Una factura con IVA es un documento oficial que emite una empresa cuando vende bienes o servicios sujetos al impuesto sobre el valor añadido (IVA). Registra la transacción y desglosa el IVA cobrado. Para las empresas, una factura con IVA prueba el IVA que han cobrado a los clientes. Para los compradores, es una prueba del IVA que han pagado y se puede usar para reclamar el IVA a la autoridad fiscal local. Sin ella, ambas partes podrían enfrentarse a problemas de cumplimiento de la normativa o perder beneficios fiscales.

A continuación, explicaremos qué información debe incluirse en una factura con IVA en el Reino Unido, cómo calcular y mostrar el IVA en las facturas y qué ocurre si las facturas con IVA son incorrectas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué debe incluir una factura con IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son los tipos de facturas con IVA?
  
• ¿Cómo se calcula y muestra el IVA en las facturas?
  
• Cómo mostrar el IVA en la factura
  
• ¿Cuáles son las normas para facturar ventas exentas de IVA o con tipo cero?
  
• ¿Qué ocurre si las facturas con IVA son incorrectas?
  

¿Qué debe incluir una factura con IVA en el Reino Unido?

Para cumplir con los requisitos legales, una factura con IVA en el Reino Unido debe incluir detalles específicos, como los siguientes:

• Un número de factura único

• La fecha de emisión

• La fecha de suministro (si es diferente de la fecha de emisión)

• El nombre de la empresa, la dirección, la información de contacto y el número de registro de IVA del proveedor

• El nombre o nombre comercial y la dirección del cliente

• Una descripción de los bienes o servicios suministrados

• La cantidad de bienes o el alcance de los servicios prestados

• El subtotal, IVA excluido

• El tipo de IVA aplicado (p. ej., 20 %, 5 %, 0 %)

• El importe del IVA cobrado

• El importe total, IVA incluido

Las facturas simplificadas (p. ej., para importes inferiores a 250 £) requieren menos datos, pero debes incluir el tipo de IVA y el importe total por pagar.

¿Cuáles son los tipos de facturas con IVA?

En el Reino Unido se utilizan tres tipos principales de facturas con IVA, cada una adecuada para diferentes tipos de transacciones e importes totales.

• Facturas con IVA íntegro: se utilizan para la mayoría de las transacciones entre empresas registradas a efectos de IVA y deben incluir todos los datos obligatorios.

• Facturas de IVA simplificadas: se utilizan para transacciones inferiores a 250 £ (IVA incluido), si la factura no incluye suministros exentos. Las facturas simplificadas pueden contener menos detalles, normalmente solo la fecha de suministro; una descripción de los bienes o servicios; el tipo de IVA; el precio con IVA incluido; y el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor.

• Facturas de IVA modificadas: se utilizan para las ventas minoristas de más de 250 £ en las que los productos están sujetos a IVA y deben incluir todos los detalles requeridos.

¿Cómo se calcula y muestra el IVA en las facturas?

Supongamos que vendes un producto por 100 £ y el IVA es del 20 %. Primero, divide el tipo de IVA por 100. Luego, multiplica ese número por el importe total adeudado antes del IVA para obtener el importe del IVA adeudado.

100 £ x 0,2 = 20 £

Suma el IVA al subtotal para obtener el precio total que debe el cliente.

100 £ + 20 £ = 120 £

Si ya conoces el precio con IVA incluido y necesitas calcular el importe base, divide el total entre el tipo de IVA más uno.

120 £ ÷ 1,2 = 100 £
120 £ - 100 £ = 20 £

Si los distintos conceptos de la factura tienen tipos de IVA diferentes, sigue estos pasos para cada producto o servicio de forma individual y suma todo al final para obtener el total final.

Cómo mostrar el IVA en la factura

Tu factura debe incluir los siguientes datos en un formato sencillo y fácil de leer:

• El subtotal de cada artículo o servicio (lo que cuestan antes del IVA)

• El tipo de IVA que has aplicado (por ejemplo, 20 %, 5 % o 0 % si está exento)

• El importe total del IVA de toda la factura

• El total final (lo que debe el cliente, IVA incluido)

¿Cuáles son las normas para facturar ventas exentas de IVA o con tipo cero?

La factura con IVA no es necesaria si todo lo que se vende tiene un tipo cero o está exento de IVA. Esto es lo que significa cada uno de estos términos:

• Ventas con tipo cero: el IVA se cobra al 0 %. Los bienes o servicios están sujetos a impuestos, pero no se añade el IVA. Algunos ejemplos son los alimentos básicos, los libros y la ropa para niños.

• Ventas exentas de IVA: los bienes o servicios están fuera del ámbito de aplicación del IVA. No se cobra ni se reclama el IVA. Algunos ejemplos son los servicios financieros, la educación y los tratamientos médicos.

Cuando facturas ventas exentas de IVA o con tipo cero, las reglas son ligeramente diferentes de las del impuesto a las ventas con IVA estándar. Estas facturas deben incluir la fecha de la factura; número único de factura; los datos del cliente; y el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal. También deben incluir un subtotal y un precio final.

A continuación, la factura debe indicar que la venta está exenta o con tipo cero: «suministro con tipo cero» para las ventas con tipo cero y «suministro exento» para las ventas exentas de IVA. En la columna del IVA para las ventas con tipo cero, indica «0 % de IVA». No incluyas una columna de IVA para las ventas exentas.

Aunque estas ventas no impliquen IVA, es importante contar con una facturación adecuada para el cumplimiento de la normativa durante las auditorías. Proporciona un registro que diferencia entre las ventas con tasa cero y las exentas, que tienen diferentes implicaciones para las declaraciones del IVA. Estas facturas también proporcionan un registro útil para los clientes.

¿Qué ocurre si las facturas con IVA son incorrectas?

Si tu factura con IVA es incorrecta, puede causar problemas tanto a ti como a tu cliente. Desde el punto de vista comercial, la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC, por sus siglas en inglés), la autoridad impositiva del Reino Unido, podría considerar que los errores en las facturas son un incumplimiento y emitir multas, realizar auditorías o retrasar el procesamiento de la declaración del IVA. En el lado del cliente, las facturas incorrectas significan que es posible que no puedan reclamar el IVA de sus compras.

Estos son algunos errores comunes que se deben evitar en las facturas con IVA:

• Cobrar un tipo de IVA incorrecto

• Olvidar los detalles de la factura, como tu número de registro de IVA y la fecha de la factura

• Etiquetar incorrectamente los artículos como con tasa cero o exentos

• Calcular mal el importe o los totales del IVA

Si descubres errores en tus facturas de IVA, no modifiques la factura original; HMRC no lo permite. En su lugar, emite una nota de crédito para cancelar la factura incorrecta. Identifica la factura cancelada por su número de factura. A continuación, crea la factura nueva correcta. Informa a tu cliente sobre el error y lo que estás haciendo para resolverlo lo antes posible. Si el error ya se ha reflejado en tu declaración del IVA, es posible que debas modificar tu presentación o ajustar tu próxima declaración.

Para evitar errores futuros, vuelve a comprobar la exactitud y la integridad de todas las facturas antes de enviarlas y dedica tiempo a entender cómo se aplican los diferentes tipos de IVA a las ofertas de tu empresa. Además, considera invertir en software de contabilidad que pueda automatizar los cálculos para garantizar la precisión matemática.