La dichiarazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) è un documento che le attività del Regno Unito presentano all'HMRC (His Majesty’s Revenue and Customs) per dichiarare l'IVA addebitata sulle vendite e l'IVA pagata sugli acquisti in un determinato periodo, di solito trimestrale. Lo scopo di una dichiarazione IVA è quello di calcolare la differenza tra l'IVA riscossa dai clienti e l'IVA pagata ai fornitori. Se un'attività ha riscosso più IVA di quanta ne abbia pagata, deve pagare la differenza all'HMRC. Al contrario, se ha pagato più IVA di quella che ha riscosso, può recuperare la differenza.

Di seguito viene illustrato tutto quello che le attività devono sapere sulle dichiarazioni IVA nel Regno Unito, tra cui le aliquote e le esenzioni attualmente in vigore, come applicare le aliquote IVA e gli errori e le sfide più comuni nella dichiarazione IVA.

Di cosa tratta questo articolo?

• Impatto dell'aliquota IVA sulle attività
  
• Aliquote IVA e classificazioni attuali nel Regno Unito
  
• Esenzioni IVA e casi particolari
  
• Come applicare le aliquote IVA a beni e servizi
  
• Errori e sfide comuni nella dichiarazione IVA
  

Impatto dell'aliquota IVA sulle attività

L'IVA è un aspetto importante da considerare per le attività che operano nel Regno Unito. Ecco come possono influire le aliquote IVA su di esse:

• Flusso di cassa: Le attività riscuotono l'IVA sulle vendite e la pagano sugli acquisti. Ciò influisce sulla liquidità e richiede tempistiche precise per perfezionare la disponibilità di liquidità.

• Strategia di definizione dei prezzi: Le attività devono decidere in che misura l'IVA deve essere trasferita ai clienti e quanto assorbire. Questa decisione, che incide profondamente sia sulla competitività che sulla redditività, richiede un approccio delicato per preservare la quota di mercato senza sacrificare i margini.

• Conformità e spese generali: Rispettare le normative sull'IVA richiede un notevole impegno amministrativo. Questa situazione può essere particolarmente complessa per le piccole imprese che non dispongono di team finanziari dedicati.

• Scegliere se registrare l’IVA: La soglia per l'obbligo di registrazione ai fini IVA è un volume d'affari annuo imponibile di 90.000 £, ma anche le attività al di sotto di questa soglia possono scegliere di registrarsi. Le attività devono soppesare i vantaggi del recupero dell'IVA rispetto al lavoro aggiuntivo di presentazione delle dichiarazioni.

• Aliquote IVA variabili: Le attività devono capire in che modo le diverse aliquote IVA si applicano a prodotti e servizi diversi. Questa informazione è fondamentale per la pianificazione finanziaria e ha un impatto diretto su vari aspetti operativi, dalla gestione rigorosa dei costi all'implementazione di strategie di vendita efficaci.

• Considerazioni sul commercio internazionale: La Brexit ha modificato il panorama dell'IVA per le transazioni tra Regno Unito e Unione europea. Le attività impegnate nel commercio internazionale devono affrontare questi cambiamenti per gestire i costi in modo efficace e rimanere conformi.

Aliquote IVA e classificazioni attuali nel Regno Unito

A partire dal 2024, le aliquote IVA nel Regno Unito sono tre:

• Aliquota standard (20%): È l'aliquota più comune e si applica alla maggior parte dei beni/servizi.

• Aliquota ridotta (5%): Questo vale per beni e servizi come il carburante e l'energia domestica, i materiali a risparmio energetico e i seggiolini auto per bambini.

• Aliquota zero (0%): Tale aliquota si applica a una vasta gamma di beni e servizi essenziali, tra cui alimenti, bevande, materiale didattico e vestiario per bambini.

Esenzioni IVA e casi particolari

Alcuni beni e servizi sono esenti da IVA o classificati come "non idonei". Le attività non possono applicare l'IVA su questi prodotti. Diamo un'occhiata più da vicino:

• Esenti: I beni e i servizi esenti includono la maggior parte delle assicurazioni, dei servizi finanziari, dell'istruzione, dell'assistenza sanitaria e degli abbonamenti a organizzazioni associative. L'esenzione di questi servizi favorisce l'accessibilità e l'economicità mantenendo i costi più bassi di quelli che sarebbero con l'aggiunta dell'IVA.

• Non idonei: Tra i beni e i servizi che non rientrano nell'ambito dell'IVA vi sono quelli acquistati e utilizzati al di fuori del Regno Unito, i compensi previsti dalla legge (ad esempio gli oneri connessi alla congestione del traffico) e i beni venduti come parte di un hobby.

Come applicare l'aliquota IVA a beni e servizi

L'applicazione delle aliquote IVA richiede più passaggi. Vediamo nel dettaglio tutti gli aspetti coinvolti:

• Determinare l'IVA dovuta: Verifica se i beni o servizi forniti dalla tua attività sono soggetti all'IVA e a quale aliquota (ad esempio, standard, ridotta).

• Registrazione ai fini dell'IVA: Se il volume d'affari annuo imponibile della tua attività supera le 90.000 £, devi effettuare la registrazione ai fini dell'IVA. Puoi anche registrarti volontariamente se questo è vantaggioso per la tua attività.

• Classificare beni/servizi: Classifica ogni prodotto o servizio in base all'aliquota IVA corretta.

• Calcolare l'IVA: Calcola l'importo dell'IVA da riscuotere per ogni prodotto o servizio. Segui la formula di Importo IVA = Prezzo x (Aliquota IVA / 100). Ad esempio, se un rivenditore prevede di vendere un articolo a 100 £ e si applica l'aliquota IVA standard del 20%, moltiplicherà 100 per 0,2 e riceverà 20 £ di IVA.

• Configurare i prezzi: Scegli come mostrare i prezzi ai clienti. L'IVA può essere inclusa o esclusa nel prezzo. Per le attività che si rivolgono ai clienti, i prezzi sono generalmente comprensivi di IVA, mentre le transazioni business-to-business (B2B) spesso mostrano prezzi al netto dell’IVA.

• Emettere fatture: Assicurati che le tue fatture siano conformi all'IVA. Dovrebbero includere:

  • La data della fattura
    
  • Un numero di fattura univoco
    
  • Il numero di partita IVA della tua attività
    
  • La ragione sociale e l'indirizzo della tua attività
    
  • Il nome e l'indirizzo del cliente
    
  • Una descrizione dei beni o servizi forniti
    
  • La quantità di ogni articolo venduto
    
  • L'importo o gli importi addebitati al lordo dell'IVA
    
  • Importo dell'IVA (se applicabile)
    
  • L'importo totale comprensivo di IVA
    

• Presentare le dichiarazioni IVA: Presenta la dichiarazione IVA trimestralmente o annualmente, a seconda del tuo regime IVA. Riporta il totale dell'IVA addebitata ai clienti e il totale dell'IVA pagata sulle spese della tua attività. La differenza tra questi importi è pari a ciò che dovrai pagare o recuperare dall’HMRC.

• Conserva la documentazione: Conserva i registri dettagliati di tutte le transazioni relative all'IVA per almeno sei anni. Tali registri devono supportare gli importi richiesti nelle dichiarazioni IVA e devono essere disponibili se l'HMRC li richiede.

Errori e sfide comuni nella dichiarazione IVA

Gli errori nella gestione dell'IVA possono avere gravi conseguenze finanziarie e operative. Ecco alcuni errori comuni commessi dalle attività e come risolverli.

Aliquote IVA

L'aliquota IVA sbagliata può incidere negativamente sui prezzi, sulla competitività e creare problemi di conformità. Ad esempio, se applichi la tariffa standard su articoli ad aliquota zero come l'abbigliamento per bambini, rischi di sovraccaricare i clienti. Ciò può portare a rimborsi, perdita di fiducia e potenziali sanzioni.

• Soluzione: Rivedi regolarmente le aliquote IVA applicate ai tuoi prodotti e servizi. Crea una matrice di aliquota IVA in linea con le linee guida dell'HMRC e aggiornala in caso di modifiche alle leggi fiscali o alla tua linea di prodotti. Utilizza un software di contabilità che ti consente di personalizzare le aliquote IVA per diverse categorie per automatizzare il processo e ridurre al minimo gli errori umani.
  

Spese IVA

Molte attività recuperano erroneamente l'IVA su spese non idonee, come le attività di intrattenimento dei clienti e gli articoli di uso personale. In questo modo la tua attività potrebbe essere sottoposta a un audit da parte dell'HMRC. Un indebito rimborso IVA comporta non solo la restituzione della somma, ma anche l'applicazione di sanzioni, interessi e controlli più approfonditi.

• Soluzione: Individua l'IVA che puoi recuperare. Stila un elenco delle spese idonee e non idonee e chiedi al tuo team di effettuare controlli incrociati prima di inviare le spese. Assicurati che il tuo sistema contabile disponga di categorie chiaramente definite.
  

Conservazione della documentazione

La mancanza di registri contabili accurati rende estremamente difficile fornire la prova dell'IVA. Registri scadenti possono comportare richieste di risarcimento negate e multe.

• Soluzione: Investi in strumenti di contabilità digitale che registrano automaticamente le transazioni. Conserva le copie digitali delle ricevute e delle fatture. Sviluppa un sistema di archiviazione e tagging chiaro all'interno del tuo software in modo da poter accedere facilmente ai record quando necessario. Pianifica audit interni regolari per individuare e correggere tempestivamente gli errori.
  

Dichiarazioni IVA

Dichiarazioni IVA tardive o invii imprecisi possono comportare sanzioni e interessi, che riducono i profitti e possono attirare un maggiore controllo da parte dell'HMRC.

• Soluzione: Imposta le scadenze interne con largo anticipo rispetto alle scadenze dell'HMRC per avere il tempo di rivedere e correggere eventuali errori. Utilizza un software di contabilità che si integra con il sistema Making Tax Digital (MTD) dell’HMRC per semplificare la procedura di presentazione. Prendi in considerazione l'idea di lavorare con un consulente IVA per rivedere le dichiarazioni prima di inviarle, soprattutto se la tua situazione IVA è complessa.
  

Sfide con esenzioni parziali

Calcolare correttamente l'esenzione parziale può essere complesso quando si offrono sia beni che servizi imponibili. Un calcolo errato può portare a un pagamento in eccesso o in difetto.

• Soluzione: Sviluppa un metodo completo per monitorare e calcolare l'IVA sulle forniture miste, che potrebbe comportare l'utilizzo di regimi IVA o l'assunzione di uno specialista IVA. Rivedi regolarmente il metodo e i calcoli per assicurarti che siano conformi e accurati man mano che la tua attività si sviluppa.
  

Inversione contabile

Per inversione contabile si intende quando il cliente che riceve il servizio contabilizza l'IVA e non il fornitore. L'inversione contabile è necessaria per alcuni beni e servizi, come i servizi di edilizia e costruzioni. Se l'inversione contabile non è corretta, l'attività potrebbe pagare l'IVA in eccesso o in difetto.

• Soluzione: Ricevi aggiornamenti su quando si applica l'inversione contabile. Formare regolarmente il tuo team finanziario lo manterrà sempre aggiornato. Verifica che il tuo software di contabilità sia in grado di gestire correttamente gli addebiti inversi e segnala queste transazioni per un ulteriore controllo.
  

Crediti inesigibili

Se i clienti non pagano, hai comunque il diritto di recuperare l'IVA sui crediti inesigibili. Molte attività si lasciano sfuggire questa opportunità.

• Soluzione: Vigila sui tuoi crediti e stabilisci un processo per identificare i crediti inesigibili una volta raggiunta la soglia dei sei mesi. Automatizza i promemoria nel tuo software di contabilità per segnalare queste opportunità di recupero dell'IVA in modo che non vengano trascurate.
  

Sistemi contabili

L'utilizzo di sistemi contabili obsoleti o insufficienti aumenta il rischio di errori in materia di IVA su tutta la linea, dalle aliquote applicate in modo errato alle dichiarazioni mancate. Ciò rende anche più difficile adattarsi alle nuove normative o alle modifiche dell'aliquota IVA.

• Soluzione: Passa a un sistema contabile moderno basato su cloud che supporta l'MTD e consente aggiornamenti semplificati man mano che cambiano le norme sull'IVA. Questi sistemi spesso dispongono di controlli di conformità integrati e di funzionalità di calcolo automatico dell'IVA.