El impuesto al valor añadido (IVA) es un impuesto al consumo que se aplica a los bienes y servicios en cada etapa en la que se añade valor, desde la producción hasta la distribución. Más de 170 países utilizan el IVA, incluido el Reino Unido. A diferencia del impuesto sobre las ventas, que se recauda únicamente en la venta final al cliente final, el IVA se recauda a lo largo de toda la cadena de suministro.

El IVA puede resultar abrumador para los propietarios de pequeñas empresas en el Reino Unido. Tanto si estás iniciando una startup como gestionando una empresa en crecimiento, es importante entender el IVA: qué es, cómo funciona y qué significa para tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo afecta el IVA a las pequeñas empresas?
  
• ¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles?
  
• Cómo registrarse a efectos del IVA: Una guía paso a paso
  
• Cómo preparar y presentar la declaración del IVA
  
• Cómo gestionar las inspecciones y auditorías del IVA
  

¿Cómo afecta el IVA a las pequeñas empresas?

Para las pequeñas empresas, el IVA puede afectar a varios aspectos, desde el flujo de caja y los precios hasta las operaciones cotidianas. Así es como afecta el IVA a las empresas:

• Las empresas deben cobrar el IVA en sus facturas de venta y luego pagarlo al gobierno, a veces antes de recibir el pago del cliente. Las pequeñas empresas con márgenes ajustados o plazos de pago largos posiblemente necesiten un plan para cubrir un déficit de flujo de caja.

• Las empresas deben llevar un registro detallado de todas las ventas y compras, presentar declaraciones periódicas del IVA y mantenerse informadas de cualquier cambio en las normas fiscales. Esto puede ser mucho para un equipo pequeño y algunas empresas necesitan usar software de contabilidad o ayuda externa para administrar todo.

• Las pequeñas empresas con una facturación anual sujeta a impuestos por debajo de un determinado umbral pueden elegir si se registran o no a efectos del IVA. Esto puede afectar a la estrategia de precios y a las finanzas generales. Añadir el IVA a los precios puede encarecer los bienes o servicios para los clientes y afectar negativamente a las ventas. Sin embargo, las empresas registradas a efectos de IVA pueden reclamar el IVA sobre los gastos de la empresa, lo que puede ayudar a equilibrar algunos costes.

¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles?

Existen varios regímenes de IVA que pueden ayudar a las pequeñas empresas a gestionar sus obligaciones en materia de IVA de manera más eficaz, dependiendo de su tamaño y tipo de empresa. A continuación te ofrecemos un desglose de los regímenes de IVA más comunes:

• IVA estándar: Es el predeterminado para la mayoría de las empresas. Pagan el IVA sobre las ventas y desgravan el IVA sobre las compras en función de la fecha de facturación, independientemente de si han cobrado o han pagado a sus proveedores.

• Régimen de tarifa plana: Está diseñado para pequeñas empresas con una facturación de hasta 150.000 £. En lugar de calcular el IVA de cada transacción, pagan un porcentaje fijo de su facturación bruta; el importe del IVA varía según el sector. Si bien las empresas no pueden reclamar el IVA de las compras (excepto para ciertos bienes de capital), este esquema simplifica el proceso y reduce los trámites burocráticos.

• Esquema de contabilidad de caja: Con el sistema de contabilidad de caja, las empresas pagan el IVA solo cuando reciben el pago de sus clientes y reclaman el IVA cuando pagan a sus proveedores. Esto ayuda a evitar el problema de tener que pagar el IVA antes de recibir el pago y facilita la gestión del flujo de caja.

• Esquema de contabilidad anual: Con el esquema de contabilidad anual, las empresas envían solo una declaración del IVA al año, en vez de cada trimestre. Realizan un pago por adelantado en función de su cuota anual estimada de IVA y las posibles diferencias se ajustan a final de año. Este plan puede ayudar a las empresas a presupuestar y planificar, pero puede no ser adecuado para las que tienen un volumen de negocio fluctuante.

• Esquema de margen: En un esquema de margen, el IVA se calcula sobre la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta (el margen), en lugar de sobre el precio de venta total. Esto puede reducir sustancialmente el IVA a pagar, pero requiere un estricto mantenimiento de registros.

• Esquemas de venta al por menor: Los sistemas de venta al por menor simplifican el proceso de cálculo del IVA. Existen varios tipos de sistemas de venta al por menor, entre los que se incluyen el sistema de punto de venta, el sistema de prorrateo y el sistema de cálculo directo. Cada uno está diseñado para adaptarse a diferentes tipos de negocios minoristas. Estos esquemas permiten a las empresas calcular el IVA una vez en lugar de hacer un seguimiento del IVA para cada venta individual.

Cómo registrarse a efectos del IVA: Una guía paso a paso

A continuación, te explicamos cómo registrarte a efectos del IVA.

Comprueba si tienes que registrarte

En primer lugar, determina si necesitas registrarte para el IVA. En el Reino Unido, el registro es obligatorio si la facturación imponible de tu empresa en los últimos 12 meses supera las 90.000 £ o si se prevé que la superará en los próximos 30 días. Si la mayoría de tus bienes o servicios sujetos a impuestos tienen un tipo de IVA del 0 %, podrías estar exento de registrarte. Incluso si tu facturación está por debajo del umbral, puedes optar por registrarte voluntariamente. Esto podría beneficiarte si trabajas con otras empresas registradas a efectos de IVA.

Reúne la información necesaria

Antes de comenzar el proceso de registro, reúne todos los datos de tu empresa en un solo lugar. La información requerida puede variar en función de la estructura de tu empresa (p. ej., empresario individual, sociedad colectiva, sociedad limitada), pero para cualquier estructura empresarial necesitarás lo siguiente:

• Datos de la cuenta bancaria

• Tu facturación anual

• Tu número de identificación fiscal único (UTR) o número de la Seguridad Social

• Tu devolución de autoliquidación

Elige el régimen de IVA adecuado

Decide qué régimen de IVA se adapta mejor a tu empresa. Las opciones incluyen el esquema de tarifa plana, el esquema de contabilidad de caja y el esquema de contabilidad anual. El esquema adecuado dependerá del tipo de negocio, el tamaño y las necesidades de flujo de caja. Investiga cada opción para que puedas elegir la que sea más beneficiosa para ti.

Regístrate en línea

El Reino Unido ofrece un proceso de registro del IVA en Internet a través del portal fiscal de la administración. Inicia sesión o crea una cuenta si aún no tienes una. Rellena el formulario de registro del IVA en Internet proporcionando los datos empresariales y financieros necesarios.

Envía tu solicitud

Una vez que hayas completado toda la información necesaria, revisa cuidadosamente tu solicitud completada para verificar su precisión antes de enviarla. Deberías recibir un correo electrónico de confirmación indicando que se ha enviado tu solicitud.

Recibe tu certificado de registro de IVA

Una vez procesada tu solicitud, recibirás un certificado de registro de IVA en un plazo de 30 días hábiles. El certificado confirmará tu número de registro de IVA, la fecha de registro y te proporcionará detalles sobre cuándo debes presentar tu primera declaración de IVA.

Implementa la facturación del IVA y el mantenimiento de registros

Una vez que tu empresa esté registrada, debes incluir tu número de IVA en todas las facturas y llevar un registro detallado de todas las ventas y compras, incluido el IVA cobrado y pagado. También debes mantener registros adecuados para presentar declaraciones de IVA precisas y evitar sanciones. Tus registros deben incluir lo siguiente:

• Todas las ventas e ingresos (incluido el IVA cobrado)

• Todas las compras y gastos (incluido el IVA pagado)

• El IVA sobre cualquier mercancía importada o exportada

• Cualquier ajuste, descuento o reembolso

Para simplificar este proceso, considera la posibilidad de usar un software de contabilidad que admita el cumplimiento de la normativa en materia de IVA.

Presenta tu primera declaración del IVA y efectúa los pagos

Después de registrarte, tendrás que empezar a presentar declaraciones de IVA periódicas (normalmente trimestrales) y a pagar el IVA al gobierno. Envía estas declaraciones y pagos a tiempo para evitar multas y cargos por intereses. Toma nota de los plazos que te indica tu certificado de registro de IVA.

Cómo preparar y presentar la declaración del IVA

Una vez que te hayas registrado, es hora de preparar y presentar una declaración del IVA. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

Calcula tu obligación de pagar el IVA

La declaración del IVA muestra el importe del IVA que debes a la autoridad fiscal (IVA repercutido) menos el IVA que puedes reclamar sobre los gastos de tu empresa (IVA soportado). La diferencia es tu obligación de pagar el IVA. Si el IVA repercutido supera el IVA soportado, tendrás que pagar la diferencia a la autoridad fiscal. Si el IVA soportado es superior, es posible que recibas un reembolso.

Completa el formulario de declaración del IVA

Inicia sesión en el portal en Internet de His Majesty's Revenue & Customs (HMRC) para acceder a tu formulario de declaración del IVA del Reino Unido. Por lo general, el formulario requiere que proporciones la siguiente información:

• Total de ventas y compras (IVA excluido)

• IVA repercutido (el IVA que has cobrado en las ventas)

• IVA soportado (el IVA que has pagado en las compras)

• Cualquier ajuste o corrección del IVA

Sigue las indicaciones del formulario y rellena cada apartado con cuidado. Asegúrate de que las cifras coincidan con los registros que has mantenido durante el período del IVA.

Comprueba si hay errores

Vuelve a revisar tu declaración de IVA en busca de errores comunes, como números transpuestos, cálculos incorrectos y falta de información. Asegúrate de que utilizas los tipos de IVA correctos y de que todas las cifras son precisas. Los errores pueden dar lugar a multas o retrasos en el procesamiento de tu devolución.

Presenta la declaración del IVA por Internet

Una vez que hayas finalizado y revisado tu declaración del IVA, envíala por Internet a través del portal de HMRC. Tras el envío, recibirás la confirmación de que tu declaración del IVA se ha presentado correctamente. Guarda esta notificación para tu archivo.

Paga el IVA adeudado

Si debes IVA, paga el importe antes de la fecha de vencimiento. La mayoría de las autoridades fiscales proporcionan varias opciones de pago, como domiciliaciones, transferencias bancarias y tarjetas de crédito. Los retrasos en los pagos pueden dar lugar a intereses y penalizaciones. Si se te debe un reembolso, normalmente se procesará automáticamente una vez revisada tu declaración.

Cómo gestionar las inspecciones y auditorías del IVA

Si estás bien preparado, gestionar las inspecciones y auditorías del IVA es un proceso sencillo. A continuación, te explicamos cómo gestionarlas:

• Procura ser organizado y cumplir la normativa: Mantén registros minuciosos y precisos de todas las ventas, compras, declaraciones del IVA, facturas y recibos. Asegúrate de que tus declaraciones de IVA sean precisas y se envíen a tiempo. Usa un software de contabilidad si es necesario para mantener los registros organizados y accesibles.

• Comprende el alcance de la auditoría: Cuando te avisen de una próxima inspección o auditoría del IVA, averigua lo que la autoridad fiscal tiene intención de revisar. Puede incluir períodos específicos, tipos de transacciones o prácticas de reclamación del IVA. Reúne los documentos pertinentes y prepáralos adecuadamente.

• Revisa tus registros con anticipación: Antes de la auditoría, realiza una revisión interna de tus registros de IVA para asegurarte de que todo está en orden. Busca cualquier discrepancia o error que pueda necesitar corrección. Si detectas algún problema, abórdalo con prontitud y prepárate para explicar cualquier anomalía.

• Colabora y comunícate con claridad: Durante la auditoría, proporciona la información y los documentos solicitados con prontitud. Sé transparente y claro en tus comunicaciones. Responde a cualquier solicitud de aclaración o información adicional.

• Busca ayuda profesional si es necesario: Si no tienes claro algún aspecto de tus registros de IVA o del proceso de auditoría, puedes consultar a un asesor fiscal o contable. Pueden ayudarte a prepararte, proporcionarte orientación experta durante la inspección y ayudarte a comunicarte con las autoridades fiscales.

• Aborda los resultados con prontitud: Después de la auditoría, la autoridad fiscal puede proporcionar comentarios o conclusiones, incluidos los ajustes o sanciones necesarios. Aborda cualquier problema con prontitud para evitar más complicaciones e implementa los cambios recomendados para mejorar el cumplimiento del IVA en el futuro.