Una declaración del impuesto sobre el valor agregado (IVA) es un documento que las empresas del Reino Unido presentan ante el Departamento de Hacienda y Aduanas (HMRC) para informar el IVA que han cobrado sobre las ventas y el IVA que han pagado por sus compras dentro de un período específico que suele ser trimestral. El objetivo de una declaración del IVA es calcular la diferencia entre el IVA recaudado de los clientes y el IVA pagado a los proveedores. Si una empresa recaudó más IVA del que pagó, debe pagar la diferencia al HMRC. Por el contrario, si ha pagado más IVA del que ha recaudado, puede reclamar la diferencia.

A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre las declaraciones del IVA en el Reino Unido, incluidas las tasas y exenciones actuales, cómo aplicar las tasas de IVA y los errores y desafíos más comunes de la declaración del IVA.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo afectan las tasas de IVA a las empresas
  
• Tasas y clasificaciones actuales del IVA en el Reino Unido
  
• Exenciones de IVA y casos especiales
  
• Cómo aplicar las tasas de IVA a los bienes y servicios
  
• Errores y desafíos comunes de la declaración del IVA
  

Cómo afectan las tasas de IVA a las empresas

El IVA es un aspecto importante que las empresas que operan en el Reino Unido deben tener en cuenta. A continuación, te explicamos cómo las tasas de IVA pueden afectarlas:

• Flujo de caja: Las empresas recaudan el IVA a través de sus ventas y pagan IVA cuando realizan compras. Esto afecta la liquidez y requiere una planificación precisa para optimizar la disponibilidad de efectivo.

• Estrategia de precios: Las empresas deben decidir qué parte del IVA les corresponderá a los clientes y qué parte asumirán ellas mismas. Esta decisión tiene un impacto en la competitividad y la rentabilidad, y requiere que se adopte un enfoque matizado para mantener la posición en el mercado sin disminuir los márgenes.

• Cumplimiento de la normativa y gastos generales: Para cumplir con la normativa relacionada con el IVA, se deben hacer esfuerzos administrativos considerables. Esto puede ser particularmente difícil para las empresas más pequeñas que no cuentan con equipos financieros especializados.

• Decisión de registro del IVA: Para el registro obligatorio del IVA, se debe tener una facturación anual sujeta a impuestos de GBP 90,000, pero las empresas con una facturación inferior a este monto también pueden optar por registrarse. Las empresas deben determinar si los beneficios de recuperar el IVA justifican el trabajo adicional de presentar declaraciones.

• Tasas variables de IVA: Las empresas deben entender cómo se aplican las diferentes tasas de IVA a los distintos productos y servicios. Esto determina la planificación financiera e influye en diversos aspectos, desde la gestión de costos hasta las tácticas de venta.

• Consideraciones del comercio internacional: El Brexit cambió el panorama del IVA para las transacciones entre el Reino Unido y la Unión Europea. Las empresas involucradas en el comercio internacional deben tener en cuenta estos cambios para gestionar los costos de manera eficaz y seguir cumpliendo con la normativa.

Tasas y clasificaciones actuales del IVA en el Reino Unido

Desde 2024, hay tres tasas de IVA en el Reino Unido:

• Tasa estándar (20 %): es la tasa más común y se aplica a la mayoría de los bienes y servicios.

• Tasa reducida (5 %): se aplica a bienes y servicios como el combustible y la energía domésticos, los materiales de ahorro energético y los asientos de seguridad para niños.

• Tasa cero (0 %): se aplica a determinados bienes y servicios que se consideran esenciales, como la mayoría de los alimentos y bebidas, los libros y periódicos, y la ropa para niños.

Exenciones de IVA y casos especiales

Algunos bienes y servicios están exentos del IVA o clasificados como «fuera del alcance». Las empresas no pueden cobrar el IVA sobre estos productos. Analicémoslo con mayor detalle:

• Exentos: Los bienes y servicios exentos incluyen la mayoría de los seguros, los servicios financieros, la educación, la atención médica y las suscripciones a organizaciones de membresía. La exención de estos servicios favorece la accesibilidad y la asequibilidad al mantener los costos más bajos de lo que serían si se añadiera el IVA.

• Fuera de alcance: Los bienes y servicios que están fuera del alcance del IVA incluyen los que se adquieren y utilizan fuera del Reino Unido, las tasas legales (p. ej., los cargos por congestión) y los bienes vendidos como parte de un pasatiempo.

Cómo aplicar las tasas de IVA a los bienes y servicios

Para aplicar las tasas de IVA, se debe seguir un proceso de varios pasos. A continuación, te presentamos un resumen del proceso:

• Determina la sujeción al IVA: Determina si los bienes o servicios que ofrece tu empresa están sujetos al IVA y a qué tasa (p. ej., estándar, reducida).

• Regístrate a efectos del IVA: Si la facturación anual sujeta a impuestos de tu empresa supera las GBP 90,000, debes registrarte a efectos del IVA. También puedes registrarte de forma voluntaria si es beneficioso para tu empresa.

• _Clasifica tus bienes o servicios: _ Clasifica cada producto o servicio según la tasa de IVA adecuada.

• Calcula el IVA: Calcula cuánto IVA se debe cobrar por cada producto o servicio. Sigue esta fórmula: Importe del IVA = Precio x (Tasa de IVA / 100). Por ejemplo, si un comerciante minorista planea vender un artículo por GBP 100 y se aplica la tasa estándar de IVA del 20 %, debería multiplicar 100 por 0.2 y obtendría GBP 20 de IVA.

• Fija precios: Decide cómo mostrarás los precios a tus clientes. Los precios pueden incluir el IVA o no. Los precios de las empresas orientadas al cliente suelen incluir el IVA, mientras que para las transacciones de empresa a empresa (B2B) se suelen mostrar los precios sin IVA.

• Emite facturas: Asegúrate de que tus facturas cumplan con las normativas del IVA. Deben incluir lo siguiente:

  • La fecha de la factura
    
  • Un número de factura único
    
  • El número de IVA de tu empresa
    
  • El nombre y la dirección de tu empresa
    
  • El nombre y la dirección del cliente
    
  • Una descripción de los bienes proporcionados o los servicios prestados
    
  • La cantidad de cada artículo vendido
    
  • Los importes que se cobran antes del IVA
    
  • El importe del IVA (si corresponde)
    
  • El importe total con el IVA incluido
    

• Presenta declaraciones del IVA: Presenta declaraciones del IVA trimestrales o anuales, según tu régimen de IVA. Declara el IVA total que cobraste a los clientes y el IVA total que pagaste sobre los gastos de tu empresa. La diferencia entre estos importes es lo que pagarás o reclamarás al HMRC.

• Lleva registros: Mantén registros detallados de todas las transacciones que incluyan IVA durante al menos seis años. Estos registros deben respaldar los importes de tus declaraciones del IVA y deben estar disponibles si el HMRC los solicita.

Errores y desafíos comunes de la declaración del IVA

Los errores en la gestión del IVA pueden tener graves consecuencias financieras y operativas. A continuación, detallamos algunos de los errores más comunes que cometen las empresas y cómo resolverlos.

Tasas de IVA

El uso de una tasa de IVA incorrecta puede tener efectos negativos en tus precios, afectar tu competitividad y generar problemas de cumplimiento. Por ejemplo, si cobras la tasa estándar sobre artículos con tasa cero, como ropa para niños, corres el riesgo de cobrar de más a los clientes. Esto puede dar lugar a reembolsos, pérdida de confianza y posibles sanciones.

• Solución: Revisa periódicamente las tasas de IVA correspondientes a tus productos y servicios. Elabora una matriz de tasas de IVA en función de las pautas del HMRC y actualízala cada vez que haya cambios en las leyes fiscales o en tu línea de productos. Utiliza un software de contabilidad con el que puedas personalizar las tasas de IVA para diferentes categorías, con el fin de automatizar el proceso y minimizar los errores humanos.
  

Gastos de IVA

Muchas empresas cometen el error de reclamar el IVA de gastos no elegibles, como actividades de entretenimiento para clientes y artículos de uso personal. Esto podría dar lugar a que tu empresa esté sujeta a una auditoría del HMRC. Si reclamas el IVA de forma incorrecta, no solo deberás reembolsarlo; sino que también podrás estar sujeto a multas, cargos por intereses y a una revisión más exhaustiva de todos tus registros.

• Solución: Debes saber qué IVA puedes reclamar. Elabora una lista de gastos elegibles y no elegibles, y capacita a tu equipo para que cotejen los gastos antes de que se presenten. Asegúrate de que tu sistema de contabilidad incluya categorías claramente definidas.
  

Mantenimiento de registros

Si no cuentas con registros precisos, te resultará casi imposible demostrar el IVA que has cobrado o reclamado. Los registros inadecuados pueden dar lugar a multas y denegación de reclamos.

• Solución: Invierte en herramientas de contabilidad digital que registren automáticamente las transacciones. Guarda copias digitales de los recibos y facturas. Desarrolla un sistema claro de archivo y etiquetado dentro de tu software para que puedas acceder con facilidad a los registros cuando sea necesario. Programa auditorías internas periódicas para detectar y corregir errores a tiempo.
  

Declaraciones del IVA

Las declaraciones tardías del IVA o las presentaciones inexactas pueden dar lugar a multas y cargos por intereses, lo cual reduce las ganancias y puede hacer que estés sujeto a un mayor escrutinio por parte del HMRC.

• Solución: Establece plazos internos con suficiente anticipación a los plazos del HMRC para tener tiempo de revisar y corregir los errores que pueda haber. Utiliza un software de contabilidad que se integre con el sistema Making Tax Digital (MTD) del HMRC para facilitar el proceso de presentación. Considera la posibilidad de trabajar con un asesor de IVA para revisar las declaraciones antes de presentarlas, sobre todo si tu situación con el IVA es compleja.
  

Desafíos de las exenciones parciales

Si tu empresa proporciona tanto bienes o servicios sujetos a impuestos como exentos, realizar de manera correcta el cálculo de la exención parcial puede ser complicado. Hacer un cálculo incorrecto puede dar lugar a un pago excesivo o insuficiente.

• Solución: Desarrolla un método integral para el seguimiento y el cálculo del IVA si ofreces bienes o servicios de ambos tipos. Para ello, podrías usar regímenes de IVA o contratar a un especialista en IVA. Revisa periódicamente tu método y tus cálculos para asegurarte de que sigan cumpliendo con la normativa y sean precisos a medida que tu empresa se desarrolle.
  

Inversión del sujeto pasivo

El procedimiento de inversión del sujeto pasivo implica que el cliente que recibe el servicio declare el IVA, en lugar del proveedor. La inversión del sujeto pasivo es obligatoria para determinados bienes y servicios, como los servicios de edificación y construcción. Si la inversión del sujeto pasivo se gestiona de forma incorrecta, es posible que tu empresa pague un importe de IVA excesivo o insuficiente.

• Solución: Asegúrate de saber cuándo se aplica la inversión del sujeto pasivo. Puedes brindar sesiones periódicas de capacitación para tu equipo de finanzas con el fin de ayudarlos a mantenerse actualizados. Asegúrate de que tu software de contabilidad pueda gestionar de forma correcta la inversión del sujeto pasivo y marcar estas transacciones que requieren una revisión adicional.
  

Deudas incobrables

Si los clientes no efectúan un pago, sigues teniendo derecho a reclamar el IVA sobre esas deudas incobrables. Muchas empresas no aprovechan esta oportunidad.

• Solución: Presta atención a tus cuentas por cobrar y establece un proceso para identificar las deudas incobrables una vez que alcancen el umbral de seis meses. Automatiza los recordatorios en tu software de contabilidad para que marque estas oportunidades de reclamo del IVA y no se pasen por alto.
  

Sistemas de contabilidad

El uso de sistemas de contabilidad obsoletos o insuficientes aumenta el riesgo de que se cometan errores relacionados con el IVA en todos los aspectos, desde tasas mal aplicadas hasta declaraciones no presentadas. Esto también hace que sea más difícil adaptarse a las nuevas normativas o a los cambios en las tasas de IVA.

• Solución: Adquiere un sistema de contabilidad moderno basado en la nube que admita MTD y ofrezca actualizaciones sencillas a medida que cambien las normas del IVA. Estos sistemas suelen tener comprobaciones de cumplimiento integradas y funciones automatizadas de cálculo del IVA.