O imposto sobre valor agregado (IVA) é um imposto sobre o consumo aplicado a bens e serviços em cada fase em que o valor é acrescentado, desde a produção até à distribuição. Mais de 170 países utilizam o IVA, incluindo o Reino Unido. Ao contrário de um imposto sobre vendas, que é coletado apenas na venda final para o cliente final, o IVA é coletado em toda a cadeia de suprimentos.

O IVA pode representar uma sobrecarga para os proprietários de pequenas empresas no Reino Unido. Se você está lançando uma startup ou gerenciando uma empresa em crescimento, é importante entender o IVA — o que é, como funciona e o que significa para sua empresa.

Neste artigo:

• Como o IVA impacta as pequenas empresas?
  
• Quais são os diferentes regimes de IVA disponíveis?
  
• Como se cadastrar no IVA: Um guia passo a passo
  
• Como preparar e enviar a sua declaração de IVA
  
• Como lidar com inspeções e auditorias de IVA
  

Como o IVA afeta as pequenas empresas?

Para pequenas empresas, o IVA pode afetar vários aspectos, desde o fluxo de caixa, preços e operações cotidianas. Veja como o IVA afeta as empresas:

• As empresas devem cobrar IVA em suas faturas de vendas e depois pagá-lo ao governo, às vezes antes de receber o pagamento do cliente. Pequenas empresas com margens apertadas ou prazos de pagamento longos podem precisar se planejar para cobrir uma lacuna no fluxo de caixa.

• As empresas devem manter registros detalhados de todas as vendas e compras, apresentar declarações regulares de IVA e manter-se informadas sobre quaisquer mudanças nas regras fiscais. Isso pode ser muito difícil para uma equipe pequena, e algumas empresas precisam usar software de contabilidade ou ajuda externa para gerenciar tudo.

• As pequenas empresas com um volume de negócios anual tributável inferior a um determinado limiar podem optar por se inscrever ou não no IVA. Isso pode afetar a estratégia de preços e as finanças como um todo. A adição de IVA aos preços pode tornar os bens ou serviços mais caros para os clientes e afetar negativamente as vendas. Porém, as empresas cadastradas no IVA podem recuperar o IVA sobre as despesas empresariais, o que pode ajudar a equilibrar alguns custos.

Quais são os diferentes regimes de IVA disponíveis?

Existem vários regimes de IVA disponíveis que podem ajudar as pequenas empresas a gerir as suas obrigações em matéria de IVA de forma mais eficaz, dependendo da sua dimensão e tipo de empresa. Aqui está um detalhamento dos regimes de IVA mais comuns:

• IVA padrão: Esse é o padrão para a maioria das empresas. Elas pagam o IVA sobre suas vendas e recuperam o IVA sobre suas compras com base na data da fatura, independentemente de terem sido pagas ou de terem pago seus fornecedores.

• Regime de tarifa fixa: Criado para pequenas empresas com faturamento de até £ 150.000. Em vez de calcularem o IVA sobre cada transação, pagam uma percentagem fixa do seu volume de negócios bruto; o valor do IVA varia conforme o setor. Embora as empresas não possam recuperar o IVA em compras (exceto para certos ativos de capital), esse regime simplifica o processo e reduz a burocracia.

• Regime de caixa: Com o esquema de caixa, as empresas pagam IVA somente quando recebem o pagamento de seus clientes e recuperam o IVA quando pagam seus fornecedores. Isso ajuda a evitar o problema de pagar o IVA antes de receber o pagamento e facilita o gerenciamento do fluxo de caixa.

• Regime de contabilidade anual: Com o regime de contabilidade anual, as empresas enviam apenas uma declaração de IVA por ano, em vez de trimestralmente. Elas fazem um pagamento antecipado com base em sua obrigação anual estimada de IVA, e quaisquer diferenças são ajustadas no final do ano. Esse regime pode ajudar as empresas com orçamento e planejamento, mas pode não atender aquelas com volume de negócios flutuante.

• Regime de margens: No âmbito de um regime de margem de lucro, o IVA é calculado sobre a diferença entre o preço de compra e o preço de venda (a margem) e não sobre o preço de venda total. Isto pode reduzir substancialmente o IVA devido, mas exige uma manutenção rigorosa de registos.

• Regimes de varejo: Os regimes de varejo simplificam o processo de cálculo do IVA. Existem vários tipos de regimes de varejo, incluindo o regime de ponto de venda, o regime de rateio e o regime de cálculo direto. Cada um é projetado para atender a diferentes tipos de empresas de varejo. Esses regimes permitem que as empresas calculem o IVA uma vez, em vez de acompanhar o IVA para cada venda individual.

Como se cadastrar no IVA: um guia passo a passo

Veja como se cadastrar no IVA.

Verifique se precisa fazer o cadastro

Primeiro, determine se você precisa se cadastrar no IVA. No Reino Unido, o registro é obrigatório se o faturamento tributável da empresa nos últimos 12 meses exceder £ 90.000 ou se se espera que seja superior nos próximos 30 dias. Se a maioria dos seus bens ou serviços tributáveis tiver uma taxa de IVA de 0%, sua empresa poderá estar isenta de registro. Mesmo que o seu volume de negócios esteja abaixo do limite, você pode optar por registar-se voluntariamente. Isso pode ser vantajoso se você trabalha com outras empresas cadastradas no IVA.

Reúna as informações necessárias

Antes de começar o processo de cadastro, reúna todos os dados da sua empresa em um só lugar. As informações necessárias podem variar conforme a estrutura da sua empresa (por exemplo, empresário individual, sociedade, empresa limitada), mas as seguintes informações são necessárias para qualquer estrutura de negócio:

• Dados da conta bancária

• O seu volume de negócios anual

• Sua Referência Única de Contribuinte (UTR) ou número de seguro nacional

• Seu retorno de autoavaliação

Escolha o regime de IVA correto

Decida qual é o regime de IVA mais adequado para a sua empresa. As opções incluem o regime de tarifa fixa, o regime de caixa e o regime de contabilidade anual. O regime adequado depende do tipo de empresa, do tamanho e das necessidades de fluxo de caixa. Pesquise cada opção para poder escolher a que for mais benéfica para você.

Cadastre-se online

O Reino Unido oferece um processo de cadastro online de IVA por meio do portal fiscal do governo. Faça login ou crie uma conta, se já não tiver uma. Preencha o formulário de cadastro de IVA online fornecendo os dados comerciais e financeiros necessários.

Envie sua inscrição

Depois de preencher todas as informações necessárias, revise cuidadosamente o seu cadastro concluído para verificar a exatidão antes de enviá-lo. Você receberá um e-mail de confirmação de que sua inscrição foi enviada.

Receba seu certificado de cadastro de IVA

Após o processamento do seu pedido, você receberá um certificado de cadastro de IVA no prazo de 30 dias úteis. O certificado confirmará seu número de cadastro de IVA, a data de cadastro e fornecerá detalhes sobre quando enviar sua primeira declaração de IVA.

Implemente faturamento e manutenção de registros de IVA

Depois de cadastrar sua empresa, você deve incluir seu número de IVA em todas as faturas e manter registros detalhados de todas as vendas e compras, incluindo o IVA cobrado e pago. Você também deve manter registros adequados para apresentar declarações de IVA precisas e evitar penalidades. Seus registros devem incluir:

• Todas as vendas e receitas (incluindo o IVA cobrado)

• Todas as compras e despesas (incluindo o IVA pago)

• IVA sobre quaisquer bens importados ou exportados

• Quaisquer ajustes, descontos ou reembolsos

Para simplificar esse processo, considere o uso de um software de contabilidade compatível com a conformidade com o IVA.

Envie sua primeira declaração de IVA e faça pagamentos

Após o cadastro, você precisará começar a fazer declarações regulares de IVA (normalmente trimestralmente) e fazer pagamentos de IVA ao governo. Envie essas declarações e pagamentos no prazo para evitar cobranças de multas e juros. Tome nota dos prazos fornecidos pelo seu certificado de cadastro de IVA.

Como preparar e enviar sua declaração de IVA

Depois de se cadastrar, é hora de preparar e enviar uma declaração de IVA. Veja como fazer isso.

Calcule sua obrigação de IVA

A declaração de IVA mostra o valor do IVA que você deve à autoridade fiscal (IVA de saída) menos o IVA que você pode recuperar sobre suas despesas comerciais (IVA de entrada). A diferença é a sua obrigação de IVA. Se o seu IVA de saída exceder o IVA de entrada, você precisará pagar a diferença à autoridade fiscal. Se o seu IVA de entrada for maior, você poderá receber um reembolso.

Preencha o formulário de declaração de IVA

Faça login no portal online da Receita Federal e Alfândega (HMRC) para acessar seu formulário de declaração de IVA do Reino Unido. Normalmente, o formulário exige as seguintes informações:

• Total de vendas e compras (sem IVA)

• IVA de saída (o IVA que você cobrou sobre as vendas)

• IVA de entrada (o IVA que você pagou sobre as compras)

• Quaisquer ajustes ou correções do IVA

Siga as instruções do formulário e preencha cada seção cuidadosamente. Verifique se seus números correspondem aos registros que você manteve durante o período de IVA.

Verifique se há erros

Verifique se há erros comuns, como números transpostos, cálculos incorretos e informações faltantes, na sua declaração de IVA. Certifique-se de que esteja usando as taxas de IVA corretas e que todos os números estejam precisos. Erros podem levar a penalidades ou atrasos no processamento da sua declaração.

Envie sua declaração de IVA online

Depois de concluir e revisar a declaração de IVA, envie-a online pelo portal da HMRC. Após o envio, você receberá uma confirmação de que sua declaração de IVA foi apresentada com sucesso. Guarde este comunicado para seu controle.

Pague todo o IVA devido

Se você deve IVA, pague o valor até a data de vencimento. A maioria das autoridades fiscais oferece várias opções de pagamento, como débito automático, transferência bancária e cartão de crédito. Pagamentos atrasados podem resultar em cobranças de juros e multas. Se você tem um reembolso a receber, ele geralmente será processado automaticamente assim que sua devolução for revisada.

Como lidar com inspeções e auditorias de IVA

Se você se preparar bem, será fácil lidar com as inspeções e auditorias do IVA. Veja como gerenciá-las:

• Mantenha a organização e a conformidade: Mantenha registros completos e precisos de todas as vendas, compras, declarações de IVA, faturas e recibos. Certifique-se de que suas declarações de IVA estejam corretas e enviadas no prazo. Use um software de contabilidade, se necessário, para manter registros organizados e acessíveis.

• Entenda o escopo da auditoria: Quando receber a notificação de uma futura inspeção ou auditoria de IVA, descubra o que a autoridade fiscal pretende analisar. Isso pode incluir períodos, tipos de transação ou práticas de recuperação de IVA específicos. Reúna os documentos relevantes e prepare-se de acordo.

• Revise seus registros com antecedência: Antes da auditoria, realize uma revisão interna de seus registros de IVA para garantir que tudo esteja em ordem. Procure discrepâncias ou erros que possam precisar ser corrigidos. Se você detectar algum problema, resolva-o imediatamente e prepare-se para explicar quaisquer anomalias.

• Coopere e comunique-se com clareza: Durante a auditoria, forneça as informações e os documentos solicitados prontamente. Seja transparente e claro em suas comunicações. Responda a quaisquer solicitações de esclarecimento ou informações adicionais.

• Procure ajuda profissional se necessário: Se não tiver certeza sobre qualquer aspecto dos seus registros de IVA ou do processo de auditoria, considere contratar um consultor fiscal ou contador. Eles podem ajudar você a se preparar, fornecer orientação especializada durante a inspeção e ajudar na comunicação com as autoridades fiscais.

• Aborde as descobertas prontamente: Após a auditoria, a autoridade fiscal pode fornecer feedback ou constatações, incluindo quaisquer ajustes ou penalidades necessários. Resolva quaisquer problemas prontamente para evitar mais complicações e implemente as alterações recomendadas para melhorar a conformidade futura com o IVA.