En el Reino Unido, una factura de IVA es un documento oficial que emite una empresa cuando vende bienes o servicios sujetos al impuesto al valor agregado (IVA). Por mandato de la normativa 13 de la Normativa del IVA de 1995, una factura de IVA registra la transacción y detalla el IVA cobrado. Para las empresas, una factura de IVA es un comprobante del IVA que han cobrado a los clientes. Para los compradores, es el comprobante del IVA que han pagado y se puede utilizar para reclamar el IVA a su autoridad fiscal local. Sin ella, ambas partes podrían enfrentarse a multas de HMRC o perder la capacidad de reclamar el IVA.

A continuación, explicaremos qué información debe incluirse en una factura de IVA en el Reino Unido, cómo calcular y mostrar el IVA en las facturas y qué sucede si las facturas con IVA son incorrectas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Quién debe emitir una factura de IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Qué se debe incluir en una factura de IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son los tipos de facturas de IVA?
  
• ¿Cómo se calcula y se muestra el IVA en las facturas?
  
• Cómo mostrar el IVA en la factura
  
• ¿Cuáles son las reglas para facturar ventas exentas de IVA o con tasa cero?
  
• ¿Qué ocurre si las facturas de IVA son incorrectas?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Invoicing
  

¿Quién debe emitir una factura de IVA en el Reino Unido?

Una factura de IVA es un documento comercial oficial que registra una venta, detalla la tasa impositiva aplicable y especifica el IVA exacto cobrado. En el Reino Unido, estás obligado legalmente —y tienes permitido— a emitir una factura de IVA solo si tu empresa está registrada a efectos del IVA ante HMRC.

Esto incluye a las empresas que han superado el límite de IVA del Reino Unido obligatorio de £90,000 en el volumen de negocios sujeto a impuestos móvil de 12 meses, así como a las que operan bajo un registro voluntario.

Tus obligaciones de facturación dependen principalmente de a quién le estés vendiendo:

• Transacciones B2B (Business to Business (B2B)): Al vender bienes o servicios sujetos a impuestos a otra empresa registrada a efectos del IVA, debes emitir una factura de IVA válida dentro de los 30 días posteriores al suministro (o a la fecha de pago) para que tu comprador pueda reclamar el impuesto soportado.
   
  
• Transacciones B2C (Business-to-Consumer): Al vender directamente a los consumidores finales que no pueden reclamar el IVA, por lo general no estás obligado a proporcionar una factura de IVA completa, a menos que el cliente la solicite explícitamente.
  

Además, si realizas transacciones comerciales a nivel internacional o facturas a clientes transfronterizos, la ley del Reino Unido te permite emitir facturas en cualquier moneda (como USD o EUR). Sin embargo, si el suministro tiene lugar dentro del Reino Unido y está sujeto al IVA del Reino Unido, el monto total del IVA por pagar debe seguir mostrándose claramente en GBP (£) en la factura. Puedes convertir el monto del IVA utilizando los tipos de cambio mensuales oficiales de HMRC, el tipo de cambio del mercado en tiempo real en el momento del suministro o una tasa del BCE publicada, siempre que el método elegido se utilice de manera constante.

¿Qué se debe incluir en una factura con IVA en el Reino Unido?

Para cumplir con los requisitos legales, una factura con IVA en el Reino Unido debe incluir detalles específicos, como los siguientes:

• Un número de factura único

• La fecha de emisión

• El devengo del impuesto (la fecha en que se debe pagar el IVA, si es diferente a la fecha de la factura)

• La fecha de suministro (si es diferente a la fecha de emisión)

• El nombre de la empresa, la dirección, la información de contacto y el número de registro a efectos del IVA del proveedor 

• El nombre o nombre comercial y la dirección del cliente

• Una descripción de los bienes o servicios suministrados

• La cantidad de bienes o el alcance de los servicios prestados

• El subtotal, excluyendo el IVA

• La tasa de IVA aplicada (p. ej., 20 %, 5 %, 0 %)

• El monto de IVA cobrado

• El monto total, incluido el IVA

Las facturas simplificadas (p. ej., para montos de £250 o menos) requieren menos detalles, pero de todos modos debes incluir la tasa de IVA y el monto total adeudado.

¿Cuáles son los tipos de facturas con IVA?

En el Reino Unido se utilizan tres tipos principales de facturas de IVA, cada uno adaptado a diferentes tipos de transacción y montos totales. 

• Facturas de IVA completas: Se utilizan para la mayoría de las transacciones entre empresas registradas a efectos del IVA y deben incluir todos los detalles requeridos. 

• Facturas de IVA simplificadas: Se utilizan para transacciones por un total de £250 o menos (incluido el IVA), si la factura no incluye suministros exentos. Las facturas simplificadas pueden contener menos detalles, por lo general la fecha de suministro, una descripción de los bienes o servicios, la tasa impositiva del IVA, el precio con el IVA incluido y el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor.

• Facturas de IVA modificadas: Se utilizan para ventas minoristas superiores a £250 en las que los bienes están sujetos al IVA y deben incluir todos los detalles requeridos.

¿Cómo se calcula y muestra el IVA en las facturas?

Supón que vendes un producto por £100 y el IVA es del 20 %. Primero, divide la tasa de IVA por 100. Luego, multiplica ese número por el monto total adeudado antes del IVA para obtener el monto de IVA adeudado.

£100 x 0.2 = £20

Suma el IVA al subtotal para obtener el precio total que adeuda el cliente.

£100 + £20 = £120

Si ya conoces el precio con IVA incluido y necesitas trabajar hacia atrás, divide el total por la tasa de IVA, más uno.

£120 ÷ 1.2 = £100
£120 - £100 = £20

Si diferentes ítems de la factura tienen diferentes tasas de IVA, sigue estos pasos para cada producto o servicio individualmente y suma todo al final para obtener el total final.

Cómo mostrar el IVA en la factura

Tu factura debe incluir los siguientes detalles en un formato limpio y fácil de leer:

• El subtotal de cada partida o servicio (lo que cuestan antes del IVA)

• La tasa de IVA que aplicaste (p. ej., 20 %, 5 % o 0 % si está exento)

• El monto total de IVA para toda la factura

• El total final (lo que debe el cliente, incluido el IVA)

¿Cuáles son las reglas para facturar ventas exentas de IVA o con tasa cero?

La factura con IVA no es necesaria si todo lo que se vende tiene tasa cero o está exento de IVA. Esto es lo que significa cada uno de estos términos:

• Ventas con tasa cero: El IVA se cobra al 0 %. Los bienes o servicios están sujetos a impuestos, pero no se agrega IVA. Los ejemplos incluyen artículos alimenticios básicos, libros y ropa para niños.

• Ventas exentas de IVA: Los bienes o servicios están fuera del alcance del IVA. No se cobra ni se recupera el IVA. Los ejemplos incluyen servicios financieros, educación y tratamientos médicos.

Cuando facturas ventas exentas de IVA o con tasa cero, las reglas son un poco diferentes a las de las ventas con IVA estándar. Estas facturas de todos modos deben incluir la fecha de la factura, el número de factura único, los detalles del cliente y el nombre de la empresa, la dirección y el número de registro a efectos del IVA de la empresa. También deben incluir un subtotal y un precio final.

La factura debe indicar que la venta tiene tasa cero o está exenta: «suministro con tasa cero» para las ventas con tasa cero y «suministro exento» para las ventas exentas de IVA. En la columna de IVA para las ventas con tasa cero, indica «0 % de IVA». No incluyas una columna de IVA para las ventas exentas.

Aunque estas ventas no incluyen el IVA, la facturación adecuada es importante para el cumplimiento de la normativa durante las auditorías. Proporciona un registro que diferencia entre las ventas con tasa cero y las exentas, que tienen diferentes implicaciones para las declaraciones de IVA. Estas facturas también proporcionan un registro útil para los clientes.

¿Qué pasa si las facturas con IVA son incorrectas?

Si tu factura con IVA es incorrecta, puedes causarte problemas a ti y a tu cliente. Desde el punto de vista empresarial, la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC), la autoridad fiscal del Reino Unido, podría considerar que los errores en las facturas son un incumplimiento y emitir multas, realizar auditorías o retrasar el procesamiento de la declaración del IVA. Del lado del cliente, las facturas incorrectas significan que es posible que no puedan reclamar el IVA de sus compras.

Estos son algunos errores comunes que se deben evitar en las facturas con IVA:

• Cobrar la tasa de IVA incorrecta

• Olvidar detalles de la factura, como tu número de registro a efectos del IVA y la fecha de la factura

• Etiquetar de forma incorrecta partidas como de tasa cero o exentas

• Calcular de forma incorrecta el monto de IVA o los totales

• No conservar las facturas con IVA en los registros durante al menos 6 años

• No enviar la factura con IVA dentro de los 30 días posteriores a la fecha de suministro

Si descubres errores en tus facturas con IVA, no edites la factura original (HMRC no lo permite). En su lugar, emite una nota de crédito para cancelar la factura incorrecta e identifica la factura cancelada por su número de factura. Luego, crea una nueva factura correcta. Comunícate con tu cliente sobre el error y explícale qué estás haciendo para resolverlo. Si el error ya se incluyó en tu declaración de IVA, es posible que debas corregir tu declaración fiscal o ajustar tu próxima declaración.

Para las empresas registradas, los errores persistentes o la falta de cuidado razonable al emitir facturas pueden generar sanciones financieras sustanciales según el marco de verificación de cumplimiento de la normativa de HMRC (Anexo 24). Las sanciones se calculan como un porcentaje de los posibles ingresos perdidos: 

• Errores por descuido: del 15 % al 30 % de la obligación tributaria perdida

• Inexactitudes deliberadas: del 20 % al 70 % de la obligación tributaria perdida

• Inexactitudes ocultadas deliberadamente: del 30 % al 100 % de la obligación tributaria perdida, más los intereses legales y el posible nombramiento público en virtud de las reglas de incumplimiento de HMRC

Para evitar errores futuros, revisa dos veces todas las facturas para asegurarte de que sean exactas y estén completas antes de enviarlas, y tómate el tiempo de comprender cómo se aplican las diferentes tasas de IVA a las ofertas de tu empresa. Además, considera invertir en un software de contabilidad que pueda automatizar los cálculos para garantizar la exactitud matemática. A partir de 2026, las empresas registradas a efectos del IVA deben usar software de contabilidad compatible con Making Tax Digital, y la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas registradas a efectos del IVA a partir de abril de 2029.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra en el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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