Die Umsatzsteuer (USt.) ist eine Verbrauchssteuer, die auf Waren und Dienstleistungen auf jeder Wertschöpfungsstufe von der Produktion bis zum Vertrieb erhoben wird. Mehr als 170 Länder verwenden die Umsatzsteuer, einschließlich des Vereinigten Königreichs. Im Gegensatz zur Verkaufssteuer, die nur beim endgültigen Verkauf an Endverbraucher/innen eingezogen wird, wird die Umsatzsteuer in der gesamten Lieferkette erhoben.

Die Umsatzsteuer kann für Kleinunternehmer/innen im Vereinigten Königreich kompliziert erscheinen. Ganz gleich, ob Sie ein Start-up gründen oder ein wachsendes Unternehmen leiten, müssen Sie sich mit der Umsatzsteuer vertraut machen – was sie ist, wie sie funktioniert und was sie für Ihr Unternehmen bedeutet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Auswirkungen hat die Umsatzsteuer auf Kleinunternehmen?
  
• Welche verschiedenen Umsatzsteuerregelungen gibt es?
  
• So registrieren Sie sich für die Umsatzsteuer: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden
  
• Wie Sie Ihre Umsatzsteuererklärung vorbereiten und einreichen
  
• Umgang mit Umsatzsteuerprüfungen
  

Welche Auswirkungen hat die Umsatzsteuer auf Kleinunternehmen?

Bei kleinen Unternehmen kann sich die Umsatzsteuer auf verschiedene Aspekte auswirken, vom Cashflow über die Preisgestaltung bis hin zum Tagesgeschäft. So wirkt sich die Umsatzsteuer auf Unternehmen aus:

• Unternehmen sind verpflichtet, Umsatzsteuer in ihren Rechnungen zu erheben und diese an die Regierung abzuführen, manchmal noch bevor sie die Kundenzahlung erhalten. Kleine Unternehmen mit knappen Margen oder langen Zahlungszielen müssen möglicherweise planen, um eine Lücke im Cashflow zu schließen.

• Unternehmen müssen detaillierte Aufzeichnungen über alle Verkäufe und Käufe führen, regelmäßig Umsatzsteuererklärungen einreichen und über Änderungen der Steuervorschriften informiert bleiben. Dies kann für ein kleines Team viel Aufwand sein und einige Unternehmen müssen Buchhaltungs-Software oder externe Hilfe verwenden, um alles zu verwalten.

• Kleine Unternehmen, deren steuerpflichtiger Jahresumsatz unter einem bestimmten Schwellenwert liegt, können wählen, ob sie sich für die Umsatzsteuer registrieren möchten oder nicht. Das kann sich auf die Preisstrategie und die Finanzen insgesamt auswirken. Umsatzsteueraufschläge können Waren oder Dienstleistungen für die Kundschaft teurer machen und sich wiederum negativ auf den Umsatz auswirken. Für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmen können jedoch die Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben zurückfordern, was zum Ausgleich einiger Kosten beitragen kann.

Welche verschiedenen Umsatzsteuerregelungen gibt es?

Es gibt verschiedene USt.-Regelungen, mit denen kleine Unternehmen je nach Größe und Unternehmenstyp ihre Umsatzsteuerverpflichtungen besser wahrnehmen können. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die gängigsten USt.-Regelungen:

• Standardumsatzsteuer: Dies ist das Standardverfahren für die meisten Unternehmen. Sie zahlen die Umsatzsteuer auf ihre Verkäufe und fordern die Umsatzsteuer auf ihre Einkäufe auf der Grundlage des Rechnungsdatums zurück, unabhängig davon, ob sie bezahlt wurden oder ihre Lieferanten bezahlt haben.

• Pauschalregelung: Dies ist für kleine Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 150.000 £ gedacht. Anstatt die Umsatzsteuer auf jede Transaktion zu berechnen, zahlt das Unternehmen einen festen Prozentsatz seines Bruttoumsatzes. Der Umsatzsteuerbetrag variiert je nach Branche. Unternehmen können die Umsatzsteuer auf Einkäufe zwar nicht zurückfordern (mit Ausnahme bestimmter Investitionsgüter), doch diese Regelung vereinfacht den Prozess und reduziert den administrativen Aufwand.

• Kassenbuchhaltung: Mit der Kassenbuchhaltung zahlen Unternehmen nur dann Umsatzsteuer, wenn sie von ihren Kundinnen und Kunden bezahlt werden, und fordern sie zurück, wenn sie ihre Lieferanten bezahlen. Auf diese Weise müssen Sie die Umsatzsteuer nicht zahlen, bevor Sie die Zahlung erhalten haben, und das Management des Cashflows wird erleichtert.

• Jährliche Rechnungslegung: Mit der jährlichen Rechnungslegung geben Unternehmen nur eine Umsatzsteuererklärung pro Jahr ab und nicht jedes Quartal. Sie leisten eine Vorauszahlung auf der Grundlage ihrer geschätzten jährlichen Umsatzsteuerschuld und etwaige Differenzbeträge werden am Jahresende angepasst. Diese Regelung kann Unternehmen bei der Budgetierung und Planung helfen, eignet sich jedoch möglicherweise nicht für Unternehmen mit schwankendem Umsatz.

• Differenzbesteuerung: Im Rahmen der Differenzbesteuerung wird die Umsatzsteuer auf die Differenz zwischen dem Einkaufspreis und dem Verkaufspreis (die Marge) und nicht auf den vollen Verkaufspreis berechnet. Dies kann die zu entrichtende Umsatzsteuer erheblich verringern, erfordert aber strenge Buchführung.

• Einzelhandelsregelung: Einzelhandelsregelungen vereinfachen die Berechnung der Umsatzsteuer. Es gibt mehrere Arten von Einzelhandelsregelungen, darunter das Point-of-Sale-Verfahren, das Umlageverfahren und das Verfahren für die direkte Berechnung. Jedes Verfahren ist so konzipiert, dass es für verschiedene Arten von Einzelhandelsgeschäften geeignet ist. Diese Regelungen ermöglichen es Unternehmen, die Umsatzsteuer einmal zu berechnen, anstatt sie für jeden einzelnen Verkauf zu erfassen.

So registrieren Sie sich für die Umsatzsteuer: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Hier erfahren Sie, wie Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren.

Prüfen, ob Sie sich registrieren müssen

Ermitteln Sie zunächst, ob Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren müssen. Im Vereinigten Königreich ist die Registrierung obligatorisch, wenn der steuerpflichtige Umsatz Ihres Unternehmens in den letzten 12 Monaten 90.000 GBP überschritten hat oder in den nächsten 30 Tagen voraussichtlich darüber liegen wird. Wenn die meisten Ihrer steuerpflichtigen Waren oder Dienstleistungen einen Umsatzsteuersatz von 0 % haben, sind Sie möglicherweise von der Registrierungspflicht befreit. Auch wenn Ihr Umsatz unter dem Schwellenwert liegt, können Sie sich freiwillig registrieren. Dies könnte für Sie von Vorteil sein, wenn Sie mit anderen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen zusammenarbeiten.

Notwendige Informationen sammeln

Bevor Sie mit dem Registrierungsprozess beginnen, sammeln Sie alle Ihre Unternehmensdaten an einem Ort. Die benötigten Informationen können je nach Unternehmensstruktur (z. B. Einzelunternehmen, Personengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung) unterschiedlich sein. Für jede Unternehmensstruktur benötigen Sie jedoch die folgenden Angaben:

– Bankkontodetails

– Ihren Jahresumsatz

– Ihre eindeutige Steuerzahlerreferenz (UTR) oder Sozialversicherungsnummer

– Ihre Selbstveranlagungserklärung

Die richtige Umsatzsteuerregelung wählen

Bestimmen Sie, welche Umsatzsteuerregelung am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Zu den Optionen gehören die Pauschalregelung, die Kassenbuchhaltung und die jährliche Rechnungslegung. Welches Verfahren das richtige ist, hängt von Ihrem Unternehmenstyp, Ihrer Größe und Ihren Cashflowanforderungen ab. Recherchieren Sie jede Option, damit Sie diejenige auswählen können, die für Sie am vorteilhaftesten ist.

Online registrieren

Das Vereinigte Königreich bietet ein Online-Verfahren für die Umsatzsteuerregistrierung über das Steuerportal der Regierung an. Melden Sie sich an oder erstellen Sie ein Konto, falls Sie noch keines haben. Füllen Sie das Online-Registrierungsformular für die Umsatzsteuer aus, indem Sie die erforderlichen geschäftlichen und finanziellen Details angeben.

Antrag übermitteln

Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen angegeben haben, überprüfen Sie Ihren ausgefüllten Antrag sorgfältig auf Richtigkeit, bevor Sie ihn absenden. Sie sollten eine Bestätigungs-E-Mail über die Übermittlung Ihres Antrags erhalten.

Bescheinigung über Umsatzsteuerregistrierung erhalten

Nach Bearbeitung Ihres Antrags erhalten Sie innerhalb von 30 Werktagen eine Bescheinigung über die Umsatzsteuerregistrierung. Die Bescheinigung bestätigt Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und das Registrierungsdatum und gibt Auskunft darüber, wann Sie Ihre erste Umsatzsteuererklärung abgeben müssen.

USt.-Rechnungsstellung und -Buchführung implementieren

Sobald Ihr Unternehmen registriert ist, müssen Sie auf allen Rechnungen Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben und detaillierte Aufzeichnungen über alle Verkäufe und Käufe, einschließlich der erhobenen und gezahlten Umsatzsteuer, führen. Sie müssen auch ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen, um korrekte Umsatzsteuererklärungen einzureichen und Strafen zu vermeiden. Ihre Aufzeichnungen sollten Folgendes enthalten:

• Alle Verkäufe und Einnahmen (einschließlich der erhobenen Umsatzsteuer)

• Alle Einkäufe und Ausgaben (einschließlich der gezahlten Umsatzsteuer)

• Umsatzsteuer auf importierte oder exportierte Waren

• Jegliche Anpassungen, Rabatte oder Rückerstattungen

Um diesen Prozess zu vereinfachen, sollten Sie Buchhaltungs-Software verwenden, die die Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften unterstützt.

Erste USt.-Erklärung einreichen und Zahlungen leisten

Nach der Registrierung müssen Sie regelmäßige Umsatzsteuererklärungen einreichen (in der Regel vierteljährlich) und Umsatzsteuerzahlungen an die Regierung leisten. Übermitteln Sie diese Erklärungen und Zahlungen rechtzeitig, um Bußgelder und Zinsen zu vermeiden. Beachten Sie die Fristen, die in Ihrer USt.-Bescheinigung angegeben sind.

Wie Sie Ihre Umsatzsteuererklärung vorbereiten und einreichen

Nachdem der Registrierung können Sie Ihre Umsatzsteuererklärung vorbereiten und einreichen. Hier erfahren Sie, wie das geht.

Umsatzsteuerschuld berechnen

Die Umsatzsteuererklärung weist den von Ihnen an das Finanzamt geschuldeten Umsatzsteuerbetrag (Ausgangssteuer) abzüglich der Umsatzsteuer aus, die Sie für Ihre Betriebsausgaben (Vorsteuer) zurückfordern können. Die Differenz ist Ihre Umsatzsteuerschuld. Übersteigt Ihre Ausgangssteuer die Vorsteuer, müssen Sie die Differenz an das Finanzamt abführen. Wenn Ihre Vorsteuer höher ist, erhalten Sie möglicherweise eine Rückerstattung.

USt.-Erklärungsformular ausfüllen

Melden Sie sich beim Online-Portal von His Majesty's Revenue & Customs (HMRC) an, um auf Ihr Umsatzsteuererklärungsformular für das Vereinigte Königreich zuzugreifen. In der Regel erfordert das Formular die Angabe folgender Informationen:

• Gesamtumsatz und Einkauf (ohne USt.)

• Ausgangssteuer (die Umsatzsteuer, die Sie auf Verkäufe erhoben haben)

• Vorsteuer (die Umsatzsteuer, die Sie auf Einkäufe gezahlt haben)

• Anpassungen oder Korrekturen der Umsatzsteuer

Folgen Sie den Anweisungen auf dem Formular und füllen Sie jeden Abschnitt sorgfältig aus. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Zahlen mit den Aufzeichnungen übereinstimmen, die Sie während des Umsatzsteuerzeitraums geführt haben.

Auf Fehler prüfen

Überprüfen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung auf häufige Fehler wie vertauschte Zahlen, falsche Berechnungen und fehlende Informationen. Achten Sie darauf, dass Sie die korrekten Umsatzsteuersätze verwenden und alle Zahlen korrekt sind. Fehler können zu Bußgeldern oder Verzögerungen bei der Bearbeitung Ihrer Erstattung führen.

Umsatzsteuererklärung online einreichen

Nachdem Sie Ihre Umsatzsteuererklärung ausgefüllt und geprüft haben, reichen Sie sie online über das HMRC-Portal ein. Nach der Übermittlung erhalten Sie eine Bestätigung, dass Ihre Umsatzsteuererklärung erfolgreich eingereicht wurde. Bewahren Sie diesen Hinweis für Ihre Unterlagen auf.

Anfallende Umsatzsteuer bezahlen

Wenn Sie Umsatzsteuer schulden, zahlen Sie den Betrag bis zum Fälligkeitsdatum. Die meisten Steuerbehörden bieten verschiedene Zahlungsoptionen an, wie Lastschrift, Banküberweisung und Kreditkarte. Zahlungsverzug kann zu Strafzinsen und Bußgeldern führen. Wenn Ihnen eine Rückerstattung zusteht, wird diese in der Regel automatisch bearbeitet, sobald Ihre Steuererklärung geprüft wurde.

Umgang mit Umsatzsteuerprüfungen

Wenn Sie gut vorbereitet sind, ist die Abwicklung von Umsatzsteuerprüfungen ein einfacher Prozess. So verwalten Sie sie:

• Bleiben Sie organisiert und regelkonform: Führen Sie sorgfältige und genaue Aufzeichnungen über alle Verkäufe, Einkäufe, Umsatzsteuererklärungen, Rechnungen und Belege. Achten Sie darauf, dass Ihre Umsatzsteuererklärungen korrekt sind und rechtzeitig eingereicht werden. Verwenden Sie bei Bedarf Buchhaltungs-Software, um organisierte, zugängliche Aufzeichnungen zu führen.

• Machen Sie sich mit dem Umfang der Prüfung vertraut: Wenn Sie über eine bevorstehende Umsatzsteuerprüfung informiert werden, informieren Sie sich, was die Steuerbehörde zu überprüfen beabsichtigt. Dies kann bestimmte Zeiträume, Transaktionstypen oder Praktiken der Umsatzsteuerrückforderung umfassen. Sammeln Sie die relevanten Dokumente und bereiten Sie sich entsprechend vor.

• Überprüfen Sie Ihre Aufzeichnungen im Voraus: Führen Sie vor dem Audit eine interne Überprüfung Ihrer Umsatzsteuerunterlagen durch, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Suchen Sie nach Unstimmigkeiten oder Fehlern, die möglicherweise korrigiert werden müssen. Wenn Sie Probleme entdecken, sprechen Sie sie umgehend an und seien Sie bereit, alle Anomalien zu erklären.

• Kooperieren und kommunizieren Sie klar: Stellen Sie während der Prüfung die angeforderten Informationen und Dokumente zeitnah zur Verfügung. Seien Sie transparent und klar in Ihrer Kommunikation. Reagieren Sie auf alle Bitten um Klärung oder zusätzliche Informationen.

• Holen Sie bei Bedarf professionelle Hilfe ein: Wenn Sie sich in Bezug auf Ihre Umsatzsteuerunterlagen oder den Prüfungsprozess unsicher sind, sollten Sie eine steuerliche oder buchhalterische Fachkraft konsultieren. Sie kann Ihnen bei der Vorbereitung helfen, während der Prüfung fachkundig beraten und bei der Kommunikation mit den Steuerbehörden behilflich sein.

• Reagieren Sie zeitnah auf die Ergebnisse: Nach der Prüfung kann die Steuerbehörde Rückmeldung geben oder Feststellungen mitteilen, einschließlich erforderlicher Anpassungen oder Strafen. Beheben Sie alle Probleme umgehend, um weitere Komplikationen zu vermeiden, und setzen Sie alle empfohlenen Änderungen um, um die zukünftige USt.-Compliance zu verbessern.