Die Umsatzsteuer (USt.) ist eine Verbrauchsteuer, die auf Waren und Dienstleistungen auf jeder Stufe erhoben wird, auf der eine Wertschöpfung stattfindet, von der Produktion bis zum Vertrieb. Mehr als 170 Länder wenden die Umsatzsteuer an, einschließlich des Vereinigten Königreichs. Im Gegensatz zu einer Sales Tax, die nur beim Endverkauf an Endkundinnen und Endkunden erhoben wird, wird die Umsatzsteuer entlang der gesamten Lieferkette erhoben.

Unternehmen im Vereinigten Königreich müssen sich für die Umsatzsteuer registrieren, wenn ihr Umsatz in einem fortlaufenden Zeitraum von 12 Monaten 90.000 £ übersteigt oder wenn sie erwarten, diese Schwelle zu überschreiten. Eine Registrierung vor dieser Schwelle ist optional, kann es Unternehmen jedoch ermöglichen, einige Umsatzsteuerkosten geltend zu machen. Unabhängig davon, ob Sie ein Start-up gründen oder das Tagesgeschäft eines kleinen Unternehmens leiten, ist das Verständnis der Umsatzsteuer wichtig. Im Folgenden behandeln wir, was die Umsatzsteuer ist, wie sie funktioniert und was sie für Ihr Unternehmen bedeutet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie wirkt sich die Umsatzsteuer auf kleine Unternehmen aus?
  
• Welche verschiedenen Umsatzsteuerregelungen gibt es?
  
• So registrieren Sie sich für die Umsatzsteuer: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
  
• So bereiten Sie Ihre Umsatzsteuermeldung vor und reichen sie ein
  
• Tipps für den Umgang mit Umsatzsteuerprüfungen und Audits
  
• Sollte sich ein kleines Unternehmen freiwillig für die Umsatzsteuer registrieren?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Welche Auswirkungen hat die Umsatzsteuer auf Kleinunternehmen?

Unternehmen im Vereinigten Königreich müssen sich für die Umsatzsteuer registrieren, sobald ihr Umsatz den Schwellenwert von 90.000 £ in einem fortlaufenden Zeitraum von 12 Monaten übersteigt oder wenn sie erwarten, diesen Schwellenwert innerhalb von 30 Tagen zu überschreiten. Für kleine Unternehmen kann sich die Umsatzsteuer auf alles auswirken, vom Cashflow über die Preisgestaltung bis hin zum Tagesgeschäft. Hier erfahren Sie, wie sich die Umsatzsteuer auf Unternehmen auswirkt:

• Unternehmen müssen auf ihren Verkaufsrechnungen Umsatzsteuer berechnen und diese dann an His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) abführen, manchmal bevor sie die Zahlung von Kundinnen und Kunden erhalten. Kleine Unternehmen mit knappen Margen oder langen Zahlungszielen müssen möglicherweise planen, um eine Lücke im Cashflow zu decken.

• Unternehmen müssen detaillierte Aufzeichnungen über alle Verkäufe und Einkäufe führen, regelmäßige Umsatzsteuermeldungen einreichen und sich über Änderungen der Steuervorschriften auf dem Laufenden halten. Dies kann für ein kleines Team viel Aufwand bedeuten, und einige Unternehmen müssen Buchhaltungssoftware nutzen oder externe Hilfe in Anspruch nehmen.

• Kleine Unternehmen mit einem jährlichen steuerpflichtigen Umsatz unter einem bestimmten Schwellenwert können wählen, ob sie sich für die Umsatzsteuer registrieren möchten oder nicht. Darüber hinaus können sich Unternehmen mit einem steuerpflichtigen Umsatz, der unter 88.000 £ fällt, für eine Abmeldung entscheiden. Dies kann sich auf die Preisstrategie und die allgemeinen Finanzen auswirken. Die Hinzurechnung der Umsatzsteuer zu den Preisen kann Waren oder Dienstleistungen für Kundinnen und Kunden teurer machen und den Umsatz negativ beeinflussen. Umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen können jedoch die Umsatzsteuer auf Geschäftsausgaben geltend machen, was helfen kann, einige Kosten auszugleichen.

Obwohl die Umsatzsteuerregistrierung ab 90.000 £ obligatorisch ist, können Unternehmen unter diesem Betrag wählen, sich freiwillig für die Umsatzsteuer zu registrieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, die auf frühe Geschäftsausgaben und Ausrüstung gezahlte Umsatzsteuer geltend zu machen, obwohl dies auch erfordert, Kundinnen und Kunden Umsatzsteuer zu berechnen und formelle Aufzeichnungen zur Umsatzsteuerbuchhaltung zu führen.

Welche verschiedenen Umsatzsteuerregelungen gibt es?

Es gibt verschiedene Umsatzsteuerregelungen, die kleinen Unternehmen je nach Größe und Unternehmenstyp helfen können, ihre Umsatzsteuerpflichten effektiver zu verwalten. Hier ist eine Übersicht der gängigsten Umsatzsteuerregelungen:

• Standard-Umsatzsteuer: Dies ist der Standard für die meisten Unternehmen. Unternehmen zahlen Umsatzsteuer auf ihre Verkäufe und machen die Vorsteuer auf ihre Einkäufe basierend auf dem Rechnungsdatum geltend, unabhängig davon, ob sie bezahlt wurden oder ihre Lieferanten bezahlt haben.

• Pauschalregelung: Diese richtet sich an kleine Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 150.000 £. Anstatt die Umsatzsteuer für jede Transaktion zu berechnen, zahlen sie einen festen Prozentsatz ihres Bruttoumsatzes (dieser Prozentsatz variiert je nach Branche). Obwohl Unternehmen die Vorsteuer auf Einkäufe nicht geltend machen können, außer bei bestimmten Anlagegütern, vereinfacht diese Regelung den Prozess und reduziert den Verwaltungsaufwand.

• Kassenbuchhaltungsregelung: Bei der Kassenbuchhaltungsregelung zahlen Unternehmen die Umsatzsteuer erst, wenn sie Zahlungen von ihren Kundinnen und Kunden erhalten, und machen die Vorsteuer geltend, wenn sie ihre Lieferanten bezahlen. Dies hilft, das Problem der Umsatzsteuerzahlung vor Zahlungseingang zu vermeiden, und erleichtert die Verwaltung des Cashflows.

• Jahresabrechnungsregelung: Bei der Jahresabrechnungsregelung reichen Unternehmen nur eine Umsatzsteuermeldung pro Jahr anstatt jedes Quartal ein. Sie leisten einen Vorschuss basierend auf ihrer geschätzten jährlichen Umsatzsteuerschuld, und eventuelle Differenzen werden am Jahresende ausgeglichen. Diese Regelung kann Unternehmen bei der Budgetierung und Planung helfen, ist jedoch möglicherweise nicht für solche mit stark schwankenden Umsätzen geeignet.

• Differenzbesteuerung: Bei der Differenzbesteuerung wird die Umsatzsteuer auf die Differenz zwischen dem Kaufpreis und dem Verkaufspreis (die Marge) berechnet, anstatt auf den vollen Verkaufspreis. Dies kann die zu zahlende Umsatzsteuer erheblich senken, erfordert jedoch eine strenge Buchführung.

• Einzelhandelsregelungen: Einzelhandelsregelungen vereinfachen den Prozess der Umsatzsteuerberechnung. Es gibt verschiedene Arten von Einzelhandelsregelungen, darunter die Point-of-Sale-Regelung, die Aufteilungsregelung und die Direkte Berechnungsregelung. Jede ist so konzipiert, dass sie zu verschiedenen Arten von Einzelhandelsunternehmen passt. Diese Regelungen ermöglichen es Unternehmen, die Umsatzsteuer einmalig zu berechnen, anstatt die Umsatzsteuer für jeden einzelnen Verkauf zu erfassen.

So registrieren Sie sich für die Umsatzsteuer: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Hier erfahren Sie, wie Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren.

1. Prüfen Sie, ob Sie sich registrieren müssen

Ermitteln Sie zunächst, ob Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren müssen. Im Vereinigten Königreich ist die Registrierung obligatorisch, wenn der steuerpflichtige Umsatz Ihres Unternehmens in den letzten 12 Monaten 90.000 £ übersteigt oder in den nächsten 30 Tagen voraussichtlich übersteigen wird.

Beachten Sie, dass umsatzsteuerfreie Waren und Dienstleistungen wie Finanzdienstleistungen, Bildung und Gesundheitswesen vollständig außerhalb des Umsatzsteuersystems liegen. Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Artikel verkaufen, registrieren sich nicht für die Umsatzsteuer und können keine für ihre Geschäftsausgaben gezahlte Vorsteuer zurückfordern, im Gegensatz zu nullbewerteten Waren, die technisch gesehen zu 0 % steuerpflichtig sind und dennoch Umsatzsteuerrückforderungen zulassen. Auch wenn Ihr Umsatz unter dem Schwellenwert von 90.000 £ liegt, ermöglicht Ihnen eine freiwillige Registrierung, die Umsatzsteuer auf Start-up-Kosten und Ausrüstung zurückzufordern und gleichzeitig die Glaubwürdigkeit bei B2B-Kundinnen und -Kunden zu stärken.

2. Stellen Sie die erforderlichen Informationen zusammen

Bevor Sie mit dem Registrierungsprozess beginnen, sammeln Sie alle Ihre Unternehmensdaten an einem Ort. Die benötigten Informationen können je nach Unternehmensstruktur (z. B. Einzelunternehmen, Personengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung) unterschiedlich sein. Für jede Unternehmensstruktur benötigen Sie jedoch die folgenden Angaben:

• Bankkontodetails

• Ihr Jahresumsatz

• Ihre Unique Taxpayer Reference (UTR) oder National Insurance Number

• Ihre Self Assessment-Steuererklärung

3. Wählen Sie das richtige Umsatzsteuersystem

Bestimmen Sie, welche Umsatzsteuerregelung am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Zu den Optionen gehören die Pauschalregelung, die Kassenbuchhaltung und die jährliche Rechnungslegung. Welches Verfahren das richtige ist, hängt von Ihrem Unternehmenstyp, Ihrer Größe und Ihren Cashflowanforderungen ab. Recherchieren Sie jede Option, damit Sie diejenige auswählen können, die für Sie am vorteilhaftesten ist.

4. Registrieren Sie sich online

Das Vereinigte Königreich bietet einen Online-Prozess zur Umsatzsteuerregistrierung über das Steuerportal der Regierung an. Melden Sie sich an oder erstellen Sie ein Konto, falls Sie noch keines haben. Füllen Sie das Online-Formular zur Umsatzsteuerregistrierung aus, indem Sie die erforderlichen geschäftlichen und finanziellen Details angeben.

5. Reichen Sie Ihr Anmeldeformular ein

Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen angegeben haben, überprüfen Sie Ihren ausgefüllten Antrag sorgfältig auf Richtigkeit, bevor Sie ihn absenden. Sie sollten eine Bestätigungs-E-Mail über die Übermittlung Ihres Antrags erhalten.

6. Erhalten Sie Ihre Umsatzsteuer-Anmeldebescheinigung

Nach Bearbeitung Ihres Antrags erhalten Sie innerhalb von 30 Werktagen eine Bescheinigung über die Umsatzsteuerregistrierung. Die Bescheinigung bestätigt Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und das Registrierungsdatum und gibt Auskunft darüber, wann Sie Ihre erste Umsatzsteuererklärung abgeben müssen.

7. Implementieren Sie die Umsatzsteuer-Rechnungsstellung und -Buchführung

Sobald Ihr Unternehmen registriert ist, müssen Sie auf allen Rechnungen Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben und detaillierte Aufzeichnungen über alle Verkäufe und Käufe, einschließlich der erhobenen und gezahlten Umsatzsteuer, führen. Sie müssen auch ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen, um korrekte Umsatzsteuererklärungen einzureichen und Strafen zu vermeiden. Ihre Aufzeichnungen sollten Folgendes enthalten:

• alle Verkäufe und Einkommen (einschließlich der erhobenen Umsatzsteuer)

• alle Käufe und Ausgaben (einschließlich der gezahlten Umsatzsteuer)

• Umsatzsteuer auf alle importierten oder exportierten Waren

• jegliche Anpassungen, Rabatte oder Rückerstattungen

Um diesen Prozess zu vereinfachen, sollten Sie die Verwendung von Buchhaltungssoftware in Betracht ziehen, die die Umsatzsteuer-Compliance unterstützt. Gemäß den aktuellen Anforderungen von Making Tax Digital (MTD) sind Unternehmen verpflichtet, digitale Umsatzsteueraufzeichnungen zu führen und Steuererklärungen mit einer HMRC-kompatiblen Buchhaltungssoftware einzureichen.

8. Reichen Sie Ihre erste Umsatzsteuererklärung ein und leisten Sie Zahlungen

Nach der Registrierung müssen Sie regelmäßige Umsatzsteuererklärungen einreichen (in der Regel vierteljährlich) und Umsatzsteuerzahlungen an die Regierung leisten. Übermitteln Sie diese Erklärungen und Zahlungen rechtzeitig, um Bußgelder und Zinsen zu vermeiden. Beachten Sie die Fristen, die in Ihrer USt.-Bescheinigung angegeben sind.

Wie Sie Ihre Umsatzsteuererklärung vorbereiten und einreichen

Nachdem Sie registriert sind, ist es an der Zeit, eine Umsatzsteuererklärung vorzubereiten und einzureichen. So gehen Sie vor.

1. Berechnen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld

Die Umsatzsteuererklärung weist den von Ihnen an das Finanzamt geschuldeten Umsatzsteuerbetrag (Ausgangssteuer) abzüglich der Umsatzsteuer aus, die Sie für Ihre Betriebsausgaben (Vorsteuer) zurückfordern können. Die Differenz ist Ihre Umsatzsteuerschuld. Übersteigt Ihre Ausgangssteuer die Vorsteuer, müssen Sie die Differenz an das Finanzamt abführen. Wenn Ihre Vorsteuer höher ist, erhalten Sie möglicherweise eine Rückerstattung.

2. Füllen Sie das Formular für Ihre Umsatzsteuererklärung aus

Melden Sie sich beim Online-Portal von His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) an, um auf das Formular für Ihre Umsatzsteuererklärung für das Vereinigte Königreich zuzugreifen. Das Formular muss über eine MTD-kompatible Software ausgefüllt werden und erfordert in der Regel die Angabe der folgenden Informationen:

• Gesamtverkäufe und -käufe (ohne Umsatzsteuer)

• Ausgangsumsatzsteuer (die Umsatzsteuer, die Sie bei Verkäufen in Rechnung gestellt haben)

• Vorsteuer (die Umsatzsteuer, die Sie für Käufe bezahlt haben)

• jegliche Umsatzsteueranpassungen oder -korrekturen

Folgen Sie den Anweisungen auf dem Formular und füllen Sie jeden Abschnitt sorgfältig aus. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlen mit den Aufzeichnungen übereinstimmen, die Sie über den Umsatzsteuerzeitraum hinweg geführt haben.

3. Prüfen Sie auf Fehler

Überprüfen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung auf häufige Fehler wie vertauschte Zahlen, falsche Berechnungen und fehlende Informationen. Achten Sie darauf, dass Sie die korrekten Umsatzsteuersätze verwenden und alle Zahlen korrekt sind. Fehler können zu Bußgeldern oder Verzögerungen bei der Bearbeitung Ihrer Erstattung führen.

4. Reichen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung online ein

Nachdem Sie Ihre Umsatzsteuererklärung ausgefüllt und geprüft haben, reichen Sie sie online über das HMRC-Portal ein. Nach der Übermittlung erhalten Sie eine Bestätigung, dass Ihre Umsatzsteuererklärung erfolgreich eingereicht wurde. Bewahren Sie diesen Hinweis für Ihre Unterlagen auf.

Für standardmäßige vierteljährliche Umsatzsteuerzeiträume ist die Frist für die Einreichung Ihrer Steuererklärung und die Zahlung an HMRC ein Kalendermonat und 7 Tage nach Ende Ihres Abrechnungszeitraums.

5. Zahlen Sie die fällige Umsatzsteuer

Wenn Sie Umsatzsteuer schulden, zahlen Sie den Betrag bis zum Fälligkeitsdatum. Die meisten Steuerbehörden bieten verschiedene Zahlungsoptionen an, wie Lastschriftverfahren, Banküberweisung und Kreditkarte. Verspätete Zahlungen können zu Zinsen und Strafen führen. Wenn Ihnen eine Rückerstattung zusteht, wird diese in der Regel automatisch verarbeitet, sobald Ihre Steuererklärung geprüft wurde.

Tipps für den Umgang mit Umsatzsteuerprüfungen und Audits

Wenn Sie gut vorbereitet sind, ist die Abwicklung von Umsatzsteuerprüfungen ein einfacher Prozess. So verwalten Sie sie:

• Bleiben Sie organisiert und compliant: Führen Sie gründliche und genaue Aufzeichnungen über alle Verkäufe, Einkäufe, Umsatzsteuermeldungen, Rechnungen und Belege. Stellen Sie sicher, dass Ihre Umsatzsteuermeldungen korrekt sind und pünktlich eingereicht werden. Nutzen Sie bei Bedarf Buchhaltungssoftware, um organisierte, zugängliche Aufzeichnungen zu führen.

• Machen Sie sich mit dem Umfang des Audits vertraut: Wenn Sie über eine bevorstehende Umsatzsteuerprüfung oder ein Audit informiert werden, finden Sie heraus, was die Steuerbehörde prüfen möchte. Dies könnte bestimmte Zeiträume, Transaktionsarten oder Praktiken zur Rückforderung der Umsatzsteuer umfassen. Stellen Sie die relevanten Dokumente zusammen und bereiten Sie sich entsprechend vor.

• Prüfen Sie Ihre Aufzeichnungen im Voraus: Führen Sie vor dem Audit eine interne Prüfung Ihrer Umsatzsteuerunterlagen durch, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Achten Sie auf Unstimmigkeiten oder Fehler, die korrigiert werden müssen, wie etwa, ob der korrekte Umsatzsteuersatz angewendet wurde oder ob Ihre Rechnung mit einer rechtskonformen Software erstellt wurde. Wenn Sie Probleme feststellen, beheben Sie diese umgehend und seien Sie bereit, eventuelle Anomalien zu erklären.

• Kooperieren und kommunizieren Sie klar: Stellen Sie während des Audits die angeforderten Informationen und Dokumente umgehend zur Verfügung. Seien Sie transparent und klar in Ihrer Kommunikation. Reagieren Sie auf alle Bitten um Klärung oder zusätzliche Informationen.

• Holen Sie sich bei Bedarf professionelle Hilfe: Wenn Sie sich bei einem Aspekt Ihrer Umsatzsteuerunterlagen oder dem Prozess des Audits unsicher sind, ziehen Sie die Konsultation einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters in Betracht. Diese können Ihnen bei der Vorbereitung helfen, während der Prüfung fachkundige Anleitung bieten und Sie bei der Kommunikation mit den Steuerbehörden unterstützen.

• Gehen Sie umgehend auf Ergebnisse ein: Nach dem Audit kann die Steuerbehörde Feedback oder Ergebnisse liefern, einschließlich erforderlicher Anpassungen oder Strafen. Beheben Sie alle Probleme umgehend, um weitere Komplikationen zu vermeiden, und setzen Sie empfohlene Änderungen um, um die zukünftige Umsatzsteuer-Compliance zu verbessern.

Sollte sich ein kleines Unternehmen freiwillig für die Umsatzsteuer registrieren?

Wenn der steuerpflichtige Umsatz Ihres Unternehmens unter der Schwelle von 90.000 £ liegt, sind Sie gesetzlich nicht verpflichtet, sich für die Umsatzsteuer zu registrieren. Die Entscheidung für eine freiwillige Registrierung kann jedoch je nach Kundenstamm, Ausgabenstruktur und Wachstumsplänen strategische Vorteile bieten.

Wann eine freiwillige Registrierung sinnvoll ist

Eine freiwillige Registrierung ist oft ein kluger finanzieller Schritt, wenn Ihr Unternehmen eines oder mehrere der folgenden Kriterien erfüllt:

• Sie verkaufen hauptsächlich an B2B-Kundinnen und -Kunden: Umsatzsteuerlich registrierte Geschäftskundinnen und -kunden können die Umsatzsteuer, die Sie ihnen in Rechnung stellen, geltend machen. Da die abzuführende Umsatzsteuer für B2B-Kaufende neutral ist, macht das Hinzufügen von 20 % zu Ihren Rechnungen Ihre Preise nicht weniger wettbewerbsfähig.

• Sie haben erhebliche Vorabinvestitionen: Wenn Sie teure Ausrüstung, Software, Lagerbestände oder professionelle Dienstleistungen einkaufen, um Ihr Start-up zu gründen, ermöglicht Ihnen die Registrierung, die auf diese Start-up-Kosten gezahlte Vorsteuer geltend zu machen.

• Sie möchten die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke stärken: Als umsatzsteuerlich registriert aufzutreten, kann ein Einzelunternehmen oder ein Start-up in der Anfangsphase größer und etablierter wirken lassen, was bei Präsentationen vor Unternehmenskundschaft oder Verhandlungen mit großen Lieferanten hilfreich ist.

• Sie nähern sich der Schwelle von 90.000 £: Eine frühzeitige Registrierung verhindert abrupte administrative Hektik und mögliche Preisanpassungen, die auftreten, wenn Sie die Schwelle plötzlich überschreiten.

Wann eine freiwillige Registrierung nicht sinnvoll ist

Eine freiwillige Registrierung kann nach hinten losgehen, wenn Ihr Geschäftsmodell auf Direktverkäufen an Verbraucher/innen oder geringem Verwaltungsaufwand beruht:

• Sie verkaufen direkt an Verbraucher/innen (B2C): Endverbraucher/innen und nicht registrierte kleine Unternehmen können die Umsatzsteuer nicht geltend machen. Der Aufschlag von 20 % Umsatzsteuer erhöht die Preise für Ihre Kundinnen und Kunden direkt oder zwingt Sie, die Steuer selbst zu tragen, indem Sie Ihre Gewinnmargen verringern.

• Ihre laufenden Ausgaben enthalten wenig bis gar keine Umsatzsteuer: Wenn Ihre Hauptkosten aus Arbeitskraft, Gehältern oder Artikeln bestehen, die bei nicht registrierten Lieferanten gekauft wurden, haben Sie nicht viel Vorsteuer, die Sie geltend machen können, um die von Ihnen erhobene abzuführende Umsatzsteuer auszugleichen.

• Sie möchten die Verwaltung einfach halten: Die Registrierung erfordert die Compliance mit den „Making Tax Digital“ (MTD)-Regeln, die Führung digitaler Buchhaltungsunterlagen und die Einreichung vierteljährlicher Umsatzsteuermeldungen bei der HMRC.

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