Eine Erklärung der Mehrwertsteuer (USt.) ist ein Dokument, das Unternehmen im Vereinigten Königreich bei His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) einreichen, um die auf Verkäufe erhobene USt. und die auf Einkäufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums, in der Regel vierteljährlich, gezahlte USt. zu melden. Der Zweck einer USt.-Erklärung besteht darin, die Differenz zwischen der von Kundinnen und Kunden erhobenen USt. und der an Lieferanten gezahlten USt. zu berechnen. Wenn ein Unternehmen mehr USt. eingenommen hat, als es gezahlt hat, muss es die Differenz an HMRC zahlen. Wenn es mehr USt. gezahlt hat, als es eingenommen hat, kann es die Differenz zurückfordern.

Im Folgenden erklären wir, was Unternehmen über Umsatzsteuererklärungen im Vereinigten Königreich wissen sollten, einschließlich der aktuellen Steuersätze und Ausnahmen, der Anwendung von Umsatzsteuersätzen sowie häufiger Fehler und Herausforderungen bei der Umsatzsteuererklärung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So reichen Sie eine USt.-Erklärung online ein
  
• Wie sich USt.-Sätze auf Unternehmen auswirken
  
• Aktuelle USt.-Sätze und Klassifizierungen im Vereinigten Königreich
  
• USt.-Befreiungen und Sonderfälle
  
• Wer eine USt.-Erklärung einreichen muss
  
• So berechnen Sie die USt.
  
• Anforderungen an USt.-Rechnungen
  
• Häufige Fehler und Herausforderungen bei der USt.-Erklärung
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Online-Abgabe einer USt.-Erklärung

Die Einreichung einer USt.-Erklärung im Vereinigten Königreich bedeutet, dass Sie Ihre Umsätze, Einkäufe und die Netto-Mehrwertsteuer, die Sie HMRC schulden – oder die Ihnen von HMRC geschuldet wird – für einen bestimmten Abrechnungszeitraum melden.

Für die Einreichung müssen Sie Making Tax Digital (MTD) für die USt. verwenden. Unter dem MTD-Rahmenwerk sind praktisch alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen gesetzlich verpflichtet, digitale Aufzeichnungen zu führen und ihre Erklärungen über MTD-kompatible Buchhaltungssoftware (oder Überbrückungssoftware) einzureichen. HMRC akzeptiert bei Standard-USt.-Einreichungen keine manuelle Eingabe in Felder über das alte HMRC-Onlineportal mehr.

1. Software mit Ihrem HMRC USt.-Onlinekonto verbinden

Melden Sie sich bei Ihrer Buchhaltungssoftware an und autorisieren Sie deren API-Link zu Ihrem HMRC USt.-Onlinekonto. Durch diesen digitalen Link kann Ihre Software Steuerdaten ohne manuelle Dateneingabe direkt an HMRC übertragen.

2. Eigene Zahlen erfassen und abgleichen

Stellen Sie sicher, dass alle Verkaufsrechnungen, Belege und Spesenabrechnungen für den Zeitraum in Ihrer Software vollständig abgeglichen sind. Ihr System berechnet zwei Kernzahlen: Ausgangssteuer (gesamte auf Verkäufe erhobene USt.) und Vorsteuer (gesamte auf qualifizierte Geschäftseinkäufe gezahlte USt.).

3. Die neun USt.-Felder überprüfen

Ihre MTD-Software füllt die standardmäßige Neun-Felder-USt.-Erklärung basierend auf Ihren digitalen Aufzeichnungen automatisch aus:

• Feld 1: Fällige USt. auf Verkäufe und andere Ausgänge
  
• Feld 2: Fällige USt. auf aus Nordirland oder der EU erworbene Waren/Dienstleistungen
  
• Feld 3: Gesamte fällige USt. (Feld 1 + Feld 2)
  
• Feld 4: Zurückgeforderte USt. auf geschäftliche Einkäufe (Vorsteuer)
  
• Feld 5: Zu zahlende oder zurückzufordernde Netto-USt. (die Differenz zwischen Feld 3 und Feld 4)
  
• Feld 6: Gesamtwert von Verkäufen und Ausgängen (ohne USt.)
  
• Feld 7: Gesamtwert von Einkäufen und Eingängen (ohne USt.)
  
• Feld 8: Gesamtwert von an EU-Mitgliedstaaten oder Nordirland gelieferten Waren (ohne USt.)
  
• Feld 9: Gesamtwert von aus EU-Mitgliedstaaten oder Nordirland erworbenen Waren (ohne USt.)
  

4. Digital einreichen und Bestätigung protokollieren

Klicken Sie in Ihrer MTD-kompatiblen Software auf Einreichen. Sobald die Übertragung abgeschlossen ist, gibt HMRC eine eindeutige digitale Bestätigungsreferenznummer zurück. Speichern Sie diese Nummer als Nachweis für die fristgerechte Einreichung für Ihre Unterlagen.

5. Geschuldete USt. bis zur Frist zahlen

Wenn Feld 5 einen gegenüber HMRC fälligen Saldo aufweist, reichen Sie die Zahlung bis zur Frist ein – in der Regel 1 Kalendermonat und 7 Tage nach Ende des USt.-Zeitraums. Sie können per Lastschriftverfahren, Firmenkarte oder Online-Banküberweisung über das HMRC-Zahlungsportal zahlen. Wenn Feld 5 ein Guthaben aufweist, wird HMRC die Differenz automatisch auf Ihr registriertes Bankkonto zurückerstatten.

USt.-Erklärungsfristen und Strafen für verspätete Einreichung

Für die meisten Unternehmen im Vereinigten Königreich beträgt die gesetzliche Frist für die Einreichung einer USt.-Erklärung und die Begleichung der geschuldeten Steuer 1 Kalendermonat und 7 Tage nach Ende des Abrechnungszeitraums. Das Versäumen einer Einreichungsfrist löst das punktebasierte Strafsystem von HMRC aus: Jede verspätete Erklärung fügt 1 Punkt hinzu, und das Erreichen Ihres Schwellenwerts (z. B. 4 Punkte für vierteljährliche Einreicher) zieht eine automatische Strafe von 200 £ nach sich, zuzüglich weiterer 200 £ für jede nachfolgende verspätete Einreichung auf diesem Schwellenwert.

Strafen für verspätete Zahlungen sind unabhängig von den Einreichungspunkten und greifen, wenn die geschuldete Steuer nach 15 Tagen unbezahlt bleibt. HMRC erhebt am 15. Tag eine Strafe von 3 % auf den ausstehenden Saldo, die nach dem 30. Tag auf 6 % zuzüglich eines täglichen Zinssatzes von 10 % pro Jahr ansteigt. Tägliche Verzugszinsen fallen ebenfalls automatisch ab dem ersten Tag an, bis der Saldo vollständig ausgeglichen ist.

Wie sich Umsatzsteuersätze auf Unternehmen auswirken

Die Mehrwertsteuer ist für Unternehmen, die im Vereinigten Königreich tätig sind, eine wichtige Überlegung. Hier erfahren Sie, wie sich Mehrwertsteuersätze auf Unternehmen auswirken können:

• Cashflow: Die Mehrwertsteuer, die Sie von Kundinnen und Kunden einziehen, bietet ein vorübergehendes Barvermögen, aber die Behandlung dieser Gelder als nutzbaren Umsatz kann zu ernsthaften Liquiditätsengpässen führen, wenn Ihre vierteljährliche HMRC-Rechnung fällig wird. Umgekehrt bindet die Zahlung der Mehrwertsteuer auf Lieferantenrechnungen, bevor Kundinnen und Kunden ihre eigenen Rechnungen begleichen, vorübergehend Ihr Betriebskapital.

• Preisstrategie: Unternehmen müssen entscheiden, wie viel der Mehrwertsteuerbelastung sie an die Kundinnen und Kunden weitergeben und wie viel sie selbst tragen wollen. Diese Entscheidung wirkt sich auf Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität aus und erfordert einen nuancierten Ansatz, um die Marktposition ohne Margenschmälerung aufrechtzuerhalten.

• Compliance und Gemeinkosten: Die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften erfordert einen erheblichen administrativen Aufwand. Dies kann insbesondere für kleinere Unternehmen ohne dedizierte Finanzteams eine Herausforderung sein.

• Entscheidung zur Umsatzsteuerregistrierung: Der Schwellenwert für die obligatorische Registrierung zur Umsatzsteuer liegt bei einem jährlichen steuerpflichtigen Umsatz von 90.000 £, aber Unternehmen unterhalb dieses Schwellenwerts können sich freiwillig registrieren. Unternehmen müssen die Vorteile der Rückforderung der Mehrwertsteuer gegen den zusätzlichen Aufwand für die Einreichung von Erklärungen abwägen.

• Variable Mehrwertsteuersätze: Unternehmen müssen verstehen, wie unterschiedliche Mehrwertsteuersätze auf verschiedene Produkte und Dienstleistungen angewendet werden. Dies kann sich auf die Finanzplanung, das Kostenmanagement, die Verkaufstaktiken und vieles mehr eines Unternehmens auswirken.

• Überlegungen zum internationalen Handel: Der Brexit hat die Mehrwertsteuerlandschaft für Transaktionen zwischen dem Vereinigten Königreich und der Europäischen Union verändert. Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind, müssen sich mit diesen Änderungen auseinandersetzen, um Kosten effektiv zu verwalten und konform zu bleiben.

Aktuelle Umsatzsteuersätze und -klassifizierungen im Vereinigten Königreich

Ab 2026 gibt es im Vereinigten Königreich drei Mehrwertsteuersätze:

• Standard (20 %): Dies ist der häufigste Satz und gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen.

• Ermäßigter Satz (5 %): Dies gilt für Waren und Dienstleistungen wie Haushaltsbrennstoffe und -energie, energiesparende Materialien und Kindersitze.

• Nullsatz (0 %): Dies gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen, die als wesentlich erachtet werden, wie die meisten Speisen und Getränke, Bücher und Zeitungen sowie Kinderkleidung.

Umsatzsteuerbefreiungen und Sonderfälle

Einige Waren und Dienstleistungen sind von der Mehrwertsteuer befreit oder werden als „außerhalb des Geltungsbereichs“ eingestuft. Unternehmen können auf diese keine Mehrwertsteuer berechnen. Hier ist ein genauerer Blick darauf:

• Befreit: Zu den befreiten Waren und Dienstleistungen zählen die meisten Versicherungen, Finanzdienstleistungen, Bildung, Gesundheitswesen und Abonnements für Mitgliedsorganisationen. Die Befreiung dieser Dienstleistungen fördert die Zugänglichkeit und Erschwinglichkeit, da die Kosten niedriger gehalten werden, als dies mit zusätzlicher Mehrwertsteuer der Fall wäre.

• Außerhalb des Geltungsbereichs: Waren und Dienstleistungen, die außerhalb des Geltungsbereichs der Mehrwertsteuer liegen, umfassen solche, die außerhalb des Vereinigten Königreichs gekauft und verwendet werden, gesetzliche Gebühren (z. B. Citymaut) und Waren, die im Rahmen eines Hobbys verkauft werden.

Wer muss eine Umsatzsteuererklärung einreichen

Die Anwendung von Umsatzsteuersätzen ist ein mehrstufiger Prozess. Hier ist ein Überblick über die einzelnen Schritte:

• Mehrwertsteuerpflicht bestimmen: Stellen Sie fest, ob die Waren oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen anbietet, mehrwertsteuerpflichtig sind und zu welchem Satz (z. B. Standard, ermäßigt).

• Für die Umsatzsteuer registrieren: Wenn der jährliche steuerpflichtige Umsatz Ihres Unternehmens 90.000 £ übersteigt, müssen Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren. Sie können sich auch freiwillig registrieren, wenn dies Ihrem Unternehmen zugutekommt.

• Ihre Waren oder Dienstleistungen klassifizieren: Klassifizieren Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung gemäß dem korrekten Mehrwertsteuersatz.

So wird die Umsatzsteuer berechnet

• Mehrwertsteuer berechnen: Berechnen Sie für jedes Produkt oder jede Dienstleistung, wie viel Mehrwertsteuer eingezogen werden soll. Folgen Sie der Formel Mehrwertsteuerbetrag = Preis x (Mehrwertsteuersatz / 100). Wenn ein Einzelhändler beispielsweise plant, einen Artikel für 100 £ zu verkaufen, und der standardmäßige Mehrwertsteuersatz von 20 % gilt, würde er 100 mit 0,2 multiplizieren und 20 £ Mehrwertsteuer erhalten.

• Preise festlegen: Entscheiden Sie, wie Sie den Kundinnen und Kunden Preise anzeigen. Preise können entweder inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer sein. Bei verbraucherorientierten Unternehmen enthalten die Preise in der Regel die Mehrwertsteuer, während Business-to-Business/B2B-Transaktionen häufig Preise ohne Mehrwertsteuer ausweisen.

Die Standardformel für die Mehrwertsteuer schlüsselt sich wie folgt auf:

Mehrwertsteuerbetrag = Preis x Mehrwertsteuersatz geteilt durch 100

Wenn Sie beispielsweise einen Artikel für 100 £ zum standardmäßigen britischen Mehrwertsteuersatz von 20 % verkaufen, ergibt die Multiplikation von 100 £ mit 0,2 20 £ Mehrwertsteuer.

• B2C-Preisgestaltung: Verbraucherorientierte Unternehmen zeigen normalerweise Preise inklusive Mehrwertsteuer an (insgesamt 120 £), da Verbraucher die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern können.

• B2B-Preisgestaltung: Business-to-Business-Transaktionen zeigen in der Regel Preise ohne Mehrwertsteuer an (100 £ + 20 £ Mehrwertsteuer), sodass gewerbliche Käufer ihre Steuerrückforderung isolieren können.

Bei der Einreichung einer Umsatzsteuererklärung berechnen Sie die Differenz zwischen der auf Verkäufe erhobenen Steuer und der auf Geschäftsausgaben gezahlten Steuer:

• Ausgangssteuer: Die Mehrwertsteuer, die Sie auf Ihre Verkäufe (Outputs) berechnen. Sie ziehen dies im Namen der HMRC von Kundinnen und Kunden ein.

• Vorsteuer: Die Mehrwertsteuer, die Sie auf qualifizierte Geschäftseinkäufe und -ausgaben (Inputs) an Lieferanten zahlen. Sie können diese von der HMRC zurückfordern.

Anforderungen an die Rechnung mit Mehrwertsteuer

Stellen Sie Rechnungen aus

Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen umsatzsteuerkonform sind. Sie sollten Folgendes enthalten:

• Das Rechnungsdatum

• Eine eindeutige Rechnungsnummer

• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Ihres Unternehmens

• Ihren Unternehmensnamen und Ihre Adresse

• Den Namen und die Adresse der Kundin/des Kunden

• Eine Beschreibung der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen

• Die Menge jedes verkauften Postens

• Den/die in Rechnung gestellten Betrag/Beträge vor Mehrwertsteuer

• Mehrwertsteuerbetrag (falls zutreffend)

• Der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer

USt.-Erklärung abgeben

Reichen Sie Ihre Umsatzsteuererklärungen je nach Mehrwertsteuersystem vierteljährlich oder jährlich ein. Melden Sie die gesamte den Kundinnen und Kunden berechnete Mehrwertsteuer und die gesamte auf Ihre Geschäftsausgaben gezahlte Mehrwertsteuer. Die Differenz zwischen diesen Beträgen zahlen Sie entweder an die HMRC oder fordern sie zurück. Für Umsatzsteuererklärungen sind folgende Daten erforderlich:

• Ausgangssteuer: Gesamte auf Ihre Verkäufe und Geschäftsleistungen berechnete Mehrwertsteuer

• Vorsteuer: Gesamte auf qualifizierte Geschäftseinkäufe und -ausgaben gezahlte Mehrwertsteuer

• Nettoumsätze und -einkäufe: Gesamtwert der Verkäufe (exklusive Mehrwertsteuer) und Gesamtwert der Einkäufe (exklusive Mehrwertsteuer)

• Grenzüberschreitende Handelssummen: Gesamtwerte von Waren, die in die EU oder nach Nordirland geliefert oder von dort erworben wurden (falls zutreffend)

• Begleitdokumentation: Gültige Steuerrechnungen, Kaufbelege, Gutschriften und Zollaufzeichnungen, die jeden Posten belegen

Dokumentieren Sie alles

Führen Sie mindestens sechs Jahre lang detaillierte Aufzeichnungen aller Transaktionen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer. Diese Aufzeichnungen sollten die in Ihren Umsatzsteuererklärungen geltend gemachten Beträge belegen und auf Anfrage der HMRC verfügbar sein.

Häufige Fehler und Herausforderungen bei der Umsatzsteuererklärung

Fehler im Umgang mit der Umsatzsteuer können schwerwiegende finanzielle und betriebliche Folgen haben. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige häufige Fehler vor, die Unternehmen machen, und wie man sie vermeidet.

Umsatzsteuersätze

Die Verwendung des falschen Umsatzsteuersatzes kann sich negativ auf Ihre Preisgestaltung auswirken, Ihre Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen und zu Complianceproblemen führen. Wenn Sie beispielsweise den Standardsatz für Artikel berechnen, die zum Nullsatz besteuert werden sollten, wie z. B. Kinderkleidung, riskieren Sie, zu viel in Rechnung zu stellen. Dies kann zu Rückerstattungen, Vertrauensverlust und möglichen Bußgeldern führen.

Lösung: Überprüfen Sie regelmäßig die für Ihre Produkte und Dienstleistungen relevanten USt.-Sätze. Erstellen Sie eine Matrix der USt.-Sätze, die den Richtlinien von HMRC entspricht, und aktualisieren Sie diese bei Änderungen der Steuergesetze oder Ihrer Produktlinie. Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, mit der Sie USt.-Sätze für verschiedene Kategorien anpassen können, um den Prozess zu automatisieren und menschliche Fehler zu minimieren.

Ausgaben für Umsatzsteuer

Viele Unternehmen fordern fälschlicherweise USt. auf nicht erstattungsfähige Ausgaben wie Kundenbewirtungen und Artikel für den persönlichen Gebrauch zurück. Dies könnte Ihr Unternehmen für eine Prüfung durch HMRC markieren. Eine fehlerhafte Rückforderung von USt. bedeutet nicht nur die Rückzahlung – dieser Fehler kann zu Geldstrafen, Zinsaufwendungen und einer genaueren Prüfung Ihrer Unterlagen führen.

Lösung: Machen Sie sich mit der USt. vertraut, die Sie zurückfordern können. Erstellen Sie eine Liste qualifizierter und nicht qualifizierter Ausgaben und schulen Sie Ihr Team darin, diese vor der Einreichung von Ausgaben zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhaltungssystem über klar definierte Kategorien verfügt.

Aufbewahrung von Unterlagen

Ohne genaue Aufzeichnungen wird es fast unmöglich, die berechnete oder geltend gemachte Umsatzsteuer zu belegen. Schlechte Aufzeichnungen können zu abgelehnten Ansprüchen und Bußgeldern führen.

Lösung: Investieren Sie in digitale Buchhaltungstools, die Transaktionen automatisch protokollieren. Bewahren Sie digitale Kopien von Belegen und Rechnungen auf. Entwickeln Sie ein klares Ablage- und Kennzeichnungssystem innerhalb Ihrer Software, damit Sie bei Bedarf problemlos auf Unterlagen zugreifen können. Planen Sie regelmäßige interne Audits ein, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Umsatzsteuererklärungen

Verspätete Umsatzsteuererklärungen oder falsche Einreichungen können zu Strafen und Zinsen führen, die den Gewinn schmälern und eine genauere Prüfung durch HMRC nach sich ziehen können.

Lösung: Legen Sie interne Fristen deutlich vor den HMRC-Fristen fest, um Zeit für die Überprüfung und Korrektur von Fehlern zu haben. Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, die mit dem Making Tax Digital (MTD)-System von HMRC integriert ist, um den Einreichungsprozess zu erleichtern. Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit einem USt.-Berater in Betracht, um Erklärungen vor der Einreichung zu überprüfen, insbesondere wenn Ihre USt.-Situation komplex ist.

Herausforderungen bei Teilbefreiungen

Wenn Ihr Unternehmen sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite Waren oder Dienstleistungen anbietet, kann sich die korrekte Berechnung der Teilbefreiung als schwierig erweisen. Eine falsche Berechnung kann zu Über- oder Unterzahlungen führen.

Lösung: Entwickeln Sie eine umfassende Methode zur Verfolgung und Berechnung der USt. bei gemischten Lieferungen, was die Nutzung von USt.-Regelungen oder die Beauftragung eines USt.-Spezialisten umfassen kann. Überprüfen Sie Ihre Methode und Berechnungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie während der Entwicklung Ihres Unternehmens weiterhin konform und genau sind.

Umkehrung der Steuerschuld/Reverse Charge

Ein Reverse Charge liegt vor, wenn die Kundin oder der Kunde, der die Dienstleistung in Anspruch nimmt, die USt. bilanziert und nicht der Anbieter. Bei bestimmten Waren und Dienstleistungen wie Bau- und Konstruktionsdienstleistungen ist die Umkehrung der Steuerschuld erforderlich. Werden Reverse Charges falsch gehandhabt, zahlt Ihr Unternehmen möglicherweise zu wenig oder zu viel USt.

Lösung: Bleiben Sie darüber informiert, wann Reverse Charge zur Anwendung kommt. Halten Sie regelmäßige Schulungen für Ihr Finanzteam ab, um es auf dem neuesten Stand zu halten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware Reverse Charges korrekt verarbeiten und diese Transaktionen zur zusätzlichen Überprüfung markieren kann.

Forderungsausfälle

Wenn Kundinnen und Kunden nicht zahlen, sind Sie weiterhin berechtigt, die USt. auf diese Forderungsausfälle zurückzufordern. Viele Unternehmen lassen diese Gelegenheit verstreichen.

Lösung: Überwachen Sie Ihre Forderungen aufmerksam und richten Sie einen Prozess ein, um Forderungsausfälle zu identifizieren, sobald sie die Sechsmonatsgrenze erreichen. Automatisieren Sie Erinnerungen in Ihrer Buchhaltungssoftware, um diese Gelegenheiten zur USt.-Rückforderung zu markieren, damit sie nicht übersehen werden.

Buchhaltungssysteme

Veraltete oder mangelhafte Buchhaltungssysteme erhöhen das Risiko von Umsatzsteuerfehlern in allen Bereichen, von falsch angewendeten Steuersätzen bis hin zu verpassten Steuererklärungen. Das erschwert auch die Anpassung an neue Regelungen oder Änderungen des Umsatzsteuersatzes.

Lösung: Führen Sie ein Upgrade auf ein modernes, cloudbasiertes Buchhaltungssystem durch, das MTD unterstützt und bei Änderungen der USt.-Regeln einfache Aktualisierungen ermöglicht. Diese Systeme verfügen häufig über integrierte Compliance-Prüfungen und automatisierte USt.-Berechnungsfunktionen.

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