Belasting over de toegevoegde waarde (btw) is een verbruiksbelasting die wordt geheven op goederen en diensten in elke fase waarin waarde wordt toegevoegd, van productie tot distributie. Meer dan 170 landen gebruik maken van btw, met inbegrip van het Verenigd Koninkrijk. In tegenstelling tot een omzetbelasting, die pas bij de uiteindelijke verkoop aan de eindafnemer wordt geïnd, wordt de btw in de hele toeleveringsketen geïnd.

De btw kan voor kleine ondernemers in het Verenigd Koninkrijk soms erg zwaar zijn. Of je nu een startup start of een groeiende onderneming runt, begrip van btw is belangrijk - wat het is, hoe het werkt en wat het betekent voor je bedrijf.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de gevolgen van btw voor kleine bedrijven?
  
• Wat zijn de verschillende btw-regelingen die beschikbaar zijn?
  
• Hoe registreer je je voor btw: Een stap-voor-stap handleiding
  
• Hoe je je btw-aangifte voorbereidt en indient
  
• Hoe om te gaan met btw-inspecties en -audits
  

Welke gevolgen heeft de btw voor kleine bedrijven?

Voor kleine bedrijven kan btw gevolgen hebben voor verschillende aspecten, van cashflow en tarieven tot dagelijkse activiteiten. De gevolgen van btw voor bedrijven zijn als volgt:

• Bedrijven moeten btw in rekening brengen op hun verkoopfacturen en deze vervolgens aan de overheid betalen, soms voordat ze een betaling van de klant ontvangen. Kleine bedrijven met krappe marges of lange betalingstermijnen moeten mogelijk een gat in de cashflow opvangen.

• Bedrijven moeten een gedetailleerde administratie bijhouden van alle verkopen en aankopen, regelmatig btw-aangiften indienen en op de hoogte blijven van eventuele wijzigingen in de belastingregels. Dit kan veel zijn voor een klein team, en sommige bedrijven moeten boekhoudsoftware of hulp van buitenaf gebruiken om alles te beheren.

• Kleine bedrijven met een jaarlijkse belastbare omzet onder een bepaalde drempel kunnen kiezen of ze zich al dan niet registreren voor btw. Dit kan gevolgen hebben voor de prijsstrategie en de algehele financiële gegevens. Als je btw toevoegt aan prijzen, kunnen goederen en diensten duurder worden voor klanten en hebben ze een negatief effect op de verkoop. Maar bedrijven met een btw-registratie kunnen de btw op zakelijke uitgaven terugvorderen, wat kan helpen om sommige kosten in evenwicht te brengen.

Welke btw-regelingen zijn er?

Er zijn verschillende btw-regelingen beschikbaar die kleine bedrijven kunnen helpen hun btw-verplichtingen effectiever te beheren, afhankelijk van hun grootte en bedrijfstype. Hier vind je een overzicht van de meest gangbare btw-regelingen:

• Standaard btw: Dit is de standaardwaarde voor de meeste bedrijven. Ze betalen btw over hun verkopen en vorderen de btw op hun aankopen terug op basis van de factuurdatum, ongeacht of ze zijn betaald of hun leveranciers hebben betaald.

• Forfaitaire regeling: Dit is bedoeld voor kleine bedrijven met een omzet tot £ 150,000. In plaats van btw te berekenen over elke transactie, betalen ze een vast percentage van hun bruto-omzet; het btw-bedrag verschilt per branche. Hoewel bedrijven de btw op aankopen niet kunnen terugvorderen (met uitzondering van bepaalde kapitaalgoederen), vereenvoudigt deze regeling het proces en vermindert het papierwerk.

• Kasboekhoudregeling: Met de kasboekhoudregeling betalen bedrijven alleen btw wanneer ze betalingen van hun klanten ontvangen en vragen ze btw terug wanneer ze hun leveranciers betalen. Zo hoef je geen btw te betalen voordat je de betaling ontvangt en kun je de cashflow eenvoudiger beheren.

• Jaarlijks boekhoudregeling Met de Jaarlijkse boekhoudregeling doen bedrijven slechts één btw-aangifte per jaar, in plaats van elk kwartaal. Ze doen één voorschot op basis van hun geschatte jaarlijkse btw-plicht. Eventuele verschillen worden aan het eind van het jaar aangepast. Deze regeling kan bedrijven helpen bij budgettering en planning, maar is mogelijk niet geschikt voor bedrijven met fluctuerende omzet.

• Margeregeling: Bij een margeregeling wordt de btw berekend over het verschil tussen de aankoopprijs en de verkoopprijs (de marge) in plaats van over de volledige verkoopprijs. Dit kan de verschuldigde btw aanzienlijk verminderen, maar vereist een strikte registratie.

• Detailhandelregelingen: Rdetailhandelregelingen vereenvoudigen het btw-berekeningsproces. Er zijn verschillende soorten detailhandelsregelingen, waaronder de POS-regeling, de verdelingsregeling en de directe berekeningsregeling. Elk is ontworpen voor verschillende soorten detailhandelsbedrijven. Met deze regelingen kunnen bedrijven de btw één keer berekenen in plaats van de btw voor elke afzonderlijke verkoop bij te houden.

Registratie voor btw: Een stap-voor-stap handleiding

Zo registreer je je voor btw.

Controleer of je je moet registreren

Bepaal eerst of je je moet registreren voor btw. In het Verenigd Koninkrijk is registratie verplicht als de belastbare omzet van je bedrijf in de afgelopen 12 maanden hoger is dan £ 90.000 of naar verwachting in de komende 30 dagen zal worden overschreden. Als voor de meeste van je belastbare goederen of diensten een btw-tarief van 0% geldt, ben je mogelijk vrijgesteld van registratie. Ook als je omzet onder de drempel ligt, kun je ervoor kiezen om je vrijwillig aan te melden. Dit kan nuttig zijn als je samenwerkt met andere bedrijven met een btw-registratie.

Verzamel de nodige informatie

Voordat je begint aan het registratieproces, moet je al je bedrijfsgegevens op één plek verzamelen. De vereiste informatie kan verschillen afhankelijk van je bedrijfsstructuur (bijv. eenmanszaak, maatschap, commanditaire vennootschap), maar voor elke bedrijfsstructuur heb je het volgende nodig:

• Bankrekeninggegevens

• Je jaaromzet

• Je unieke belastingbetalerreferentie (UTR) of burgerservicenummer

• Je Self Assessment rendement

Kies de juiste btw-regeling

Bepaal welke btw-regeling het beste bij je bedrijf past. Opties zijn onder meer de forfaitaire regeling, de kasboekhoudregeling en de jaarlijkse boekhoudregeling. De juiste regeling hangt af van je bedrijfstype, grootte en cashflowbehoeften. Onderzoek elke optie, zodat je de optie kunt kiezen die voor je het meest voordelig is.

Registreer online

Het Verenigd Koninkrijk biedt een online btw-registratie aan via het belastingportaal van de overheid. Meld je aan of maak een account aan als je dat nog niet hebt. Vul het online btw-registratieformulier in door de vereiste zakelijke en financiële gegevens op te geven.

Je aanvraag indienen

Zodra je alle benodigde informatie heeft ingevuld, controleert je je ingevulde aanvraag zorgvuldig op juistheid voordat je deze indient. Je ontvangt een bevestigingsmail dat je aanvraag is ingediend.

Ontvang een bewijs van btw-registratie

Nadat je aanvraag is verwerkt, ontvang je binnen 30 werkdagen een bewijs van btw-registratie. Het certificaat bevestigt je btw-registratienummer en registratiedatum, en geeft informatie over wanneer je je eerste btw-aangifte moet indienen.

Btw-facturatie en -administratie implementeren

Zodra je bedrijf is geregistreerd, moet je je btw-nummer op alle facturen vermelden en een gedetailleerde administratie bijhouden van alle verkopen en aankopen, inclusief de in rekening gebrachte en betaalde btw. Je moet ook een goede administratie bijhouden om nauwkeurige btw-aangiften in te dienen en boetes te voorkomen. Je gegevens moeten het volgende bevatten:

• Alle verkopen en inkomsten (inclusief de in rekening gebrachte BTW)

• Alle aankopen en uitgaven (inclusief de betaalde BTW)

• BTW op geïmporteerde of geëxporteerde goederen

• Eventuele aanpassingen, kortingen of terugbetalingen

We raden je aan om boekhoudsoftware te gebruiken die btw-compliance ondersteunt om dit proces te vereenvoudigen.

Je eerste btw-aangifte indienen en betalen

Na registratie moet je regelmatig btw-aangifte doen (meestal elk kwartaal) en btw afdragen aan de overheid. Doe deze aangiften en betalingen op tijd om boetes en rentelasten te voorkomen. Houd rekening met de deadlines die op je btw-registratiebewijs staan.

Hoe bereid je je btw-aangifte voor en dien je deze in

Nadat je bent geregistreerd, is het tijd om een btw-aangifte voor te bereiden en in te dienen. Hier lees je hoe je dit doet.

Je btw-plicht berekenen

Op de btw-aangifte staat het btw-bedrag dat je verschuldigd bent aan de Belastingdienst (output-btw) minus de btw die je kunt terugvragen over je bedrijfskosten (voorbelasting). Het verschil is je btw-plicht. Als je output-btw hoger is dan je input-btw, moet je het verschil betalen aan de belastingdienst. Als je btw hoger is, krijg je mogelijk geld terug.

Je btw-aangifteformulier invullen

Meld je aan bij het online portaal van His Majesty's Revenue & Customs (HMRC) om toegang te krijgen tot je btw-aangifteformulier in het VK. Het formulier vereist doorgaans dat je de volgende informatie verstrekt:

• Totale in- en verkoop (exclusief BTW)

• Output-btw (de btw die je in rekening hebt gebracht op verkopen)

• Voorbelasting (de btw die je hebt betaald op aankopen)

• Eventuele btw-aanpassingen of -correcties

Volg de aanwijzingen op het formulier en vul elke sectie zorgvuldig in. Zorg ervoor dat je cijfers overeenkomen met de gegevens die je gedurende de btw-periode hebt bijgehouden.

Controleren op fouten

Controleer je btw-aangifte nogmaals op veelgemaakte fouten, zoals omgezette getallen, onjuiste berekeningen en ontbrekende informatie. Zorg ervoor dat je de juiste btw-tarieven gebruikt en dat alle cijfers correct zijn. Fouten kunnen leiden tot boetes of vertragingen bij het verwerken van je retourzending.

Doe online aangifte

Zodra je je btw-aangifte hebt ingevuld en gecontroleerd, dien je deze online in via het HMRC-portaal. Na het indienen krijg je een bevestiging dat je btw-aangifte succesvol is ingediend. Bewaar deze kennisgeving voor je administratie.

Verschuldigde btw betalen

Als je btw verschuldigd bent, betaal het bedrag dan vóór de vervaldatum. De meeste belastingdiensten bieden verschillende betaalmogelijkheden, zoals automatische incasso, bankoverschrijving en creditcard. Te late betalingen kunnen leiden tot rentelasten en boetes. Als je een terugbetaling verschuldigd bent, wordt deze meestal automatisch verwerkt zodra je retourzending is beoordeeld.

Omgaan met btw-inspecties en -audits

Als je goed voorbereid bent, is het afhandelen van btw-inspecties en -audits een eenvoudig proces. Ga als volgt te werk om ze te beheren:

• Blijf georganiseerd en compliant: Houd een grondige, nauwkeurige administratie bij van alle verkopen, aankopen, btw-aangiften, facturen en ontvangstbewijzen. Zorg dat je btw-aangiften correct zijn en op tijd worden ingediend. Gebruik indien nodig boekhoudsoftware om georganiseerde, toegankelijke records bij te houden.

• Begrijp de reikwijdte van de audit: Wanneer je op de hoogte wordt gebracht van een aanstaande btw-controle of -audit, moet je nagaan wat de belastingdienst van plan is te controleren. Het kan hierbij gaan om specifieke perioden, transactietypen of om btw-terugvorderingspraktijken. Verzamel de relevante documenten en bereid je dienovereenkomstig voor.

• Controleer je gegevens van tevoren: Voer vóór de audit een interne controle uit van je btw-administratie om er zeker van te zijn dat alles in orde is. Zoek naar eventuele discrepanties of fouten die mogelijk moeten worden gecorrigeerd. Als je problemen opmerkt, pak ze dan onmiddellijk aan en wees klaar om eventuele afwijkingen uit te leggen.

• Werk samen en communiceer duidelijk: Verstrek tijdens de audit de gevraagde informatie en documenten snel. Wees transparant en duidelijk in je communicatie. Reageer op eventuele verzoeken om verduidelijking of aanvullende informatie.

• Zoek indien nodig professionele hulp: Als je niet zeker bent over een aspect van je btw-administratie of het auditproces, raden we je aan een belastingadviseur of boekhouder te raadplegen. Zij kunnen je helpen bij de voorbereiding, deskundige begeleiding bieden tijdens de inspectie en helpen bij de communicatie met de belastingdienst.

• Pak bevindingen onmiddellijk aan: Na de controle kan de Belastingdienst feedback of bevindingen geven, inclusief eventuele aanpassingen of boetes. Los eventuele problemen direct aan om verdere complicaties te voorkomen en implementeer de aanbevolen wijzigingen om de btw-compliance in de toekomst te verbeteren.