La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une taxe sur la consommation appliquée aux biens et services à chaque étape de la création de valeur, de la production à la distribution. Elle est utilisée dans plus de 170 pays, y compris au Royaume-Uni. Contrairement à une taxe sur les ventes, qui n’est perçue qu’au moment de la vente finale au client final, la TVA est perçue tout au long de la chaîne logistique.

La gestion de la TVA peut sembler écrasante pour les propriétaires de petites entreprises au Royaume-Uni. Que vous lanciez une start-up ou que vous dirigiez une entreprise en pleine croissance, il est important de comprendre ce qu’est la TVA, comment elle fonctionne et ce qu’elle signifie pour votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Quel est l’impact de la TVA sur les petites entreprises ?
  
• Quels sont les différents régimes de TVA disponibles ?
  
• Comment s’immatriculer à la TVA : le guide pas-à-pas
  
• Comment préparer et envoyer votre déclaration de TVA
  
• Comment gérer les audits et inspections de TVA
  

Quel est l’impact de la TVA sur les petites entreprises ?

Pour les petites entreprises, la TVA peut avoir un impact sur divers aspects, des flux de trésorerie aux tarifs en passant par les opérations quotidiennes. Voici comment la TVA impacte les entreprises :

• Les entreprises doivent facturer la TVA en la faisant figurer sur leurs factures de vente, puis la payer au gouvernement, parfois avant de percevoir le paiement du client. Les petites entreprises dont les marges sont serrées ou dont les délais de paiement sont longs peuvent avoir besoin de prévoir de combler un déficit de trésorerie.

• Les entreprises doivent tenir un registre détaillé de toutes les ventes et de tous les achats, faire régulièrement des déclarations de TVA et se tenir informées des évolutions des règles fiscales. Cela peut être lourd pour une petite équipe, et certaines entreprises doivent recourir à un logiciel de comptabilité ou une aide externe pour tout gérer.

• Les petites entreprises dont le chiffre d’affaires annuel imposable est inférieur à un certain seuil peuvent choisir de s’immatriculer ou non à la TVA. Cela peut avoir un impact sur la stratégie de tarification ainsi que sur la situation financière globale. L’ajout de la TVA aux prix peut rendre les biens ou services plus chers pour les clients et avoir un impact négatif sur les ventes. Cependant, les entreprises immatriculées à la TVA peuvent réclamer la TVA sur les dépenses professionnelles, ce qui peut contribuer à équilibrer certains coûts.

Quels sont les différents régimes de TVA disponibles ?

Il existe plusieurs régimes de TVA qui peuvent aider les petites entreprises à gérer plus efficacement leurs obligations en matière de TVA, en fonction de leur taille et du type d’entreprise. Voici une liste des régimes de TVA les plus courants :

• TVA standard : il s’agit de l’option par défaut pour la plupart des entreprises. Elles paient la TVA sur leurs ventes et récupèrent la TVA sur leurs achats en fonction de la date de facturation, qu’elles aient été payées ou qu’elles aient payé leurs fournisseurs.

• Régime forfaitaire : il est conçu pour les petites entreprises dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 150 000 £. Au lieu de calculer la TVA sur chaque transaction, les entreprises paient un pourcentage fixe de leur chiffre d’affaires brut ; le montant de la TVA varie selon le secteur d’activité. Si les entreprises ne peuvent pas récupérer la TVA sur les achats (à l’exception de certaines immobilisations), ce régime simplifie le processus et réduit les formalités administratives.

• Comptabilité de trésorerie : avec la comptabilité de trésorerie, les entreprises ne paient la TVA que lorsqu’elles reçoivent le paiement de leurs clients et récupèrent la TVA lorsqu’elles paient leurs fournisseurs. Cela permet d’éviter de payer la TVA avant d’avoir reçu le paiement et facilite la gestion des flux de trésorerie.

• Comptabilité annuelle : avec la comptabilité annuelle, les entreprises ne soumettent qu’une seule déclaration de TVA par an, au lieu de tous les trimestres. Elles effectuent un paiement anticipé en fonction de l’estimation de leur TVA annuelle, et les éventuelles différences sont ajustées à la fin de l’année. Ce régime peut aider les entreprises à établir leur budget et à planifier leurs activités, mais il peut ne pas convenir à celles dont le chiffre d’affaires fluctue.

• Régime de marge : dans le cadre d’un régime de marge, la TVA est calculée sur la différence entre le prix d’achat et le prix de vente (la marge) plutôt que sur le prix de vente total. Cela permet de réduire considérablement la TVA à payer, mais nécessite une tenue de registres stricte.

• Régimes de vente au détail : les régimes de vente au détail simplifient le processus de calcul de la TVA. Il existe plusieurs types de régimes de vente au détail, notamment le point de vente, la ventilation et le calcul direct. Chacun d’entre eux est conçu pour s’adapter à différents types de commerces de détail. Ces régimes permettent aux entreprises de calculer la TVA une seule fois plutôt que de suivre la TVA pour chaque vente.

Comment s’immatriculer à la TVA : le guide pas-à-pas

Voici comment s’immatriculer à la TVA.

Vérifiez si vous devez vous immatriculer

Pour commencer, déterminez si vous devez vous immatriculer à la TVA. Au Royaume-Uni, cette immatriculation est obligatoire si le chiffre d’affaires imposable de votre entreprise au cours des 12 derniers mois dépasse 90 000 £, ou s’il est prévu qu’il le dépasse dans les 30 jours à venir. Si la plupart de vos biens ou services imposables ont un taux de TVA de 0 %, vous pourriez être exempté de l’obligation d’immatriculation. Même si votre chiffre d’affaires est inférieur au seuil, vous pouvez choisir de vous immatriculer volontairement. Cela peut vous être utile si vous travaillez avec d’autres entreprises immatriculées à la TVA.

Rassemblez les informations nécessaires

Avant de vous lancer dans le processus d’immatriculation, rassemblez toutes les informations sur votre entreprise en un seul emplacement. Les informations requises peuvent varier en fonction de la structure de votre entreprise (par exemple, entreprise individuelle, société de personnes, société à responsabilité limitée), mais vous aurez besoin des informations suivantes quelle que soit la structure de votre entreprise :

• Coordonnées bancaires

• Votre chiffre d’affaires annuel

• Numéro de référence de contribuable unique (UTR) ou votre numéro d’assurance nationale

• Votre déclaration d’auto-évaluation

Choisissez le bon régime de TVA

Déterminez le régime de TVA le mieux adapté à votre entreprise. Les options disponibles comprennent le régime forfaitaire, le régime de comptabilité de trésorerie et le régime de comptabilité annuelle. Le bon régime dépendra du type d’entreprise, de sa taille et de ses besoins de trésorerie. Renseignez-vous sur chaque option afin de pouvoir choisir celle qui vous convient le mieux.

Immatriculez-vous en ligne

Le Royaume-Uni propose une immatriculation à la TVA en ligne via le portail fiscal du gouvernement. Connectez-vous ou créez un compte si vous n’en avez pas déjà un. Remplissez le formulaire d’immatriculation à la TVA en ligne en fournissant les informations commerciales et financières requises.

Envoyez votre demande

Une fois que vous avez rempli tous les renseignements nécessaires, vérifiez attentivement l’exactitude de votre demande avant de l’envoyer. Vous devriez recevoir un e-mail de confirmation indiquant que votre demande a été soumise.

Recevez votre attestation d’immatriculation à la TVA

Une fois votre demande traitée, vous recevrez une attestation d’immatriculation à la TVA dans un délai de 30 jours ouvrables. Cette attestation contient votre numéro d’immatriculation à la TVA ainsi que votre date d’immatriculation, et vous y trouverez des informations sur la date à laquelle vous devez soumettre votre première déclaration de TVA.

Mettez en place la facturation et l’enregistrement de la TVA

Une fois votre entreprise immatriculée, vous devez indiquer votre numéro de TVA sur toutes les factures et tenir un registre détaillé de toutes les ventes et de tous les achats, y compris la TVA facturée et payée. Vous devez également tenir des registres appropriés afin de déposer des déclarations de TVA exactes et d’éviter les pénalités. Vos registres doivent comprendre :

• Toutes les ventes et tous les revenus (y compris la TVA facturée)

• Tous les achats et dépenses (y compris la TVA payée)

• La TVA sur toute marchandise importée ou exportée

• Les régularisations, remises ou remboursements éventuels

Pour simplifier ce processus, envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité qui prend en charge la conformité de la TVA.

Déposez votre première déclaration de TVA et effectuez vos paiements

Une fois l’immatriculation effectuée, vous devrez commencer à remplir régulièrement vos déclarations de TVA (généralement tous les trimestres) et à effectuer vos paiements de TVA au gouvernement. Soumettez ces déclarations et ces paiements à temps pour éviter les amendes et les frais d’intérêt. Tenez compte des délais indiqués sur votre certificat d’immatriculation à la TVA.

Comment préparer et envoyer votre déclaration de TVA

Une fois l’immatriculation effectuée, le moment est venu de préparer et d’envoyer une déclaration de TVA. Voici comment procéder.

Calculez votre assujettissement à la TVA

La déclaration de TVA indique le montant de TVA que vous devez à l’administration fiscale (TVA en aval) moins la TVA que vous pouvez récupérer sur vos dépenses professionnelles (TVA en amont). La différence réside dans votre assujettissement à la TVA. Si votre TVA en aval est supérieure à votre TVA en amont, il vous faudra payer la différence à l’administration fiscale. Si votre TVA en amont est supérieure, vous pouvez bénéficier d’un remboursement.

Remplissez votre formulaire de déclaration de TVA

Connectez-vous au portail en ligne de His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) pour accéder à votre formulaire de déclaration de TVA au Royaume-Uni. Vous devez généralement indiquer les informations suivantes sur ce formulaire :

• Total des ventes et des achats (hors TVA)

• La TVA en aval (la TVA que vous avez facturée sur les ventes)

• La TVA en amont (la TVA que vous avez payée sur vos achats)

• Toute régularisation ou correction de TVA

Suivez les instructions du formulaire et renseignez chaque section avec soin. Assurez-vous que vos chiffres correspondent à ceux que vous avez conservés au cours de la période de TVA.

Vérifiez les erreurs

Vérifiez que votre déclaration de TVA ne contient pas les erreurs les plus fréquentes, telles que les chiffres transposés, les calculs incorrects et les informations manquantes. Assurez-vous d’utiliser les bons taux de TVA et que tous les chiffres sont exacts. Les erreurs peuvent entraîner des pénalités ou des retards dans le traitement de votre déclaration.

Envoyez votre déclaration de TVA en ligne

Une fois que vous avez rempli et vérifié votre déclaration de TVA, envoyez-la en ligne via le portail de HMRC. Une fois votre déclaration envoyée, vous recevrez un message vous confirmant qu’elle a été correctement remplie. Conservez-le pour vos dossiers.

Payez la TVA due

Si vous devez de la TVA, veillez à la payer avant la date d’échéance. La plupart des autorités fiscales proposent plusieurs options de paiement telles que le prélèvement automatique, le virement bancaire et la carte de crédit. Les retards de paiement peuvent entraîner des frais d’intérêt et des pénalités. Si un remboursement vous est dû, il sera généralement traité automatiquement une fois votre déclaration examinée.

Comment gérer les audits et inspections de TVA

Si vous êtes bien préparé, la gestion des audits et inspections de TVA est un processus simple. Voici comment les gérer :

• Restez organisé et conforme : tenez un registre complet et précis de toutes les ventes, de tous les achats, de toutes les déclarations de TVA, de toutes les factures et de tous les reçus. Assurez-vous que vos déclarations de TVA sont exactes et envoyées dans les délais. Utilisez un logiciel de comptabilité, si nécessaire, pour tenir des registres organisés et accessibles.

• Déterminez la portée de l’audit : lorsque vous êtes informé d’un contrôle ou d’une inspection ou d’un audit de TVA à venir, renseignez-vous sur ce que l’administration fiscale prévoit d’examiner. Il peut s’agir de périodes spécifiques, de types de transactions ou de méthodes de récupération de la TVA. Rassemblez les documents pertinents et préparez-vous en conséquence.

• Examinez vos registres à l’avance : avant l’audit, procédez à un examen interne de vos registres de TVA pour vous assurer que tout est en ordre. Recherchez les divergences ou les erreurs qui pourraient avoir besoin d’être corrigées. Si vous identifiez des problèmes, résolvez-les rapidement et préparez-vous à expliquer les éventuelles anomalies.

• Coopérez et communiquez clairement : au cours de l’audit, transmettez rapidement les informations et les documents demandés. Faites preuve de transparence et de clarté dans vos communications. Répondez à toute demande de clarification ou d’informations complémentaires.

• Demandez l’aide d’un professionnel si nécessaire : si vous avez des doutes sur un aspect de vos registres de TVA ou du processus d’audit, pensez à consulter un conseiller fiscal ou un comptable. Ces spécialistes peuvent vous aider à vous préparer, vous fournir des conseils lors de l’inspection et vous aider à communiquer avec les autorités fiscales.

• Faites preuve de réactivité face aux constatations : à l’issue de l’audit, l’administration fiscale peut formuler des commentaires ou des constatations, notamment au sujet des régularisations nécessaires ou des pénalités encourues. Résolvez rapidement les éventuels problèmes pour éviter d’autres complications, et mettez en œuvre les modifications recommandées pour améliorer la conformité en matière de TVA à l’avenir.