En el Reino Unido, una factura de IVA es un documento oficial emitido por una empresa cuando vende bienes o servicios sujetos al impuesto sobre el valor añadido (IVA). Según lo dispuesto por la norma 13 de las Normas del IVA de 1995, una factura de IVA registra la transacción y desglosa el IVA cobrado. Para las empresas, una factura de IVA es el comprobante del IVA que han cobrado a los clientes. Para los compradores, es el comprobante del IVA que han pagado y se puede utilizar para reclamar el IVA a la autoridad fiscal local. Sin ella, ambas partes podrían enfrentarse a sanciones de HMRC o perder la capacidad de reclamar el IVA.

A continuación, explicaremos qué información debe incluirse en una factura con IVA en el Reino Unido, cómo calcular y mostrar el IVA en las facturas y qué ocurre si las facturas con IVA son incorrectas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Quién debe emitir una factura de IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Qué debe incluirse en una factura de IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Cuáles son los tipos de facturas de IVA?
  
• ¿Cómo se calcula y muestra el IVA en las facturas?
  
• Cómo mostrar el IVA en la factura
  
• ¿Cuáles son las normas para facturar ventas exentas de IVA o con tipo cero?
  
• ¿Qué ocurre si las facturas de IVA son incorrectas?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Quién debe emitir una factura de IVA en el Reino Unido?

Una factura de IVA es un documento comercial oficial que registra una venta, detalla el tipo impositivo aplicable y especifica el IVA exacto cobrado. En el Reino Unido, solo tienes la obligación legal (y el permiso) de emitir una factura de IVA si tu empresa está registrada a efectos del IVA en HMRC.

Esto incluye a las empresas que han superado el umbral de IVA obligatorio del Reino Unido de 90.000 £ de facturación gravable en un período continuo de 12 meses, así como a las que operan con registro voluntario.

Tus obligaciones de facturación dependen principalmente de a quién le vendas:

• Transacciones B2B (Business-to-Business): Al vender bienes o servicios sujetos a impuestos a otra empresa registrada a efectos del IVA, debes emitir una factura de IVA válida en un plazo de 30 días a partir de la entrega (o la fecha de pago) para que tu comprador pueda reclamar el impuesto soportado.
   
  
• Transacciones B2C (Business-to-Consumer): Al vender directamente a consumidores finales que no pueden reclamar el IVA, por lo general no estás obligado a proporcionar una factura de IVA completa a menos que el cliente lo solicite explícitamente.
  

Además, si realizas transacciones a nivel internacional o facturas a clientes transfronterizos, la legislación del Reino Unido te permite emitir facturas en cualquier divisa (como USD o EUR). Sin embargo, si la entrega se realiza en el Reino Unido y está sujeta al IVA del Reino Unido, el importe total del IVA a pagar debe seguir mostrándose claramente en GBP (£) en la factura. Puedes convertir el importe del IVA utilizando los tipos de cambio mensuales oficiales de HMRC, el tipo de cambio activo del mercado en el momento de la entrega o un tipo de cambio publicado por el BCE, siempre que el método elegido se utilice de forma coherente.

¿Qué debe incluir una factura con IVA en el Reino Unido?

Para cumplir con los requisitos legales, una factura con IVA en el Reino Unido debe incluir detalles específicos, como los siguientes:

• Un número de factura único

• La fecha de emisión

• El devengo del impuesto (la fecha en que el IVA es exigible, si es diferente de la fecha de la factura)

• La fecha de entrega (si es diferente de la fecha de emisión)

• El nombre de la empresa proveedora, la dirección, la información de contacto y el número de registro a efectos del IVA 

• El nombre o nombre comercial y la dirección del cliente

• Una descripción de los bienes o servicios suministrados

• La cantidad de bienes o el alcance de los servicios prestados

• El subtotal, sin IVA

• El tipo de IVA aplicado (p. ej., 20 %, 5 %, 0 %)

• El importe de IVA cobrado

• El importe total, incluido el IVA

Las facturas simplificadas (p. ej., para importes de 250 £ o inferiores) requieren menos detalles, pero igualmente debes incluir el tipo de IVA y el importe total a pagar.

¿Cuáles son los tipos de facturas con IVA?

En el Reino Unido se utilizan tres tipos principales de facturas de IVA, cada una adaptada a diferentes tipos de transacciones e importes totales. 

• Facturas de IVA completas: Se utilizan para la mayoría de las transacciones entre empresas registradas a efectos del IVA y deben incluir todos los detalles requeridos. 

• Facturas de IVA simplificadas: Se utilizan para transacciones por un total de 250 £ o menos (IVA incluido), si la factura no incluye entregas exentas. Las facturas simplificadas pueden contener menos detalles, normalmente la fecha de entrega, una descripción de los bienes o servicios, el tipo impositivo del IVA, el precio con el IVA incluido y el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor.

• Facturas de IVA modificadas: Se utilizan para las ventas de comercio minorista de más de 250 £ cuando los bienes están sujetos al IVA y deben incluir todos los detalles requeridos.

¿Cómo se calcula y muestra el IVA en las facturas?

Supongamos que vendes un producto por 100 £ y el IVA es del 20 %. Primero, divide el tipo de IVA entre 100. Luego, multiplica ese número por el importe total a pagar antes del IVA para obtener el importe de IVA adeudado.

100 £ x 0,2 = 20 £

Suma el IVA al subtotal para obtener el precio total que debe el cliente.

100 £ + 20 £ = 120 £

Si ya conoces el precio con IVA incluido y necesitas calcular el importe base, divide el total entre el tipo de IVA más uno.

120 £ ÷ 1,2 = 100 £
120 £ - 100 £ = 20 £

Si los distintos conceptos de la factura tienen tipos de IVA diferentes, sigue estos pasos para cada producto o servicio de forma individual y suma todo al final para obtener el total final.

Cómo mostrar el IVA en la factura

Tu factura debe incluir los siguientes detalles en un formato limpio y fácil de leer:

• El subtotal de cada partida o servicio (lo que cuestan antes del IVA)

• El tipo de IVA que has aplicado (p. ej., 20 %, 5 % o 0 % si está exento)

• El importe total de IVA de toda la factura

• El total final (lo que debe el cliente, incluido el IVA)

¿Cuáles son las normas para facturar ventas exentas de IVA o con tipo cero?

La factura con IVA no es necesaria si todo lo que se vende tiene un tipo cero o está exento de IVA. Esto es lo que significa cada uno de estos términos:

• Ventas con tipo cero: el IVA se cobra al 0 %. Los bienes o servicios están sujetos a impuestos, pero no se añade el IVA. Algunos ejemplos son los alimentos básicos, los libros y la ropa infantil.

• Ventas exentas de IVA: los bienes o servicios están fuera del ámbito de aplicación del IVA. No se cobra ni se reclama ningún IVA. Algunos ejemplos son los servicios financieros, la educación y los tratamientos médicos.

Cuando facturas ventas exentas de IVA o con tipo cero, las reglas son ligeramente distintas de las de las ventas con IVA estándar. Estas facturas deben seguir incluyendo la fecha de la factura, un número de factura único, los datos del cliente, así como el nombre de la empresa, la dirección y el número de registro a efectos del IVA. También deben incluir un subtotal y un precio final.

La factura debe indicar que la venta tiene un tipo cero o está exenta: «entrega con tipo cero» para las ventas con tipo cero y «entrega exenta» para las ventas exentas de IVA. En la columna de IVA para las ventas con tipo cero, indica «0 % de IVA». No incluyas una columna de IVA para las ventas exentas.

Aunque estas ventas no conllevan IVA, una facturación adecuada es importante para el cumplimiento de la normativa durante las auditorías. Proporciona un registro que diferencia las ventas con tipo cero de las exentas, que tienen implicaciones diferentes para las declaraciones de IVA. Estas facturas también ofrecen un registro útil para los clientes.

¿Qué ocurre si las facturas con IVA son incorrectas?

Si tu factura con IVA es incorrecta, puede causar problemas tanto a ti como a tu cliente. Desde el punto de vista comercial, la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC, por sus siglas en inglés), la autoridad impositiva del Reino Unido, podría considerar que los errores en las facturas son un incumplimiento y emitir multas, realizar auditorías o retrasar el procesamiento de la declaración del IVA. En el lado del cliente, las facturas incorrectas significan que es posible que no puedan reclamar el IVA de sus compras.

Estos son algunos errores comunes que se deben evitar en las facturas con IVA:

• Cobrar un tipo de IVA incorrecto

• Olvidar detalles de la factura, como el número de registro a efectos del IVA y la fecha de la factura

• Etiquetar incorrectamente partidas como de tipo cero o exentas

• Calcular incorrectamente el importe de IVA o los totales

• No conservar las facturas con IVA en los registros durante al menos 6 años

• No presentar la factura con IVA en los 30 días siguientes a la fecha de entrega

Si descubres errores en tus facturas con IVA, no edites la factura original (HMRC no lo permite). En su lugar, emite una nota de crédito para cancelar la factura incorrecta, identificando la factura cancelada por su número de factura. Luego, crea una factura nueva y correcta. Informa a tu cliente sobre el error y explícale qué vas a hacer para resolverlo. Si el error ya se ha incluido en tu declaración de IVA, es posible que tengas que modificar tu presentación o ajustar tu próxima declaración.

Para las empresas registradas, los errores persistentes o la falta de cuidado razonable al emitir facturas pueden dar lugar a importantes sanciones económicas en virtud del marco de comprobación del cumplimiento de la normativa de HMRC (Anexo 24). Las sanciones se calculan como un porcentaje de los posibles ingresos perdidos: 

• Errores por descuido: del 15 % al 30 % de la obligación fiscal perdida

• Inexactitudes deliberadas: del 20 % al 70 % de la obligación fiscal perdida

• Inexactitudes ocultadas deliberadamente: del 30 % al 100 % de la obligación fiscal perdida, más los intereses legales y la posibilidad de que se hagan públicos los nombres en virtud de las normas de incumplimiento de HMRC

Para evitar futuros errores, comprueba que todas las facturas sean precisas y estén completas antes de enviarlas, y dedica tiempo a comprender cómo se aplican los diferentes tipos de IVA a las ofertas de tu empresa. Además, plantéate invertir en un software de contabilidad que pueda automatizar los cálculos para garantizar la precisión matemática. A partir de 2026, las empresas registradas a efectos del IVA deberán usar un software de contabilidad compatible con Making Tax Digital, y la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas registradas a efectos del IVA a partir de abril de 2029.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica todo el ciclo de facturación, desde el momento de emisión de las facturas hasta la recepción del pago. Tanto si gestionas cobros puntuales como recurrentes, Stripe te ayuda a recibir tu dinero más rápido y optimizar tus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea automáticamente el estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, ayudándote a controlar tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce el plazo medio de cobro (DSO, por las siglas en inglés de «días de ventas pendientes de cobro») y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

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• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de factura alojada por Stripe.

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