El impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto al consumo que se aplica a los bienes y servicios sobre el valor que se agrega en cada etapa del proceso, desde la producción hasta la distribución. Más de 170 países utilizan el IVA, incluido el Reino Unido. A diferencia del impuesto sobre las ventas, que se recauda solo en la etapa de la venta final al cliente final, el IVA se recauda a lo largo de toda la cadena de suministro.

El IVA puede resultar abrumador para los propietarios de pequeñas empresas en el Reino Unido. Independientemente de que estés planeando lanzar una startup o de que estés gestionando una empresa en crecimiento, es importante que comprendas qué es el IVA, cómo funciona y qué significa para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo afecta el IVA a las pequeñas empresas?
  
• ¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles?
  
• Cómo registrarse a efectos del IVA: una guía paso a paso
  
• Cómo preparar y presentar tu declaración del IVA
  
• Cómo gestionar las inspecciones y auditorías del IVA
  

¿Cómo afecta el IVA a las pequeñas empresas?

El IVA puede influir en diversos aspectos de las pequeñas empresas, desde el flujo de caja y la fijación de precios, hasta las operaciones diarias. A continuación, te explicamos cómo el IVA afecta a las empresas:

• Las empresas deben cobrar el IVA en sus facturas de venta y luego pagarlo al gobierno, en ocasiones antes de recibir el pago del cliente. Es posible que las pequeñas empresas con márgenes ajustados o plazos de pago largos deban planificar cómo cubrir un déficit en el flujo de caja.

• Las empresas deben mantener registros detallados de todas las ventas y compras, presentar declaraciones del IVA periódicas y mantenerse informadas de los cambios en las normas fiscales. Esto puede ser abrumador para un equipo pequeño y algunas empresas necesitan usar software de contabilidad o recibir ayuda externa para gestionar todo.

• Las pequeñas empresas con una facturación anual sujeta a impuestos inferior a un determinado umbral pueden optar por registrarse a efectos del IVA o no. Esto puede influir en la estrategia de fijación de precios y en las finanzas en general. Agregar el IVA a los precios puede hacer que los bienes o servicios sean más caros para los clientes y esto puede tener efectos negativos en las ventas. Sin embargo, las empresas registradas a efectos del IVA pueden reclamar el IVA sobre sus gastos, lo que puede ayudar a equilibrar algunos costos.

¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles?

Existen varios regímenes de IVA que pueden ayudar a las pequeñas empresas a gestionar sus obligaciones en materia de IVA de manera más eficaz, según su tamaño y el tipo de empresa. A continuación, ofrecemos un desglose de los regímenes de IVA más comunes:

• IVA estándar: Es la opción predeterminada para la mayoría de las empresas. Pagan el IVA sobre sus ventas y reclaman el IVA sobre sus compras en función de la fecha de la factura, ya sea que ellos o sus proveedores hayan recibido los pagos.

• Régimen de tarifa plana: Está diseñado para pequeñas empresas con una facturación de hasta GBP 150,000. En lugar de calcular el IVA para cada transacción, pagan un porcentaje fijo de su facturación bruta. El importe del IVA varía según el sector. Si bien las empresas no pueden reclamar el IVA sobre las compras (a excepción de ciertos activos financieros), este régimen simplifica el proceso y reduce el papeleo.

• Régimen de contabilidad de caja: Con el régimen de contabilidad de caja, las empresas pagan el IVA solo cuando reciben un pago de sus clientes y reclaman el IVA cuando efectúan pagos a sus proveedores. Esto ayuda a evitar el problema de pagar el IVA antes de recibir un pago y facilita la gestión del flujo de caja.

• Régimen de contabilidad anual: A través del régimen de contabilidad anual, las empresas presentan una sola declaración del IVA por año, en lugar de presentar una cada trimestre. Realizan un pago por adelantado en función de su obligación anual estimada en materia de IVA, y las diferencias se ajustan al final del año. Este régimen puede ayudar a las empresas con la elaboración de presupuestos y la planificación, pero puede no ser adecuado para aquellas con facturaciones fluctuantes.

• Régimen de márgenes: Para un régimen de márgenes, el IVA se calcula sobre la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta (el margen), en lugar de calculare sobre el precio de venta total. Esto puede reducir en gran medida el IVA que se debe pagar, pero requiere un estricto mantenimiento de registros.

• Regímenes de venta minorista: Los regímenes de venta minorista simplifican el proceso de cálculo del IVA. Existen varios tipos de regímenes de venta minorista, entre los cuales se encuentra el régimen del punto de venta, el régimen de distribución y el régimen de cálculo directo. Cada uno se adapta a diferentes tipos de empresas minoristas. Estos regímenes permiten que las empresas calculen el IVA una sola vez, en lugar de hacer un seguimiento del IVA de cada venta individual.

Cómo registrarse a efectos del IVA: una guía paso a paso

A continuación, te explicamos cómo registrarte a efectos del IVA.

Comprueba si debes registrarte

En primer lugar, determina si debes registrarte a efectos del IVA. En el Reino Unido, las empresas tienen la obligación de registrarse si su facturación sujeta a impuestos de los últimos 12 meses supera las GBP 90,000 o si se espera que supere este importe en los siguientes 30 días. Si la mayoría de tus bienes o servicios sujetos a impuestos tienen una tasa de IVA del 0 %, es posible que estés exento del registro. Incluso si tu facturación es inferior al umbral, puedes optar por registrarte de forma voluntaria. Esto puede beneficiarte si trabajas con otras empresas registradas a efectos del IVA.

Recopila la información necesaria

Antes de comenzar el proceso de registro, recopila todos los datos de tu empresa en un solo lugar. La información requerida puede variar según tu estructura empresarial (p. ej., empresa individual, sociedad colectiva, sociedad limitada), pero los siguientes datos son obligatorios en todos los casos:

• Datos de la cuenta bancaria

• Tu facturación anual

• Tu registro único tributario (UTR) o número de Seguro Social

• Tu declaración de autoevaluación

Elige el régimen de IVA adecuado

Determina qué régimen de IVA se adapta mejor a tu empresa. Puedes optar por el régimen de tasa plana, el régimen de contabilidad de caja y el régimen de contabilidad anual, entre otros. El régimen adecuado dependerá de tu tipo de empresa, el tamaño de tu empresa y tus necesidades de flujo de caja. Investiga cada opción para poder elegir la más beneficiosa para ti.

Regístrate en línea

En el Reino Unido, existe un proceso de registro a efectos del IVA en línea a través del portal fiscal del gobierno. Inicia sesión o crea una cuenta si no tienes una. Completa el formulario de registro a efectos del IVA en línea con tus datos comerciales y financieros requeridos.

Envía tu solicitud

Después de completar toda la información necesaria, revisa con atención toda tu solicitud para verificar su exactitud antes de enviarla. Deberías recibir un correo electrónico de confirmación de que tu solicitud se ha enviado.

Recibe tu certificado de registro a efectos del IVA

Luego de que se procese tu solicitud, recibirás un certificado de registro a efectos del IVA en un plazo de 30 días hábiles. A través del certificado, se confirmará tu número de registro a efectos del IVA y la fecha de registro, y se te informará cuándo presentar tu primera declaración del IVA.

Implementa la facturación del IVA y el mantenimiento de registros

Una vez que tu empresa esté registrada, debes incluir tu número de IVA en todas las facturas y mantener un registro detallado de todas las ventas y compras, incluido el IVA cobrado y pagado. También debes mantener registros adecuados con el fin de presentar declaraciones del IVA precisas y evitar sanciones. Tus registros deben incluir lo siguiente:

• Todas las ventas e ingresos (incluido el IVA cobrado)

• Todas las compras y gastos (incluido el IVA pagado)

• El IVA sobre todos los bienes importados o exportados

• Los ajustes, descuentos o reembolsos pertinentes

Para simplificar este proceso, considera la posibilidad de utilizar un software de contabilidad que admita el cumplimiento de la normativa del IVA.

Presenta tu primera declaración del IVA y efectúa los pagos

Después de registrarte, deberás empezar a presentar declaraciones del IVA periódicas (por lo general, trimestrales) y a pagar el IVA al gobierno. Envía estas declaraciones y pagos a tiempo para evitar multas e intereses. Ten en cuenta los plazos que se establecen en tu certificado de registro a efectos del IVA.

Cómo preparar y presentar tu declaración del IVA

Después de registrarte, deberás preparar y presentar la declaración del IVA. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.

Calcula tu obligación en materia de IVA

En la declaración del IVA, se muestra el importe del IVA que le debes a la autoridad fiscal (IVA repercutido) menos el IVA que puedes reclamar por los gastos de tu empresa (IVA soportado). La diferencia es tu obligación en materia de IVA. Si el IVA repercutido supera el IVA soportado, deberás abonar la diferencia a la autoridad fiscal. Si el IVA soportado es más alto, es posible que recibas un reembolso.

Completa el formulario de declaración del IVA

Inicia sesión en el portal en línea del Departamento de Hacienda y Aduanas (HMRC) para acceder al formulario de declaración del IVA del Reino Unido. Por lo general, deberás proporcionar la siguiente información a través del formulario:

• Total de ventas y compras (sin incluir el IVA)

• IVA repercutido (el IVA que cobraste sobre las ventas)

• IVA soportado (el IVA que pagaste sobre las compras)

• Los ajustes o correcciones del IVA

Sigue las instrucciones del formulario y completa cada sección con atención. Asegúrate de que tus cifras coincidan con los registros que has mantenido durante el período del IVA.

Comprueba si hay errores

Verifica tu declaración del IVA para detectar errores comunes, como números equivocados, cálculos incorrectos e información faltante. Asegúrate de estar usando las tasas de IVA correctas y de que todas las cifras sean precisas. Los errores pueden dar lugar a sanciones o retrasos en el procesamiento de tu declaración.

Envía tu declaración del IVA en línea

Una vez que hayas completado y revisado tu declaración del IVA, envíala en línea a través del portal del HMRC. Después de enviarla, recibirás la confirmación de que tu declaración del IVA se ha presentado correctamente. Guarda este aviso en tus registros.

Paga el IVA adeudado

Si adeudas IVA, paga el importe antes de su fecha de vencimiento. La mayoría de las autoridades fiscales ofrecen varias opciones de pago, como débito directo, transferencia bancaria y tarjeta de crédito. Los pagos atrasados pueden dar lugar a cargos por intereses y sanciones. Por lo general, si se te debe un reembolso, este se procesará automáticamente cuando tu declaración se haya revisado.

Cómo gestionar las inspecciones y auditorías del IVA

Si estás bien preparado, gestionar las inspecciones y auditorías del IVA es un proceso sencillo. A continuación, te explicamos cómo gestionarlas:

• Mantén la organización y el cumplimiento: Mantén registros exhaustivos y precisos de todas las ventas, compras, declaraciones del IVA, facturas y recibos. Asegúrate de que tus declaraciones del IVA sean precisas y se presenten a tiempo. Si es necesario, usa un software de contabilidad para mantener registros organizados y accesibles.

• Comprende el alcance de la auditoría: Cuando recibas una notificación de una próxima inspección o auditoría del IVA, averigua qué pretende revisar la autoridad fiscal. Esto podría incluir períodos específicos, tipos de transacciones o prácticas de reclamación del IVA. Recopila los documentos pertinentes y prepárate en función de estos.

• Revisa tus registros con anticipación: Antes de la auditoría, realiza una revisión interna de tus registros de IVA para asegurarte de que todo está en orden. Busca discrepancias o errores que deban corregirse. Si detectas algún problema, abórdalo lo antes posible y prepárate para explicar cualquier anomalía.

• Coopera y comunícate con claridad: Durante la auditoría, proporciona la información y los documentos solicitados lo antes posible. Comunícate con claridad y transparencia. Responde a cualquier solicitud de aclaraciones o información adicional.

• Busca ayuda profesional si es necesario: Si algún aspecto de tus registros del IVA o del proceso de auditoría te genera dudas, considera la posibilidad de consultar a un asesor fiscal o contador. Pueden ayudarte a prepararte, brindarte orientación profesional durante la inspección y ayudarte a comunicarte con las autoridades fiscales.

• Aborda los hallazgos lo antes posible: Después de la auditoría, es posible que la autoridad fiscal proporcione comentarios o hallazgos, incluidos los ajustes o sanciones necesarios. Aborda cualquier problema lo antes posible para evitar complicaciones adicionales e implementa los cambios recomendados para mejorar el cumplimiento de la normativa del IVA en el futuro.