El 1 de enero de 2019, la facturación electrónica pasó a ser obligatoria en Italia, de acuerdo con la Ley n.º 205 del 27 de diciembre de 2017. Una factura electrónica es un documento comercial creado digitalmente en formato XML, de acuerdo con las pautas establecidas por la Agenzia delle Entrate (la Agencia Tributaria italiana). En este contexto, la palabra «digitalmente» significa que la factura se creó desde el origen en formato digital, no es una copia escaneada de una factura en papel.

Hasta finales de 2023, la facturación electrónica obligatoria no se aplicaba al régimen fiscal de tarifa plana («régimen forfettario»), pero sí a la mayoría de los demás contribuyentes. No obstante, a partir del 1 de enero de 2024, la facturación electrónica pasó a ser obligatoria para todos los contribuyentes acogidos al régimen de tarifa plana.

Para que una factura se considere formalmente emitida, las facturas electrónicas deben enviarse a los clientes a través del Sistema de Intercambio (SdI, del italiano «Sistema di Interscambio») operado por la Agenzia delle Entrate. La «fecha de emisión» es la fecha en la que la factura se envía al Sistema de Intercambio. En este artículo, aprenderás más sobre la factura electrónica de tarifa plana, cómo se completa una factura electrónica y las sanciones por emisión tardía.

¿Qué contiene este artículo?

• Introducción de la facturación electrónica obligatoria para los contribuyentes del régimen de tarifa plana
  
• Compilación y envío de facturas electrónicas para el régimen fiscal de tarifa plana
  
• Obligatoriedad del almacenamiento de las facturas electrónicas para los contribuyentes del régimen de tarifa plana
  
• Sanciones por retraso en la presentación de facturas electrónicas para los contribuyentes de tarifa plana
  

Introducción de la facturación electrónica obligatoria para los contribuyentes del régimen de tarifa plana

A partir del 1 de julio de 2022, las disposiciones de los apartados 2 y 3 del artículo 18 del Decreto Ley n.º 36/2022 establecieron la obligatoriedad de la facturación electrónica para los contribuyentes del régimen de tarifa plana cuyos ingresos superaran los €25,000 en el año anterior. Los contribuyentes del régimen de tarifa plana que obtuvieron ganancias inferiores a €25,000 en 2021 pudieron acogerse a un régimen transitorio y quedaron exentos de esta obligación.

El régimen transitorio finalizó en 2023, por lo que la facturación electrónica pasó a ser obligatoria para todos los contribuyentes de tarifa plana a partir del 1 de enero de 2024, al margen de sus ingresos o compensaciones en el año anterior.

Compilación y envío de facturas electrónicas para el régimen fiscal de tarifa plana

Los contribuyentes acogidos al régimen de tarifa plana pueden utilizar diversas herramientas gratuitas que proporciona la Agenzia delle Entrate o los servicios de pago que ofrecen los proveedores de servicios del mercado. A continuación, se mencionan las herramientas gratuitas que proporciona la Agenzia delle Entrate:

• Un proceso basado en la web para preparar y enviar facturas electrónicas, al que se puede acceder a través del portal de facturas y recibos Fatture e Corrispettivi (Facturas y recibos)
  
• El software para PC disponible en su página web te permite preparar y guardar archivos de facturas electrónicas.
  
• Existe una aplicación llamada «FatturAE» en las tiendas de iOS y Android, que permite transmitir facturas electrónicas
  

Datos del remitente

Una vez seleccionada la herramienta o el programa de facturación electrónica para contribuyentes de tarifa plana, la primera sección que se debe completar en la factura electrónica es la información del remitente:

• Nombre de la empresa/DBA, nombre y apellidos, dirección
  
• Número del impuesto al valor agregado (IVA)
  
• Régimen fiscal (seleccione RF19 para el régimen de tarifa plana)
  
• Fondo de seguridad social
  

Datos del destinatario

• Nombre de la empresa/DBA, nombre y apellidos, dirección
  
• Número de IVA
  
• Código del destinatario o código único
  
  • Este es uno de los elementos clave que distingue una factura electrónica de una factura en papel. Es un código que identifica al destinatario de la factura y ayuda al Sistema de Intercambio a entregarla. Consta de 7 dígitos para las facturas de empresa a empresa (B2B) o de empresa a consumidor (B2C) (entre particulares) y de 6 dígitos para las facturas de la Administración Pública. Si emites una factura a un particular sin número de IVA, debes ingresar el código estándar «0000000» (siete ceros) en el campo «CodiceDestinatario» (Código de destino) y especificar únicamente el «CodiceFiscale» (Código fiscal). Para encontrar un código único, puedes utilizar bases de datos públicas, como el portal IPA (Índice de las Administraciones Públicas), o preguntar directamente al cliente. También puedes buscar el código de destinatario de particulares y empresas en la página web de la Agenzia delle Entrate en «Fatture e Corrispettivi» (Facturas y recibos).
    

Datos de facturación

• Número secuencial: la numeración secuencial de las facturas sigue siendo la misma que la de las facturas en papel. Aunque las facturas anteriores fueran en papel, la siguiente puede seguir la misma numeración secuencial, tanto si se trata de una factura física como electrónica.
  
• Fecha
  
• Productos y servicios: especifica el número de unidades vendidas, el precio y el código de tipo de IVA N2.2 (para items no sujetos al IVA, ya que el régimen de tarifa plana está exento de IVA).
  
• Datos de pago
  

Impuesto de timbre digital

Para las facturas superiores a €77.47, los contribuyentes de tarifa plana deben agregar €2 de impuesto de timbre. Con las facturas en papel, tenías que aplicar físicamente el impuesto de timbre en cada factura. Con la facturación electrónica, puedes encontrar una lista de las facturas sujetas al impuesto de timbre y el importe total a pagar al final de cada trimestre en tu panel personal de la página web de la Agenzia delle Entrate. Para pagar, puedes facilitar tu Número Internacional de Cuenta Bancaria (IBAN) o utilizar el Formulario F24.

Adición de un texto obligatorio

Hay una serie de textos obligatorios que los contribuyentes del régimen de tarifa plana deben incluir en sus facturas. La mayoría de las herramientas de creación de facturas electrónicas para el régimen fiscal de tarifa plana permiten guardar esta información, de modo que se pueda cumplir previamente para las facturas posteriores.

El texto obligatoria para los que están en el régimen fiscal de tarifa plana es el siguiente:

• «Transacción sin aplicación de IVA, se realiza de conformidad con el artículo 1, párrafos 54 a 89 de la Ley N.º 190 de 2014, actualizada por la Ley N.º 208 de 2015 y la Ley N.º 145 de 2018» (en italiano: «Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018»).
  
• «La comisión no está sujeta a retención fiscal a cuenta de acuerdo con la Ley 190, artículo 1, párrafo 67 del 23 de diciembre de 2014» (en italiano: «Il compenso non è soggetto a ritenute d’acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 comma 67»).
  

Envío de la factura electrónica al cliente

Los contribuyentes de tarifa plana envían facturas electrónicas a través del servicio en línea o de un software de facturación electrónica específico. El software de facturación electrónica de tarifa plana convierte cada factura electrónica completa a formato XML y las envía al Sistema de Intercambio (SdI). El SdI recibe la factura electrónica y verifica que contiene todos los datos básicos requeridos. Si los datos son incorrectos, el SdI envía una notificación y anula la factura, que debe volver a emitirse. Si los datos son correctos, la factura se envía directamente al destinatario. La Agenzia delle Entrate se encarga de enviar la factura electrónica al cliente, pero es aconsejable enviar una copia directamente al cliente.

Algunas herramientas te ayudan a automatizar el proceso de facturación, como Stripe Invoicing, una plataforma de facturación integral y flexible que te permite crear y enviar facturas de pagos únicos y recurrentes sin escribir una sola línea de código. Con Stripe Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidos: el 87 % de las facturas de Stripe se cobran en un plazo de 24 horas. Gracias a la colaboración con socios externos, también puedes utilizar Stripe Invoicing para la facturación electrónica.

Obligatoriedad del almacenamiento de las facturas electrónicas para los contribuyentes del régimen de tarifa plana

Todos los contribuyentes de tarifa plana están obligados a almacenar digitalmente las facturas a fin de cumplir con la normativa legal. De acuerdo con lo establecido en el artículo 39 del Decreto Presidencial n.º 633/1972, tanto los emisores como los destinatarios de facturas electrónicas están obligados a almacenarlas por medios electrónicos. Esto no significa simplemente almacenarlas en un ordenador. Existe un proceso legalmente regulado para el almacenamiento digital, que elimina la necesidad de imprimir y almacenar facturas, y reduce el riesgo de pérdida o daño. Este tipo de almacenamiento se denomina «archivo sustitutivo» («conservazione sostitutiva») porque sustituye a la factura en papel.

Los contribuyentes pueden recurrir a operadores privados acreditados, como conservadores ante la Agenzia per l'Italia Digitale (AgID, «Agencia para la Italia Digital»), o aprovechar las soluciones gratuitas que ofrece la Agenzia delle Entrate a través del portal Fatture e Corrispettivi, que archiva las facturas durante 15 años.

Sanciones por retraso en la presentación de facturas electrónicas para los contribuyentes de tarifa plana

En caso de retraso o falta de emisión de una factura electrónica para el régimen de tarifa plana, los contribuyentes están sujetos a sanciones del 5 % al 10 % de los recibos o facturas incorrectamente documentados o registrados. No obstante, cuando el incumplimiento no es relevante a efectos de la determinación de los ingresos, se aplica una sanción administrativa que oscila entre un mínimo de €250 y un máximo de €2,000.

Los plazos de emisión de facturas electrónicas para los contribuyentes de tarifa plana en 2024 son los mismos que para los demás contribuyentes:

• Factura inmediata: los plazos de facturación inmediata son hasta 12 días después de la fecha de la transacción.
  
• Factura diferida: los plazos de facturación diferida son hasta el día 15 del mes siguiente a la fecha de la transacción.
  

La sanción puede reducirse considerablemente si se aplica la declaración voluntaria («ravvedimento operoso»), que permite a los contribuyentes corregir voluntariamente los pagos omitidos o insuficientes a las autoridades fiscales. Para obtener más información, te recomendamos siempre hablar con tu contador para garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal con la factura electrónica para los contribuyentes del régimen de tarifa plana.