Mervärdesskatt (moms) är en konsumtionsskatt som tillämpas på varor och tjänster i varje led där värde tillförs, från produktion till distribution. Över 170 länder använder moms, inklusive Storbritannien. Till skillnad från omsättningsskatt, som tas ut först vid den slutliga försäljningen till slutkunden, tas moms ut i hela leveranskedjan.

Moms kan kännas överväldigande för småföretagare i Storbritannien. Oavsett om du har ett nystartat företag eller leder ett växande företag är det viktigt att förstå moms – vad det är, hur det fungerar och vad det innebär för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur påverkar momsen småföretag?
  
• Vilka olika momssystem finns det?
  
• Så här registrerar man sig för moms: En steg-för-steg-guide
  
• Så här upprättar man och lämnar in sin momsdeklaration
  
• Så här hanterar man momskontroller och momsrevisioner
  

Hur påverkar momsen småföretag?

För småföretag kan moms påverka olika aspekter från kassaflöde och prissättning till den dagliga verksamheten. Så här påverkar moms företag:

• Företag måste debitera moms på sina försäljningsfakturor och sedan betala den till staten, ibland innan de får betalning från kunden. Små företag med små marginaler eller långa betalningsvillkor kan behöva planera för att täcka gapet i kassaflödet.

• Företag måste föra detaljerade räkenskaper över alla försäljningar och inköp, lämna in regelbundna momsdeklarationer och hålla sig informerade om eventuella ändringar i skattereglerna. Detta kan vara mycket att hantera för ett litet team, och vissa företag behöver använda bokföringsprogram eller extern hjälp för att hantera allt.

• Små företag med en årlig skattepliktig omsättning under ett visst tröskelvärde kan välja om de vill registrera sig för moms eller inte. Detta kan påverka prissättningsstrategin och den övergripande ekonomin. Att lägga till moms på priserna kan göra varor eller tjänster dyrare för kunderna och påverka försäljningen negativt. Men momsregistrerade företag kan begära tillbaka moms på företagets utgifter, vilket kan motbalansera vissa kostnader.

Vilka olika momssystem finns det?

Det finns flera momssystem som kan hjälpa småföretag att hantera sina momsskyldigheter mer effektivt, beroende på deras storlek och företagsform. Här följer en sammanfattning av de vanligaste momssystemen:

• Standardmoms: Detta är standard för de flesta företag. De betalar moms på sin försäljning och återkräver moms på sina inköp baserat på fakturadatum, oavsett om de har fått betalt eller betalat sina leverantörer.

• Schablonmoms: Detta är utformat för småföretag med en omsättning på upp till 150 000 pund. I stället för att beräkna moms på varje transaktion betalar de en fast procentsats av sin bruttoomsättning. Momsbeloppet varierar beroende på bransch. Även om företag inte kan återkräva moms på inköp (med undantag för vissa anläggningstillgångar), förenklar detta system processen och minskar pappersarbetet.

• Kontantmetoden: Med kontantmetoden betalar företagen moms först när de får betalt av sina kunder och återkräver moms när de betalar sina leverantörer. På så sätt undviks problemet med att betala moms innan man får betalning och det blir lättare att hantera kassaflödet.

• Årlig redovisning: Med årlig redovisning lämnar företagen bara in en momsdeklaration om året, i stället för varje kvartal. De gör en förskottsbetalning baserat på deras beräknade årliga momsskuld, och eventuella skillnader justeras i slutet av året. Detta system kan vara behjälpligt vid företags budgetering och planering men passar kanske inte dem som har fluktuerande omsättning.

• Vinstmarginalsystem: I ett vinstmarginalsystem beräknas momsen på skillnaden mellan inköpspriset och försäljningspriset (vinstmarginalen) istället för på det totala försäljningspriset. Detta kan minska den moms som ska betalas avsevärt, men kräver noggrann bokföring.

• System för detaljhandeln: System för detaljhandeln förenklar beräkningen av moms. Det finns flera typer av system för detaljhandeln, bland annat systemet för försäljningsställen, fördelningssystemet och systemet för direkt beräkning. Vart och ett är utformat för att passa olika typer av detaljhandelsföretag. Dessa system gör det möjligt för företag att beräkna momsen en gång i stället för att hålla reda på momsen för varje enskild försäljning.

Så här registrerar man sig för moms: En steg-för-steg-guide

Så här registrerar man sig för moms.

Kontrollera om du behöver registrera dig

Avgör först om du behöver registrera dig för moms. I Storbritannien är registrering obligatorisk om ditt företags skattepliktiga omsättning under de senaste 12 månaderna överstiger 90 000 GBP eller förväntas överstiga den gränsen under de närmaste 30 dagarna. Om de flesta av dina skattepliktiga varor eller tjänster har en momssats på 0 % kan du vara befriad från registrering. Även om din omsättning understiger tröskelvärdet kan du välja att registrera dig frivilligt. Detta kan gynna dig om du gör affärer med andra momsregistrerade företag.

Samla ihop nödvändig information

Innan du påbörjar registreringen ska du samla alla dina företagsuppgifter på ett och samma ställe. Vilka uppgifter som krävs kan variera beroende på din företagsform (t.ex. enskild firma, kommandit-/handelsbolag, aktiebolag), men du behöver följande för alla företagsformer:

• Bankkontouppgifter

• Din årsomsättning

• Din unika skattebetalarreferens (Unique Taxpayer Reference, UTR) eller ditt nationella socialförsäkringsnummer

• Din självdeklaration

Välj rätt momssystem

Avgör vilket momssystem som passar ditt företag bäst. Alternativen inkluderar schablonmoms, kontantmetoden och årlig redovisning. Rätt system beror på ditt företags typ, storlek och kassaflödesbehov. Undersök varje alternativ så att du kan välja det som är mest fördelaktigt för dig.

Registrera dig online

Storbritannien erbjuder momsregistrering online via myndighetens skatteportal. Logga in eller skapa ett konto om du inte redan har ett. Fyll i det elektroniska momsregistreringsformuläret genom att ange de nödvändiga uppgifterna om företaget och ekonomin.

Skicka in din ansökan

När du har fyllt i all nödvändig information, kontrollera den ifyllda ansökan noggrant så att den är korrekt innan du skickar in den. Du bör få en bekräftelse via e-post på att din ansökan har skickats in.

Få ditt momsregistreringsbevis

När din ansökan har behandlats får du ett momsregistreringsbevis inom 30 arbetsdagar. Intyget bekräftar ditt momsregistreringsnummer, registreringsdatum och innehåller information om när du ska lämna in din första momsdeklaration.

Tillämpa momsfakturering och bokföring

När ditt företag är registrerat ska du ange ditt momsregistreringsnummer på alla fakturor och detaljerat bokföra alla försäljningar och inköp, inklusive den moms som debiteras och betalas. Du behöver också upprätta en korrekt bokföring för att kunna lämna in korrekta momsdeklarationer och undvika påföljder. Din bokföring ska innehålla:

• All försäljning och alla intäkter (inklusive debiterad moms)

• Alla inköp och utgifter (inklusive betald moms)

• Moms på alla varor som importeras eller exporteras

• Eventuella justeringar, rabatter eller återbetalningar

För att förenkla denna process kan du överväga att använda bokföringsprogram som stöder momsefterlevnad.

Lämna in din första momsdeklaration och gör inbetalningar

När du har registrerat dig måste du börja lämna in regelbundna momsdeklarationer (vanligtvis kvartalsvis) och göra momsbetalningar till myndigheterna. Skicka in dessa deklarationer och betalningar i tid för att undvika böter och räntekostnader. Notera de tidsfrister som anges i ditt momsregistreringsbevis.

Så här upprättar man och lämnar in sin momsdeklaration

När du har registrerat dig är det dags att upprätta och skicka in en momsdeklaration. Så här gör du.

Beräkna din momsskuld

Momsdeklarationen visar det momsbelopp som du är skyldig skattemyndigheten (utgående moms) minus den moms som du kan återkräva för dina kostnader i näringsverksamheten (ingående moms). Skillnaden är din momsskuld. Om den utgående momsen överstiger den ingående momsen måste du betala mellanskillnaden till skattemyndigheten. Om den ingående momsen är högre kan du få en återbetalning.

Fyll i din momsdeklaration

Logga in på onlineportalen hos His Majesty's Revenue & Customs (HMRC) för att få tillgång till ditt brittiska momsdeklarationsformulär. I formuläret behöver man vanligtvis ange följande information:

• Total försäljning och inköp (exklusive moms)

• Utgående moms (den moms du har debiterat på försäljningen)

• Ingående moms (den moms du har betalat på dina inköp)

• Eventuella justeringar eller korrigeringar av moms

Följ anvisningarna i formuläret och fyll i varje avsnitt noggrant. Kontrollera att siffrorna stämmer överens med din bokföring avseende momsperioden.

Kontrollera om det finns fel

Dubbelkolla din momsdeklaration och leta efter vanliga misstag som omkastade siffror, felaktiga beräkningar och saknad information. Säkerställ att du använder rätt momssatser och att alla siffror är korrekta. Fel kan leda till straffavgifter eller förseningar i behandlingen av din deklaration.

Lämna in din momsdeklaration online

När du har slutfört och granskat din momsdeklaration skickar du in den online via HMRC-portalen. Efter inlämningen får du en bekräftelse på att din momsdeklaration har lämnats in. Behåll detta meddelande som dokumentation.

Betala eventuell momsskuld

Om du har en momsskuld ska du betala beloppet senast på förfallodagen. De flesta skattemyndigheter erbjuder flera betalningsalternativ, t.ex. autogiro, banköverföring och kreditkort. Sena betalningar kan leda till räntekostnader och straffavgifter. Om du har rätt till en återbetalning kommer den vanligtvis att behandlas automatiskt när din deklaration har granskats.

Så här hanterar man momskontroller och momsrevisioner

Om du är väl förberedd är det enkelt att hantera momskontroller och momsrevisioner. Så här hanterar du dem:

• Var organiserad och tillmötesgående: Upprätta noggrann och korrekt bokföring över all försäljning och alla inköp, momsdeklarationer, fakturor och kvitton. Se till att dina momsdeklarationer är korrekta och lämnas in i tid. Använd bokföringsprogram om det behövs för att hålla bokföringen organiserad och tillgänglig.

• Förstå revisionens omfattning: När du får ett meddelande om en kommande momskontroll eller momsrevision, ta reda på vad skattemyndigheten avser att granska. Detta kan inkludera specifika perioder, transaktionstyper eller metoder för att begära tillbaka moms. Samla ihop relevanta dokument och förbered dig därefter.

• Granska din bokföring i förväg: Innan revisionen ska du göra en intern granskning av din momsbokföring för att säkerställa att allt är i sin ordning. Leta efter eventuella avvikelser eller fel som kan behöva korrigeras. Om du upptäcker några problem, åtgärda dem omedelbart och var beredd på att förklara eventuella avvikelser.

• Samarbeta och kommunicera tydligt: Under revisionen, tillhandahåll den information och de dokument som begärs omgående. Var transparent och tydlig i din kommunikation. Svara på eventuella begäranden om förtydliganden eller ytterligare information.

• Ta hjälp av experter på området om det behövs: Om du är osäker på något i din momsredovisning eller om revisionsförfarandet, överväg att konsultera en skatterådgivare eller revisor. De kan hjälpa dig att förbereda dig, ge professionell vägledning under revisionen och hjälpa till i kommunikationen med skattemyndigheter.

• Åtgärda det som upptäckts snabbt: Efter revisionen kan skattemyndigheten lämna återkoppling eller iakttagelser, inklusive eventuella nödvändiga justeringar eller påföljder. Åtgärda eventuella problem omedelbart för att undvika ytterligare komplikationer och genomför alla rekommenderade ändringar för att förbättra framtida momsefterlevnad.