Uma declaração de imposto sobre valor agregado (IVA) é um documento que as empresas no Reino Unido enviam à Receita Federal e Alfândega (HMRC) para relatar o IVA que cobraram sobre as vendas e o IVA que pagaram nas compras dentro de um período específico, geralmente trimestralmente. O objetivo de uma declaração de IVA é calcular a diferença entre o IVA cobrado dos clientes e o IVA pago aos fornecedores. Se uma empresa recolheu mais IVA do que pagou, deve pagar a diferença à HMRC. Por outro lado, se pagou mais IVA do que cobrou, pode recuperar a diferença.

Abaixo, explicamos o que as empresas devem saber sobre as declarações de IVA no Reino Unido, incluindo as taxas e isenções atuais, como aplicar as taxas de IVA e os erros e desafios comuns nas declarações de IVA.

Neste artigo:

• Como as taxas de IVA afetam as empresas
  
• Alíquotas e classificações atuais de IVA do Reino Unido
  
• Isenções de IVA e casos especiais
  
• Como aplicar as taxas de IVA a bens e serviços
  
• Erros e desafios comuns na declaração de IVA
  

Como as taxas de IVA afetam as empresas

O IVA é uma consideração importante para as empresas que operam no Reino Unido. Veja como as taxas de IVA podem impactá-las:

• Fluxo de caixa: As empresas recolhem IVA sobre as vendas e pagam sobre as compras. Isso afeta a liquidez e requer um momento preciso para refinar a disponibilidade de caixa.

• Estratégia de precificação: As empresas têm de decidir quanto da carga do IVA deve passar para os clientes e quanto devem absorver a si próprias. Esta decisão tem impacto na competitividade e na rentabilidade e exige uma abordagem flexível para manter a posição no mercado sem diminuir as margens.

• Conformidade e despesas gerais: O cumprimento das normas do IVA exige um esforço administrativo substancial. Isso pode ser particularmente desafiador para empresas menores que não têm equipes financeiras exclusivas.

• Decisão de registo do IVA: O limite para o registro obrigatório de IVA é um faturamento anual tributável de £ 90.000, mas empresas abaixo desse limite também podem optar por se cadastrar. As empresas devem ponderar os benefícios da recuperação do IVA em relação ao trabalho adicional de apresentação das declarações.

• Taxas variáveis de IVA: As empresas precisam entender como as diferentes taxas de IVA se aplicam a diferentes produtos e serviços. Isso influencia o planejamento financeiro e impacta vários aspectos, desde a gestão de custos até as táticas de vendas.

• Considerações sobre comércio internacional: O Brexit mudou o cenário do IVA para transações entre o Reino Unido e a União Europeia. Empresas que atuam no comércio internacional precisam lidar com essas mudanças para gerenciar os custos de forma eficaz e manter a conformidade.

Alíquotas e classificações atuais de IVA do Reino Unido

Em 2024, havia três alíquotas de IVA no Reino Unido:

• Alíquota padrão (20%): Esta é a alíquota mais comum e se aplica à maioria dos bens e serviços.

• Alíquota reduzida (5%): Se aplica a bens e serviços, como combustível e energia domésticos, materiais de economia de energia e cadeirinhas para crianças.

• Alíquota zero (0%): Se aplica a certos bens e serviços considerados essenciais, como a maioria dos alimentos e bebidas, livros e jornais e roupas infantis.

Isenções de IVA e casos especiais

Alguns produtos e serviços estão isentos de IVA ou classificados como "fora do escopo". As empresas não podem cobrar IVA sobre eles. Veja mais detalhes:

• Isento: Bens e serviços isentos incluem a maioria dos seguros, serviços financeiros, educação, saúde e assinaturas de organizações associadas. A isenção destes serviços apoia a acessibilidade e a viabilidade, mantendo os custos mais baixos do que seriam com o IVA acrescido.

• Fora do escopo: Bens e serviços que estão fora do escopo do IVA incluem aqueles comprados e usados fora do Reino Unido, taxas legais (por exemplo, taxas de congestionamento) e bens vendidos como parte de um hobby.

Como aplicar taxas de IVA a bens e serviços

A aplicação de taxas de IVA é um processo de várias etapas. Aqui está um resumo do que está envolvido:

• Determinar a responsabilidade pelo IVA: Verifique se os bens ou serviços fornecidos pela sua empresa estão sujeitos a IVA e a que alíquota (por exemplo, padrão, reduzida).

• Registrar-se no IVA: Se o faturamento tributável anual da sua empresa exceder £ 90.000, você deverá se registrar no IVA. Você também pode se registrar voluntariamente se isso beneficiar sua empresa.

• Classificar produtos ou serviços: Classifique cada produto ou serviço de acordo com a alíquota de IVA correta.

• Calcular o IVA: Para cada produto ou serviço, calcule o valor do IVA a ser cobrado. Siga a fórmula de valor do IVA = Preço x (Alíquota de IVA / 100). Por exemplo, se um varejista planeja vender um item por £ 100 e a alíquota padrão de 20% de IVA se aplica, ele multiplicará 100 por 0,2 e receberá £ 20 de IVA.

• Definir preços: Decida como exibir os preços aos clientes. Os preços podem incluir ou excluir IVA. Para empresas voltadas para o cliente, os preços geralmente incluem IVA, enquanto as transações entre empresas (B2B) geralmente mostram preços sem IVA.

• Emitir faturas: Verifique se suas faturas estão em conformidade com o IVA. Elas devem incluir:

  • A data da fatura
    
  • Um número de fatura único
    
  • Número de IVA da sua empresa
    
  • Nome e endereço da sua empresa
    
  • Nome e endereço do cliente
    
  • Uma descrição dos bens ou serviços fornecidos
    
  • A quantidade de cada item vendido
    
  • O(s) montante(s) cobrado(s) antes do IVA
    
  • Valor do IVA (se aplicável)
    
  • O montante total, incluindo IVA
    

• Enviar as declarações de IVA: Envie suas declarações de IVA trimestralmente ou anualmente, dependendo do seu esquema de IVA. Informe o IVA total cobrado dos clientes e o IVA total pago sobre as despesas da sua empresa. A diferença entre esses valores é o que você pagará ou recuperará da HMRC.

• Manter registros: Mantenha registros detalhados de todas as transações relacionadas ao IVA por pelo menos seis anos. Esses registros devem comprovar os valores reivindicados em suas declarações de IVA e devem estar disponíveis se a HMRC os solicitar.

Erros e desafios comuns na declaração de IVA

Erros no tratamento do IVA podem ter sérias consequências financeiras e operacionais. Veja a seguir alguns erros comuns que as empresas cometem e como resolvê-los.

Alíquotas de IVA

Usar a alíquota de IVA errada pode afetar negativamente seus preços, impactar sua competitividade e criar problemas de conformidade. Por exemplo, se você cobrar a alíquota padrão em itens com alíquota zero, como roupas infantis, corre o risco de cobrar mais dos clientes. Isso pode levar a reembolsos, perda de confiança e possíveis penalidades.

• Solução: Analise regularmente as taxas de IVA relevantes para os seus produtos e serviços. Crie uma matriz de alíquotas de IVA alinhada às diretrizes da HMRC e atualize-a sempre que houver mudanças na legislação tributária ou na sua linha de produtos. Use um software de contabilidade que permite personalizar as alíquotas de IVA para diferentes categorias para automatizar o processo e minimizar erros humanos.
  

Despesas com IVA

Muitas empresas recuperam erroneamente o IVA sobre despesas não qualificáveis, como entretenimento de clientes e itens de uso pessoal. Isso pode expor sua empresa para uma auditoria da HMRC. Recuperar o IVA incorretamente não significa apenas reembolsá-lo; isso pode resultar em multas, cobranças de juros e uma análise mais detalhada de todos os seus registros.

• Solução: Entenda qual IVA você pode recuperar. Crie uma lista de despesas qualificáveis e não qualificáveis e treine sua equipe para fazer verificações cruzadas antes de enviar despesas. Certifique-se de que seu sistema contábil tenha categorias claramente definidas.
  

Manutenção de registros

Sem registros precisos, provar o IVA que você cobrou ou recuperou se torna quase impossível. Registros inadequados podem resultar em reclamações negadas e multas.

• Solução: Invista em ferramentas de contabilidade digital que registram transações automaticamente. Mantenha cópias digitais de recibos e faturas. Desenvolva um sistema claro de declaração e marcação em seu software para que você possa acessar facilmente os registros quando necessário. Agende auditorias internas regulares para detectar e corrigir erros com antecedência.
  

Declarações de IVA

Declarações de IVA atrasadas ou envios imprecisos podem resultar em multas e cobranças de juros, que reduzem os lucros e podem atrair mais escrutínio da HMRC.

• Solução: Estabeleça prazos internos com bastante antecedência dos prazos da HMRC para dar tempo para revisão e correção de eventuais erros. Use um software de contabilidade integrado ao sistema Making Tax Digital (MTD) da HMRC para facilitar o processo de envio. Considere trabalhar com um consultor de IVA para revisar as declarações antes do envio, especialmente se a sua situação de IVA for complexa.
  

Desafios com isenções parciais

Se a sua empresa fornece bens ou serviços tributáveis e isentos, pode ser complicado obter o cálculo correto de isenção parcial. Errar nesse cálculo pode levar a um pagamento a maior ou a menor.

• Solução: Desenvolva um método abrangente para rastrear e calcular o IVA sobre entregas mistas, que pode envolver o uso de esquemas de IVA ou a contratação de um especialista em IVA. Revise regularmente seu método e seus cálculos para garantir que continuem em conformidade e precisos à medida que sua empresa evolui.
  

Cobranças reversas

Uma cobrança reversa é quando o cliente que recebe o serviço contabiliza o IVA, e não o fornecedor. As cobranças reversas são necessárias para determinados bens e serviços, como serviços de construção civil. Se as cobranças reversas forem tratadas incorretamente, sua empresa poderá pagar a menos ou a pagar a mais.

• Solução: Informe-se sobre quando a cobrança reversa se aplica. Treinamentos regulares para sua equipe de finanças podem ajudá-la a se manter atualizada. Verifique se o seu software de contabilidade consegue processar corretamente as cobranças reversas e sinalize essas transações para análise adicional.
  

Dívidas incobráveis

Quando o cliente não paga, você tem direito a cobrar o IVA sobre essas dívidas incobráveis. Muitas empresas perdem essa oportunidade.

• Solução: Fique atento às suas contas a receber e estabeleça um processo para identificar dívidas incobráveis quando atingirem o limite de seis meses. Automatize lembretes em seu software de contabilidade para sinalizar essas oportunidades de recuperação de IVA para que não sejam negligenciadas.
  

Sistemas contábeis

O uso de sistemas contábeis desatualizados ou insuficientes aumenta o risco de erros de IVA em toda a linha, desde taxas mal aplicadas até declarações não registradas. Isto também dificulta a adaptação a novos regulamentos ou alterações nas alíquotas de IVA.

• Solução: Atualize para um sistema de contabilidade moderno e baseado na nuvem que ofereça suporte a MTD e permita atualizações fáceis conforme as regras do IVA mudam. Esses sistemas geralmente têm verificações de conformidade integradas e recursos automatizados de cálculo do IVA.