En deklaration av moms (mervärdesskatt) är en redovisning som företag i Storbritannien lämnar in till den brittiska skattemyndigheten (His Majesty's Revenue and Customs, HMRC) för att rapportera den moms de har tagit ut på försäljning och den moms de har betalat på inköp inom en viss period, vanligtvis kvartalsvis. Syftet med en momsdeklaration är att beräkna skillnaden mellan den moms som tas ut från kunder och den moms som betalas till leverantörer. Om ett företag har tagit ut mer moms än det har betalat måste det betala mellanskillnaden till HMRC. Omvänt gäller att om företaget har betalat mer moms än det har tagit ut, kan det kräva tillbaka mellanskillnaden.

I den här artikeln förklarar vi vad företag bör veta om momsdeklarationer i Storbritannien, inklusive aktuella satser och undantag, hur man tillämpar momssatser och vanliga misstag och utmaningar när det gäller momsdeklarationer.

Vad innehåller den här artikeln?

• Så påverkar momssatser företag
  
• Aktuella momssatser och klassificeringar i Storbritannien
  
• Momsbefrielse och specialfall
  
• Så här tillämpar man momssatser på varor och tjänster
  
• Vanliga misstag och utmaningar vid momsdeklaration
  

Så påverkar momssatser företag

Moms är en viktig faktor för företag som är verksamma i Storbritannien. Så här kan momssatser påverka dem:

• Kassaflöde: Företag tar ut moms på försäljning och betalar den på inköp. Detta påverkar likviditeten och kräver noggrann planering för att förbättra tillgången till kontanter.

• Strategi för prissättning: Företag måste bestämma hur stor del av momsbördan som ska överföras till kunderna och hur mycket de själva ska ta på sig. Detta beslut påverkar företagets konkurrenskraft och lönsamhet och kräver ett nyanserat tillvägagångssätt för att behålla marknadspositionen utan att minska marginalerna.

• Efterlevnad och omkostnader: Att följa momsreglerna kräver betydande administrativa insatser. Detta kan vara särskilt utmanande för mindre företag som inte har en särskild ekonomiavdelning.

• Beslut om momsregistrering: Tröskeln för obligatorisk momsregistrering är en årlig skattepliktig omsättning på 90 000 GBP, men företag under denna tröskel kan också välja att registrera sig. Företag måste väga upp fördelarna med att begära momsåterbäring mot det extra arbete som deklarationen innebär.

• Olika momssatser: Företag måste förstå hur olika momssatser tillämpas på olika produkter och tjänster. Detta ligger till grund för den ekonomiska planeringen och påverkar olika aspekter från kostnadshantering till försäljningstaktik.

• Internationell handel: Brexit förändrade hanteringen av moms för transaktioner mellan Storbritannien och Europeiska unionen. Företag som bedriver internationell handel måste ta itu med dessa förändringar för att hantera kostnader effektivt och se till att man fortsatt efterlever tillämpliga regler.

Aktuella momssatser och klassificeringar i Storbritannien

Från och med 2024 finns det tre momssatser i Storbritannien:

• Standardsats (20 %): Detta är den vanligaste momssatsen och gäller för de flesta varor och tjänster.

• Reducerad sats (5 %): Denna sats tillämpas på varor och tjänster som drivmedel och el för hushåll, energibesparande material och bilbarnstolar.

• Nollsats (0 %): Denna sats tillämpas på vissa varor och tjänster som anses nödvändiga, till exempel de flesta livsmedel och drycker, böcker och tidningar samt barnkläder.

Momsbefrielse och specialfall

Vissa varor och tjänster är befriade från moms eller klassificeras som "out of scope", dvs. de omfattas inte. Företag kan inte ta ut moms på dessa varor och tjänster. Här tar vi en närmare titt:

• Befrielse: Momsbefriade varor och tjänster omfattar de flesta försäkringar, finansiella tjänster, utbildning, hälso- och sjukvård samt abonnemang på medlemsorganisationer. Genom att undanta dessa tjänster från moms hålls kostnaderna nere och de blir då mer tillgängliga och överkomliga.

• Omfattas inte: Varor och tjänster som inte omfattas av moms är till exempel varor och tjänster som köps och används utanför Storbritannien, lagstadgade avgifter (t.ex. trängselskatt) och varor som säljs som en hobby.

Så här tillämpar man momssatser på varor och tjänster

Att tillämpa momssatser är en process i flera steg. Här är en sammanfattning av vad man behöver göra:

• Fastställ momsskyldigheten: Ta reda på om de varor eller tjänster som ditt företag tillhandahåller är momspliktiga och till vilken skattesats (t.ex. standard, reducerad).

• Registrera dig för moms: Om ditt företags årliga skattepliktiga omsättning överstiger 90 000 GBP måste du registrera dig för moms. Du kan också registrera dig frivilligt om det gynnar ditt företag.

• Klassificera varor eller tjänster: Klassificera varje produkt eller tjänst enligt korrekt momssats.

• Beräkna moms: Beräkna hur mycket moms som ska tas ut för varje produkt eller tjänst. Följ formeln för momsbelopp = pris x (momssats/100). Om en återförsäljare till exempel planerar att sälja en vara för 100 GBP och standardmomssatsen på 20 % gäller, multiplicerar man 100 med 0,2 och får då ett momsbelopp på 20 GBP.

• Fastställ priser: Bestäm hur priser ska visas för kunderna. Priserna kan antingen inkludera eller exkludera moms. För konsumentinriktade företag inkluderar priserna vanligtvis moms, medan transaktioner mellan företag (B2B) ofta visar priser exklusive moms.

• Utfärda fakturor: Se till att fakturorna uppfyller momskraven. De ska innehålla:

  • Datum för fakturan
    
  • Ett unikt fakturanummer
    
  • Företagets momsregistreringsnummer
    
  • Företagets namn och adress
    
  • Kundens namn och adress
    
  • En beskrivning av de varor eller tjänster som tillhandahålls
    
  • Kvantiteten av varje såld vara
    
  • Beloppet/beloppen som debiteras före moms
    
  • Momsbelopp (om tillämpligt)
    
  • Det totala beloppet inklusive moms
    

• Lämna in momsdeklarationer: Lämna in momsdeklarationer kvartalsvis eller årligen, beroende på vilken momsplan företaget använder. Ange den totala moms som debiterats kunderna och den totala moms som betalats på företagets utgifter. Skillnaden mellan dessa belopp är vad du antingen kommer att betala till eller få i återbäring från HMRC.

• Bokför: Upprätthåll detaljerade bokföring av alla transaktioner relaterade till moms i minst sex år. Denna dokumentation är underlaget för de belopp som begärs i momsdeklarationerna och måste vara tillgänglig om HMRC begär den.

Vanliga misstag och utmaningar vid momsdeklaration

Misstag vid hantering av moms kan få allvarliga ekonomiska och operativa konsekvenser. Här tar vi upp några vanliga misstag som företag gör och hur man löser dem.

Momssatser

Att använda fel momssats kan påverka prissättningen negativt, påverka konkurrenskraften och skapa efterlevnadsproblem. Om du till exempel tar ut standardsatsen på varor med nolltaxa, till exempel barnkläder, riskerar du att ta för mycket betalt av kunderna. Detta kan leda till återbetalningar, förlust av förtroende och potentiella påföljder.

• Lösning: Granska regelbundet de momssatser som är relevanta för företagets produkter och tjänster. Skapa en momssatsmatris som överensstämmer med HMRC:s riktlinjer och uppdatera den när det sker ändringar i skattelagstiftningen eller i företagets produktutbud. Använd bokföringsprogram som låter dig anpassa momssatser för olika kategorier för att automatisera processen och minimera mänskliga fel.
  

Momskostnader

Många företag återkräver felaktigt moms på utgifter som inte är berättigade till momsåterbäring, som underhållning och personliga artiklar. Detta kan flagga ditt företag för en HMRC-revision. Att återkräva moms på ett felaktigt sätt innebär inte bara att man måste betala tillbaka den. Det kan leda till böter, räntekostnader och en närmare granskning av företagets böcker.

• Lösning: Förstå vilken moms du kan återkräva. Skapa en lista över utgifter som är berättigade och inte berättigade till momsåterbäring och utbilda ditt team så att de kontrollerar alla utgifter innan de skickas in. Se till att ditt redovisningssystem har tydligt definierade kategorier.
  

Bokföring

Utan korrekt bokföring är det nästan omöjligt att bevisa den moms du har debiterat eller begärt. Undermålig bokföring kan leda till att begärd återbäring nekas och straffavgifter.

• Lösning: Investera i digitala bokföringsverktyg som automatiskt loggar transaktioner. Spara digitala kopior av kvitton och fakturor. Utveckla ett tydligt arkiverings- och taggningssystem i programvaran så att du enkelt kan hitta det du behöver. Schemalägg regelbundna interna revisioner för att identifiera och korrigera fel tidigt.
  

Momsdeklarationer

Försenade momsdeklarationer eller felaktiga inlämningar kan leda till straffavgifter och räntekostnader, vilket minskar vinsten och kan medföra ökad granskning från HMRC.

• Lösning: Sätt interna tidsfrister i god tid före HMRC:s tidsfrister för att ge tid för granskning och korrigering av eventuella fel. Använd bokföringsprogram som integrerar med HMRC:s MTD-system (Making Tax Digital) för att göra deklarationsprocessen enklare. Det är en bra idé att anlita en momsrådgivare för att granska deklarationerna innan de skickas in, särskilt om företagets momssituation är komplicerad.
  

Utmaningar med partiell befrielse

Om ditt företag tillhandahåller både skattepliktiga och skattebefriade varor eller tjänster kan det vara svårt att beräkna partiell befrielse. Om man inte gör denna beräkning korrekt kan det leda till över- eller underbetalning.

• Lösning: Utveckla en omfattande metod för att dokumentera och beräkna moms på blandade leveranser, vilket kan innebära att man använder momssystem eller anlitar en momsspecialist. Granska regelbundet metoden och beräkningarna för att säkerställa att de fortfarande är regelenliga och korrekta i takt med att företaget utvecklas.
  

Omvänd skattskyldighet

Omvänd skattskyldighet är när kunden som tar emot tjänsten redovisar moms i stället för leverantören. Omvänd skattskyldighet krävs för vissa varor och tjänster, till exempel bygg- och anläggningstjänster. Om omvänd skattskyldighet hanteras felaktigt kan det hända att ditt företag betalar för lite eller för mycket moms.

• Lösning: Håll dig informerad om när omvänd skattskyldighet gäller. Regelbundna utbildningssessioner för ekonomipersonalen kan hjälpa dem att hålla sig uppdaterade. Se till att företagets bokföringsprogram kan hantera omvänd skattskyldighet korrekt och flagga dessa transaktioner för ytterligare granskning.
  

Osäkra fordringar

Om kunderna inte betalar har du fortfarande rätt att återkräva momsen på dessa osäkra fordringar. Många företag är inte medvetna om denna möjlighet.

• Lösning: Håll koll på dina kundfordringar och upprätta en process för att identifiera osäkra fordringar när de når sexmånaderströskeln. Automatisera påminnelser i ditt bokföringsprogram för att flagga för dessa möjligheter till momsåterbetalning så att de inte förbises.
  

Bokföringssystem

Att använda föråldrade eller otillräckliga bokföringssystem ökar risken för momsfel generellt, från felaktigt tillämpade skattesatser till missade deklarationer. Det gör det också svårare att anpassa sig till nya regler eller ändringar i momssatser.

• Lösning: Uppgradera till ett modernt, molnbaserat bokföringssystem som stöder MTD och möjliggör enkla uppdateringar när momsreglerna ändras. Dessa system har ofta inbyggda efterlevnadskontroller och funktioner för automatisk beräkning av moms.