spese, prevedere i ricavi e ottenere dati analitici finanziari in tempo reale.

• Coinvolgimento delle parti interessate: tieni informate le principali parti interessati sul budget e le relative prestazioni. Questo include il team e gli investitori, i membri del consiglio di amministrazione e i partner chiave. La trasparenza crea fiducia e può dare spazio a feedback preziosi.

• Approccio flessibile e adattivo: preparati per modificare il budget in base all'evoluzione dell'attività. Le start-up sono spesso soggette a rapidi cambiamenti nell'ambiente operativo e il budget deve essere abbastanza flessibile da adattarsi a questi cambiamenti.

• Attenzione agli indicatori di prestazione chiave (KPI): identifica i KPI più significativi per il successo della tua attività e collega il budget a queste metriche. Monitora regolarmente questi KPI per misurare l'efficacia dell'allocazione del budget.

• Analisi costi-benefici per le spese più importanti: prima di effettuare grandi investimenti o spese, conduci un'accurata analisi costi-benefici, che ti sarà utile per prendere decisioni informate corrispondenti agli obiettivi aziendali e alla capacità finanziaria.

• Priorità di spesa in base al ROI: stanzia un budget maggiore per le aree con il più alto ROI potenziale. Ciò potrebbe significare investire di più nel marketing, nello sviluppo di nuovi prodotti o nei canali di vendita che hanno dato risultati migliori.

• Attuazione di solidi controlli finanziari: stabilisci controlli interni per prevenire spese eccessive e frodi, ad esempio processi di approvazione delle spese, verifiche periodiche e delega dei compiti a membri diversi del team.

• Pianificazione della solidità finanziaria a lungo termine: pur concentrandoti sulle esigenze immediate, considera anche le implicazioni finanziarie a lungo termine delle tue decisioni. Dovrai trovare un equilibrio tra spese a breve termine e investimenti a lungo termine per la crescita e la sostenibilità.

• Apprendimento dai budget passati: fai riferimento ai dati di budget storici per migliorare l'accuratezza e l'efficacia dei budget futuri. Analizza punti di forza e di debolezza dei periodi precedenti.

• Integrazione del budget con la strategia aziendale complessiva: il budget deve supportare la strategia e gli obiettivi aziendali complessivi, che si tratti di espansione nel mercato, innovazione dei prodotti o acquisizione di clienti.

• Coinvolgimento e responsabilità dei dipendenti: coinvolgi il tuo team nel processo di definizione del budget. In questo modo si promuove un senso di appartenenza e si incoraggiano atteggiamenti responsabili nella gestione delle spese e nel raggiungimento degli obiettivi di budget.

• Preparazione per i round di finanziamento: se hai intenzione di raccogliere fondi, progetta il tuo budget per mostrare ai potenziali investitori come utilizzerai i loro finanziamenti per generare crescita e profitti.

• Pianificazione regolare degli scenari: esegui regolarmente esercizi di pianificazione degli scenari per prepararti per diversi risultati finanziari. Questo ti aiuterà a capire le prestazioni del budget in condizioni di mercato e scenari aziendali vari.

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