Den 1 januari 2019 blev elektronisk fakturering obligatorisk i Italien, i enlighet med lag nr 205 från 27 december 2017. En elektronisk faktura är ett kommersiellt dokument som skapas digitalt i XML-format enligt riktlinjerna som fastställts av Agenzia delle Entrate (den italienska myndigheten för intäkter). Ordet "digitalt" betyder här att fakturan ursprungligen måste ha skapats i ett digitalt format - inte bara en skannad kopia av en pappersfaktura.

Fram till slutet av 2023 gällde inte obligatorisk elektronisk fakturering för skattesats ("regime forfettario"), men det påverkade de flesta andra skattebetalare. Från och med den 1 januari 2024 blev dock elektronisk fakturering obligatorisk för alla skattebetalare som använder sig av schablonbeskattning.

För att en faktura formellt ska anses ha utfärdats måste elektroniska fakturor skickas till kunderna via Exchange System (SdI, från italienska "Sistema di Interscambio") som drivs av Agenzia delle Entrate. "Utfärdandedatumet" är det datum då fakturan skickas till handelssystemet. I den här artikeln får du veta mer om e-fakturan med schablonbelopp, hur e-fakturor fylls i och påföljderna för sen utfärdande.

Vad innehåller den här artikeln?

• Införande av obligatorisk elektronisk faktura för skattskyldiga som omfattas av schablonbeskattning
  
• Sammanställa och skicka elektroniska fakturor för schablonbeskattning
  
• Obligatorisk lagring av elektroniska fakturor för skattskyldiga med schablonbeskattning
  
• Påföljder för försenad inlämning av elektroniska fakturor för schablonbeskattade skattebetalare
  

Införande av obligatorisk elektronisk fakturering för skattebetalare som omfattas av schablonbeskattning

Från och med den 1 juli 2022 gjorde bestämmelserna i artikel 18.2 och 18.3 i lagdekret nr 36/2022 elektronisk fakturering obligatorisk för skattebetalare med schablonbeskattning vars intäkter översteg 25 000 euro under föregående år. Skattskyldiga med schablonbeskattning som intäkt mindre än 25 000 euro under 2021 var berättigade till en övergångsordning och befriades från detta krav.

Övergångsordningen upphörde 2023 och elektronisk fakturering blev obligatorisk för alla schablonbeskattade skattebetalare från och med den 1 januari 2024 - oavsett intäkter eller ersättning under föregående år.

Sammanställning och utskick av elektroniska skattefakturor för schablonbeskattning

Skattebetalare som omfattas av schablonbeskattningen kan använda olika gratisverktyg som Agenzia delle Entrate tillhandahåller eller betaltjänster som tjänsteleverantörer på marknaden erbjuder. De kostnadsfria verktyg som Agenzia delle Entrate tillhandahåller är följande:

• En webbaserad process för att förbereda och skicka elektroniska fakturor, tillgänglig via portalen Fatture e Corrispettivi (Invoicing and Receipts)
  
• PC-programvara tillgänglig på webbplatsen gör att du kan förbereda och spara elektroniska fakturor
  
• En app som heter "FatturAE" finns tillgänglig i iOS- och Android-butikerna, så att du kan överföra elektroniska fakturor
  

Avsändardata

När du har valt ditt e-faktureringsverktyg eller din programvara för schablonbeskattade skattebetalare är det första avsnittet som ska fyllas i på e-fakturan avsändarinformationen:

• Namn på företaget/ särskilt företagsnamn, för- och efternamn, adress
  
• Momsregistreringsnummer
  
• Skattesats (välj RF19 för schablonskatt)
  
• Medel för social trygghet
  

Uppgifter om mottagare

• Namn på företaget/ särskilt företagsnamn, för- och efternamn, adress
  
• Momsregistreringsnummer
  
• Mottagarkod eller unik kod
  
  • Detta är ett av de viktigaste elementen som skiljer en elektronisk faktura från en pappersfaktura. Det är en kod som identifierar mottagaren av fakturan och hjälper bytessystemet att leverera den. Den består av 7 siffror för business-to-business (B2B) eller business-to-consumer (B2C) fakturor (mellan privata parter) och 6 siffror för fakturor från den offentliga förvaltningen. Om du utfärdar en faktura till en enskild firma utan momsregistreringsnummer anger du standardkoden "0000000" (7 nollor) i fältet "CodiceDestinatario" (Destinationskod) och anger endast "CodiceFiscale" (skattekod). För att hitta en unik kod kan du använda offentliga databaser som t.ex. IPA-portalen (Index of Public Administrations) eller fråga kunden direkt. Alternativt kan du söka efter mottagarkoden för enskilda firmor och företag på Agenzia delle Entrate webbplats under "Fatture e Corrispettivi" (Fakturor och inkomster).
    

Fakturauppgifter

• Sekventiellt nummer: Löpande numrering av fakturor fortsätter precis som för pappersfakturor. Även om tidigare fakturor var på papper kan nästa faktura helt enkelt följa samma löpande numrering, oavsett om det är en fysisk eller elektronisk faktura.
  
• Datum
  
• Produkter och tjänster: Ange antalet sålda enheter, priset och momstypkoden N2.2 (för radposter som inte är momspliktiga, eftersom schablonmetoden är befriad från moms).
  
• Betalningsuppgifter
  

Virtuell stämpelskatt

För fakturor över 77,47 euro måste schablonskattebetalare lägga till 2 euro i stämpelskatt. Med pappersfakturor var du tvungen att fysiskt lägga på stämpelskatten på varje faktura. Med elektronisk fakturering hittar du en lista över fakturor som omfattas av stämpelskatt och det totala belopp som ska betalas i slutet av varje kvartal i din personliga Dashboard på Agenzia delle Entrate webbplats. Du kan betala genom att ange ditt internationella bankkontonummer (IBAN) eller använda formulär F24.

Tillägg av obligatorisk ordalydelse

Det finns vissa obligatoriska formuleringar som skattebetalare som tillämpar schablonbeskattning måste ange i sina fakturor. De flesta verktyg för att skapa elektroniska fakturor för systemet med schablonskatt låter dig spara denna information så att den är förifylld för efterföljande fakturor.

Den obligatoriska formuleringen för dem som omfattas av schablonbeskattningen är

• "Transaktion utan tillämpning av mervärdesskatt, gjord i enlighet med artikel 1, styckena 54 till 89 i lag nr 190 från 2014, uppdaterad genom lag nr 208 från 2015 och lag nr 145 från 2018." (På italienska: "Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.")
  
• "Avgiften är inte föremål för källskatt enligt lag 190, artikel 1, stycke 67 av den 23 december 2014." (På italienska: "Il compenso non è soggetto a ritenute d'acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 komma 67.")
  

Skickar den elektroniska fakturan till klienten

Skattebetalare med schablonbeskattning skickar e-fakturor via onlinetjänsten eller en särskild programvara för e-fakturering. Varje ifylld e-faktura konverteras till XML-format av programvaran för e-fakturering av schablonskatt och skickas sedan till växlingssystemet (SdI). SdI tar emot e-fakturan och kontrollerar att den innehåller alla nödvändiga grunduppgifter. Om uppgifterna är felaktiga skickar SdI en avisering och makulerar fakturan, som då måste utfärdas på nytt. Om uppgifterna är korrekta skickas fakturan direkt till mottagaren. Agenzia delle Entrate ansvarar för att skicka den elektroniska fakturan till kunden, men det är lämpligt att skicka en kopia direkt till kunden.

Vissa verktyg hjälper dig att automatisera faktureringsprocessen, till exempel Stripe Invoicing, en omfattande och skalbar faktureringsplattform som låter dig skapa och skicka både engångsfakturor och återkommande betalningar utan att skriva en enda rad kod. Med Stripe kan du spara tid och få snabbare betalningar, eftersom 87 % av Stripe-fakturorna hämtas in inom 24 timmar. Tack vare samarbete med tredjepartspartner kan du också använda Stripe Invoicing för elektronisk fakturering.

Obligatorisk lagring av elektroniska fakturor för skattebetalare med schablonbeskattning

Alla schablonbeskattade skattebetalare är skyldiga att lagra fakturor digitalt i efterlevnad med juridiska bestämmelser. Enligt artikel 39 i presidentdekret nr 633/1972 är både utfärdare och mottagare av elektroniska fakturor skyldiga att spara dem elektroniskt. Detta innebär inte att de bara ska lagras på en dator - det finns en juridisk process för digital lagring som eliminerar behovet av att skriva ut och lagra fakturor, vilket minskar risken för förlust eller skada. Den här typen av lagring kallas "ersättningsarkivering" ("conservazione sostitutiva") eftersom den ersätter pappersfakturan.

Skattebetalarna kan antingen använda privata operatörer som är ackrediterade som konservatorer hos Agenzia per l'Italia Digitale (AgID, italienska för "Agency for Digital Italy") eller dra nytta av de kostnadsfria lösningar som Agenzia delle Entrate tillhandahåller genom portalen Fatture e Corrispettivi, som arkiverar fakturor i 15 år.

Påföljder för sen eller utebliven inlämning av elektroniska fakturor från schablonbeskattade skattebetalare

Vid försenat eller uteblivet utfärdande av en elektronisk faktura för schablonbeskattningssystemet är skattebetalare föremål för straffavgifter mellan 5 % och 10 % av de felaktigt dokumenterade eller registrerade inkomsterna eller fakturorna. Om överträdelsen inte är relevant för fastställandet av inkomsten tillämpas dock en administrativ avgift på mellan minst 250 euro och högst 2 000 euro.

Tidsfristerna för utfärdande av elektroniska fakturor för schablonbeskattade skattebetalare 2024 är desamma som för andra skattebetalare:

• Omedelbar fakturering: Tidsfrister för omedelbar fakturering är upp till 12 dagar efter transaktionens datum.
  
• Faktura med fördröjd betalning: Faktura med fördröjd betalning ska vara oss tillhanda senast den 15:e dagen i den månad som följer på transaktionen.
  

Påföljden kan minskas kraftigt genom att använda frivillig redovisning ("ravvedimento operoso"), som gör det möjligt för skattebetalare att frivilligt korrigera utelämnade eller otillräckliga betalningar till skattemyndigheterna. För ytterligare frågor rekommenderar vi alltid att du kontaktar din revisor för att säkerställa efterlevnad av skattereglerna med elektronisk fakturering för skattebetalare med schablonbeskattning.