Una declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un documento que las empresas del Reino Unido presentan a la His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) para informar del IVA cobrado en ventas y del IVA pagado en compras dentro un plazo determinado, a menudo de forma trimestral. El objetivo de una declaración de IVA es calcular la diferencia entre el IVA recaudado de los clientes y el IVA pagado a los proveedores. Si una empresa ha recaudado más IVA del que ha pagado, debe pagar la diferencia a la HMRC. En caso de haber pagado más IVA del que ha recaudado, puede reclamar la diferencia.

A continuación, explicamos lo que las empresas deben saber sobre las declaraciones del IVA en el Reino Unido, incluidos los tipos y exenciones actuales, cómo aplicarlos y los errores y desafíos más comunes en la declaración del IVA.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• Cómo presentar una declaración del IVA por Internet
  
• Cómo afectan los tipos del IVA a las empresas
  
• Tipos actuales de IVA en el Reino Unido y clasificaciones
  
• Exenciones del IVA y casos especiales
  
• Quién debe presentar una declaración del IVA
  
• Cómo se calcula el IVA
  
• Requisitos de las facturas del IVA
  
• Dificultades y errores habituales de la declaración del IVA
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

Cómo presentar la declaración del IVA por Internet

La presentación de una declaración del IVA en el Reino Unido implica declarar tus ventas, compras y el IVA neto que debes a la HMRC (o que ella te debe a ti) por un período contable específico.

Para presentarla, debes usar Making Tax Digital (MTD) para el IVA. Según el marco del MTD, prácticamente todas las empresas con registro de impuestos están obligadas por ley a llevar registros digitales y presentar sus declaraciones usando un software de contabilidad compatible con el MTD (o un software puente). La HMRC ya no acepta la introducción manual de casillas a través de su antiguo portal online para las declaraciones de IVA habituales.

1. Conecta el software a tu cuenta online de la HMRC

Inicia sesión en tu software de contabilidad y autoriza su enlace de la API a tu cuenta online del IVA de la HMRC. Este enlace digital permite a tu software enviar los datos fiscales directamente a la HMRC sin introducirlos de forma manual.

2. Recopila y concilia tus cifras

Asegúrate de que todas las facturas de ventas, recibos y reclamaciones de gastos del período estén totalmente conciliadas en tu software. El sistema calculará dos cifras básicas: el impuesto repercutido (el total del IVA cobrado en las ventas) y el impuesto soportado (el total del IVA pagado en las compras comerciales que cumplan los requisitos).

3. Revisa las nueve casillas de la declaración del IVA

El software del MTD rellenará automáticamente las nueve casillas estándar de la declaración del IVA en función de tus registros digitales:

• Casilla 1: IVA adeudado por las ventas y otros rendimientos
  
• Casilla 2: IVA adeudado por bienes o servicios adquiridos de Irlanda del Norte o de la UE
  
• Casilla 3: IVA total adeudado (casilla 1 + casilla 2)
  
• Casilla 4: IVA reclamado por las compras comerciales (impuesto soportado)
  
• Casilla 5: IVA neto a pagar o reclamar (la diferencia entre la casilla 3 y la 4)
  
• Casilla 6: Valor total de las ventas y los rendimientos (sin IVA)
  
• Casilla 7: Valor total de las compras y las entradas (sin IVA)
  
• Casilla 8: Valor total de los bienes suministrados a Estados miembros de la UE o a Irlanda del Norte (sin IVA)
  
• Casilla 9: Valor total de los bienes adquiridos de Estados miembros de la UE o de Irlanda del Norte (sin IVA)
  

4. Presenta la declaración digitalmente y guarda el comprobante

Haz clic en enviar en tu software compatible con el MTD. Tras completarse el envío, la HMRC devuelve un número de referencia de confirmación digital único. Guarda este número en tus registros como prueba de haber realizado la presentación a tiempo.

5. Paga el IVA adeudado en la fecha límite

Si la casilla 5 muestra un saldo pendiente de pago a la HMRC, realiza el pago en la fecha límite (normalmente 1 mes natural y 7 días después de que termine el período de IVA). Puedes pagar mediante un adeudo directo, tarjeta corporativa o transferencia bancaria en el portal de pagos de la HMRC. Si la casilla 5 muestra crédito, la HMRC reembolsará automáticamente la diferencia en tu cuenta bancaria registrada.

Plazos de las declaraciones de IVA y comisiones por presentación tardía

Para la mayoría de las empresas del Reino Unido, el plazo legal para presentar una declaración del IVA y abonar los impuestos adeudados es de 1 mes natural y 7 días tras finalizar el período contable. Si se incumple un plazo de presentación, se activa el sistema de penalizaciones por puntos de la HMRC: cada presentación tardía suma 1 punto y alcanzar el límite (como 4 puntos para las presentaciones trimestrales) conlleva una multa automática de 200 £, además de 200 £ extra por cada presentación tardía posterior mientras se mantenga dicho límite.

Las penalizaciones por pago tardío son independientes de los puntos por presentación y se aplican si el impuesto a abonar sigue pendiente de pago tras 15 días. La HMRC cobra una penalización del 3 % sobre el saldo adeudado a los 15 días, que sube a un 6 % más una tasa diaria anual del 10 % después de los 30 días. Los intereses diarios por pago atrasado también se acumulan automáticamente desde el primer día hasta que el saldo se pague por completo.

Cómo afectan los tipos de IVA a las empresas

El IVA es un aspecto importante que deben tener en cuenta las empresas que operan en el Reino Unido. A continuación, te explicamos cómo pueden afectar los tipos de IVA a las empresas:

• Flujo de caja: El IVA que cobras a los clientes te proporciona un fondo de caja temporal, pero si consideras esos fondos como ingresos utilizables, podrías sufrir una grave crisis de liquidez cuando venza tu factura trimestral de la HMRC. Por el contrario, pagar el IVA de las facturas de los proveedores antes de que los clientes paguen sus propias facturas inmoviliza temporalmente tu capital circulante.

• Estrategia de precios: Las empresas deben decidir qué parte de la carga del IVA repercuten a los clientes y qué parte asumen ellas mismas. Esta decisión repercute en la competitividad y la rentabilidad, y requiere un enfoque matizado para mantener la posición en el mercado sin que se reduzcan los márgenes.

• Cumplimiento de la normativa y gastos generales: Cumplir la normativa del IVA exige un esfuerzo administrativo considerable. Esto puede resultar especialmente difícil para las empresas más pequeñas que no disponen de equipos financieros especializados.

• Decisión de registro a efectos del IVA: El umbral para el registro a efectos del IVA obligatorio es un volumen de negocios sujeto a impuestos anual de 90.000 £, pero las empresas que no alcancen dicho umbral pueden optar por registrarse. Las empresas deben sopesar las ventajas de reclamar el IVA frente al trabajo añadido de la presentación de las declaraciones.

• Tipos de IVA variables: Las empresas deben comprender cómo se aplican los diferentes tipos de IVA a los distintos productos y servicios. Esto puede afectar a la planificación financiera de la empresa, la gestión de costes y las tácticas de ventas, entre otras cosas.

• Consideraciones sobre comercio internacional: El Brexit cambió el panorama del IVA para las transacciones entre el Reino Unido y la Unión Europea. Las empresas que participan en el comercio internacional deben abordar estos cambios para gestionar los costes de forma eficaz y cumplir la normativa.

Tipos y clasificaciones actuales del IVA en el Reino Unido

A partir de 2026, hay tres tipos de IVA en el Reino Unido:

• Tipo general (20 %): Es el tipo más común y se aplica a la mayoría de los bienes y servicios.

• Tipo reducido (5 %): Se aplica a bienes y servicios como el combustible y la energía para uso doméstico, los materiales de ahorro energético y las sillas de coche para niños.

• Tipo cero (0 %): Se aplica a determinados bienes y servicios que se consideran esenciales, como la mayoría de los alimentos y bebidas, libros y periódicos, y ropa para niños.

Exenciones del IVA y casos especiales

Algunos bienes y servicios están exentos del IVA o se clasifican como «fuera del ámbito de aplicación». Las empresas no pueden cobrar IVA por ellos. A continuación te explicamos este tema en detalle:

• Exentos: Entre los bienes y servicios exentos se incluyen la mayoría de los seguros, los servicios financieros, la educación, la atención médica y las suscripciones a organizaciones de membresía. La exención de estos servicios favorece la accesibilidad y asequibilidad de los mismos, ya que se mantienen unos costes inferiores a los que tendrían si se les añadiera el IVA.

• Fuera del ámbito de aplicación: Entre los bienes y servicios que quedan fuera del ámbito de aplicación del IVA se incluyen aquellos que se compran y utilizan fuera del Reino Unido, las tasas legales (p. ej., las tarifas de congestión) y los bienes que se venden como parte de una afición.

Quién tiene que presentar una declaración de IVA

Aplicar los tipos del IVA es un proceso que consta de varios pasos. Aquí hay un resumen de lo que implica:

• Determina la responsabilidad del IVA: Averigua si los bienes o servicios que proporciona tu empresa están sujetos al IVA y con qué tipo (p. ej., general, reducido).

• Regístrate a efectos del IVA: Si el volumen de negocios sujeto a impuestos anual de tu empresa supera las 90.000 £, debes registrarte a efectos del IVA. También puedes registrarte de forma voluntaria si le conviene a tu empresa.

• Clasifica tus bienes o servicios: Clasifica cada producto o servicio de acuerdo con el tipo de IVA correcto.

Cómo se calcula el IVA

• Calcula el IVA: En cada producto o servicio, calcula cuánto IVA se debe cobrar. Sigue la fórmula Importe del IVA = Precio x (Tipo de IVA / 100). Por ejemplo, si un minorista planea vender un artículo por 100 £ y se aplica el tipo de IVA general del 20 %, debe multiplicar 100 por 0,2 para obtener 20 £ de IVA.

• Establece los precios: Decide cómo mostrar los precios a los clientes. Los precios pueden incluir o excluir el IVA. Para las empresas orientadas al cliente, los precios suelen incluir el IVA, mientras que en las transacciones B2B (de empresa a empresa) suelen mostrarse sin IVA.

La fórmula del IVA general se desglosa del siguiente modo:

Importe del IVA = Precio x Tipo de IVA dividido por 100

Por ejemplo, si vendes un artículo por 100 £ con el tipo de IVA general del 20 % aplicable en el Reino Unido, al multiplicar 100 £ por 0,2 se obtienen 20 £ en concepto de IVA.

• Precios B2C: Las empresas que prestan servicio a los clientes suelen mostrar los precios con el IVA incluido (120 £ en total), ya que los consumidores no pueden reclamar el IVA.

• Precios B2B: Las transacciones B2B suelen mostrar precios sin IVA (100 £ + 20 £ de IVA), lo que permite que los compradores empresariales aíslen su reclamación de impuestos.

Al presentar la declaración de IVA, calculas la diferencia entre el impuesto que recaudaste de las ventas y el que pagaste en los gastos de la empresa:

• Impuesto repercutido: El IVA que cobras en tus ventas (rendimientos). Se lo cobras a los clientes en nombre de la HMRC.

• Impuesto soportado: El IVA que pagas a los proveedores por compras y gastos de tu empresa que reúnan los requisitos. Puedes reclamárselo a la HMRC.

Requisitos de las facturas con IVA

Emisión de facturas

Asegúrate de que tus facturas cumplen con la normativa del IVA. Deben incluir lo siguiente:

• La fecha de la factura

• Un número de factura único

• El número de IVA de tu empresa

• El nombre de la empresa y su dirección

• El nombre y la dirección del cliente

• Una descripción de los bienes o servicios proporcionados

• La cantidad de cada partida que se ha vendido

• Los importes que se cobran antes de aplicar el IVA

• El importe del IVA (si procede)

• El importe total con el IVA incluido

Presentar devoluciones de IVA

Presenta tus declaraciones de IVA trimestral o anualmente, dependiendo de tu régimen de IVA. Declara el total del IVA cobrado a los clientes y el total del IVA pagado por los gastos de tu empresa. La diferencia entre ambos importes es lo que pagarás o reclamarás a la HMRC. Para la declaración del IVA, se necesitan los siguientes datos:

• Impuesto repercutido: IVA total cobrado por tus ventas y rendimientos comerciales

• Impuesto soportado: IVA total pagado en compras y gastos empresariales que reúnan los requisitos

• Ventas y compras netas: Valor total de las ventas (sin IVA) y valor total de las compras (sin IVA)

• Totales del comercio transfronterizo: Valores totales de los bienes suministrados o adquiridos en la UE o Irlanda del Norte (si procede)

• Documentación de respaldo: Facturas de impuestos válidas, recibos de compra, notas de crédito y registros de aduanas que respalden cada partida individual

Guarda registros

Mantén registros detallados de todas las transacciones relacionadas con el IVA durante al menos seis años. Estos registros deben respaldar los importes reclamados en tus declaraciones de IVA y tienen que estar disponibles por si la HMRC los solicita.

Errores y desafíos comunes en la declaración del IVA

Los errores en la gestión del IVA pueden tener graves consecuencias financieras y operativas. Estos son algunos de los errores más comunes que cometen las empresas y cómo resolverlos.

Tipos de IVA

Usar un tipo de IVA incorrecto puede afectar negativamente a tus precios, afectar a tu competitividad y crear problemas de cumplimiento de la normativa. Por ejemplo, si cobras la tarifa estándar en artículos con tasa cero, como la ropa para niños, corres el riesgo de cobrar de más a los clientes. Esto puede dar lugar a reembolsos, pérdida de confianza y posibles sanciones.

Solución: revisa periódicamente los tipos del IVA que correspondan a tus productos y servicios. Crea una matriz de los tipos de IVA que cumpla con las directrices de la HMRC y actualízala cada vez que haya cambios en las leyes fiscales o en tu línea de productos. Usa un software de contabilidad que te permita personalizar los tipos del IVA para varias categorías para así automatizar el proceso y minimizar los posibles errores.

Gastos de IVA

Muchas empresas reclaman por error el IVA de gastos no admisibles, como las comidas con clientes y los artículos para uso personal. Esto podría provocar una auditoría de la HMRC en tu empresa. Reclamar el IVA incorrectamente no solo implica devolverlo, sino que también puede acarrear multas, cargos por intereses y un análisis más exhaustivo de tus registros.

Solución: comprueba el IVA que puedes reclamar. Elabora una lista de los gastos que cumplen y no cumplen los requisitos y forma a tu equipo para que la revise antes de enviar los gastos. Asegúrate de que tu sistema de contabilidad cuente con categorías claramente definidas.

Mantenimiento de registros

Sin registros precisos, demostrar el IVA que has cobrado o reclamado se hace casi imposible. Los registros deficientes pueden dar lugar a reclamaciones rechazadas y multas.

Solución: invierte en herramientas de contabilidad digital que registren automáticamente las transacciones. Conserva copias digitales de los recibos y las facturas. Desarrolla un sistema de clasificación y etiquetado claro dentro de tu software para que puedas acceder de forma sencilla a tus registros cuando lo necesites. Programa auditorías internas periódicamente para detectar y corregir errores a tiempo.

Declaración del IVA

Los retrasos en las declaraciones del IVA o las presentaciones inexactas pueden dar lugar a sanciones y cargos por intereses, lo que reduce las ganancias y puede suscitar una mayor vigilancia por parte de HMRC.

Solución: establece plazos internos mucho antes de las fechas límite de la HMRC para dar tiempo a revisar y enmendar cualquier error. Usa un software de contabilidad que se integre en el sistema Making Tax Digital (MTD) de la HMRC para simplificar el proceso de presentación. Piensa en recurrir a un asesor en materia de IVA para que revise las declaraciones antes de enviarlas, sobre todo si tu caso respecto del IVA es complejo.

Desafíos con exenciones parciales

Si tu empresa proporciona a la vez bienes o servicios sujetos a impuestos y otros exentos, acertar en el cálculo de la exención parcial puede ser complicado. Si te equivocas en el cálculo, puedes pagar de más o de menos.

Solución: crea un método exhaustivo para rastrear y calcular el IVA en los suministros combinados, lo cual puede implicar usar esquemas de IVA o contratar a un experto en este impuesto. Revisa tu método y cálculos de manera periódica para garantizar que sigan cumpliendo con las normas y sean correctos a medida que tu empresa crece.

Inversión del sujeto pasivo

Una inversión del sujeto pasivo se produce cuando el cliente que recibe el servicio rinde cuentas por el IVA, no el proveedor. Estas inversiones son necesarias para determinados bienes y servicios, como los de construcción y edificación. Si no se gestionan de forma adecuada, la empresa podría pagar de menos o de más en concepto de IVA.

Solución: infórmate sobre los casos en los que se aplica la inversión del sujeto pasivo. Organiza sesiones de formación con regularidad para ayudar a tu equipo financiero a mantenerse al día. Asegúrate de que el software de contabilidad sepa gestionar de forma correcta estas inversiones y detecte estas transacciones para revisarlas en mayor profundidad.

Deudas incobrables

Si los clientes no pagan, sigues teniendo derecho a reclamar el IVA de esas deudas incobrables. Muchas empresas pierden esta oportunidad.

Solución: supervisa de cerca tus cuentas por cobrar y establece un proceso para detectar las deudas incobrables una vez que alcancen el umbral de los seis meses. Automatiza los recordatorios de tu software de contabilidad a fin de marcar estas oportunidades para la reclamación del IVA de modo que no se pasen por alto.

Sistemas contables

Usar sistemas de contabilidad obsoletos o insuficientes aumenta el riesgo de errores de IVA en todos los ámbitos, desde tasas mal aplicadas a declaraciones no presentadas. Esto también hace que sea más difícil adaptarse a nuevas regulaciones o cambios en los tipos de IVA.

Solución: actualiza a un sistema de contabilidad en la nube moderno compatible con MTD y que facilite las actualizaciones cuando cambie la normativa del IVA. A menudo, estos sistemas llevan integrados controles sobre el cumplimiento de la normativa y funciones para automatizar el cálculo del IVA.

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