I Storbritannien är en momsfaktura ett officiellt dokument som utfärdas av ett företag när det säljer varor eller tjänster som är föremål för mervärdesskatt (moms). Enligt regel 13 i VAT Regulations 1995 registrerar en momsfaktura transaktionen och specificerar den moms som debiterats. För företag är en momsfaktura ett bevis på den moms de har debiterat kunderna. För köpare är det ett bevis på den moms de har betalat, och den kan användas för att återkräva moms från den lokala skattemyndigheten. Utan den kan båda parter drabbas av sanktionsavgifter från HMRC eller förlora möjligheten att återkräva moms.

Nedan förklarar vi vilken information som måste tas med på en momsfaktura i Storbritannien, hur du beräknar och visar moms på fakturor och vad som händer om momsfakturor är felaktiga.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vem måste utfärda en momsfaktura i Storbritannien?
  
• Vad måste inkluderas på en momsfaktura i Storbritannien?
  
• Vilka är de olika typerna av momsfakturor?
  
• Hur beräknar och visar man moms på fakturor?
  
• Så gör man för att visa moms på fakturan
  
• Vilka regler gäller för fakturering av momsfria eller nollklassade försäljningar?
  
• Vad händer om momsfakturor är felaktiga?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vem måste utfärda en momsfaktura i Storbritannien?

En momsfaktura är ett officiellt kommersiellt dokument som registrerar en försäljning, specificerar den tillämpliga skattesatsen och redovisar exakt den moms som debiterats. I Storbritannien är du lagligen skyldig – och tillåten – att utfärda en momsfaktura endast om ditt företag är momsregistrerat hos HMRC.

Detta inkluderar företag som har överskridit det obligatoriska tröskelvärdet för moms i Storbritannien på 90 000 GBP i rullande 12-månaders skattepliktig omsättning, liksom de som verkar under frivillig registrering.

Dina faktureringsskyldigheter beror i första hand på vem du säljer till:

• B2B-transaktioner (Business-to-Business): När du säljer skattepliktiga varor eller tjänster till ett annat momsregistrerat företag måste du utfärda en giltig momsfaktura inom 30 dagar från leveransen (eller betalningsdatumet) så att din köpare kan återkräva den ingående momsen.
   
  
• B2C-transaktioner (Företag-till-konsument): När du säljer direkt till slutkonsumenter som inte kan återkräva moms är du generellt sett inte skyldig att tillhandahålla en fullständig momsfaktura, såvida inte kunden uttryckligen begär det.
  

Om du handlar internationellt eller fakturerar gränsöverskridande kunder tillåter brittisk lag dessutom att du utfärdar fakturor i valfri valuta (till exempel USD eller EUR). Men om leveransen sker inom Storbritannien och är föremål för brittisk moms måste det totala momsbeloppet som ska betalas fortfarande tydligt anges i GBP (£) på fakturan. Du kan konvertera momsbeloppet med hjälp av HMRC:s officiella månatliga växelkurser, live-marknadskursen vid tidpunkten för leveransen eller en publicerad ECB-kurs, förutsatt att den valda metoden används konsekvent.

Vad ska stå på en momsfaktura i Storbritannien?

För att uppfylla lagstadgade krav måste en momsfaktura i Storbritannien innehålla specifika uppgifter, till exempel:

• Ett unikt fakturanummer

• Utfärdandedatumet

• Skattepunkten (datumet då momsen förfaller till betalning, om det skiljer sig från fakturadatumet)

• Leveransdatumet (om det skiljer sig från utfärdandedatumet)

• Leverantörens företagsnamn, adress, kontaktinformation och momsregistreringsnummer 

• Kundens namn eller handelsnamn och adress

• En beskrivning av de levererade varorna eller tjänsterna

• Mängden varor eller omfattningen av de tillhandahållna tjänsterna

• Delsumman, exklusive moms

• Den tillämpade momssatsen (t.ex. 20 %, 5 %, 0 %)

• Det debiterade momsbeloppet

• Det totala beloppet, inklusive moms

Förenklade fakturor (t.ex. för belopp på £250 eller mindre) kräver färre detaljer, men du måste ändå inkludera momssatsen och det totala beloppet som ska betalas.

Vilka typer av momsfakturor finns det?

Tre huvudtyper av momsfakturor används i Storbritannien, var och en anpassad för olika transaktionstyper och totalbelopp. 

• Fullständiga momsfakturor: Dessa används för de flesta transaktioner mellan momsregistrerade företag och måste innehålla alla nödvändiga uppgifter. 

• Förenklade momsfakturor: Dessa används för transaktioner som uppgår till 250 GBP eller mindre (inklusive moms), om fakturan inte innehåller några undantagna varor eller tjänster. Förenklade fakturor kan innehålla färre uppgifter, vanligtvis leveransdatum, en beskrivning av varor eller tjänster, momssatsen, priset inklusive moms samt leverantörens namn, adress och momsregistreringsnummer.

• Modifierade momsfakturor: Dessa används för detaljhandelsförsäljning över 250 GBP där varorna är momspliktiga, och de måste innehålla alla nödvändiga uppgifter.

Hur beräknar och visar man moms på fakturor?

Anta att du säljer en produkt för £100 och momsen är 20 %. Dela först momssatsen med 100. Multiplicera sedan det numret med det totala beloppet som ska betalas före moms för att få det momsbelopp som ska betalas.

£100 x 0,2 = £20

Lägg till momsen i delsumman för att få fram det totala pris som kunden är skyldig.

£100 + £20 = £120

Om du redan känner till priset inklusive moms och behöver ta fram momsen ska du dividera summan med momssatsen, plus en.

£120 ÷ 1,2 = £100
£120 - £100 = £20

Om olika artiklar på fakturan har olika momssatser följer du dessa steg för varje produkt eller tjänst individuellt och lägger ihop allt i slutet för att få den slutliga summan.

Så här anger du moms på fakturan

Din faktura bör inkludera följande detaljer i ett tydligt och lättläst format:

• Delsumman för varje artikel eller tjänst (vad de kostar före moms)

• Momssatsen du har tillämpat (t.ex. 20 %, 5 % eller 0 % om den är undantagen)

• Det totala momsbeloppet för hela fakturan

• Den slutliga totalsumman (vad kunden är skyldig, inklusive moms)

Vilka regler gäller för fakturering av momsfri försäljning eller försäljning med nollskattesats?

En momsfaktura är inte nödvändig om det som säljs är undantaget från skatt. Här är vad var och en av dessa termer betyder:

• Nollskattad försäljning: Moms debiteras med 0 %. Varorna eller tjänsterna är skattepliktiga, men ingen moms läggs till. Exempel inkluderar baslivsmedel, böcker och barnkläder.

• Momsbefriad försäljning: Varorna eller tjänsterna ligger utanför momsens tillämpningsområde. Ingen moms debiteras eller återkrävs. Exempel inkluderar finansiella tjänster, utbildning och medicinska behandlingar.

När du fakturerar momsbefriad eller nollskattad försäljning skiljer sig reglerna något från de som gäller för standard momsförsäljning. Dessa fakturor bör fortfarande inkludera fakturadatum, ett unikt fakturanummer, kundens uppgifter samt företagets namn, adress och momsregistreringsnummer. De bör också inkludera en delsumma och ett slutpris.

Fakturan bör ange att försäljningen är nollskattad eller undantagen: "zero-rated supply" för nollskattad försäljning och "exempt supply" för momsbefriad försäljning. I momskolumnen för nollskattad försäljning anger du "0 % moms". Inkludera inte en momskolumn för momsbefriad försäljning.

Även om dessa försäljningar inte involverar moms är korrekt fakturering viktigt för efterlevnad vid revisioner. Det ger ett underlag som skiljer mellan nollskattad och momsbefriad försäljning, vilket har olika konsekvenser för momsdeklarationer. Dessa fakturor utgör också ett användbart register för kunderna.

Vad händer om momsfakturor är felaktiga?

Om din momsfaktura är felaktig kan det orsaka problem för dig och din kund. På affärssidan kan His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) – den brittiska skattemyndigheten – se fakturafel som bristande efterlevnad och utfärda straffavgifter, genomföra revisioner eller försena behandlingen av din momsdeklaration. På kundsidan innebär felaktiga fakturor att kunderna kanske inte kan kräva tillbaka moms på sina inköp.

Här är några vanliga misstag som du bör undvika på momsfakturor:

• Att debitera fel momssats

• Att glömma fakturadetaljer, till exempel ditt momsregistreringsnummer och fakturadatumet

• Att felmärka artiklar som nollskattade eller undantagna

• Att felberäkna momsbeloppet eller totalsummorna

• Att inte spara momsfakturor i minst 6 år

• Att inte skicka in momsfakturan inom 30 dagar från leveransdatumet

Om du upptäcker fel i dina momsfakturor ska du inte redigera den ursprungliga fakturan (HMRC tillåter inte detta). Utfärda i stället en kreditnota för att makulera den felaktiga fakturan och identifiera den makulerade fakturan genom dess fakturanummer. Skapa sedan en ny, korrekt faktura. Kommunicera med din kund om felet och förklara vad du gör för att lösa det. Om felet redan har kommit med i din momsdeklaration kan du behöva ändra din deklaration eller justera din nästa deklaration.

För registrerade företag kan ihållande fel eller underlåtenhet att iaktta rimlig omsorg vid utfärdande av fakturor utlösa betydande ekonomiska påföljder under HMRC:s ramverk för efterlevnadskontroller (Schedule 24). Påföljderna beräknas som en procentandel av de potentiella förlorade intäkterna: 

• Slarvfel: 15 % till 30 % av den förlorade skatteskulden

• Avsiktliga felaktigheter: 20 % till 70 % av den förlorade skatteskulden

• Avsiktligt dolda felaktigheter: 30 % till 100 % av den förlorade skatteskulden, plus lagstadgad ränta och potentiellt offentliggörande av namnet enligt HMRC:s regler för bristande efterlevnad

För att undvika framtida fel bör du dubbelkolla alla fakturor för korrekthet och fullständighet innan de skickas, och ta dig tid att förstå hur olika momssatser är tillämpliga på ditt företags erbjudanden. Överväg dessutom att investera i bokföringsprogram som kan automatisera beräkningar för att säkerställa matematisk korrekthet. Från och med 2026 måste momsregistrerade företag använda Making Tax Digital-kompatibla bokföringsprogram, och e-fakturering kommer att vara obligatoriskt för alla momsregistrerade företag från april 2029.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.