El 1 de enero de 2019, la facturación electrónica se hizo obligatoria en Italia, de acuerdo con la Ley n.º 205 del 27 de diciembre de 2017. Una factura electrónica es un documento comercial creado digitalmente en formato XML, siguiendo las directrices establecidas por la Agenzia delle Entrate (la Agencia Tributaria italiana). En este caso, la palabra «digitalmente» significa que la factura debe crearse originalmente en formato digital, no solo en una copia escaneada de una factura en papel.

Hasta finales de 2023, la obligatoriedad de la facturación electrónica no se aplicaba al régimen fiscal de tarifa plana («régimen forfettario»), pero sí afectaba a la mayoría del resto de contribuyentes. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2024, la facturación electrónica pasó a ser obligatoria para todos los contribuyentes que utilicen el régimen de tarifa plana.

Para que una factura se considere emitida formalmente, las facturas electrónicas deben enviarse a los clientes a través del Sistema de Intercambio (SdI, del italiano «Sistema di Interscambio») operado por la Agenzia delle Entrate. La "fecha de emisión" es la fecha en que se envía la factura al Sistema de Intercambio. En este artículo obtendrás más información sobre las facturas electrónicas de tarifa plana, cómo se rellenan las facturas electrónicas y las sanciones por emisión tardía.

¿De qué trata este artículo?

• Introducción de la facturación electrónica obligatoria para los contribuyentes en régimen de tarifa plana
  
• Confección y envío de facturas electrónicas para el régimen fiscal de factura plana
  
• Conservación obligatoria de facturas electrónicas para los contribuyentes en régimen de tarifa plana
  
• Sanciones por presentación extemporánea de facturas electrónicas para contribuyentes con tarifa plana
  

Introducción de la facturación electrónica obligatoria para los contribuyentes en régimen de tarifa plana

A partir del 1 de julio de 2022, lo dispuesto en el artículo 18, apartados 2 y 3, del Decreto Ley n.º 36/2022, hizo obligatoria la facturación electrónica para los contribuyentes en régimen de tarifa plana cuyos ingresos superaran los 25.000 € en el año anterior. Los contribuyentes en régimen de tarifa plana que ingresaron menos de 25.000 € en 2021 podían acogerse a un régimen transitorio y estaban exentos de este requisito.

El régimen transitorio finalizó en 2023 y la facturación electrónica pasó a ser obligatoria para todos los contribuyentes con tarifa plana a partir del 1 de enero de 2024, independientemente de sus ingresos o remuneraciones en el año anterior.

Confección y envío de facturas electrónicas para el régimen fiscal de factura plana

Los contribuyentes acogidos al régimen de tarifa plana pueden utilizar diversas herramientas gratuitas que proporciona la Agenzia delle Entrate o los servicios de pago que ofrecen los proveedores del mercado. Las herramientas gratuitas que proporciona la Agenzia delle Entrate son las siguientes:

• Un proceso web para la preparación y el envío de facturas electrónicas, accesible a través del portal Fatture e Corrispettivi (Facturas y recibos)
  
• El software para PC disponible en su sitio web permite preparar y guardar archivos de facturas electrónicas
  
• Una aplicación llamada "FatturAE" está disponible en las tiendas de iOS y Android; esta aplicación te permite transmitir facturas electrónicas
  

Datos del remitente

Después de seleccionar tu herramienta o software de facturación electrónica para contribuyentes con tarifa plana, el primer apartado que debes completar en la factura electrónica es la información del remitente:

• Nombre de la empresa/DBA, nombre y apellido, dirección
  
• Número de impuesto sobre el valor añadido (IVA)
  
• Régimen fiscal (selecciona RF19 para el régimen de tarifa plana)
  
• Fondo de seguridad social
  

Datos del destinatario

• Nombre de la empresa/DBA, nombre y apellido, dirección
  
• Número de IVA
  
• Código del destinatario o código único
  
  • Este es uno de los elementos clave que diferencia una factura electrónica de una factura en papel. Es un código que identifica al destinatario de la factura y ayuda al Sistema de Intercambio a entregarla. Consta de 7 dígitos para facturas de empresa a empresa (B2B) o de empresa a consumidor (B2C) (entre particulares) y de 6 dígitos para facturas de la Administración Pública. Si emites una factura a un particular sin número de IVA, introduce el código estándar "0000000" (7 ceros) en el campo "CodiceDestinatario" y especifica solo el "CodiceFiscale". Para encontrar un código único, puedes utilizar bases de datos públicas como el portal IPA (Índice de Administraciones Públicas) o preguntar directamente al cliente. También tienes la opción de buscar el código de destinatario de personas y empresas en el sitio web de la Agenzia delle Entrate en "Fatture e Corrispettivi" (Facturas y recibos).
    

Datos de factura

• Número secuencial: La numeración secuencial para las facturas sigue siendo la misma que para las facturas en papel. Incluso si las facturas anteriores estaban en papel, la siguiente puede simplemente seguir la misma numeración secuencial, ya sea una factura física o electrónica.
  
• Fecha
  
• Productos y servicios: Especifica el número de unidades vendidas, el precio y el código de tipo de IVA N2.2 (para artículos no sujetos a IVA, ya que el régimen de tarifa plana está exento de IVA).
  
• Datos de pago
  

Impuesto virtual sobre actos jurídicos documentados

Para las facturas superiores a 77,47 €, los contribuyentes en el régimen de tarifa plana deben añadir 2 € en concepto de impuesto sobre actos jurídicos documentados. Con las facturas en papel, tenías que aplicar físicamente el impuesto de timbre en cada factura. Con la facturación electrónica, puedes encontrar una lista de facturas sujetas al impuesto de timbre y el importe total a pagar al final de cada trimestre en tu panel de control personal en el sitio web de la Agenzia delle Entrate. Puedes pagar proporcionando tu número de cuenta bancaria internacional (IBAN) o utilizando el formulario F24.

Adición de texto obligatorio

Hay una redacción obligatoria que los contribuyentes de régimen de tarifa plana deben incluir en sus facturas. La mayoría de las herramientas de creación de facturas electrónicas para el régimen de tributación de tarifa plana te permiten guardar esta información, de modo que se rellene previamente para las facturas posteriores.

La redacción obligatoria para quienes se encuentran en el régimen de impuesto de tarifa plana es la siguiente:

• Transacción sin aplicación de IVA, realizada de acuerdo con el artículo 1, párrafos 54 a 89, de la Ley N° 190 de 2014, actualizada por la Ley N° 208 de 2015 y la Ley N.° 145 de 2018 (en italiano, "Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.”)
  
• La cuota no está sujeta a retención en la fuente según la Ley 190, artículo 1, párrafo 67, del 23 de diciembre de 2014 (en italiano, "Il compenso non è soggetto a ritenute d'acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 coma 67.”)
  

Envío de la factura electrónica al cliente

Los contribuyentes con tarifa plana envían facturas electrónicas a través del servicio en línea o de un software específico de facturación electrónica. Cada factura electrónica completada es convertida a formato XML por el software de facturación electrónica de tarifa plana y luego enviada al Sistema de Intercambio (SdI). El SdI recibe la factura electrónica y verifica que contiene todos los datos básicos necesarios. Si los datos son incorrectos, el SdI envía una notificación y cancela la factura, que luego debe volver a emitirse. Si los datos son correctos, la factura se envía directamente al destinatario. La Agenzia delle Entrate es la responsable de enviar la factura electrónica al cliente, pero es recomendable enviar una copia directamente al cliente.

Algunas herramientas te ayudan a automatizar el proceso de facturación, como Stripe Invoicing, una plataforma de facturación integral y escalable que te permite crear y enviar facturas de pagos únicos y recurrentes sin escribir una sola línea de código. Con Stripe, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidos, ya que el 87 % de las facturas de Stripe se cobran en 24 horas. Gracias a la colaboración con socios externos, también puedes usar Stripe Invoicing para la facturación electrónica.

Conservación obligatoria de facturas electrónicas para los contribuyentes en régimen de tarifa plana

Todos los contribuyentes con tarifa plana están obligados a almacenar digitalmente las facturas en cumplimiento de la normativa legal. De conformidad con el artículo 39 del Decreto Presidencial N.º 633/1972, tanto los emisores como los destinatarios de las facturas electrónicas están obligados a almacenarlas electrónicamente. Esto no significa simplemente almacenarlas en un ordenador: existe un proceso legalmente regulado para el almacenamiento digital, que elimina la necesidad de imprimir y almacenar facturas, lo que reduce el riesgo de pérdida o daño. Este tipo de almacenamiento se denomina "archivo sustitutivo" ("conservazione sostitutiva”) porque sustituye a la factura en papel.

Los contribuyentes pueden recurrir a operadores privados acreditados como conservadores con la Agenzia per l'Italia Digitale (AgID, en italiano " Agencia para Italia Digital”) o benefíciese de las soluciones gratuitas que la Agenzia delle Entrate ofrece a través del portal Fatture e Corrispettivi, que archiva las facturas durante 15 años.

Sanciones por presentación tardía o no presentación de facturas electrónicas de contribuyentes con tarifa plana

En caso de retraso o falta de emisión de una factura electrónica para el régimen de tarifa plana, los contribuyentes están sujetos a sanciones entre el 5 % y el 10 % de los recibos o facturas incorrectamente documentados o registrados. No obstante, cuando la infracción no sea relevante a efectos de la determinación de la renta, se aplicará una sanción administrativa que oscila entre un mínimo de 250 euros y un máximo de 2.000 euros.

Los plazos para la emisión de facturas electrónicas para los contribuyentes con tarifa plana en 2024 son los mismos que para el resto de contribuyentes:

• Factura inmediata: los plazos de factura inmediata son hasta 12 días después de la fecha de la transacción.
  
• Factura diferida: Los plazos de las facturas diferidas son el día 15 del mes siguiente a la fecha de la transacción.
  

La sanción puede reducirse en gran medida mediante el uso de la rectificación voluntaria (“ravvedimento operoso”), que permite a los contribuyentes regularizar voluntariamente los pagos omitidos o insuficientes a las autoridades fiscales. Si tienes más preguntas, siempre recomendamos que te pongas en contacto con tu asesor fiscal para garantizar el cumplimiento fiscal de la facturación electrónica para contribuyentes con tarifa plana.