In het Verenigd Koninkrijk is een btw-factuur een officieel document dat wordt uitgegeven door een onderneming wanneer deze goederen of diensten verkoopt die onderworpen zijn aan belasting toegevoegde waarde (btw). Een btw-factuur, verplicht gesteld door voorschrift 13 van de VAT Regulations 1995, registreert de transactie en specificeert de in rekening gebrachte btw. Voor ondernemingen is een btw-factuur een bewijs van de btw die ze aan klanten in rekening hebben gebracht. Voor kopers is het een bewijs van de btw die ze hebben betaald, en deze kan worden gebruikt om btw terug te vorderen bij hun lokale belastingdienst. Zonder factuur riskeren beide partijen HMRC-boetes of het verlies van de mogelijkheid om btw terug te vorderen.

Hieronder lees je welke informatie op een btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk moet staan, hoe je de btw op facturen berekent en weergeeft en wat er gebeurt als btw-facturen onjuist zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wie moet er een btw-factuur uitschrijven in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Wat moet er op een btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk staan?
  
• Wat zijn de typen btw-facturen?
  
• Hoe bereken en toon je btw op facturen?
  
• Btw weergeven op de factuur
  
• Wat zijn de regels voor het factureren van vrijgestelde of tegen het nultarief belaste verkopen?
  
• Wat gebeurt er als btw-facturen onjuist zijn?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wie moet er een btw-factuur uitschrijven in het Verenigd Koninkrijk?

Een btw-factuur is een officieel commercieel document dat een verkoop registreert, het toepasselijke btw-tarief specificeert en de exacte in rekening gebrachte btw vermeldt. In het Verenigd Koninkrijk ben je wettelijk verplicht – en is het je toegestaan – om alleen een btw-factuur uit te schrijven als je onderneming voor de btw is geregistreerd bij HMRC.

Dit omvat ondernemingen die de verplichte btw-drempel in het Verenigd Koninkrijk van £ 90.000 aan belastbare omzet in een doorlopende periode van 12 maanden hebben overschreden, evenals ondernemingen die onder een vrijwillige registratie opereren.

Je factureringsverplichtingen hangen voornamelijk af van aan wie je verkoopt:

• B2b-transacties (business-to-business): Wanneer je belastbare goederen of diensten aan een andere btw-geregistreerde onderneming verkoopt, moet je binnen 30 dagen na de levering (of betalingsdatum) een geldige btw-factuur uitschrijven zodat je koper de voorbelasting kan terugvorderen.
   
  
• B2c-transacties (business-to-consumer): Wanneer je rechtstreeks aan eindconsumenten verkoopt die geen btw kunnen terugvorderen, ben je over het algemeen niet verplicht om een volledige btw-factuur te verstrekken, tenzij de klant hier expliciet om vraagt.
  

Daarnaast staat de wet in het Verenigd Koninkrijk je toe om facturen in elke valuta (zoals USD of EUR) uit te schrijven als je internationaal handelt of grensoverschrijdende klanten factureert. Als de levering echter binnen het Verenigd Koninkrijk plaatsvindt en onderworpen is aan de btw van het Verenigd Koninkrijk, moet het totale te betalen btw-bedrag nog steeds duidelijk in GBP (£) op de factuur worden vermeld. Je kunt het btw-bedrag omrekenen met behulp van de officiële maandelijkse wisselkoersen van HMRC, de actuele marktkoers op het moment van levering of een gepubliceerde ECB-koers, op voorwaarde dat de gekozen methode consequent wordt gebruikt.

Wat moet er op een btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk staan?

Om aan de wettelijke vereisten te voldoen, moet een btw-factuur in het Verenigd Koninkrijk specifieke gegevens bevatten, zoals:

• een uniek factuurnummer

• de uitgiftedatum

• het belastingpunt (de datum waarop de btw verschuldigd is, indien afwijkend van de factuurdatum)

• de leveringsdatum (indien afwijkend van de uitgiftedatum)

• de bedrijfsnaam, het adres, de contactgegevens en het btw-registratienummer van de leverancier 

• de naam of handelsnaam en het adres van de klant

• een beschrijving van de geleverde goederen of diensten

• de hoeveelheid goederen of de omvang van de geleverde diensten

• het subtotaal, exclusief btw

• het toegepaste btw-tarief (bijv. 20%, 5%, 0%)

• het in rekening gebrachte btw-bedrag

• het totaalbedrag, inclusief btw

Vereenvoudigde facturen (bijv. voor bedragen van £ 250 of minder) vereisen minder gegevens, maar je moet nog steeds het btw-tarief en het totale verschuldigde bedrag opnemen.

Welke soorten btw-facturen zijn er?

In het Verenigd Koninkrijk worden drie hoofdtypen btw-facturen gebruikt, die elk geschikt zijn voor verschillende transactietypen en totaalbedragen. 

• Volledige btw-facturen: Deze worden gebruikt voor de meeste transacties tussen btw-geregistreerde ondernemingen en moeten alle vereiste gegevens bevatten. 

• Vereenvoudigde btw-facturen: Deze worden gebruikt voor transacties met een totaalbedrag van £ 250 of minder (inclusief btw), mits de factuur geen vrijgestelde leveringen bevat. Vereenvoudigde facturen mogen minder gegevens bevatten, doorgaans de leveringsdatum, een beschrijving van goederen of diensten, het btw-tarief, de prijs inclusief btw, en de naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier.

• Aangepaste btw-facturen: Deze worden gebruikt voor verkopen in de detailhandel van meer dan £ 250 waarbij de goederen aan btw onderworpen zijn, en deze moeten alle vereiste gegevens bevatten.

Hoe moet je btw op facturen berekenen en weergeven?

Stel dat je een product verkoopt voor £ 100 en de btw 20% is. Deel eerst het btw-tarief door 100. Vermenigvuldig dat getal vervolgens met het totale verschuldigde bedrag vóór btw om het verschuldigde btw-bedrag te krijgen.

£ 100 x 0,2 = £ 20

Tel de btw op bij het subtotaal om de totale prijs te berekenen die de klant moet betalen.

£ 100 + £ 20 = £ 120

Weet je de prijs inclusief btw al en moet je achteruitwerken, deel dan het totaal door het btw-tarief, plus één.

£ 120 ÷ 1,2 = £ 100
£ 120 - £ 100 = £ 20

Als verschillende items op de factuur verschillende btw-tarieven hebben, doe dit dan voor elk product of elke dienst afzonderlijk en tel daarna alles bij elkaar op om het eindtotaal te berekenen.

Hoe moet btw op de factuur staan?

Je factuur moet de volgende gegevens bevatten in een overzichtelijke, goed leesbare indeling:

• het subtotaal voor elk item of elke dienst (wat ze kosten vóór btw)

• het btw-tarief dat je hebt toegepast (bijv. 20%, 5% of 0% als het is vrijgesteld)

• het totale btw-bedrag voor de hele factuur

• het eindtotaal (wat de klant verschuldigd is, inclusief btw)

Wat zijn de regels voor het factureren van goederen en diensten die zijn vrijgesteld van btw of die onder het nultarief vallen?

Er is geen btw-factuur nodig als alles wat wordt verkocht onder het nultarief valt of is vrijgesteld van btw. Hieronder wordt uitgelegd wat deze termen betekenen:

• Nultarief-verkopen: Btw wordt in rekening gebracht tegen 0%. De goederen of diensten zijn belastbaar, maar er wordt geen btw toegevoegd. Voorbeelden hiervan zijn basisvoedingsmiddelen, boeken en kinderkleding.

• Btw-vrijgestelde verkopen: De goederen of diensten vallen buiten de werkingssfeer van de btw. Er wordt geen btw in rekening gebracht of teruggevorderd. Voorbeelden hiervan zijn financiële diensten, onderwijs en medische behandelingen.

Wanneer je btw-vrijgestelde of nultarief-verkopen factureert, zijn de regels iets anders dan die voor standaard btw-verkopen. Deze facturen moeten nog steeds de factuurdatum, het unieke factuurnummer, de gegevens van de klant en de bedrijfsnaam, het adres en het btw-registratienummer van de onderneming bevatten. Ze moeten ook een subtotaal en de definitieve prijs bevatten.

De factuur moet vermelden dat de verkoop tegen het nultarief of vrijgesteld is: 'zero-rated supply' voor verkopen tegen het nultarief en 'exempt supply' voor btw-vrijgestelde verkopen. Vermeld in de btw-kolom voor verkopen tegen het nultarief '0% VAT'. Neem geen btw-kolom op voor vrijgestelde verkopen.

Hoewel er bij deze verkopen geen btw betrokken is, is de juiste facturering belangrijk voor compliance tijdens controles. Het biedt een verslag dat onderscheid maakt tussen verkopen tegen het nultarief en vrijgestelde verkopen, die verschillende gevolgen hebben voor btw-aangiften. Deze facturen bieden ook een nuttig verslag voor klanten.

Wat gebeurt er als btw-facturen onjuist zijn?

Als je btw-factuur niet klopt, kan dat problemen opleveren voor jou en je klant. Voor de onderneming heeft dit mogelijk tot gevolg dat de HMRC (His Majesty's Revenue and Customs), de Britse belastingdienst, factuurfouten ziet als niet-naleving en boetes oplegt, controles uitvoert of de verwerking van je btw-aangifte vertraagt. Voor de klant hebben onjuiste facturen tot gevolg dat ze de btw op hun aankopen mogelijk niet kunnen terugvorderen.

Hieronder zetten we een paar veelgemaakte fouten op een rijtje die je moet zien te voorkomen bij btw-facturen:

• het verkeerde btw-tarief in rekening brengen

• factuurgegevens vergeten, zoals je btw-registratienummer en de factuurdatum

• items verkeerd labelen als nultarief of vrijgesteld

• het btw-bedrag of de totalen verkeerd berekenen

• btw-facturen niet minstens 6 jaar bewaren

• de btw-factuur niet binnen 30 dagen na de leveringsdatum indienen

Als je fouten in je btw-facturen ontdekt, bewerk de originele factuur dan niet (HMRC staat dit niet toe). Geef in plaats daarvan een creditnota uit om de onjuiste factuur te annuleren, waarbij je de geannuleerde factuur identificeert aan de hand van het factuurnummer. Maak vervolgens een nieuwe, juiste factuur. Communiceer met de klant over de fout en leg uit wat je doet om deze op te lossen. Als de fout al in je btw-aangifte is opgenomen, moet je mogelijk je aangifte wijzigen of je volgende aangifte aanpassen.

Voor geregistreerde ondernemingen kunnen aanhoudende fouten of het nalaten van redelijke zorgvuldigheid bij het uitgeven van facturen leiden tot aanzienlijke financiële boetes in het kader van het HMRC-raamwerk voor compliancecontroles (Schedule 24). Boetes worden berekend als een percentage van de mogelijk gederfde inkomsten: 

• onzorgvuldige fouten: 15% tot 30% van de gederfde belastingschuld

• opzettelijke onjuistheden: 20% tot 70% van de gederfde belastingschuld

• opzettelijk verborgen onjuistheden: 30% tot 100% van de gederfde belastingschuld, plus wettelijke rente en mogelijke openbare vernoeming onder HMRC-regels voor non-compliance

Om toekomstige fouten te voorkomen, controleer je alle facturen dubbel op juistheid en volledigheid voordat ze worden verzonden, en neem je de tijd om te begrijpen hoe verschillende btw-tarieven van toepassing zijn op het aanbod van je onderneming. Overweeg bovendien te investeren in boekhoudsoftware die berekeningen kan automatiseren om wiskundige nauwkeurigheid te garanderen. Vanaf 2026 moeten btw-geregistreerde ondernemingen boekhoudsoftware gebruiken die voldoet aan Making Tax Digital, en e-facturatie wordt verplicht voor alle btw-geregistreerde ondernemingen vanaf april 2029.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenbeheer (AR), van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.