Eine Umsatzsteuererklärung ist ein Dokument, das Unternehmen im Vereinigten Königreich bei His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) einreichen, um die Umsatzsteuer, die sie auf Verkäufe erhoben haben, und die Umsatzsteuer, die sie auf Einkäufe gezahlt haben, innerhalb eines bestimmten Zeitraums, in der Regel vierteljährlich, zu melden. Der Zweck einer Umsatzsteuererklärung besteht darin, die Differenz zwischen der von der Kundschaft erhobenen und der an die Lieferanten gezahlten Umsatzsteuer zu berechnen. Wenn ein Unternehmen mehr Umsatzsteuer eingenommen als gezahlt hat, muss es die Differenz an HRMC zahlen. Hat es hingegen mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen, kann es die Differenz zurückfordern.

Im Folgenden erklären wir, was Unternehmen über Umsatzsteuererklärungen im Vereinigten Königreich wissen sollten, einschließlich der aktuellen Steuersätze und Ausnahmen, der Anwendung von Umsatzsteuersätzen sowie häufiger Fehler und Herausforderungen bei der Umsatzsteuererklärung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie sich Umsatzsteuersätze auf Unternehmen auswirken
  
• Aktuelle Umsatzsteuersätze und -klassifizierungen im Vereinigten Königreich
  
• Umsatzsteuerbefreiungen und Sonderfälle
  
• Anwendung der Umsatzsteuersätze auf Waren und Dienstleistungen
  
• Häufige Fehler und Herausforderungen bei der Umsatzsteuererklärung
  

Wie sich Umsatzsteuersätze auf Unternehmen auswirken

Die Umsatzsteuer ist für Unternehmen, die im Vereinigten Königreich tätig sind, von großer Bedeutung. So können sich die Umsatzsteuersätze auf sie auswirken:

• Cashflow: Unternehmen erheben Umsatzsteuer auf Verkäufe und zahlen sie auf Einkäufe. Dies wirkt sich auf die Liquidität aus und erfordert ein präzises Timing, um die Verfügbarkeit von Barmitteln zu optimieren.

• Preisstrategie: Unternehmen müssen entscheiden, wie viel von der Umsatzsteuerlast sie an ihre Kundschaft weitergeben und wie viel sie selbst auffangen. Diese Entscheidung wirkt sich auf die Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität aus und erfordert einen differenzierten Ansatz, um die Marktposition zu halten, ohne die Margen zu verringern.

• Compliance und Aufwand: Die Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften ist mit einem erheblichen administrativen Aufwand verbunden. Dies kann besonders für kleinere Unternehmen ohne eigene Finanzteams eine Herausforderung darstellen.

• Entscheidung über die Umsatzsteuerregistrierung: Die Schwelle für die obligatorische USt.-Registrierung liegt bei einem steuerpflichtigen Jahresumsatz von 90.000 GBP. Unternehmen unterhalb dieser Meldeschwelle können sich jedoch ebenfalls registrieren. Unternehmen müssen die Vorteile einer Rückerstattung der Umsatzsteuer gegen den Mehraufwand für die Steuererklärung abwägen.

• Variable Umsatzsteuersätze: Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, wie unterschiedliche Umsatzsteuersätze für verschiedene Produkte und Dienstleistungen gelten. Dies fließt in die Finanzplanung ein und wirkt sich auf verschiedene Aspekte aus, vom Kostenmanagement bis hin zur Verkaufstaktik.

• Überlegungen zum internationalen Handel: Der Brexit hat die Umsatzsteuerlandschaft für Transaktionen zwischen dem Vereinigten Königreich und der Europäischen Union verändert. Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind, müssen sich mit diesen Veränderungen auseinandersetzen, um Kosten effektiv zu verwalten und Vorschriften einzuhalten.

Aktuelle Umsatzsteuersätze und -klassifizierungen im Vereinigten Königreich

Ab 2024 gelten im Vereinigten Königreich drei USt.-Sätze:

• Standardsatz (20 %): Dies ist der häufigste Steuersatz, der für die meisten Waren und Dienstleistungen gilt.

• Ermäßigter Steuersatz (5 %): Dieser gilt für Waren und Dienstleistungen wie Kraftstoff und Strom für den Haushalt, energiesparende Materialien und Kindersitze.

• Nullsatz (0 %): Dieser gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen, die als lebensnotwendig erachtet werden, wie die meisten Lebensmittel und Getränke, Bücher und Zeitungen sowie Kinderkleidung.

Umsatzsteuerbefreiungen und Sonderfälle

Einige Waren und Dienstleistungen sind von der Umsatzsteuer befreit oder nicht davon betroffen. Darauf können Unternehmen keine Umsatzsteuer erheben. Hier ist ein genauerer Blick:

• Befreit: Zu den steuerbefreiten Waren und Dienstleistungen gehören die meisten Versicherungen, Finanzdienstleistungen, Bildung, Gesundheitsfürsorge und Abonnements für Mitgliedsorganisationen. Die Befreiung dieser Dienstleistungen fördert die Zugänglichkeit und Erschwinglichkeit, da die Kosten niedriger sind als mit Anwendung einer Umsatzsteuer.

• Nicht betroffen: Zu den Waren und Dienstleistungen, die nicht in den Geltungsbereich der Umsatzsteuer fallen, gehören solche, die außerhalb des Vereinigten Königreichs gekauft und genutzt werden, gesetzliche Gebühren (z. B. City-Maut) und Waren, die als Teil eines Hobbys verkauft werden.

Anwendung der Umsatzsteuersätze auf Waren und Dienstleistungen

Die Anwendung von Umsatzsteuersätzen ist ein mehrstufiger Prozess. Hier ist ein Überblick über die einzelnen Schritte:

• Ermittlung der Umsatzsteuerschuld: Bestimmen Sie, ob und in welcher Höhe die von Ihrem Unternehmen angebotenen Waren oder Dienstleistungen der Umsatzsteuer unterliegen (z. B. Standard, ermäßigt).

• Registrierung für die Umsatzsteuer: Wenn der steuerpflichtige Jahresumsatz Ihres Unternehmens 90.000 GBP übersteigt, müssen Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren. Sie können sich auch freiwillig registrieren, wenn das für Ihr Unternehmen von Vorteil ist.

• Klassifizierung der Waren oder Dienstleistungen: Ordnen Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung nach dem korrekten Umsatzsteuersatz ein.

• Berechnung der Umsatzsteuer: Berechnen Sie für jedes Produkt oder jede Dienstleistung, welcher Umsatzsteuerbetrag zu erheben ist. Folgen Sie der Formel Umsatzsteuerbetrag = Preis x (USt.-Satz / 100). Wenn ein Einzelhändler beispielsweise plant, einen Artikel für 100 GBP zu verkaufen und der Standard-USt.-Satz von 20 % gilt, würde das Unternehmen 100 mit 0,2 multiplizieren und einen Umsatzsteuerbetrag von 20 GBP erhalten.

• Festlegen der Preise: Legen Sie fest, wie Sie die Preise der Kundschaft anzeigen. Preise können die Umsatzsteuer enthalten oder nicht. Bei Unternehmen mit Kundenkontakt enthalten die Preise in der Regel die Umsatzsteuer, während bei Business-to-Business-Transaktionen (B2B) die Preise häufig ohne USt. angezeigt werden.

• Ausstellen der Rechnungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen umsatzsteuerkonform sind. Sie sollten Folgendes enthalten:

  • Das Datum der Rechnungsstellung
    
  • Eine eindeutige Rechnungsnummer
    
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Ihres Unternehmens
    
  • Name und Adresse Ihres Unternehmens
    
  • Name und Adresse der Kundin oder des Kunden
    
  • Eine Beschreibung der angebotenen Waren oder Dienstleistungen
    
  • Die Menge jedes verkauften Artikels
    
  • Die abgerechneten Beträge ohne USt.
    
  • Den USt.-Betrag (falls zutreffend)
    
  • Der Gesamtbetrag inklusive USt.
    

• Einreichen von Umsatzsteuererklärungen: Reichen Sie Ihre Umsatzsteuererklärungen vierteljährlich oder jährlich ein, je nach Ihrem USt.-System. Melden Sie die in Rechnung gestellte Gesamtumsatzsteuer und die auf Ihre Geschäftsausgaben gezahlte Umsatzsteuer. Die Differenz zwischen diesen Beträgen ist der Betrag, den Sie entweder an HMRC zahlen oder zurückfordern.

• Alles gut dokumentieren: Führen Sie mindestens sechs Jahre lang detaillierte Aufzeichnungen über alle Transaktionen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer. Diese Aufzeichnungen sollten die in Ihren Umsatzsteuererklärungen angegebenen Beträge belegen und müssen verfügbar sein, falls HMRC sie anfordert.

Häufige Fehler und Herausforderungen bei der Umsatzsteuererklärung

Fehler im Umgang mit der Umsatzsteuer können schwerwiegende finanzielle und betriebliche Folgen haben. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige häufige Fehler vor, die Unternehmen machen, und wie man sie vermeidet.

Umsatzsteuersätze

Die Verwendung des falschen Umsatzsteuersatzes kann sich negativ auf Ihre Preisgestaltung auswirken, Ihre Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen und zu Complianceproblemen führen. Wenn Sie beispielsweise den Standardsatz für Artikel berechnen, die zum Nullsatz besteuert werden sollten, wie z. B. Kinderkleidung, riskieren Sie, zu viel in Rechnung zu stellen. Dies kann zu Rückerstattungen, Vertrauensverlust und möglichen Bußgeldern führen.

• Lösung: Prüfen Sie regelmäßig die für Ihre Produkte und Dienstleistungen relevanten Umsatzsteuersätze. Erstellen Sie eine USt.-Satzmatrix, die den HMRC-Richtlinien entspricht, und aktualisieren Sie diese, wenn sich Steuergesetze oder Ihre Produktsortimente ändern. Verwenden Sie Buchhaltungs-Software, mit der Sie die Umsatzsteuersätze für verschiedene Kategorien anpassen können, um den Prozess zu automatisieren und menschliche Fehler zu minimieren.
  

Ausgaben für Umsatzsteuer

Viele Unternehmen fordern irrtümlicherweise die Umsatzsteuer auf nicht zulässige Ausgaben wie Kundenbewirtung und Artikel für den persönlichen Gebrauch zurück. Dadurch könnte Ihr Unternehmen für eine HMRC-Steuerprüfung vorgemerkt werden. Bei einer falschen Rückforderung der Umsatzsteuer müssen Sie diese nicht nur erstatten. Sie kann auch zu Bußgeldern, Zinsbelastungen und einer genaueren Prüfung Ihrer Aufzeichnungen führen.

• Lösung: Ermitteln Sie, welche Mehrwertsteuer Sie zurückfordern können. Erstellen Sie eine Liste zulässiger und nicht zulässiger Ausgaben und schulen Sie Ihr Team darin, diese vor der Einreichung von Ausgaben zu vergleichen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Buchhaltungssystem klar definierte Kategorien aufweist.
  

Aufzeichnungen

Ohne genaue Aufzeichnungen wird es fast unmöglich, die berechnete oder geltend gemachte Umsatzsteuer zu belegen. Schlechte Aufzeichnungen können zu abgelehnten Ansprüchen und Bußgeldern führen.

• Lösung: Investieren Sie in digitale Buchhaltungstools, die Transaktionen automatisch protokollieren. Bewahren Sie digitale Kopien von Belegen und Rechnungen auf. Entwickeln Sie ein klares Ablage- und Tagging-System innerhalb Ihrer Software, damit Sie bei Bedarf problemlos auf Aufzeichnungen zugreifen können. Planen Sie regelmäßige interne Audits, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
  

Umsatzsteuererklärungen

Verspätete Umsatzsteuererklärungen oder falsche Einreichungen können zu Strafen und Zinsen führen, die den Gewinn schmälern und eine genauere Prüfung durch HMRC nach sich ziehen können.

• Lösung: Legen Sie interne Fristen lange vor den HMRC-Fristen fest, um Zeit für die Überprüfung und Korrektur von Fehlern zu lassen. Verwenden Sie Buchhaltungs-Software, die sich in das Making Tax Digital-System (MTD) von HMRC integrieren lässt, um den Einreichungsprozess zu vereinfachen. Ziehen Sie in Erwägung, die Steuererklärungen vor der Einreichung durch eine Umsatzsteuerberatung prüfen zu lassen, insbesondere wenn Ihre Umsatzsteuersituation komplex ist.
  

Herausforderungen bei Teilbefreiungen

Wenn Ihr Unternehmen sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite Waren oder Dienstleistungen anbietet, kann sich die korrekte Berechnung der Teilbefreiung als schwierig erweisen. Eine falsche Berechnung kann zu Über- oder Unterzahlungen führen.

• Lösung: Entwickeln Sie eine umfassende Methode zur Verfolgung und Berechnung der Umsatzsteuer auf gemischte Lieferungen, einschließlich der Anwendung von Umsatzsteuerregelungen oder der Einstellung einer USt.-Fachkraft. Überprüfen Sie Ihre Methode und Ihre Berechnungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie auch bei der weiteren Entwicklung Ihres Unternehmens konform und korrekt bleibt.
  

Umkehrung der Steuerschuld/Reverse Charge

Von einer Umkehrung der Steuerschuld (Reverse Charge) spricht man, wenn nicht die Dienstleister/innen, sondern die Leistungsempfänger/innen die Umsatzsteuer abführen. Die Umkehrung der Steuerschuld ist für bestimmte Waren und Dienstleistungen erforderlich, z. B. für Baudienstleistungen. Bei einer fehlerhaften Handhabung der Umkehrung der Steuerschuld kann es vorkommen, dass Ihr Unternehmen zu viel oder zu viel Umsatzsteuer zahlt.

• Lösung: Informieren Sie sich stets, wann die Umkehrung der Steuerschuld zur Anwendung kommt. Regelmäßige Schulungen für Ihr Finanzteam können ihnen helfen, auf dem Laufenden zu bleiben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs-Software Reverse Charges korrekt verarbeiten kann, und kennzeichnen Sie diese Transaktionen zur weiteren Überprüfung.
  

Forderungsausfälle

Wenn Kundinnen oder Kunden nicht zahlen, können Sie die Umsatzsteuer auf diese Forderungsausfälle zurückfordern. Viele Unternehmen verpassen diese Chance.

• Lösung: Behalten Sie Ihre Forderungen im Auge und richten Sie ein Verfahren ein, um Forderungsausfälle zu erkennen, sobald sie die Sechsmonatsfrist erreichen. Richten Sie automatische Erinnerungen in Ihrer Buchhaltungs-Software ein, um diese Gelegenheiten zur Rückerstattung der Umsatzsteuer zu kennzeichnen, damit sie nicht übersehen werden.
  

Buchhaltungssysteme

Veraltete oder mangelhafte Buchhaltungssysteme erhöhen das Risiko von Umsatzsteuerfehlern in allen Bereichen, von falsch angewendeten Steuersätzen bis hin zu verpassten Steuererklärungen. Das erschwert auch die Anpassung an neue Regelungen oder Änderungen des Umsatzsteuersatzes.

• Lösung: Steigen Sie auf ein modernes, cloudbasiertes Buchhaltungssystem um, das MTD unterstützt und einfache Aktualisierungen ermöglicht, wenn sich die Umsatzsteuervorschriften ändern. Diese Systeme verfügen oft über integrierte Complianceprüfungen und automatische Funktionen zur Berechnung der Umsatzsteuer.