L'imposta sul valore aggiunto (IVA) è un'imposta sui consumi applicata a beni e servizi in ogni fase in cui viene aggiunto il valore, dalla produzione alla distribuzione. Più di 170 Paesi utilizzano l'IVA, compreso il Regno Unito. A differenza dell'imposta sulle vendite, che viene riscossa solo al momento della vendita al cliente finale, l'IVA viene riscossa lungo tutta la catena di approvvigionamento.

L'IVA può sembrare opprimente per i titolari di piccole imprese nel Regno Unito. Che tu stia avviando una start-up o gestendo un'azienda in crescita, è importante capire l'IVA: che cos'è, come funziona e cosa significa per la tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Qual è l'impatto dell'IVA sulle piccole imprese?
  
• Quali sono i diversi regimi IVA disponibili?
  
• Come registrarsi ai fini dell'IVA: Una guida dettagliata
  
• Come preparare e presentare la dichiarazione IVA
  
• Come gestire le ispezioni e gli audit IVA
  

Qual è l'impatto dell'IVA sulle piccole imprese?

Per le piccole imprese, l'IVA può influire su vari aspetti, dal flusso di cassa, ai prezzi, alle operazioni quotidiane. Ecco come l'IVA influisce sulle attività:

• Le aziende devono addebitare l'IVA sulle fatture di vendita e versarla al governo, a volte prima di ricevere il pagamento dal cliente. Le piccole imprese con margini stretti o pagamenti dilazionati potrebbero trovarsi a dover colmare un buco nel loro flusso di cassa.

• Le aziende devono tenere registri dettagliati di vendite e acquisti, presentare regolarmente dichiarazioni IVA e tenersi informate su eventuali modifiche alle norme fiscali. Questo può essere molto difficile da gestire per un piccolo team e alcune aziende devono utilizzare un software di contabilità o un aiuto esterno per gestire tutto.

• Le piccole imprese con un fatturato annuo imponibile inferiore a una certa soglia possono scegliere se registrarsi o meno ai fini dell'IVA. Ciò può incidere sulla strategia di definizione dei prezzi e sui dati finanziari complessivi. L'aggiunta dell'IVA ai prezzi può rendere beni o servizi più costosi per i clienti e incidere negativamente sulle vendite. Tuttavia, le aziende registrate ai fini IVA possono recuperare l'IVA sulle spese aziendali, il che può aiutare a bilanciare alcuni costi.

Quali sono i diversi regimi IVA disponibili?

Sono disponibili diversi regimi IVA che possono aiutare le piccole imprese a gestire i propri obblighi in materia di IVA in modo più efficace, a seconda delle dimensioni e del tipo di business. Ecco un prospetto dei regimi IVA più comuni:

• IVA standard: Questa è l'impostazione predefinita per la maggior parte delle attività. Le aziende pagano l'IVA sulle vendite e recuperano quella sugli acquisti in base alla data della fattura, a prescindere dai pagamenti effettivi.

• Regime forfettario: È progettato per le piccole imprese con un fatturato fino a 150.000 £. Invece di calcolare l'IVA su ogni transazione, pagano una percentuale fissa del loro fatturato lordo; l'importo dell'IVA varia a seconda del settore. Anche se le aziende non possono recuperare l'IVA sugli acquisti (ad eccezione di alcuni beni strumentali), questo regime semplifica il processo e riduce le pratiche burocratiche.

• Regime di contabilità per cassa: Con il regime di contabilità per cassa, le aziende pagano l'IVA solo quando ricevono il pagamento dai clienti e recuperano l'IVA quando pagano i fornitori. Questo aiuta a evitare il problema di pagare l'IVA prima di ricevere il pagamento e semplifica la gestione del flusso di cassa.

• Regime contabile annuale: Con il regime contabile annuale, le aziende presentano una sola dichiarazione IVA all'anno, invece che ogni trimestre. Effettuano un pagamento anticipato in base all'IVA annuale stimata e le eventuali differenze vengono rettificate alla fine dell'anno. Questo regime può aiutare le aziende con la pianificazione e il budget, ma potrebbe non essere adatto a quelle con fatturato fluttuante.

• Regime di margine: Nell'ambito di un regime di margine, l'IVA è calcolata sulla differenza tra il prezzo di acquisto e il prezzo di vendita (il margine) piuttosto che sul prezzo di vendita pieno. Questo abbassa sensibilmente l'IVA, ma implica una contabilità precisa.

• Regimi di vendita al dettaglio (Retail Schemes): I regimi di vendita al dettaglio semplificano il processo di calcolo dell'IVA. Esistono diversi tipi di regimi di vendita al dettaglio, tra cui il regime del punto vendita (Point of Sale Scheme), il regime di ripartizione (Apportionment Scheme) e il regime di calcolo diretto (Direct Calculation Scheme). Ognuno è progettato per adattarsi a diversi tipi di attività di vendita al dettaglio. Questi regimi consentono alle aziende di calcolare l'IVA una sola volta anziché tenere traccia dell'IVA per ogni singola vendita.

Come registrarsi ai fini dell'IVA: Una guida dettagliata

Ecco come effettuare la registrazione ai fini dell'IVA.

Verifica se devi registrarti

Innanzitutto stabilisci se devi registrarti ai fini dell'IVA. Nel Regno Unito, la registrazione è obbligatoria se il volume d'affari imponibile dell'azienda negli ultimi 12 mesi supera le 90.000 sterline o si prevede che lo supererà nei 30 giorni successivi. Se per la maggior parte dei tuoi beni/servizi imponibili vige un'aliquota IVA pari allo 0%, potresti godere dell'esenzione dalla registrazione. Anche se il tuo fatturato è al di sotto della soglia, puoi scegliere di registrarti volontariamente. Questo potrebbe esserti utile se lavori con altre aziende registrate ai fini IVA.

Raccogli le informazioni necessarie

Prima di avviare il processo di registrazione, raccogli tutti i dati della tua attività in un unico posto. Le informazioni richieste possono variare a seconda della struttura aziendale (ad esempio, impresa individuale, partnership, società a responsabilità limitata), ma per ogni struttura aziendale sono necessarie i dati seguenti:

• Dati del conto bancario

• Il tuo fatturato annuo

• Il tuo numero di riferimento contribuente univoco (UTR) o il tuo numero di previdenza sociale

• La tua dichiarazione di autovalutazione

Scegli il regime IVA giusto

Scegli il regime IVA più adatto alla tua attività. Le opzioni includono il Flat Rate Scheme, il Cash Accounting Scheme e l'Annual Accounting Scheme. Il regime giusto dipende dal tipo di business, dalle dimensioni e dalle esigenze di flusso di cassa. Cerca ogni opzione in modo da poter scegliere quella più vantaggiosa per te.

Registrati online

Il Regno Unito mette a disposizione una procedura di registrazione IVA online tramite il portale fiscale del governo. Accedi o crea un account se non ne hai già uno. Compila il modulo di registrazione IVA online fornendo i dati finanziari e relativi all'attività richiesti.

Invia la tua richiesta

Una volta inserite tutte le informazioni necessarie, esamina attentamente la domanda compilata per verificarne l'accuratezza prima di inviarla. Dovresti ricevere un'e-mail di conferma dell'invio della richiesta.

Ricevi il certificato di partita IVA

Dopo l'elaborazione della domanda, riceverai un certificato di partita IVA entro 30 giorni lavorativi. Il certificato confermerà il numero di partita IVA, la data di registrazione e fornirà i dettagli su quando presentare la prima dichiarazione IVA.

Implementa la fatturazione e la conservazione dei registri IVA

Una volta registrata l'attività, devi indicare il tuo numero di partita IVA su tutte le fatture e tenere registri dettagliati di tutte le vendite e gli acquisti, compresa l'IVA addebitata e pagata. È inoltre necessario tenere registri adeguati per presentare dichiarazioni IVA accurate ed evitare sanzioni. I tuoi registri devono includere:

• Tutte le vendite e le entrate (inclusa l'IVA addebitata)

• Tutti gli acquisti e le spese (compresa l'IVA pagata)

• IVA su tutte le merci importate o esportate

• Eventuali rettifiche, sconti o rimborsi

Per semplificare la procedura, ti consigliamo di utilizzare un software di contabilità che supporti la conformità IVA.

Presenta la tua prima dichiarazione IVA ed effettua pagamenti

Dopo la registrazione, dovrai iniziare a presentare regolarmente le dichiarazioni IVA (in genere su base trimestrale) e a effettuare pagamenti IVA al governo. Invia le dichiarazioni e i pagamenti in tempo, per evitare sanzioni e interessi. Prendi nota delle scadenze previste dal tuo certificato di partita IVA.

Come preparare e presentare la dichiarazione IVA

Una volta effettuata la registrazione, è il momento di preparare e presentare una dichiarazione IVA. Ecco come fare.

Calcola l'IVA dovuta

La dichiarazione IVA mostra l'importo dell'IVA dovuta all'autorità fiscale (IVA a debito) meno l'IVA che puoi recuperare sulle spese della tua attività (IVA a credito). La differenza sta nell'IVA dovuta. Se l'IVA a debito supera l'IVA a credito, dovrai pagare la differenza all'autorità fiscale. Se l'IVA a credito è più alta, potresti ricevere un rimborso.

Completa il modulo di dichiarazione IVA

Accedi al portale online dell'Her Majesty's Revenue & Customs (HMRC) per accedere al modulo di dichiarazione IVA del Regno Unito. Il modulo in genere richiede le seguenti informazioni:

• Vendite e acquisti totali (IVA esclusa)

• IVA a debito (l'IVA che hai addebitato sulle vendite)

• IVA a credito (l'IVA che hai pagato sugli acquisti)

• Eventuali rettifiche o correzioni IVA

Segui le istruzioni sul modulo e compila ogni sezione con attenzione. Assicurati che le cifre corrispondano a quelle registrate durante il periodo IVA.

Verifica la presenza di errori

Ricontrolla la tua dichiarazione IVA per verificare la presenza di errori comuni come numeri trasposti, calcoli errati e informazioni mancanti. Assicurati che le aliquote IVA applicate siano corrette e che tutti i dati siano accurati. Gli errori possono portare a penali o ritardi nell'elaborazione della dichiarazione.

Presenta la dichiarazione IVA online

Una volta compilata e verificata la tua dichiarazione IVA, inviala online tramite il portale HMRC. Dopo l'invio, riceverai la conferma che la dichiarazione IVA è stata presentata correttamente. Conserva questo avviso nei tuoi archivi.

Paga l'IVA dovuta

Se hai un debito IVA, paga l'importo entro la data di scadenza. Gran parte delle autorità fiscali fornisce diverse opzioni di pagamento come l'addebito diretto, il bonifico bancario e la carta di credito. I ritardi nei pagamenti possono comportare l'addebito di interessi e sanzioni. Se ti è dovuto un rimborso, di solito verrà elaborato automaticamente una volta esaminata la tua dichiarazione.

Come gestire le ispezioni e gli audit IVA

Con una preparazione adeguata, affrontare ispezioni e audit IVA diventa un processo agevole. Ecco come gestirli:

• Mantieni l'organizzazione e la conformità: Conserva registri accurati di vendite, acquisti, dichiarazioni IVA, fatture e ricevute. Assicurati che le dichiarazioni IVA siano accurate e presentate entro i tempi previsti. Utilizza un software di contabilità, se necessario, per mantenere registri organizzati e accessibili.

• Comprendi l'ambito dell'audit: Quando ti viene notificato l'arrivo di un'ispezione o di una verifica dell'IVA, scopri cosa intende esaminare l'autorità fiscale. Ad esempio, si tratta di periodi, tipi di transazioni o pratiche specifiche di recupero dell'IVA. Raccogli i documenti pertinenti e preparati di conseguenza.

• Rivedi i tuoi record in anticipo: Prima dell'audit, esegui una revisione interna dei tuoi registri IVA per assicurarti che tutto sia in ordine. Cerca eventuali discrepanze o errori che potrebbero essere corretti. Se noti problemi, risolvili prontamente e sii pronto a spiegare eventuali anomalie.

• Collabora e comunica chiaramente: Durante l'audit, fornisci tempestivamente le informazioni e i documenti richiesti. Assicurati che le tue comunicazioni siano limpide e trasparenti. Rispondi a eventuali richieste di chiarimenti o informazioni aggiuntive.

• Rivolgiti a un professionista, se necessario: In caso di dubbi su qualsiasi aspetto dei registri IVA o della procedura di audit, ti consigliamo di rivolgerti a un commercialista o a un consulente fiscale. Possono aiutarti a prepararti, fornire una guida esperta durante l'ispezione e aiutarti a comunicare con le autorità fiscali.

• Affronta tempestivamente i risultati: Al termine dell'audit, l'autorità fiscale potrebbe fornire feedback o conclusioni, tra cui eventuali rettifiche o sanzioni. Risolvi tempestivamente eventuali problemi per evitare ulteriori complicazioni e implementa le modifiche consigliate per migliorare la conformità futura all'IVA.