Nel Regno Unito, una fattura con IVA è un documento ufficiale emesso da un'attività quando vende beni o servizi soggetti a imposta sul valore aggiunto (IVA). Resa obbligatoria dalla norma 13 delle VAT Regulations 1995, una fattura con IVA registra la transazione e specifica l'IVA addebitata. Per le attività, una fattura con IVA è la prova dell'IVA che hanno addebitato ai clienti. Per gli acquirenti, è la prova dell'IVA che hanno pagato e può essere utilizzata per richiedere il rimborso dell'IVA alla propria autorità fiscale locale. Senza di essa, entrambe le parti potrebbero incorrere in sanzioni da parte di HMRC o perdere la possibilità di richiedere il rimborso dell'IVA.

Di seguito vengono indicate le informazioni da includere in una fattura con IVA nel Regno Unito, viene illustrato come calcolare e indicare l'IVA in fattura e cosa succede se le fatture con IVA non sono corrette.

Contenuto dell'articolo

• Chi deve emettere una fattura con IVA nel Regno Unito?
  
• Cosa deve essere incluso in una fattura con IVA nel Regno Unito?
  
• Quali sono i tipi di fatture con IVA?
  
• Come si calcola e si espone l'IVA nelle fatture?
  
• Come mostrare l'IVA sulla fattura
  
• Quali sono le regole per la fatturazione delle vendite esenti da IVA o ad aliquota zero?
  
• Cosa succede se le fatture con IVA sono errate?
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Chi deve emettere una fattura con IVA nel Regno Unito?

Una fattura con IVA è un documento commerciale ufficiale che registra una vendita, specifica l'aliquota fiscale applicabile e descrive nel dettaglio l'esatta IVA addebitata. Nel Regno Unito, sei legalmente tenuto, e autorizzato, a emettere una fattura con IVA solo se la tua attività ha una registrazione ai fini IVA presso HMRC.

Ciò include le attività che hanno superato la soglia IVA del Regno Unito obbligatoria di 90.000 £ di fatturato imponibile sui 12 mesi, nonché quelle che operano con registrazione volontaria.

I tuoi obblighi di fatturazione dipendono principalmente dai soggetti a cui vendi:

• Transazioni B2B (business-to-business): quando vendi beni o servizi imponibili a un'altra attività con registrazione ai fini IVA, devi emettere una fattura con IVA valida entro 30 giorni dalla fornitura (o dalla data di pagamento) in modo che l'acquirente possa recuperare l'imposta a monte.
   
  
• Transazioni B2C (business-to-consumer): quando vendi direttamente a consumatori finali che non possono recuperare l'IVA, in genere non sei tenuto a fornire una fattura con IVA completa a meno che il cliente non ne faccia esplicita richiesta.
  

Inoltre, se operi a livello internazionale o fatturi a clienti transfrontalieri, la legge del Regno Unito ti consente di emettere fatture in qualsiasi valuta (come USD o EUR). Tuttavia, se la fornitura avviene all'interno del Regno Unito ed è soggetta all'IVA del Regno Unito, l'importo totale dell'IVA dovuta deve comunque essere chiaramente indicato in GBP (£) sulla fattura. Puoi convertire l'importo dell'IVA utilizzando i tassi di cambio mensili ufficiali di HMRC, il tasso di mercato live al momento della fornitura o un tasso BCE pubblicato, a condizione che il metodo scelto sia utilizzato in modo coerente.

Cosa deve essere incluso in una fattura con IVA nel Regno Unito?

Per soddisfare i requisiti di legge, una fattura con IVA nel Regno Unito deve includere dettagli specifici, quali:

• Un numero di fattura univoco

• La data di emissione

• Il punto d'imposta (la data in cui l'IVA diventa esigibile, se diversa dalla data della fattura)

• La data di fornitura (se diversa dalla data di emissione)

• La ragione sociale, l'indirizzo, i recapiti e la partita IVA del fornitore 

• Il nome o la denominazione commerciale e l'indirizzo del cliente

• Una descrizione dei beni o servizi forniti

• La quantità di beni o l'ambito dei servizi forniti

• Il subtotale, IVA esclusa

• L'aliquota IVA applicata (ad es. 20%, 5%, 0%)

• L'importo dell'IVA addebitata

• L'importo totale, IVA inclusa

Le fatture semplificate (ad es. per importi pari o inferiori a 250 £) richiedono meno dettagli, ma devi comunque includere l'aliquota IVA e l'importo totale dovuto.

Quali sono i tipi di fatture con IVA?

Nel Regno Unito si utilizzano tre tipi principali di fatture con IVA, ciascuno adatto a tipi di transazioni e importi totali diversi. 

• Fatture con IVA complete: vengono utilizzate per la maggior parte delle transazioni tra attività con registrazione ai fini IVA e devono includere tutti i dettagli obbligatori. 

• Fatture con IVA semplificate: vengono utilizzate per transazioni di importo totale pari o inferiore a 250 £ (IVA inclusa), se la fattura non include alcuna fornitura esente. Le fatture semplificate possono contenere meno dettagli, in genere la data di fornitura, una descrizione di beni o servizi, l'aliquota IVA, il prezzo IVA inclusa e il nome, l'indirizzo e la partita IVA del fornitore.

• Fatture con IVA modificate: vengono utilizzate per le vendite al dettaglio superiori a 250 £ in cui i beni sono soggetti a IVA e devono includere tutti i dettagli obbligatori.

Come si calcola e si mostra l'IVA sulle fatture?

Supponiamo che tu venda un prodotto per 100 £ e che l'IVA sia del 20%. Innanzitutto, dividi l'aliquota IVA per 100. Quindi, moltiplica il numero ottenuto per l'importo totale dovuto al netto dell'IVA per ottenere l'importo dell'IVA dovuta.

100 £ x 0,2 = 20 £

Aggiungi l'IVA al subtotale per ottenere il prezzo totale dovuto dal cliente.

100 £ + 20 £ = 120 £

Se conosci già il prezzo comprensivo di IVA e hai bisogno di procedere al contrario, dividi il totale per l'aliquota IVA, più uno.

120 £ ÷ 1,2 = 100 £
120 £ - 100 £ = 20 £

Se a voci diverse in fattura corrispondono aliquote IVA diverse, segui questi passaggi per ogni singolo prodotto o servizio e somma tutto alla fine per ottenere il totale finale.

Come indicare l'IVA in fattura

La tua fattura deve includere i seguenti dettagli in un formato pulito e di facile lettura:

• Il subtotale per ogni articolo o servizio (il costo al netto dell'IVA)

• L'aliquota IVA che hai applicato (ad es. 20%, 5% o 0% in caso di esenzione)

• L'importo totale dell'IVA per l'intera fattura

• Il totale finale (quanto dovuto dal cliente, IVA inclusa)

Quali sono le regole per fatturare le vendite esenti da IVA o ad aliquota zero?

La fattura con IVA non è necessaria se tutto ciò che viene venduto è ad aliquota zero o è esente da IVA. Ecco il significato di ciascuno di questi termini:

• Vendite ad aliquota zero: l'IVA viene addebitata allo 0%. I beni o servizi sono tassabili, ma non viene aggiunta l'IVA. Ne sono un esempio i prodotti alimentari di base, i libri e l'abbigliamento per bambini.

• Vendite esenti da IVA: i beni o servizi non rientrano nel campo di applicazione dell'IVA. L'IVA non viene né addebitata né recuperata. Ne sono un esempio i servizi finanziari, l'istruzione e le cure mediche.

Quando fatturi vendite esenti da IVA o ad aliquota zero, le regole sono leggermente diverse da quelle previste per le vendite con IVA standard. Queste fatture devono comunque includere la data della fattura, un numero di fattura univoco, i dati del cliente e la ragione sociale, l'indirizzo e la partita IVA dell'azienda. Inoltre, devono includere un subtotale e un prezzo finale.

La fattura deve indicare che la vendita è ad aliquota zero o esente: "fornitura ad aliquota zero" per le vendite ad aliquota zero e "fornitura esente" per le vendite esenti da IVA. Nella colonna IVA per le vendite ad aliquota zero, indica "IVA 0%". Non includere una colonna IVA per le vendite esenti.

Sebbene queste vendite non prevedano l'IVA, una corretta fatturazione è importante per la conformità durante gli audit. Fornisce un documento che distingue le vendite ad aliquota zero da quelle esenti, le quali hanno implicazioni diverse per le dichiarazioni IVA. Queste fatture offrono inoltre un utile riscontro per i clienti.

Cosa succede se le fatture con IVA sono errate?

Se la fattura con IVA non è corretta, potresti creare problemi a te e al tuo cliente. Dal punto di vista commerciale, l'autorità fiscale del Regno Unito (l'HMRC) potrebbe considerare gli errori delle fatture come mancata conformità ed emettere sanzioni, condurre verifiche o ritardare l'elaborazione della dichiarazione IVA. Per quanto riguarda i clienti, con fatture errate potrebbero non essere in grado di recuperare l'IVA sui propri acquisti.

Ecco alcuni errori comuni da evitare nelle fatture con IVA:

• L'addebito di un'aliquota IVA errata

• L'omissione di dettagli della fattura, come la partita IVA e la data della fattura

• L'indicazione errata di articoli come ad aliquota zero o esenti

• Il calcolo errato dell'importo dell'IVA o dei totali

• La mancata conservazione delle fatture con IVA in archivio per almeno 6 anni

• Il mancato invio della fattura con IVA entro 30 giorni dalla data di fornitura

Se riscontri errori nelle tue fatture con IVA, non modificare la fattura originale (l'HMRC non lo consente). Emetti invece una nota di credito per annullare la fattura errata, identificandola in base al relativo numero di fattura. Crea quindi una nuova fattura corretta. Comunica l'errore al cliente e spiegagli cosa stai facendo per risolverlo. Se l'errore è già stato inserito nella tua dichiarazione IVA, potresti dover modificare la dichiarazione o correggere quella successiva.

Per le aziende registrate, errori persistenti o la mancata adozione di cure ragionevoli nell'emissione delle fatture possono comportare notevoli sanzioni pecuniarie ai sensi del quadro di controllo della conformità dell'HMRC (Schedule 24). Le sanzioni sono calcolate come percentuale dei potenziali ricavi persi: 

• Errori di disattenzione: dal 15% al 30% del debito d'imposta perso

• Inesattezze intenzionali: dal 20% al 70% del debito d'imposta perso

• Inesattezze occultate intenzionalmente: dal 30% al 100% del debito d'imposta perso, oltre agli interessi legali e alla potenziale menzione pubblica ai sensi delle regole di non conformità dell'HMRC

Per evitare errori futuri, ricontrolla l'accuratezza e la completezza di tutte le fatture prima di inviarle e dedicati a comprendere in che modo le diverse aliquote IVA si applicano ai prodotti e servizi della tua attività. Prendi inoltre in considerazione la possibilità di investire in un software di contabilità che possa automatizzare i calcoli per garantire l'accuratezza matematica. A partire dal 2026, le aziende con partita IVA devono utilizzare software di contabilità conformi al programma Making Tax Digital, e la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutte le aziende con partita IVA a partire da aprile 2029.

In che modo Stripe Invoicing può esserti d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione dei crediti (AR), dalla creazione della fattura alla riscossione del pagamento. Che si tratti di fatturazione una tantum o ricorrente, Stripe aiuta le attività a essere pagate più rapidamente e a semplificare le operazioni:

• Automazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduci il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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