Belasting over toegevoegde waarde (btw) kan voor ondernemers als een verrassing komen. Btw mag dan niet verplicht zijn voor ondernemingen die nog maar net zijn begonnen, maar zodra dat wel het geval is, moeten ze dit zonder fouten toepassen. Als je een onderneming in het Verenigd Koninkrijk (VK) hebt en je omzet groeit richting de drempel voor btw, vraag je je misschien af wat dat voor jou betekent. Of misschien overweeg je om je vrijwillig te registreren, maar weet je niet zeker of dat slim is.

Hieronder lees je wat je moet weten over de btw-drempel in het VK, wat er gebeurt als je boven de drempel uitkomt en waarom sommige ondernemingen zich eerder registreren dan vereist.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is btw?
  
• Wat is de huidige drempel voor btw-registratie in het VK?
  
• Wat gebeurt er als een onderneming boven de btw-drempel uitkomt?
  
• Kunnen ondernemingen zich vrijwillig registreren voor btw?
  

Wat is btw?

Btw is een verbruiksbelasting die wordt geheven op de meeste goederen en diensten in het Verenigd Koninkrijk. Klanten betalen de belasting en ondernemingen moeten deze innen en afdragen. In het Verenigd Koninkrijk is de btw in 1973 in werking getreden en heeft dit aanzienlijke inkomsten voor de overheid opgeleverd. Anders dan inkomsten- of vennootschapsbelasting, die is gericht is op inkomsten, is btw gebaseerd op uitgaven. Hoe meer een particulier of onderneming koopt, hoe meer btw ze betalen.

Het werkt als volgt:

• Btw is van toepassing op elke productiefase waarin waarde wordt gecreëerd, zoals productie, groothandel en detailhandel.

• Ondernemingen die zijn geregistreerd voor btw, moeten btw over alles wat ze verkopen in rekening brengen en afdragen aan de His Majesty's Revenue & Customs (HMRC), de Britse belastingdienst.

• Ondernemingen met een btw-registratie kunnen btw terugvorderen over in aanmerking komende uitgaven zoals kantoorbenodigdheden, apparatuur en diensten, zodat ze geen btw over hun eigen kosten hoeven te betalen.

Een btw-registratie brengt bepaalde verantwoordelijkheden voor je onderneming met zich mee:

• Btw in rekening brengen. Je moet btw in rekening brengen op belastbare verkopen en btw-facturen uitgeven aan klanten.

• Btw van kosten bijhouden. Als je de btw wilt terugvorderen die je voor zakelijke kosten betaalt, moet je een gedetailleerde administratie bijhouden.

• Btw-aangifte doen. Je moet regelmatig aangifte doen en daarbij de btw die je in rekening hebt gebracht over je verkoop, reconciliëren met de btw die je over je kosten hebt betaald.

Wat is de huidige drempel voor btw-registratie in het VK?

De btw-drempel is het punt waarop een Brits bedrijf zich moet registreren voor btw. Vanaf april 2024 geldt een drempel van £ 90.000 aan belastbare omzet gedurende een doorlopende periode van 12 maanden. Een onderneming moet elke maand de omzet monitoren om na te gaan of deze in de buurt komt van de drempel.

Als je belastbare omzet in de afgelopen 12 maanden hoger is dan £ 90.000, of als je verwacht dat dit binnen 30 dagen zal gebeuren, ben je wettelijk verplicht je te registreren voor btw. Als je onderneming de drempel nadert, vooral als je omzet tussen £ 70.000 en £ 90.000 ligt, moet je je omzet goed bijhouden en je voorbereiden op btw-registratie. Btw-registratie is niet optioneel zodra je omzet boven de limiet uitkomt. Als je je niet op tijd registreert, kun je een boete krijgen.

Wat is belastbare omzet?

Belastbare omzet omvat alle verkopen van goederen en diensten die niet zijn vrijgesteld van btw. Btw wordt als volgt toegepast op verschillende soorten verkopen:

• De meeste gangbare goederen en diensten worden belast tegen het standaardtarief van 20%.

• Voor sommige artikelen, zoals energie voor huishoudens en autostoeltjes voor kinderen, geldt een verlaagd tarief van 5%.

• Voor sommige artikelen, zoals de meeste levensmiddelen, boeken en kinderkleding, geldt een nultarief, wat betekent dat 0% btw van toepassing is.

• Goederen en diensten zoals financiële diensten en onderwijs zijn vrijgesteld van btw. Je brengt geen btw in rekening en deze verkopen dragen niet bij aan je belastbare inkomsten.

Wat gebeurt er als een onderneming boven de btw-drempel uitkomt?

Wanneer je boven de btw-drempel uitkomt, ben je wettelijk verplicht om je te registreren voor btw en deze in rekening te brengen. Dat doe je als volgt:

Registreer je op tijd voor btw

Zet een systeem op om je doorlopende omzet over 12 maanden te monitoren om onverwachte overschrijding van de drempel te voorkomen, en bereid je voor:

• Bij een omzet van meer dan £ 90.000 moet je je registreren binnen 30 dagen na het einde van de maand waarin je de drempel hebt overschreden.

• Als je verwacht binnen de komende 30 dagen boven de drempel van £ 90.000 uit te komen, moet je je vóór het einde van die periode registreren.

• Als je omzet bijna op £ 90.000 uitkomt, werk dan je facturatie-, tarief- en boekhoudsystemen bij om btw te verwerken.

Als je de deadline voor registratie mist, ben je nog steeds btw verschuldigd vanaf de datum waarop je je had moeten registreren, zelfs als je geen btw in rekening hebt gebracht bij klanten. Er kunnen boetes voor te late registratie worden opgelegd, afhankelijk van hoeveel tijd is verstreken.

Registreren kan online via GOV.UK. Na goedkeuring geeft HMRC het volgende aan je door:

• Je btw-nummer

• De ingangsdatum van de btw-registratie; dat is de datum vanaf wanneer je btw moet gaan heffen

Als je belastbare omzet boven de drempel uitkomt, maar later weer onder £ 88.000 zakt, kun je HMRC vragen je registratie te annuleren.

Begin met het heffen van btw over verkoop

Vanaf je effectieve registratiedatum moet je het juiste btw-tarief in rekening brengen op alle toepasselijke verkopen. Op je facturen moet je btw-nummer staan en moet het btw-bedrag duidelijk worden vermeld. Je onderneming brengt nu btw in rekening namens HMRC, dus een nauwkeurige administratie is noodzakelijk. Veel ondernemingen werken hun facturatiesoftware bij of maken gebruik van geautomatiseerde betaalsystemen zoals Stripe om btw correct te berekenen en toe te passen.

Dien btw-aangiften in en draag btw af aan HMRC

De btw-aangifte moet doorgaans elk kwartaal worden gedaan en moet digitaal worden ingediend volgens de regels van Making Tax Digital. In elke aangifte staat de btw die je aan klanten hebt doorberekend, de btw die je hebt betaald over zakelijke onkosten en het verschil. Op basis van het verschil wordt bepaald of je btw moet afdragen aan HMRC of in aanmerking komt voor teruggave.

Kunnen ondernemingen zich vrijwillig registreren voor btw?

Ja. Je hoeft niet te wachten tot je omzet boven de £ 90.000 uitkomt om je te registreren voor btw. Veel ondernemingen kiezen ervoor om dit vrijwillig te doen, zelfs als hun omzet onder de drempel ligt. Vrijwillige registratie is zinvol als je btw op onkosten wilt terugvorderen, wilt werken met klanten met een btw-registratie of je je wilt voorbereiden op groei. Maar als je klanten gevoelig reageren op prijswijzigingen of als je administratieve taken binnen de perken wilt houden, is het misschien slimmer om onder de drempel te blijven.

Hieronder zetten we de voor- en nadelen van vrijwillige btw-registratie op een rijtje:

Voordelen van vrijwillige btw-registratie

Het grootste voordeel van vrijwillige btw-registratie is de mogelijkheid om de btw terug te vorderen die je betaalt voor aankopen zoals kantoorbenodigdheden, apparatuur en diensten. Dit kan vooral van belang zijn als het volgende van toepassing is op je onderneming:

• Je onderneming heeft aanzienlijke aanloopkosten, waarover btw in rekening wordt gebracht.

• Je verkoopt aan bedrijven met een btw-registratie die de btw die je bij hen in rekening brengt, kunnen terugvorderen. Anders dan bij verkoop aan particulieren heeft een verhoging van de prijzen met btw voor deze bedrijven geen invloed op het bedrag dat ze uiteindelijk betalen.

• Je onderneming verkoopt goederen waarvoor het nultarief geldt (bijvoorbeeld de meeste levensmiddelen en boeken), maar je betaalt wel btw over onkosten. Als je je in deze omstandigheden registreert voor btw, is HMRC je doorgaans elk kwartaal een btw-teruggave verschuldigd.

Een btw-nummer kan er ook voor zorgen dat je onderneming een meer gevestigde indruk maakt. Sommige klanten (vooral grotere ondernemingen) werken liever samen met leveranciers met een btw-registratie. Zelfs als je omzet lager is dan £ 90.000, geeft registratie aan dat je onderneming groeit en klaar is voor opschaling. Als je wilt uitbreiden, is het verstandig om je te registreren voor btw als je omzet in de buurt komt van de drempel. Door je vroeg te registreren kun je btw-conforme systemen alvast implementeren en voorkom je dat je later overhaast moet overstappen.

Nadelen van vrijwillige btw-registratie

Btw-registratie brengt extra compliancevereisten met zich mee, ongeacht of je registratie vrijwillig of verplicht is. Denk hierbij aan het indienen van btw-aangiften, het bijhouden van een btw-administratie en het nauwkeurig berekenen van de btw op alle verkopen en uitgaven. Het beheren van btw kan je boekhouding ingewikkelder maken en je hebt mogelijk softwaretools of professionele hulp nodig om aan de regels te voldoen.

Als je klanten vooral particulieren of bedrijven zonder btw-registratie zijn, word je minder concurrerend omdat je noodgedwongen je prijzen met 20% btw moet verhogen. Sommige kleine bedrijven blijven bewust onder de btw-drempel om hun prijzen lager te houden dan die van concurrenten mét een btw-registratie. Als de meeste van je klanten de btw niet kunnen terugvorderen, moet je nagaan of het haalbaar is om een deel van de belastingkosten op je te nemen, of besluiten dat ze de hogere prijzen kunnen betalen.