Seit dem 1. Januar 2019 sind gemäß dem Gesetz Nr. 205 vom 27. Dezember 2017 elektronische Rechnungen verpflichtend. Eine elektronische Rechnung ist ein kommerzielles Dokument, das digital im XML-Format erstellt wird und den Richtlinien der Agenzia delle Entrate entspricht. Das Wort „digital“ weist darauf hin, dass es sich um eine bereits von vorneherein elektronisch erstellte Rechnung handeln muss und nicht etwa um eine eingescannte Kopie einer Papierrechnung.

Bis Ende 2023 galt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht für die Pauschalsteuerregelung („regime forfettario“), aber sie betraf die meisten anderen Steuerpflichtigen. Seit dem 1. Januar 2024 ist sie obligatorisch für alle Steuerpflichtigen, auch für jene, die das Pauschalsystem nutzen.

Damit eine Rechnung formal als ausgestellt gilt, müssen die elektronischen Rechnungen den Kunden/die Kundin über das von der Agenzia delle Entrate betriebene Exchange System (SdI, vom italienischen „Sistema di Interscambio“) übermittelt werden. Das „Ausstellungsdatum“ ist das Datum, an dem die Rechnung an das SdI übermittelt wird. Hier erfahren Sie mehr über die elektronische Rechnung für Pauschalbesteuerte, wie sie ausgefüllt wird und welche Strafen bei verspäteter Ausstellung anfallen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Einführung der verpflichtenden elektronische Rechnung für alle Pauschalbesteuerten
  
• Erstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen unter dem Pauschalsteuersystem
  
• Verpflichtende Aufbewahrung elektronischer Rechnungen für Pauschalbesteuerte
  
• Strafen für die verspätete Übermittlung elektronischer Rechnungen für Pauschalbesteuerte
  

Einführung der verpflichtenden elektronische Rechnung für alle Pauschalbesteuerten

Seit dem 1. Juli 2022 ist durch Artikel 18, Absätze 2 und 3, des Gesetzesdekrets Nr. 36/2022 die elektronische Rechnungsstellung für Steuerpflichtige unter der Pauschalregelung obligatorisch, deren Einnahmen im Vorjahr 25.000 € überschritten haben. Pauschalbesteuerte, die im Jahr 2021 weniger als 25.000 € verdienten, hatten Anspruch auf eine Übergangsregelung und waren von dieser Anforderung befreit.

Die Übergangsregelung endete 2023, sodass die elektronische Rechnungsstellung mit 1. Januar 2024 vollumfänglich für alle Pauschalbesteuerten verpflichtend wurde, unabhängig von den Vorjahreseinkünften.

Erstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen unter dem Pauschalsteuersystem

Steuerpflichtige, die unter die Pauschalregelung fallen, haben die Wahl zwischen verschiedenen kostenlosen Tools, die die Agenzia delle Entrate zur Verfügung stellt, und kostenpflichtigen Dienstleistungen von Marktanbietern. Die kostenlosen Tools der Agenzia delle Entrate sind:

• Ein webbasiertes Verfahren für die Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen, das über das Portal Fatture e Corrispettivi (Rechnungen und Quittungen) zugänglich ist.
  
• Mit der auf der Website verfügbaren PC-Software können Sie elektronische Rechnungsdateien erstellen und speichern
  
• Eine App namens „FatturAE“, die aus dem Apple Store und Google Play heruntergeladen wird und mit der Sie elektronische Rechnungen übermitteln können
  

Absenderdaten

Nachdem Sie das gewünschte Tool ausgewählt haben, müssen Sie auf der E-Rechnung als Erstes die Absenderdaten eingeben:

• Eingetragener Firmenname, Vor- und Nachname, Anschrift
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (partita IVA)
  
• teuersystem (RF19 für das Pauschalsystem „regime forfettario“)
  
• Sozialversicherungskasse
  

Empfängerdaten

• Eingetragener Firmenname, Vor- und Nachname, Anschrift
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (partita IVA)
  
• Empfängercode oder eindeutiger Code
  
  • Dieser Code ist eines der Schlüsselelemente, die eine elektronische Rechnung von einer Papierrechnung unterscheiden. Es handelt sich dabei um einen eindeutigen Code, der den Empfänger der Rechnung identifiziert und die Zustellung über das SdI-System ermöglicht. Er besteht bei B2B- und B2C-Rechnungen (Rechnungen zwischen zwei Firmen bzw. zwischen einer Firma und einer Privatperson) aus 7 Ziffern und bei Rechnungen der öffentlichen Verwaltung aus 6 Ziffern. Wenn Sie eine Rechnung an eine Privatperson ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausstellen, geben Sie in das Feld „Codice Destinatario“ (Empfängercode) den Standardcode „0000000“ (7 Nullen) ein und tragen lediglich die Steuernummer („Codice Fiscale“) ein. Um den eindeutigen Empfängercode zu finden, können Sie öffentliche Datenbanken wie das IPA-Portal nutzen oder den Kunden bzw. die Kunden direkt fragen. Alternativ können Sie auf der Website der Agenzia delle Entrate unter „Fatture e Corrispettivi“ nach der Empfängernummer von Einzelpersonen und Unternehmen suchen.
    

Rechnungsdaten

• Fortlaufende Nummer: Die fortlaufende Nummerierung wird genauso beibehalten wie bei Papierrechnungen. Auch wenn die vorherige Rechnung in der Nummernfolge eine Papierrechnung war, kann die nächste fortlaufende Nummer für eine E-Rechnung vergeben werden. Es macht bei der Nummerierung keinen Unterschied, ob es sich um eine physische oder eine digitale Rechnung handelt.
  
• Datum
  
• Produkte und Dienstleistungen: Geben Sie die Anzahl der verkauften Einheiten, den Preis und den USt.-Typencode N2.2 an (dieser bezeichnet Artikel, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, da die Pauschalregelung umsatzsteuerbefreit ist).
  
• Zahlungsdaten
  

Virtuelle Stempelsteuer

Für Rechnungen über 77,47 € müssen Pauschalsteuerpflichtige 2 € Stempelsteuer hinzurechnen. Bei Papierrechnungen musste die Stempelsteuer auf jeder Rechnung physisch erhoben werden. In Ihrem persönlichen Dashboard auf der Website der Agenzia delle Entrate finden Sie am Ende jedes Quartals eine Liste der stempelsteuerpflichtigen Rechnungen und den Gesamtbetrag, den Sie entrichten müssen. Sie können bezahlen, indem Sie Ihre Internationale Bankkontonummer (IBAN) angeben oder das F24-Formular verwenden.

Verpflichtende Vermerke

Es gibt einige verpflichtende Vermerke mit vorgeschriebenem Wortlaut, die Pauschalbesteuerte in ihre Rechnungen aufnehmen müssen. Bei den meisten Tools zum Erstellen elektronischer Rechnungen können Sie diese Informationen speichern, damit sie für spätere Rechnungen vorausgefüllt sind.

Diese Vermerke müssen folgenden Wortlaut aufweisen:

• Transaktion ohne Anwendung der Mehrwertsteuer, die gemäß Artikel 1 Absätze 54 bis 89 des Gesetzes Nr. 190 von 2014, aktualisiert durch das Gesetz Nr. 208 von 2015 und das Gesetz Nr. 145 von 2018, getätigt wurde. (auf Italienisch: „Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.“)
  
• Die Gebühr unterliegt nicht der Quellensteuer gemäß Gesetz 190, Artikel 1, Absatz 67, vom 23. Dezember 2014. (auf Italienisch: „Il compenso non è soggetto a ritenute d'acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 comma 67.“)
  

E-Rechnung an Kunden/Kundin übermitteln

Pauschalbesteuerte versenden ihre E-Rechnungen über den Online-Service oder eine spezielle E-Invoicing-Software. Jede fertig ausgestellte E-Rechnung wird von der E-Invoicing-Software in XML konvertiert und an das SdI-System der Finanzbehörde übermittelt. Im SdI wird geprüft, ob sie alle erforderlichen Basisdaten enthält. Sind die Daten falsch oder unvollständig, sendet das SdI eine Benachrichtigung und storniert die Rechnung, die dann neu ausgestellt werden muss. Wenn die Daten korrekt sind, wird die Rechnung direkt an den oder die Empfänger/in gesendet. Der oder die Empfänger/in erhält die Rechnung also nicht von Ihnen, sondern von der Agenzia delle Entrate. Trotzdem ist es ratsam, eine Kopie direkt an den Kunden oder die Kundin zu senden.

Zur Automatisierung dieses Prozesses gibt es einige Tools, wie z. B. Stripe Invoicing. Stripe Invoicing ist eine umfassende, skalierbare Rechnungsplattform, mit der Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden können, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben. Mit Stripe sparen Sie Zeit und erhalten Zahlungen schneller, da in 87 % aller Fälle Stripe-Rechnungen innerhalb von 24 Stunden beglichen werden. Dank der Zusammenarbeit mit externen Partnern können Sie Stripe Invoicing auch für die elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Verpflichtende Aufbewahrung elektronischer Rechnungen für Pauschalbesteuerte

Alle Pauschalbesteuerten sind verpflichtet, ihre E-Rechnungen gesetzeskonform in elektronischer Form abzulegen und aufzubewahren. Artikel 39 des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 verpflichtet sowohl Aussteller/innen als auch Empfänger/innen von elektronischen Rechnungen zur digitalen Aufbewahrung. Rechnungen einfach auf dem Computer zu speichern reicht nicht – es gibt einen gesetzlich vorgeschriebenen Prozess für die digitale Aufbewahrung, der das Drucken und die physische Aufbewahrung der Rechnungen überflüssig macht und das Risiko von Verlust oder Beschädigung verringert. Diese Art der Aufbewahrung wird als „conservazione sostitutiva“ (Ersatzaufbewahrung) bezeichnet, da sie die papiergebundene Archivierung ersetzt.

Die Steuerpflichtigen können die Dienste privater Anbieter, die bei der Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) akkreditiert sind, nutzen und die kostenlose Lösung in Anspruch nehmen, die die Agenzia delle Entrate über das Portal „Fatture e Corrispettivi“ anbietet und die Rechnungen 15 Jahre lang aufbewahrt.

Strafen für verspätete oder nicht eingereichte elektronische Rechnungen von Pauschalsteuerzahler/innen

Bei verspäteter oder nicht erfolgter Übermittlung einer elektronischen Rechnung im Rahmen der Pauschalregelung drohen Strafen zwischen 5 und 10 % des betreffenden Rechnungsbetrags. Wenn der Verstoß für die Ermittlung des Einkommens nicht relevant ist, wird eine Verwaltungsstrafe von mindestens 250 bis maximal 2.000 € verhängt.

Die Fristen 2024 für die Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen sind für Pauschalbesteuerte gleich wie für alle anderen Steuerpflichtige:

• Sofortrechnung: Die Frist für Sofortrechnungen beträgt maximal 12 Tage nach dem Transaktionsdatum.
  
• Aufgeschobene Rechnung: Die Frist für aufgeschobene Rechnungen endet am 15. des Folgemonats nach dem Transaktionsdatum.
  

Die Strafe kann durch die freiwillige Offenlegung („ravvedimento operoso“) erheblich reduziert werden. Dieses Verfahren ermöglicht es Steuerpflichtigen, versäumte oder unzureichende Zahlungen an die Steuerbehörden freiwillig zu korrigieren. Bei Zweifeln empfehlen wir immer, eine kompetente Steuerberatung in Anspruch zu nehmen, um sicherzugehen, dass Sie alle Vorschriften im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung unter der Pauschalsteuerregelung einhalten.