Eine Rechnung mit USt.-Ausweis ist ein offizielles Schriftstück über den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, die der Umsatzsteuer (USt.) unterliegen. Sie dokumentiert die Transaktion und schlüsselt die berechnete USt. auf. Für das Unternehmen belegt sie, wie viel USt. dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Dem Kunden weist sie die gezahlte USt. nach und kann zur Rückforderung von Vorsteuern beim Finanzamt verwendet werden. Ohne sie riskieren beide Seiten Probleme mit dem Finanzamt und entgangene Steuervorteile.

Hier wird erläutert, welche Angaben im Vereinigten Königreich auf Rechnungen mit USt.-Ausweis enthalten sein müssen, wie die USt. genau berechnet und ausgewiesen wird und was bei fehlerhaften Rechnungen mit USt.-Ausweis passieren kann.

Inhalt

• Pflichtangaben auf Rechnungen mit USt.-Ausweis im Vereinigten Königreich
  
• Die einzelnen Rechnungstypen mit USt.-Ausweis
  
• Berechnung und Anzeige der USt.
  
• Der USt.-Ausweis
  
• USt.-Befreiung und Nullsteuersatz
  
• Folgen bei fehlerhaftem USt.-Ausweis
  

Pflichtangaben auf Rechnungen mit USt.-Ausweis im Vereinigten Königreich

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Rechnungen mit USt.-Ausweis im Vereinigten Königreich bestimmte Angaben enthalten. Dazu zählen:

• Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Lieferdatum (sofern vom Rechnungsdatum abweichend)

• Firma, Adresse, Kontaktdaten und USt.-IdNr. des Lieferanten

• Name bzw. Handelsname und Adresse des Kunden

• Beschreibung der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen

• Menge/Umfang der Waren bzw. Dienstleistungen

• Zwischensumme ohne USt.

• USt.-Satz (z. B. 20 %, 5 %, 0 %)

• USt.-Betrag

• Gesamtbetrag einschließlich USt.

Bei vereinfachten Rechnungen (z. B. für Beträge unter 250 GBP) sind zwar weniger Angaben vorgeschrieben, USt.-Satz und Gesamtbetrag aber dennoch.

Die einzelnen Rechnungstypen mit USt.-Ausweis

Im Vereinigten Königreich werden drei wesentliche Rechnungstypen mit USt.-Ausweis verwendet, die jeweils für unterschiedliche Transaktionsarten und Beträge geeignet sind.

• Gewöhnliche Rechnungen mit USt.-Ausweis: Diese Rechnungen werden für die meisten Transaktionen zwischen USt.-pflichtigen Unternehmen verwendet und enthalten alle Pflichtangaben.

• Vereinfachte Rechnungen mit USt.-Ausweis: Diese Rechnungen werden für Transaktionen unter 250 GBP (einschließlich USt.) verwendet, wenn die Rechnung keine steuerbefreiten Leistungen enthält. Auf vereinfachten Rechnungen sind weniger Angaben erforderlich: in der Regel nur das Lieferdatum, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, der USt.-Satz, der Preis inkl. USt. sowie der Name, die Adresse und die USt.IdNr. des Lieferanten.

• Angepasste Rechnungen mit USt.-Ausweis: Diese Rechnungen werden für USt.-pflichtige Einzelhandelsverkäufe über 250 GBP verwendet und müssen alle erforderlichen Angaben enthalten.

Berechnung und Anzeige der USt.

Angenommen, Sie verkaufen ein Produkt für 100 GBP mit 20 % USt. Teilen Sie zunächst den USt.-Satz durch 100. Multiplizieren Sie diese Zahl dann mit dem fälligen Gesamtbetrag vor USt., um den fälligen USt.-Betrag zu erhalten.

100 GBP x 0,2 = 20 GBP

Addieren Sie nun die USt. zu dieser Zwischensumme, um den Gesamtpreis zu ermitteln.

100 GBP + 20 GBP = 120 GBP

Wenn Sie den Preis inklusive USt. bereits kennen und rückwärts vorgehen müssen, teilen Sie den Gesamtbetrag durch den USt.-Satz plus 1.

120 GBP ÷ 1,2 = 100 GBP
120 GBP - 100 GBP = 20 GBP

Wenn für verschiedene Posten auf der Rechnung unterschiedliche USt.-Sätze gelten, befolgen Sie diese Schritte für jeden Posten einzeln und addieren Sie am Ende die Teilbeträge, um den Gesamtbetrag zu ermitteln.

Der USt.-Ausweis

Ihre Rechnung sollte die folgenden Angaben in einem klaren, leserlichen Format enthalten:

• Zwischensumme für die einzelnen Posten (Kosten vor USt.)

• USt.-Satz (z. B. 20 %, 5 % oder 0 % bei Steuerfreiheit)

• USt.-Gesamtbetrag

• Rechnungsbetrag (Rechnungsbetrag inkl. USt.)

USt.-Befreiung und Nullsteuersatz

Eine Rechnung mit USt.-Ausweis ist nicht erforderlich, wenn sämtliche Posten dem Nullsteuersatz unterliegen oder von der USt. befreit sind. Das bedeuten die einzelnen Begriffe:

• Nullsteuersatz: Die USt. beträgt 0 %. Die Waren oder Dienstleistungen sind steuerpflichtig, es wird aber keine USt. berechnet. Beispiele hierfür sind Grundnahrungsmittel, Bücher und Kinderkleidung.

• USt.-befreit: Die Waren oder Dienstleistungen unterliegen nicht der USt. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet bzw. zurückgefordert. Beispiele hierfür sind Finanzdienstleistungen, Bildung und medizinische Behandlungen.

Bei der Abrechnung von Verkäufen, die USt.-befreit sind oder dem Nullsteuersatz unterliegen, gelten andere Regeln als bei USt.-pflichtigen Verkäufen. Entsprechende Rechnungen müssen aber trotzdem das Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, die Daten des Kunden sowie Name, Adresse und USt.-IdNr. des Unternehmens enthalten. Sie sollten auch eine Zwischensumme und einen Endpreis enthalten.

Außerdem muss ausdrücklich angegeben werden, dass der Verkauf dem Nullsteuersatz unterliegt oder von der Steuer befreit ist: „Lieferung zum Nullsteuersatz“ bzw. „steuerbefreite Lieferung“. Geben Sie in der USt.-Spalte „0 % USt.“ an. Fügen Sie bei steuerbefreiten Verkäufen keine USt.-Spalte ein.

Auch wenn auf diese Verkäufe keine USt. anfällt, ist eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung wichtig. So können Sie zwischen zum Nullsatz besteuerten und steuerbefreiten Verkäufen unterscheiden, die in der USt.-Erklärung unterschiedlich gehandhabt werden. Außerdem dienen sie als Kundenbeleg.

Folgen bei fehlerhaftem USt.-Ausweis

Wenn Ihre Rechnung mit USt.-Ausweis falsch ist, kann das zu Problemen für Sie und Ihre Kunden führen. Zum einen kann die britische Steuerbehörde Rechnungsfehler als Verstoß ansehen und Bußgelder verhängen, Steuerprüfungen veranlassen oder die Bearbeitung Ihrer Umsatzsteuererklärung verzögern. Zum anderen bedeuten fehlerhafte Rechnungen, dass die Kunden die USt. auf ihre Einkäufe möglicherweise nicht zurückfordern können.

Hier einige häufige Fehler bei Rechnungen mit USt.-Ausweis:

• Falscher USt.-Satz

• Fehlende Rechnungsinformationen wie USt.-IdNr. und Rechnungsdatum

• Unzureichende Kennzeichnung steuerbefreiter oder zum Nullsatz besteuerter Umsätze

• Fehlerhafte Berechnung von USt.-Beträgen bzw. -Summen

Wenn Sie einen Fehler bemerken, ändern Sie auf keinen Fall die Originalrechnung, da dies laut britischer Steuerbehörde unzulässig ist. Stellen Sie stattdessen eine Stornorechnung aus, um die fehlerhafte Rechnung zu stornieren. Identifizieren Sie die stornierte Rechnung anhand ihrer Rechnungsnummer. Erstellen Sie dann eine neue, korrekte Rechnung. Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden über den Fehler und Ihre Gegenmaßnahmen. Wenn der Fehler bereits in Ihre Umsatzsteuererklärung gelangt ist, müssen Sie diese ggf. ändern oder die nächste Erklärung anpassen.

Um zukünftige Fehler zu vermeiden, überprüfen Sie alle Rechnungen vor dem Versand noch einmal auf Richtigkeit und Vollständigkeit und informieren Sie sich über die unterschiedlichen USt.-Sätze für Ihr Unternehmen. Darüber hinaus sollten Sie in eine Buchhaltungssoftware investieren, die Berechnungen automatisieren kann und die mathematische Genauigkeit gewährleistet.