Een btw-factuur is een officieel document dat door een onderneming wordt uitgegeven bij de verkoop van goederen of diensten waarover belasting toegevoegde waarde (btw) in rekening moet worden gebracht. Met een btw-factuur wordt de transactie geregistreerd en wordt in rekening gebrachte btw vermeld. Voor ondernemingen bewijst een btw-factuur hoeveel btw ze aan klanten in rekening hebben gebracht. Voor kopers is het een bewijs van betaalde btw. Hiermee kunnen ze btw terugvorderen bij de lokale belastingdienst. Zonder btw-factuur kunnen beide partijen complianceproblemen ondervinden of belastingvoordelen mislopen.

Hieronder lees je welke informatie op een btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk moet staan, hoe je de btw op facturen berekent en weergeeft en wat er gebeurt als btw-facturen onjuist zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat moet er op een btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk staan?
  
• Welke soorten btw-facturen zijn er?
  
• Hoe moet je btw op facturen berekenen en weergeven?
  
• Hoe moet btw op de factuur staan?
  
• Wat zijn de regels voor het factureren van goederen en diensten die zijn vrijgesteld van btw of die onder het nultarief vallen?
  
• Wat gebeurt er als btw-facturen onjuist zijn?
  

Wat moet er op een btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk staan?

Om aan de wettelijke vereisten te voldoen, moet een btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk specifieke gegevens bevatten, zoals:

• Een uniek factuurnummer

• De datum van uitgifte

• De datum van levering (indien deze verschilt van de datum van uitgifte)

• De bedrijfsnaam, het adres, de contactgegevens en het btw-nummer van de leverancier

• De naam of handelsnaam en het adres van de klant

• Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten

• De hoeveelheid goederen of de omvang van de geleverde diensten

• Het subtotaal, exclusief BTW

• Het toegepaste btw-tarief (20%, 5%, 0%)

• Het bedrag van de in rekening gebrachte btw

• Het totaalbedrag, inclusief BTW

Voor vereenvoudigde facturen (bijv. voor bedragen onder £ 250) zijn minder gegevens vereist, maar je moet nog wel het btw-tarief en het totale verschuldigde bedrag vermelden.

Welke soorten btw-facturen zijn er?

In het Verenigd Koninkrijk worden meestal drie typen btw-facturen gebruikt, elk geschikt voor verschillende transactietypen en totaalbedragen.

• Volledige btw-facturen. Deze worden gebruikt voor de meeste transacties tussen ondernemingen met een btw-nummer en moeten alle vereiste gegevens bevatten.

• Vereenvoudigde btw-facturen. Deze worden gebruikt voor transacties van minder dan £ 250 (inclusief btw), als de factuur geen vrijgestelde leveringen bevat. Vereenvoudigde facturen hoeven minder gegevens te bevatten, meestal alleen de datum van levering; een beschrijving van goederen of diensten; het btw-tarief; de prijs inclusief btw; en de naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier.

• Gewijzigde btw-facturen. Deze worden gebruikt voor verkopen in de detailhandel van meer dan £ 250 voor goederen waarover btw in rekening moet worden gebracht. Deze facturen moeten alle vereiste gegevens bevatten.

Hoe moet je btw op facturen berekenen en weergeven?

Stel dat je een product verkoopt voor £ 100 en dat de btw 20% is. Eerst deel je het btw-tarief door 100. Vervolgens vermenigvuldig je de uitkomst met het totale verschuldigde bedrag vóór btw om het bedrag aan verschuldigde btw te berekenen.

£ 100 x 0,2 = £ 20

Tel de btw op bij het subtotaal om de totale prijs te berekenen die de klant moet betalen.

£ 100 + £ 20 = £ 120

Weet je de prijs inclusief btw al en moet je achteruitwerken, deel dan het totaal door het btw-tarief, plus één.

£ 120 ÷ 1,2 = £ 100
£ 120 - £ 100 = £ 20

Als verschillende items op de factuur verschillende btw-tarieven hebben, doe dit dan voor elk product of elke dienst afzonderlijk en tel daarna alles bij elkaar op om het eindtotaal te berekenen.

Hoe moet btw op de factuur staan?

Je factuur moet de volgende gegevens bevatten in een overzichtelijke, gemakkelijk leesbare indeling:

• Het subtotaal voor elk artikel of elke dienst (de kosten vóór btw)

• Het btw-tarief dat je hebt toegepast (bijvoorbeeld 20%, 5% of 0% als er btw-vrijstelling geldt)

• Het totale btw-bedrag voor de gehele factuur

• Het eindtotaal (wat de klant is verschuldigd, inclusief btw)

Wat zijn de regels voor het factureren van goederen en diensten die zijn vrijgesteld van btw of die onder het nultarief vallen?

Er is geen btw-factuur nodig als alles wat wordt verkocht onder het nultarief valt of is vrijgesteld van btw. Hieronder wordt uitgelegd wat deze termen betekenen:

• Verkoop die onder het nultarief valt. Er wordt een btw-tarief van 0% in rekening gebracht. De goederen of diensten zijn belastbaar, maar er komt geen btw bij. Voorbeelden hiervan zijn basislevensmiddelen, boeken en kinderkleding.

• Verkoop die is vrijgesteld van btw. De goederen of diensten vallen buiten de btw. Er wordt geen btw in rekening gebracht of teruggevorderd. Voorbeelden zijn financiële dienstverlening, onderwijs en medische behandelingen.

Bij de facturatie van goederen of diensten die zijn vrijgesteld van btw of die onder het nultarief vallen, zijn de regels iets anders dan voor standaard btw-verkopen. Deze facturen moeten nog steeds specifieke gegevens bevatten, zoals de factuurdatum; een uniek factuurnummer; de gegevens van de klant; en de naam, het adres en het btw-nummer van de onderneming. Ze moeten ook een subtotaal en een eindprijs bevatten.

Op de factuur moet je vermelden dat er sprake is van het nultarief of van btw-vrijstelling. Gebruik "zero-rated supply" voor verkopen met nultarief en "exempt supply" voor verkopen die zijn vrijgesteld. Vermeld "0% btw” in de kolom met btw voor verkopen met een nultarief. Neem geen btw-kolom op voor verkopen die zijn vrijgesteld van btw.

Hoewel bij deze verkopen geen btw in rekening wordt gebracht, is een goede facturering belangrijk voor compliance tijdens audits. Er wordt zo op een overzichtelijk manier onderscheid gemaakt tussen verkopen met nultarief en vrijgestelde verkopen, die elk verschillende implicaties hebben voor btw-aangiften. Deze facturen zijn ook handig voor de administratie van klanten.

Wat gebeurt er als btw-facturen onjuist zijn?

Als je btw-factuur niet klopt, kan dat problemen opleveren voor jou en je klant. Voor de onderneming heeft dit mogelijk tot gevolg dat de HMRC (His Majesty's Revenue and Customs), de Britse belastingdienst, factuurfouten ziet als niet-naleving en boetes oplegt, controles uitvoert of de verwerking van je btw-aangifte vertraagt. Voor de klant hebben onjuiste facturen tot gevolg dat ze de btw op hun aankopen mogelijk niet kunnen terugvorderen.

Hieronder zetten we een paar veelgemaakte fouten op een rijtje die je moet zien te voorkomen bij btw-facturen:

• Een verkeerd btw-tarief in rekening brengen

• Factuurgegevens vergeten, zoals je btw-nummer en de factuurdatum

• Items verkeerd aanmerken als nultarief of vrijgesteld

• Verkeerd berekenen van het btw-bedrag of totalen

Als je fouten ontdekt in je btw-facturen, bewerk dan de originele factuur niet. HMRC staat dit niet toe. Stel in plaats daarvan een creditnota op om de onjuiste factuur te storneren. Verwijs naar de gestorneerde factuur met het factuurnummer. Maak vervolgens een nieuwe factuur die wel klopt. Informeer je klant over de fout en vermeld wat je doet om de fout zo snel mogelijk op te lossen. Als de fout al in je btw-aangifte is opgenomen, moet je mogelijk je aangifte aanpassen of je volgende aangifte aanpassen.

Om fouten in de toekomst te voorkomen, moet je alle facturen goed controleren op juistheid en volledigheid voordat ze worden verstuurd. Neem de tijd om je te verdiepen in de verschillende btw-tarieven en in hoeverre deze van toepassing zijn op de goederen en diensten van je onderneming. Overweeg daarnaast te investeren in boekhoudsoftware. Hiermee worden bedragen automatisch en nauwkeurig berekend.