Una declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un documento que las empresas del Reino Unido presentan a His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) para informar del IVA que han cobrado sobre las ventas y del IVA que han pagado sobre las compras en un periodo concreto, normalmente trimestral. El objetivo de la declaración del IVA es calcular la diferencia entre el IVA recaudado de los clientes y el IVA pagado a los proveedores. Si una empresa ha recaudado más IVA del que ha pagado, debe pagar la diferencia a HMRC. Por el contrario, si ha pagado más IVA del que ha cobrado, puede reclamar la diferencia.

A continuación, explicamos lo que las empresas deben saber sobre las declaraciones del IVA en el Reino Unido, incluidos los tipos y exenciones actuales, cómo aplicarlos y los errores y desafíos más comunes en la declaración del IVA.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo afectan los tipos de IVA a las empresas
  
• Tipos y clasificaciones actuales del IVA en el Reino Unido
  
• Exenciones de IVA y casos especiales
  
• Cómo aplicar los tipos de IVA a bienes y servicios
  
• Errores y desafíos comunes en la declaración del IVA
  

Cómo afectan los tipos de IVA a las empresas

El IVA es un aspecto importante a tener en cuenta para las empresas que operan en el Reino Unido. A continuación, te explicamos cómo pueden afectarles los tipos de IVA:

• Flujo de caja: Las empresas recaudan el IVA de las ventas y lo pagan de las compras. Esto afecta la liquidez y requiere una coordinación precisa para ajustar la disponibilidad de efectivo

• Estrategia de precios: Las empresas deben decidir qué parte de la carga del IVA pasan a los clientes y qué parte asimilan ellas mismas. Esta decisión afecta a la competitividad y la rentabilidad y requiere un enfoque matizado para mantener la posición en el mercado sin disminuir los márgenes.

• Cumplimiento de la normativa y gastos generales: Cumplir con la normativa sobre el IVA requiere un esfuerzo administrativo considerable. Esto puede ser particularmente difícil para las empresas más pequeñas que no cuentan con equipos financieros especializados.

• Decisión de registro del IVA: El umbral para el registro a efectos del IVA obligatorio es una facturación anual sujeta a impuestos de 90.000 £, pero las empresas que estén por debajo de este umbral también pueden optar por registrarse. Las empresas deben sopesar los beneficios de reclamar el IVA frente al trabajo adicional que supone presentar las declaraciones.

• Tipos variables de IVA: Las empresas deben entender cómo se aplican los diferentes tipos de IVA a los diferentes productos y servicios. Esto informa de la planificación financiera e influye en varios aspectos, desde la gestión de los costes hasta las tácticas de venta.

• Consideraciones de comercio internacional: El Brexit cambió el panorama del IVA para las transacciones entre el Reino Unido y la Unión Europea. Las empresas que participan en el comercio internacional deben abordar estos cambios para gestionar los costes de forma eficaz y seguir cumpliendo con la normativa.

Tipos y clasificaciones actuales del IVA en el Reino Unido

A partir de 2024, hay tres tipos de IVA en el Reino Unido:

• Tipo estándar (20 %): Se trata del tipo más común y se aplica a la mayoría de los productos y servicios.

• Tipo reducido (5 %): Se aplica a bienes y servicios como combustible y energía domésticos, materiales de ahorro de energía y asientos de automóvil para niños.

• Tipo cero (0 %): Esto se aplica a ciertos bienes y servicios considerados esenciales, como la mayoría de los alimentos y bebidas, libros y periódicos, y ropa para niños.

Exenciones del IVA y casos especiales

Algunos productos y servicios están exentos de IVA o clasificados como «no incluidos». Las empresas no pueden cobrar el IVA sobre los mismos. A continuación, echaremos un vistazo más de cerca:

• Exentos: Los bienes y servicios exentos incluyen la mayoría de los seguros, los servicios financieros, la educación, la atención médica y las suscripciones a organizaciones de membresía. La exención de estos servicios sustenta la accesibilidad y la asequibilidad al mantener los costes más bajos de lo que serían con IVA añadido.

• No incluidos: Los productos y servicios que quedan fuera del ámbito de aplicación del IVA incluyen los comprados y utilizados fuera del Reino Unido, las tasas legales (por ejemplo, las tasas de congestión) y los bienes vendidos como parte de un pasatiempo.

Cómo aplicar los tipos de IVA a bienes y servicios

Aplicar los tipos del IVA es un proceso que consta de varios pasos. Aquí hay un resumen de lo que implica:

• Determinar la responsabilidad del IVA: Determina si los bienes o servicios que ofrece tu empresa están sujetos al IVA y a qué tipo (p. ej., estándar, reducido).

• Registrarse a efectos del IVA: Si la facturación anual sujeta a impuestos de tu empresa supera las 90.000 £, debes registrarte para el IVA. También puedes registrarte voluntariamente si eso beneficia a tu empresa.

• Clasificar tus productos o servicios: Clasifica cada producto o servicio según el tipo de IVA correcto.

• Calcular el IVA: Para cada producto o servicio, calcula qué cantidad de IVA debe recaudarse. Siga la fórmula de Importe de IVA = Precio x (Tipo de IVA / 100). Por ejemplo, si un minorista planea vender un artículo por 100 £ y se aplica el tipo de IVA estándar del 20 %, multiplicaría 100 por 0,2 y obtendría 20 £ de IVA.

• Fijar precios: Decide cómo mostrar los precios a los clientes. Los precios pueden incluir o no el IVA. Para las empresas de cara al cliente, los precios suelen incluir el IVA, mientras que las transacciones entre empresas (B2B) suelen mostrar los precios sin IVA.

• Emitir facturas: Asegúrate de que tus facturas cumplen con la normativa de IVA. Deben incluir lo siguiente:

  • La fecha de la factura
    
  • Un número de factura único
    
  • El número de IVA de tu empresa
    
  • El nombre y la dirección de tu empresa
    
  • El nombre y la dirección del cliente
    
  • Una descripción de los bienes o servicios proporcionados
    
  • La cantidad de cada artículo vendido
    
  • Los importes que se cobran antes del IVA
    
  • Importe del IVA (si procede)
    
  • El importe total, IVA incluido
    

• Presentar declaraciones de IVA: Presenta tus declaraciones de IVA trimestral o anualmente, según tu régimen de IVA. Declara el IVA total cobrado a los clientes y el IVA total pagado por los gastos de tu empresa. La diferencia entre estos importes es lo que pagarás o reclamarás a HMRC.

• Mantener registros: Mantén registros detallados de todas las transacciones relacionadas con el IVA durante al menos seis años. Estos registros deben respaldar los importes declarados en tus declaraciones de IVA y deben estar disponibles si HMRC los solicita.

Errores y desafíos comunes en la declaración del IVA

Los errores en la gestión del IVA pueden tener graves consecuencias financieras y operativas. Estos son algunos de los errores más comunes que cometen las empresas y cómo resolverlos.

Tipos de IVA

Usar un tipo de IVA incorrecto puede afectar negativamente a tus precios, afectar a tu competitividad y crear problemas de cumplimiento de la normativa. Por ejemplo, si cobras la tarifa estándar en artículos con tasa cero, como la ropa para niños, corres el riesgo de cobrar de más a los clientes. Esto puede dar lugar a reembolsos, pérdida de confianza y posibles sanciones.

• Solución: Revisa periódicamente los tipos de IVA aplicables a tus productos y servicios. Crea una matriz de tipos de IVA que se alinee con las normas del HMRC y actualízala siempre que haya cambios en la legislación fiscal o en tu línea de productos. Utiliza un programa de contabilidad que te permita personalizar los tipos de IVA de las distintas categorías para automatizar el proceso y minimizar los errores humanos.
  

Gastos de IVA

Muchas empresas desgravan por error el IVA de gastos no subvencionables, como el ocio de los clientes y los artículos de uso personal. Esto podría señalar a tu empresa para una auditoría del HMRC. Reclamar el IVA incorrectamente no solo significa devolverlo; puede dar lugar a multas, intereses y un examen más detenido de todos tus registros.

• Solución: Conoce qué IVA puedes reclamar. Comprueba la lista de gastos elegibles y no elegibles y forma a tu equipo para que la revise antes de enviar los gastos. Asegúrate de que tu sistema de contabilidad tiene categorías claramente definidas.
  

Mantenimiento de registros

Sin registros precisos, demostrar el IVA que has cobrado o reclamado se hace casi imposible. Los registros deficientes pueden dar lugar a reclamaciones rechazadas y multas.

• Solución: Invierte en herramientas de contabilidad digital que registren automáticamente las transacciones. Guarda copias digitales de los recibos y facturas. Desarrolla un sistema claro de archivo y etiquetado dentro de tu programa, para que puedas acceder fácilmente a los archivos cuando los necesites. Realiza auditorías internas periódicas para detectar y corregir errores a tiempo.
  

Declaración del IVA

Los retrasos en las declaraciones del IVA o las presentaciones inexactas pueden dar lugar a sanciones y cargos por intereses, lo que reduce las ganancias y puede suscitar una mayor vigilancia por parte de HMRC.

• Solución: Establece plazos internos muy por delante de los plazos de HMRC, para dar tiempo a revisar y corregir cualquier error. Utiliza un programa de contabilidad que se integre con el sistema Making Tax Digital (MTD) de HMRC para facilitar el proceso de presentación. Considera la posibilidad de trabajar con un asesor del IVA para revisar las declaraciones antes de presentarlas, sobre todo si tu situación con el IVA es compleja.
  

Desafíos con exenciones parciales

Si tu empresa proporciona a la vez bienes o servicios sujetos a impuestos y otros exentos, acertar en el cálculo de la exención parcial puede ser complicado. Si te equivocas en el cálculo, puedes pagar de más o de menos.

• Solución: Desarrolla un método completo para el seguimiento y cálculo del IVA en los suministros mixtos, lo que podría implicar usar sistemas de IVA o contratar a un especialista en IVA. Revisa periódicamente el método y los cálculos para asegurarte de que siguen cumpliendo la normativa y sean precisos a medida que tu empresa se desarrolle.
  

Inversión del sujeto pasivo

Una inversión del sujeto pasivo ocurre cuando el cliente que recibe el servicio tiene en cuenta el IVA, en lugar del proveedor. Se requiere una inversión del sujeto pasivo para determinados bienes y servicios, como los servicios de construcción. Si la inversión del sujeto pasivo se gestiona incorrectamente, tu empresa podría pagar de menos o de más en concepto de IVA.

• Solución: Mantente informado sobre cuándo se aplica la inversión del sujeto pasivo. Las sesiones periódicas de formación para tu equipo financiero pueden ayudarles a mantenerse al día. Asegúrate de que tu programa de contabilidad gestiona correctamente las devoluciones y señala estas transacciones para revisarlas.
  

Deudas incobrables

Cuando los clientes no pagan, sigues teniendo derecho a desgravar el IVA. Muchas empresas pierden esta oportunidad.

• Solución: Permanece atento a tus cuentas por cobrar y establece un proceso para identificar las deudas incobrables una vez que alcancen el umbral de los seis meses. Automatiza los recordatorios en tu programa de contabilidad para señalar estas oportunidades de reclamar el IVA, de modo que no se pasen por alto.
  

Sistemas contables

Usar sistemas de contabilidad obsoletos o insuficientes aumenta el riesgo de errores de IVA en todos los ámbitos, desde tasas mal aplicadas a declaraciones no presentadas. Esto también hace que sea más difícil adaptarse a nuevas regulaciones o cambios en los tipos de IVA.

• Solución: Actualiza a un sistema contable moderno y basado en la nube que admita MTD y te permita realizar actualizaciones sencillas cuando cambien las normas del IVA. Estos sistemas suelen tener integradas comprobaciones de cumplimiento y funciones de cálculo del IVA automatizadas.