Une déclaration de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un document que les entreprises du Royaume-Uni soumettent à l’administration fiscale (His Majesty’s Revenue and Customs « HMRC ») pour déclarer la TVA qu’elles ont facturée sur les ventes et la TVA qu’elles ont payée sur les achats au cours d’une période donnée, généralement trimestrielle. Une déclaration de TVA a pour but de calculer la différence entre la TVA collectée auprès des clients et la TVA payée aux fournisseurs. Si une entreprise a perçu plus de TVA qu’elle n’en a payé, elle doit payer la différence au HMRC. À l’inverse, si elle a payé plus de TVA qu’elle n’en a perçu, elle peut récupérer la différence.

Vous trouverez ci-dessous ce que les entreprises doivent savoir sur les déclarations de TVA au Royaume-Uni, notamment les taux et les exonérations en vigueur, les modalités d’application des taux de TVA, ainsi que les erreurs et difficultés courantes en matière de déclaration de TVA.

Sommaire de cet article

• Impact du taux de TVA sur les entreprises
  
• Taux et classifications en vigueur pour la TVA au Royaume-Uni
  
• Exonérations de TVA et cas particuliers
  
• Comment appliquer le taux de TVA aux biens et services
  
• Erreurs et difficultés courantes en matière de déclaration de TVA
  

Impact du taux de TVA sur les entreprises

La TVA est un facteur important à prendre en compte pour les entreprises qui exercent leurs activités au Royaume-Uni. Voici l’impact que le taux de TVA peut avoir :

• Flux de trésorerie : les entreprises perçoivent la TVA sur les ventes et la paient sur les achats. Cela affecte la trésorerie et nécessite un calendrier précis pour prévoir la disponibilité des liquidités.

• Stratégie de tarification : les entreprises doivent décider de la part de la TVA à transférer à leurs clients et de celle qu’elles doivent absorber elles-mêmes. Cette décision a un impact sur la compétitivité et la rentabilité et nécessite une approche nuancée pour maintenir la position sur le marché sans diminuer les marges.

• Conformité et coûts indirects : le respect de la réglementation en matière de TVA implique une charge administrative importante. Cela peut s’avérer particulièrement difficile pour les petites entreprises qui ne disposent pas d’une équipe financière dédiée.

• Décision d’immatriculation à la TVA : le seuil d’immatriculation à la TVA obligatoire est établi à un chiffre d’affaires annuel imposable de 90 000 £, mais les entreprises qui n'atteignent pas ce seuil peuvent également choisir de s’immatriculer. Les entreprises doivent mettre en balance les avantages de la récupération de la TVA et le travail supplémentaire que représente le dépôt des déclarations.

• Taux de TVA variable : les entreprises doivent comprendre comment les différents taux de TVA s’appliquent aux différents produits et services. Cela permet de mieux réaliser la planification financière et d'améliorer divers aspects, de la gestion des coûts aux tactiques de vente.

• Considérations relatives au commerce international : le Brexit a modifié le paysage de la TVA pour les transactions entre le Royaume-Uni et l’Union européenne. Les entreprises engagées dans le commerce international doivent s’adapter à ces changements pour gérer efficacement leurs coûts et rester conformes.

Taux et classifications actuels de la TVA au Royaume-Uni

En 2024, il existe trois taux de TVA au Royaume-Uni :

• Taux standard (20 %) : il s’agit du taux le plus courant. Il s’applique à la plupart des biens et services.

• Taux réduit (5 %) : il s’applique aux biens et services tels que le carburant et l’électricité domestiques, les matériaux économes en énergie et les sièges auto pour enfants.

• Taux zéro (0 %) : il s’applique à certains biens et services considérés comme essentiels, tels que la plupart des aliments et des boissons, les livres et les journaux, ainsi que les vêtements pour enfants.

Exonérations de TVA et cas particuliers

Certains biens et services sont exonérés de TVA ou classés comme « hors champ d'application ». Les entreprises ne peuvent pas facturer la TVA sur ces produits et services. Voici de quoi il s'agit :

• Exonérations : les biens et services exonérés comprennent la plupart des assurances, des services financiers, de l’éducation, des soins de santé et des abonnements à des organisations associatives. L’exonération de ces services leur permet de rester accessibles et abordables.

• Hors champ d'application : les biens et services qui ne sont pas soumis à la TVA comprennent ceux achetés et utilisés en dehors du Royaume-Uni, les frais légaux (par exemple, les frais de congestion) et les biens vendus dans le cadre d’un passe-temps.

Comment appliquer le taux de TVA aux biens et services

L’application du taux de TVA est un processus en plusieurs étapes. Voici un récapitulatif de ce que cela implique :

• Déterminer l’assujettissement à la TVA : vérifiez si les biens ou services fournis par votre entreprise sont soumis à la TVA et à quel taux (p. ex., standard, réduit).

• Immatriculation à la TVA : si le chiffre d’affaires annuel imposable de votre entreprise dépasse 90 000 £, vous devez vous immatriculer à la TVA. Vous pouvez également vous inscrire volontairement si cela profite à votre entreprise.

• Classer vos biens ou services : classez chaque produit ou service en fonction du bon taux de TVA.

• Calculer la TVA : pour chaque produit ou service, calculez le montant de TVA à percevoir. Utilisez la formule : montant de la TVA = prix x (taux de TVA / 100). Par exemple, si un commerçant prévoit de vendre un article à 100 £ et que le taux de TVA standard de 20 % s’applique, il doit multiplier 100 par 0,2 pour obtenir un montant de TVA de 20 £.

• Fixer les prix : décidez de la manière dont les prix seront affichés aux clients. Les prix peuvent inclure ou exclure la TVA. Pour les entreprises en contact direct avec la clientèle, les prix incluent généralement la TVA, tandis que les transactions interentreprises (B2B) affichent souvent des prix hors TVA.

• Émettre des factures : assurez-vous que vos factures sont conformes par rapport à la TVA. Les éléments suivants doivent être inclus :

  • La date de la facture
    
  • Un numéro de facture unique
    
  • Le numéro de TVA intracommunautaire de votre entreprise
    
  • Le nom et l’adresse de votre entreprise
    
  • Le nom et l’adresse du client
    
  • Une description des biens ou services fournis
    
  • La quantité de chaque article vendu
    
  • Le(s) montant(s) facturé(s) hors TVA
    
  • Le montant de la TVA (le cas échéant)
    
  • Le montant total TTC
    

• Remplir les déclarations de TVA : produisez vos déclarations de TVA trimestriellement ou annuellement, selon votre régime de TVA. Déclarez la TVA totale facturée aux clients et la TVA totale payée sur vos dépenses professionnelles. La différence entre ces montants correspond à ce que vous paierez ou récupérerez auprès du HMRC.

• Tenir des registres : tenez un registre détaillé de toutes les transactions liées à la TVA pendant au moins six ans. Ces registres doivent appuyer les montants indiqués dans vos déclarations de TVA et doivent être disponibles si le HMRC en fait la demande.

Erreurs et défis courants en matière de déclaration de TVA

Des erreurs dans la gestion de la TVA peuvent avoir de graves conséquences financières et opérationnelles. Voici quelques erreurs courantes commises par les entreprises et comment les solutions pour les éviter.

Taux de TVA

L’utilisation d’un taux de TVA incorrect peut avoir une incidence négative sur vos prix, avoir un impact sur votre compétitivité et créer des problèmes de conformité. Par exemple, si vous appliquez le tarif normal à des articles détaxés comme les vêtements pour enfants, vous risquez de surfacturer les clients. Cela peut entraîner des remboursements, une perte de confiance et des pénalités potentielles.

• La solution : vérifiez régulièrement les taux de TVA applicables à vos produits et services. Créez une matrice de taux de TVA conforme aux directives du HMRC et mettez-la à jour en cas de modification de la législation fiscale ou de votre gamme de produits. Utilisez un logiciel de comptabilité qui vous permet de personnaliser les taux de TVA pour différentes catégories afin d’automatiser le processus et de minimiser les erreurs humaines.
  

Dépenses liées à la TVA

De nombreuses entreprises récupèrent par erreur la TVA sur des dépenses non admissibles, comme les divertissements pour les particuliers et les articles à usage personnel. Cela pourrait déclencher un audit de votre entreprise par le HMRC. Récupérer la TVA à tort ne signifie non seulement la rembourser, mais aussi exposer votre entreprise à des amendes, des intérêts débiteurs et un examen approfondi des registres.

• La solution : déterminez la TVA que vous pouvez récupérer. Dressez une liste des dépenses admissibles et non admissibles et formez votre équipe à effectuer des vérifications croisées avant de soumettre des dépenses. Assurez-vous que votre système comptable comporte des catégories clairement définies.
  

Tenue des registres

En l’absence de registres précis, il est presque impossible de justifier la TVA que vous facturez ou réclamez. Des registres mal tenus peuvent entraîner le rejet des réclamations et des amendes.

• La solution : investissez dans des outils de comptabilité numérique qui consignent automatiquement les transactions. Conservez des copies numériques des reçus et des factures. Développez un système de déclaration et d’étiquetage clair dans votre logiciel afin de pouvoir accéder facilement aux registres en cas de besoin. Planifiez des audits internes réguliers pour détecter et corriger les erreurs rapidement.
  

Déclarations de TVA

Les déclarations de TVA tardives ou les soumissions inexactes peuvent entraîner des pénalités et des frais d’intérêt, ce qui réduit les bénéfices et peut attirer une attention accrue de la part du HMRC.

• La solution : fixez des échéances internes bien avant les échéances du HMRC pour vous laisser le temps d’identifier et de corriger toute erreur. Utilisez un logiciel de comptabilité qui s’intègre au système Making Tax Digital (MTD) du HMRC pour faciliter le processus de soumission. Envisagez de travailler avec un conseiller en TVA pour examiner les déclarations avant de les soumettre, surtout si votre situation en matière de TVA est complexe.
  

Difficultés liées aux exemptions partielles

Si votre entreprise fournit à la fois des biens ou des services soumis à la taxe et exonérés, il peut être difficile de calculer correctement l’exonération partielle. Un mauvais calcul peut entraîner un trop-payé ou un sous-paiement.

• La solution : développer une méthode complète de suivi et de calcul de la TVA sur les produits et services mixtes, ce qui peut impliquer le recours à des modèles ou l’embauche d’un spécialiste. Révisez régulièrement votre méthode et vos calculs pour vous assurer qu’ils sont toujours conformes et précis au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
  

Annulation des paiements

On parle d'autoliquidation lorsque le client qui reçoit le service déclare la TVA et non le fournisseur. Des autoliquidations sont requises pour certains biens et services, tels que les services de construction et de bâtiment. Si la gestion des autoliquidations est incorrecte, il est possible que votre entreprise paie trop ou pas assez de TVA.

• La solution : tenez-vous informé des cas où l’autoliquidation s’applique. Des sessions de formation régulières peuvent aider votre équipe financière à suivre les évolutions. Assurez-vous que votre logiciel comptable est en mesure de gérer correctement les autoliquidations et signale ces transactions pour un examen plus approfondi.
  

Créances irrécouvrables

Si les clients ne paient pas, vous êtes tout de même en droit de réclamer la TVA sur ces créances irrécouvrables. De nombreuses entreprises ne pensent pas à faire valoir ce droit.

• La solution : restez vigilant à l’égard de vos comptes clients et établissez un processus pour identifier les créances irrécouvrables une fois qu’elles atteignent le seuil de six mois. Automatisez des rappels dans votre logiciel comptable pour signaler ces possibilités de récupération de la TVA afin qu’elles ne soient pas négligées.
  

Systèmes comptables

L’utilisation de systèmes comptables obsolètes ou insuffisants augmente le risque d’erreurs de TVA à tous les niveaux, qu’il s’agisse de taux mal appliqués ou de déclarations manquées. Cela rend également plus difficile l’adaptation aux nouvelles réglementations ou aux changements de taux de TVA.

• La solution : passer à un système de comptabilité moderne basé sur le cloud qui prend en charge l'apport de modifications à la TVA Tax Digital (MTD) et permet des mises à jour faciles à mesure que les règles de TVA changent. Ces systèmes intègrent souvent des contrôles de conformité et des fonctions de calcul automatisé de la TVA.