En momsfaktura är en officiell handling som utfärdas av ett företag när det säljer varor eller tjänster som omfattas av moms. Den registrerar transaktionen och delar upp den moms som tagits ut. En momsfaktura bevisar den moms som ett företag har debiterat kunderna. För köpare är det ett bevis på den moms de har betalat, och det kan användas för att kräva tillbaka moms från sin lokala skattemyndighet. Utan den kan båda parter få problem med efterlevnad eller gå miste om skatteförmåner.

Nedan förklarar vi vilken information som måste tas med på en momsfaktura i Storbritannien, hur du beräknar och visar moms på fakturor och vad som händer om momsfakturor är felaktiga.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad måste stå på en momsfaktura i Storbritannien?
  
• Vilka typer av momsfakturor finns det?
  
• Hur beräknar och visar man moms på fakturor?
  
• Så här visar du moms på fakturan
  
• Vilka regler gäller för fakturering av momsfri försäljning eller försäljning med nollskattesats?
  
• Vad händer om momsfakturor är felaktiga?
  

Vad ska stå på en momsfaktura i Storbritannien?

För att uppfylla lagstadgade krav måste en momsfaktura i Storbritannien innehålla specifika uppgifter, till exempel:

• Ett unikt fakturanummer

• Datum för utfärdande

• Leveransdatum (om det skiljer sig från utfärdandedatumet)

• Leverantörens företagsnamn, adress, kontaktuppgifter och momsregistreringsnummer

• Kundens namn eller firmanamn och adress

• En beskrivning av de varor eller tjänster som tillhandahållits

• Antal artiklar eller omfattningen av de tjänster som tillhandahållits

• Delsumman, exkl. moms

• Momssatsen som tillämpas (t.ex. 20 %, 5 %, 0 %)

• Den moms som ska betalas

• Det totala beloppet, inklusive moms

Förenklade fakturor (t.ex. för belopp under 250 GBP) kräver färre uppgifter, men du måste fortfarande inkludera momssatsen och det totala beloppet som ska betalas.

Vilka typer av momsfakturor finns det?

I Storbritannien används tre huvudtyper av momsfakturor som var och en lämpar sig för olika transaktionstyper och totalbelopp.

• Fullständiga momsfakturor: Dessa används för de flesta transaktioner mellan momsregistrerade företag och måste inkludera alla nödvändiga uppgifter.

• Förenklade momsfakturor: Dessa används för transaktioner under 250 GBP (inklusive moms), om fakturan inte omfattar några skattebefriade varor. Förenklade fakturor kan innehålla färre uppgifter – vanligtvis leveransdatum, en beskrivning av varor eller tjänster, momssatsen, pris inklusive moms samt leverantörens namn, adress och momsregistreringsnummer.

• Ändrade momsfakturor: Dessa används för detaljhandelsförsäljning över 250 pund där varorna är momspliktiga, och de måste innehålla alla nödvändiga uppgifter.

Hur beräknar och visar man moms på fakturor?

Anta att du säljer en produkt för 100 GBP och att momsen är 20 %. Dela först momssatsen med 100. Multiplicera sedan det talet med det totala beloppet som ska betalas före moms för att få det momsbelopp som ska betalas.

100 GBP x 0,2 = 20 GBP

Lägg till momsen i delsumman för att få fram det totala pris som kunden är skyldig.

100 GBP + 20 GBP = 120 GBP

Om du redan känner till priset inklusive moms och behöver ta fram momsen ska du dividera summan med momssatsen, plus en.

120 GBP ÷ 1,2 = 100 GBP
120 GBP - 100 GBP = 20 GBP

Om olika artiklar på fakturan har olika momssatser följer du dessa steg för varje produkt eller tjänst individuellt och lägger ihop allt i slutet för att få den slutliga summan.

Så här anger du moms på fakturan

Din faktura ska innehålla följande uppgifter i ett tydligt och lättläst format:

• Delsumman för varje vara eller tjänst (vad de kostar före moms)

• Den momssats du har tillämpat (t.ex. 20 %, 5 % eller 0 % om den är undantagen)

• Det totala momsbeloppet för hela fakturan

• Slutsumman (vad kunden är skyldig, inklusive moms)

Vilka regler gäller för fakturering av momsfri försäljning eller försäljning med nollskattesats?

En momsfaktura är inte nödvändig om det som säljs är undantaget från skatt. Här är vad var och en av dessa termer betyder:

• Försäljning med nollskattesats: Moms debiteras med 0 %. Varorna eller tjänsterna är skattepliktiga, men ingen moms tillkommer. Exempel på detta är baslivsmedel, böcker och barnkläder.

• Momsfri försäljning: Varorna eller tjänsterna omfattas inte av moms. Ingen moms debiteras eller återkrävs. Exempel på detta är finansiella tjänster, utbildning och medicinska behandlingar.

När du fakturerar momsfri försäljning eller försäljning med nollskattesats skiljer sig reglerna något från reglerna för vanlig momsförsäljning. Dessa fakturor bör fortfarande innehålla fakturadatum, unikt fakturanummer, kundens uppgifter samt företagets namn, adress och momsregistreringsnummer. De bör också innehålla en delsumma och ett slutpris.

På fakturan ska det då anges att försäljningen är momsfri eller sker med nollskattesats: "vara med nollskattesats" för försäljning med nollskattesats och "momsfri vara" för momsfri försäljning. I momskolumnen för försäljning med nollskattesats anger du "0 % moms". Ta inte med en momskolumn för momsfri försäljning.

Även om denna försäljning inte involverar moms är korrekt fakturering viktigt för efterlevnad när revisioner genomförs. Det ger en post som skiljer mellan försäljning med nollskattesats och försäljning som är undantagen från moms, som har olika konsekvenser för momsdeklarationer. Dessa fakturor är också användbara för kunderna.

Vad händer om momsfakturor är felaktiga?

Om din momsfaktura är felaktig kan det orsaka problem för dig och din kund. På affärssidan kan His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) – den brittiska skattemyndigheten – se fakturafel som bristande efterlevnad och utfärda straffavgifter, genomföra revisioner eller försena behandlingen av din momsdeklaration. På kundsidan innebär felaktiga fakturor att kunderna kanske inte kan kräva tillbaka moms på sina inköp.

Här är några vanliga misstag som du bör undvika på momsfakturor:

• Felaktig momssats debiteras

• Inte ta med fakturauppgifter, såsom momsregistreringsnummer och fakturadatum

• Ange på ett felaktigt sätt att varor är nollbeskattade eller undantagna från skatt

• Felaktig beräkning av momsbelopp eller -summor

Om du upptäcker fel i dina momsfakturor ska du inte redigera den ursprungliga fakturan då den brittiska skattemyndigheten inte tillåter det. Utfärda i stället en kreditnota för att annullera den felaktiga fakturan. Identifiera den annullerade fakturan med hjälp av dess fakturanummer. Skapa sedan en ny, korrekt faktura. Informera kunden om felet och vad du gör för att åtgärda det så snart som möjligt. Om felet redan har förts in i din momsdeklaration kan du behöva ändra din deklaration eller korrigera nästa deklaration.

För att undvika framtida fel bör du kontrollera att alla fakturor är korrekta och fullständiga innan de skickas och ta dig tid att sätta dig in i hur olika momssatser tillämpas på ditt företags erbjudanden. Överväg dessutom att investera i bokföringsprogram som kan automatisera beräkningar för att säkerställa matematisk noggrannhet.