Op 1 januari 2019 werd elektronische facturering verplicht in Italië, volgens wet nr. 205 van 27 december 2017. Een elektronische factuur is een commercieel document dat digitaal wordt aangemaakt in XML-formaat, volgens de richtlijnen van de Agenzia delle Entrate (de Italiaanse belastingdienst). Hier betekent 'digitaal' dat de factuur oorspronkelijk in een digitaal formaat moet worden aangemaakt en niet alleen een gescande kopie van een papieren factuur mag zijn.

Tot eind 2023 gold de verplichting tot elektronische facturering niet voor het forfaitaire belastingstelsel ("regime forfettario"), maar had deze wel gevolgen voor de meeste andere belastingplichtigen. Vanaf 1 januari 2024 is elektronische facturering echter verplicht voor alle belastingplichtigen die gebruikmaken van het forfaitaire stelsel.

Om een factuur officieel als uitgegeven te beschouwen, moeten elektronische facturen via het uitwisselingssysteem (SdI, van het Italiaanse "Sistema di Interscambio") van de Agenzia delle Entrate naar klanten worden gestuurd. De "datum van uitgifte" is de datum waarop de factuur bij het uitwisselingssysteem wordt ingediend. In dit artikel kom je meer te weten over de forfaitaire e-factuur, hoe e-facturen worden ingevuld en de boetes voor te late uitgifte.

Wat staat er in dit artikel?

• Introductie van verplichte elektronische facturering voor belastingplichtigen met een forfaitair stelsel
  
• Elektronische facturen samenstellen en versturen voor het forfaitaire belastingstelsel
  
• Verplichte elektronische opslag van facturen voor belastingplichtigen met een forfaitair stelsel
  
• Boetes voor te late indiening van elektronische facturen voor forfaitaire belastingplichtigen
  

Invoering van verplichte elektronische facturering voor belastingplichtigen met een forfaitair stelsel

Vanaf 1 juli 2022 moeten belastingplichtigen met een forfaitair stelsel die vorig jaar meer dan € 25.000 verdienden, volgens artikel 18, lid 2 en 3, van wetsbesluit nr. 36/2022 elektronisch factureren. Belastingplichtigen met een forfaitair stelsel die in 2021 minder dan € 25.000 verdienden, kwamen in aanmerking voor een overgangsregeling en waren vrijgesteld van deze verplichting.

De overgangsregeling liep af in 2023 en vanaf 1 januari 2024 werd elektronische facturering verplicht voor alle forfaitaire belastingplichtigen, ongeacht hun inkomsten of vergoeding in het voorgaande jaar.

Elektronische facturen samenstellen en versturen voor het forfaitaire belastingstelsel

Belastingplichtigen die onder de forfaitaire regeling vallen, kunnen gebruikmaken van verschillende gratis tools die de Agenzia delle Entrate aanbiedt of van betaalde diensten die door marktpartijen worden aangeboden. De gratis tools die de Agenzia delle Entrate aanbiedt, zijn de volgende:

• Een online proces voor het opstellen en versturen van elektronische facturen, toegankelijk via het portaal Fatture e Corrispettivi (Facturen en ontvangstbewijzen)
  
• PC-software die je op hun website kunt vinden, waarmee je elektronische factuurbestanden kunt maken en opslaan.
  
• Er is een app genaamd "FatturAE" beschikbaar in de iOS- en Android-winkels, waarmee je elektronische facturen kunt versturen.
  

Gegevens van de afzender

Nadat je je e-factureringstool of software voor forfaitaire belastingplichtigen hebt gekozen, is het eerste deel dat je op de e-factuur moet invullen de gegevens van de afzender:

• Bedrijfsnaam/handelsnaam, voor- en achternaam, adres
  
• Btw-nummer
  
• Belastingregeling (kies RF19 voor de forfaitaire regeling)
  
• Socialezekerheidsfonds
  

Gegevens van de ontvanger

• Bedrijfsnaam/handelsnaam, voor- en achternaam, adres
  
• Btw-nummer
  
• Ontvangercode of unieke code
  
  • Dit is een van de belangrijkste elementen die een elektronische factuur anders maakt dan een papieren factuur. Het is een code die aangeeft wie de factuur krijgt en helpt het uitwisselingssysteem om deze te bezorgen. Het bestaat uit 7 cijfers voor facturen tussen bedrijven (B2B) of tussen bedrijven en consumenten (B2C) en 6 cijfers voor facturen van de overheid. Als je een factuur stuurt naar een particulier zonder btw-nummer, vul dan de standaardcode "0000000" (7 nullen) in bij "CodiceDestinatario" (bestemmingscode) en geef alleen de "CodiceFiscale" (fiscale code) op. Om een unieke code te vinden, kun je openbare databases gebruiken, zoals het IPA-portaal (Index van overheidsinstanties), of het gewoon aan de klant vragen. Je kunt ook zoeken naar de ontvangerscode van personen en bedrijven op de website van de Agenzia delle Entrate onder "Fatture e Corrispettivi" (Facturen en ontvangstbewijzen).
    

Factuurgegevens

• Volgnummer: De nummering van facturen gaat gewoon door zoals bij papieren facturen. Zelfs als eerdere facturen op papier waren, kan de volgende gewoon dezelfde nummering volgen, of het nu een fysieke of elektronische factuur is.
  
• Datum
  
• Producten en diensten: Zeg hoeveel je er hebt verkocht, de prijs en de btw-code N2.2 (voor elementen waar geen btw op zit, omdat de forfaitaire regeling vrijgesteld is van btw).
  
• Betalingsgegevens
  

Virtuele zegelrecht

Voor facturen van meer dan € 77,47 moeten forfaitaire belastingplichtigen € 2 zegelrecht toevoegen. Bij papieren facturen moest je het zegelrecht fysiek op elke factuur aanbrengen. Bij elektronische facturering kun je aan het einde van elk kwartaal in je persoonlijke dashboard op de website van de Agenzia delle Entrate een lijst vinden met facturen waarover zegelrecht verschuldigd is en het totale te betalen bedrag. Je kunt betalen door je internationale bankrekeningnummer (IBAN) op te geven of door gebruik te maken van formulier F24.

Toevoeging van verplichte tekst

Er zijn een paar elementen die je echt moet vermelden op je facturen als je onder de forfaitaire regeling valt. Bij de meeste tools om elektronische facturen te maken voor de forfaitaire regeling kun je deze info opslaan, zodat het al ingevuld is voor volgende facturen.

De verplichte tekst voor mensen die onder het forfaitaire belastingstelsel vallen, is:

• Transactie zonder toepassing van btw, uitgevoerd volgens artikel 1, leden 54 tot en met 89, van wet nr. 190 van 2014, zoals bijgewerkt door wet nr. 208 van 2015 en wet nr. 145 van 2018. (in het Italiaans: "Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.")
  
• De vergoeding is niet onderworpen aan bronbelasting volgens wet 190, artikel 1, lid 67, van 23 december 2014. (in het Italiaans: "Il compenso non è soggetto a ritenute d'acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 comma 67.")
  

De elektronische factuur naar de klant sturen

Forfaitaire belastingplichtigen sturen e-facturen via de online dienst of speciale e-facturatiesoftware. Elke voltooide e-factuur wordt door de forfaitaire e-facturatiesoftware omgezet naar XML-formaat en vervolgens naar het uitwisselingssysteem (SdI) gestuurd. Het SdI ontvangt de e-factuur en controleert of deze alle vereiste basisgegevens bevat. Als de gegevens onjuist zijn, stuurt het SdI een melding en annuleert het de factuur, die vervolgens opnieuw moet worden uitgegeven. Als de gegevens correct zijn, wordt de factuur rechtstreeks naar de ontvanger gestuurd. De Agenzia delle Entrate is verantwoordelijk voor het versturen van de elektronische factuur naar de klant, maar het is raadzaam om een kopie rechtstreeks naar de klant te sturen.

Er zijn tools die je helpen bij het automatiseren van het factureringsproces, zoals Stripe Invoicing, een uitgebreid en schaalbaar factureringsplatform waarmee je zowel eenmalige als terugkerende betalingsfacturen kunt maken en versturen zonder ook maar één regel code te schrijven. Met Stripe kun je tijd besparen en sneller betalingen ontvangen, aangezien 87% van de Stripe-facturen binnen 24 uur wordt geïnd. Dankzij de samenwerking met externe partners kun je Stripe Invoicing ook gebruiken voor elektronische facturering.

Verplichte elektronische opslag van facturen voor forfaitaire belastingplichtigen

Alle forfaitaire belastingplichtigen moeten facturen digitaal opslaan volgens de wettelijke regels. Volgens artikel 39 van presidentieel decreet nr. 633/1972 moeten zowel de uitgevers als de ontvangers van elektronische facturen deze elektronisch opslaan. Dit betekent niet dat ze gewoon op een computer moeten worden opgeslagen. Er is een wettelijk geregeld proces voor digitale opslag, waardoor het niet meer nodig is om facturen af te drukken en op te slaan, wat het risico op verlies of beschadiging vermindert. Dit type opslag wordt "vervangende archivering" ("conservazione sostitutiva") genoemd, omdat het de papieren factuur vervangt.

Belastingbetalers kunnen gebruikmaken van particuliere exploitanten die zijn erkend als conservatoren bij de Agenzia per l'Italia Digitale (AgID, Italiaans voor "Agentschap voor Digitaal Italië") of gebruikmaken van de gratis oplossingen die de Agenzia delle Entrate biedt via het portaal Fatture e Corrispettivi, dat facturen 15 jaar lang archiveert.

Boetes voor te late of niet-indiening van elektronische facturen door forfaitaire belastingplichtigen

Als je een elektronische factuur voor de forfaitaire regeling te laat of niet indient, krijg je een boete tussen 5% en 10% van de niet goed gedocumenteerde of geregistreerde ontvangsten of facturen. Maar als de overtreding niet van belang is voor het bepalen van het inkomen, krijg je een administratieve boete van minimaal € 250 tot maximaal € 2.000.

De deadlines voor het versturen van elektronische facturen voor forfaitaire belastingplichtigen in 2024 zijn hetzelfde als voor andere belastingplichtigen:

• Onmiddellijke factuur: Onmiddellijke factuur deadlines zijn maximaal 12 dagen na de datum van de transactie.
  
• Uitgestelde factuur: Uitgestelde facturen moeten uiterlijk op de 15e dag van de maand na de transactiedatum binnen zijn.
  

De boete kan flink lager uitvallen door gebruik te maken van vrijwillige aangifte (“ravvedimento operoso”), waarmee belastingbetalers zelf kunnen zorgen dat ze gemiste of te lage betalingen aan het belastingkantoor rechtzetten. Voor meer vragen raden we altijd aan om even te controleren met je accountant om zeker te zijn dat je aan de belastingregels voldoet met elektronische facturering voor mensen die onder het forfaitaire stelsel vallen.